檔案管理論文范文特輯
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探討新形勢