檔案管理相關(guān)的論文精選
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數(shù)字化時(shí)代下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用分析
在數(shù)字化時(shí)代的背景下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用能夠有效的促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，隨著時(shí)代的變革，我國(guó)的檔案服務(wù)職能不再是行政服務(wù)，而是社會(huì)服務(wù)，檔案信息資源已經(jīng)成為一種社會(huì)共享信息資源，目前在我國(guó)的檔案工作中，仍然存在不少問(wèn)題?；诖饲闆r，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義，重視檔案管理信息化的應(yīng)用，對(duì)在檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題深入研究分析，積極探尋有效的解決策略，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。
一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義
科學(xué)的開(kāi)發(fā)檔案信息資源能夠通過(guò)信息化技術(shù)加工、整理檔案信息?？梢詮臋n案信息中提取出順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的、有價(jià)值的信息和知識(shí)，更好的服務(wù)于信息的利用者，數(shù)字化時(shí)代下的檔案信息資源能夠把靜態(tài)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，提高信息的利用率，發(fā)揮出檔案資源的作用，提高相關(guān)管理人員和部門(mén)的工作效率和質(zhì)量，開(kāi)發(fā)檔案信息資源的作用具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。
(一)緩解工作壓力，提高工作效率
運(yùn)用信息化技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，能夠減輕檔案管理的工作強(qiáng)度，在傳統(tǒng)檔案管理中，管理人員往往都是通過(guò)人工進(jìn)行檔案的收集和管理，工作內(nèi)容繁雜，工作壓力大，在工作的過(guò)程中，投入了大量的時(shí)間和精力，工作的效果卻差強(qiáng)人意。引入信息技術(shù)管理之后，能夠自動(dòng)化、信息化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理檔案信息，信息數(shù)據(jù)在錄入之后，能夠在以后的工作中直接使用，達(dá)到了檔案數(shù)據(jù)的共享，減輕了管理人員的工作壓力，從而提高了工作效率[1]。
(二)查詢(xún)信息便捷
在以往的檔案管理中，對(duì)信息的查詢(xún)和提取只能通過(guò)傳統(tǒng)的查詢(xún)方式，管理人員要在目錄里面找到所需要的檔案信息的編號(hào)，然后根據(jù)記錄的內(nèi)容到檔案庫(kù)里面去提取檔案，在當(dāng)中尋找需要的信息。實(shí)行信息化的管理之后，管理人員能夠從網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上查詢(xún)信息，在查詢(xún)過(guò)程中輸入需求信息的關(guān)鍵字，就會(huì)顯示出所有符合需要的信息，促進(jìn)了檔案信息的利用率，讓檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于信息的利用者。
(三)完善了檔案信息的查閱、借閱流程
在之前的檔案管理工作中，由于對(duì)檔案的管理都是通過(guò)人力管理，導(dǎo)致經(jīng)常有借閱逾期不還、查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況出現(xiàn)。在實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，檔案信息的查閱可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接查閱關(guān)鍵信息，操作速度快，對(duì)于借閱即將逾期的資料能夠自動(dòng)化生成需催還的記錄，提醒借閱者按時(shí)歸還，信息化管理的應(yīng)用完善了檔案信息的查閱、借閱流程。
二、檔案信息資源的利用現(xiàn)狀
我國(guó)的檔案信息資源非常豐富，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展，人們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的意義和價(jià)值，但是在實(shí)際的工作中，檔案信息的利率用沒(méi)有得到充分發(fā)揮[2]。檔案現(xiàn)代化管理落后是目前存在的重要問(wèn)題，在實(shí)際的檔案信息管理工作中，仍有許多工作人員使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，許多檔案館仍舊需要人們主動(dòng)到檔案室才能查閱信息，且沒(méi)有做到足夠的宣傳工作，工作人員雖然做好了對(duì)檔案的整理、管理、看護(hù)等相關(guān)工作，卻沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)檔案信息?Y源的利用，因此沒(méi)有重視檔案信息資源的利用，導(dǎo)致很多檔案都在檔案室里束之高閣，沒(méi)有發(fā)揮出這些檔案資源的價(jià)值和作用。同時(shí)檔案管理編研工作形式化、表面化，其工作效率和質(zhì)量無(wú)法滿足檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用需求，致使廣大人民無(wú)法及時(shí)了解館藏的情況，不確定館藏中是否有自身可用的檔案資源，降低了檔案信息資源的利用率。沒(méi)有落實(shí)信息化的現(xiàn)代管理模式，導(dǎo)致在檔案的工作過(guò)程中不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理，降低了檔案管理的工作質(zhì)量。
三、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的有效策略
(一)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)
在信息化的背景下，檔案信息的管理面臨著新的考驗(yàn)，想要有效的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，首先就要提高檔案人員的素質(zhì)。在當(dāng)今的檔案管理工作中，需要工作人員具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理能力。檔案工作人員要在掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)掌握檔案信息管理所需要的信息技術(shù)。因此檔案館及相關(guān)部門(mén)要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)會(huì)上講解新的管理模式和管理手段，傳授相關(guān)思想觀念和工作理念，幫助工作人員更新工作觀念，保證工作人員能夠及時(shí)學(xué)習(xí)符合國(guó)家對(duì)檔案管理相關(guān)方面的政策和方針，做到與時(shí)俱進(jìn)，確保每一位檔案工作人員都具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和信息技術(shù)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用提供必要的前提條件。
(二)轉(zhuǎn)變管理理念，正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理
檔案工作人員要轉(zhuǎn)變管理理念，明確推進(jìn)檔案信息化管理的意義和作用，只有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理，工作人員才能在工作中重視對(duì)信息化管理的應(yīng)用。工作人員要認(rèn)識(shí)到他們的工作職責(zé)不僅僅是對(duì)檔案的采集、管理和保存，同時(shí)也要提高檔案信息資源的利用率，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，用最快最高的工作效率服務(wù)檔案利用者。在工作過(guò)程中，要把檔案的利用率當(dāng)作是衡量自身工作效果的重要指標(biāo)，積極學(xué)習(xí)科學(xué)合理的管理技術(shù)和管理手段，與各個(gè)部門(mén)緊密合作，落實(shí)并推進(jìn)檔案信息化的利用與開(kāi)發(fā)【3】。
(三)完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)
對(duì)于檔案工作中工作人員對(duì)信息技術(shù)陌生的現(xiàn)象，檔案部門(mén)需要及時(shí)引進(jìn)高科技人員，高科技人員的引入能夠帶來(lái)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，加速推進(jìn)檔案的信息化管理。同時(shí)，新職員的先進(jìn)思想和開(kāi)放性思想能夠帶動(dòng)檔案管理工作中的落后觀念和思想，通過(guò)高科技人員對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作人員的整體水平和素質(zhì)，完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)，促進(jìn)信息化管理的應(yīng)用。
(四)豐富和充實(shí)館藏內(nèi)容，推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
充沛的館藏內(nèi)容能夠?yàn)闄n案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。一直以來(lái)，檔案工作人員對(duì)檔案的采集、整理、保管等工作，都是在加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。工作人員在充實(shí)館藏的工作過(guò)程中，要結(jié)合檔案信息資源的連貫性和系統(tǒng)性，拓展征集范圍，不再只局限于對(duì)黨政府機(jī)關(guān)資源的征集，將征集范圍拓展到社會(huì)各界。例如，在征集某個(gè)地區(qū)的檔案資源的時(shí)候，要將能夠反映出該地科學(xué)研究成果、經(jīng)濟(jì)建設(shè)狀況、歷史文化特色等方面的檔案同時(shí)征集，這樣才能客觀全面的豐富館藏。在館藏的工作上，要規(guī)范檔案管理編研工作，推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，及時(shí)將已經(jīng)完結(jié)的數(shù)字化檔案信息資源通過(guò)信息技術(shù)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，讓利用者能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，利用所需要的檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，目前檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用在數(shù)字化時(shí)代還存著很多問(wèn)題，隨著科技的飛速發(fā)展，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用還會(huì)面臨更多的考驗(yàn)和問(wèn)題。想要有效的推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，檔案部門(mén)要引進(jìn)高科技人才，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)性和高效性，更新觀念，緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，積極落實(shí)檔案的信息化管理，豐富館藏內(nèi)容，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，加速檔案工作的發(fā)展。
真實(shí)是企業(yè)檔案管理工作的生命
1、企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠(chéng)信是檔案真實(shí)性的必要條件。
2、高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)管理是檔案真實(shí)性的保證。
3、真實(shí)的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。
4、深入研究、分析、利用真實(shí)的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的捷徑。
5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實(shí)性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)。
6、不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。
企業(yè)的檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各種活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。
企業(yè)的檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案的提供和利用。
檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)工作的數(shù)量、質(zhì)量、效益等工作效率的足跡。只有真實(shí)可靠的檔案記載，才能為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù);才能為研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料;只有對(duì)真實(shí)的企業(yè)活動(dòng)，進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，才能制定出切實(shí)可行的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理策略和規(guī)劃。
不能真實(shí)的記錄企業(yè)活動(dòng)的檔案，就失去了服務(wù)企業(yè)的意義。因此，檔案的真實(shí)成為檔案工作的生命。
一個(gè)企業(yè)能否建立起科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，確保檔案的真實(shí)可靠，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要尺度。
為確保企業(yè)檔案的真實(shí)、可靠，必須做好以下各項(xiàng)工作：
1、必須不斷提高員工的整體素質(zhì)
企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠(chéng)信是檔案真實(shí)性的必要條件。任何企業(yè)的活動(dòng)離不開(kāi)人和物這兩個(gè)基本要素。而人是企業(yè)活動(dòng)中的主體。記錄企業(yè)活動(dòng)的檔案，就是記錄人在企業(yè)中的活動(dòng)，并且是人們自己記錄自己的活動(dòng)。如果人們由于某人或某些人的某種原因，不能真實(shí)的記錄自己和他人的活動(dòng)，那么所形成的檔案就失去了真實(shí)，失去了存在的價(jià)值。如果人們把不真實(shí)的檔案作為分析、研究、制定制度、規(guī)劃、措施的依據(jù)，就將把企業(yè)引向邪路上去。因此，要使企業(yè)的檔案真實(shí)可靠，必須在提高人的素質(zhì)上下功夫。
2、必須建立科學(xué)、高效的專(zhuān)業(yè)管理體系
高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)管理是檔案真實(shí)性的保證。優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作，是按著科學(xué)的專(zhuān)業(yè)分工進(jìn)行的。各專(zhuān)業(yè)部門(mén)在企業(yè)總體規(guī)劃目標(biāo)的旗幟下，按照各自的職責(zé)去做自己的工作。企業(yè)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)是在決策層的率領(lǐng)下，通過(guò)各專(zhuān)業(yè)部門(mén)的管理層協(xié)調(diào)執(zhí)行層進(jìn)行的。只有各專(zhuān)業(yè)部門(mén)能夠形成本系統(tǒng)真實(shí)記錄自己活動(dòng)的檔案，才能在綜合管理系統(tǒng)中形成全面真實(shí)反映企業(yè)活動(dòng)的檔案。只有這樣的記錄才能為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。沒(méi)有高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)管理，檔案的真實(shí)性是很難保證的。
3、必須從企業(yè)生存發(fā)展的高度認(rèn)識(shí)檔案真實(shí)性的意義
真實(shí)的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，在高度信息化的今天，企業(yè)要想在這樣的經(jīng)濟(jì)體系中占有一席之地，離不開(kāi)企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，也就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的公開(kāi)發(fā)布。如果這些數(shù)據(jù)是真實(shí)可靠的，就有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行交往和合作奠定堅(jiān)實(shí)的誠(chéng)信基礎(chǔ)。就會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中贏得存在發(fā)展的空間。如果你所發(fā)布的數(shù)據(jù)是虛假的，騙得了一時(shí)，騙不了長(zhǎng)久，一旦企業(yè)失去信用，就失去了企業(yè)生存的條件，更談不上發(fā)展，那就是企業(yè)生命的終結(jié)。
4、必須充分認(rèn)識(shí)檔案資源的重大作用
深入研究、分析、利用真實(shí)的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的捷徑。目前一些企業(yè)，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，工作完成以后所形成的檔案，只是往檔案管理部門(mén)一交，就再也與自己無(wú)關(guān)了。甚至有的人認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。因此，很少對(duì)檔案進(jìn)行深入細(xì)致的研究、分析。其實(shí)，任何一個(gè)企業(yè)，不論它經(jīng)營(yíng)管理的水平多么高，都存在著進(jìn)一步提高、改進(jìn)的空間。而這個(gè)空間，就存在于對(duì)自己走過(guò)的足跡――檔案之中。有理想，有追求，有抱負(fù)的企業(yè)，它一定是對(duì)自己經(jīng)營(yíng)管理足跡有組織、有嚴(yán)密規(guī)章制度規(guī)范下的，不斷的從戰(zhàn)略高度，?Ω髦值蛋附?行科學(xué)、細(xì)致的研究分析的企業(yè)。它們會(huì)通過(guò)這些研究和分析，找出經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的不足，挖掘企業(yè)潛在的降本增效空間，追求企業(yè)的效益最大化，而這就是向管理要效益的捷徑。
5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實(shí)性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)
目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件、影視資料的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。為了做好檔案管理工作，必須不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，在全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)企業(yè)生存發(fā)展的作用。
6、必須不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要
檔案工作是企業(yè)活動(dòng)中不可缺少的重要組成部分，它記錄著企業(yè)的昨天，服務(wù)于企業(yè)的今天，指導(dǎo)著企業(yè)的明天。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求，不斷提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。必須不斷培養(yǎng)、創(chuàng)建起一批具有開(kāi)拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊(duì)伍。
作為檔案工作者必須充分認(rèn)識(shí)到自身工作的責(zé)任、價(jià)值和意義，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、企業(yè)管理知識(shí)、文秘寫(xiě)作知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟悉本企業(yè)基本情況，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫(xiě)作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才。確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。
檔案的真實(shí)性對(duì)企業(yè)的生存、發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要不斷提高對(duì)檔案真實(shí)性的認(rèn)識(shí)，達(dá)到逐步增強(qiáng)全體企業(yè)員工的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)全體員工的工作熱情，達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)生存、發(fā)展能力的目的。
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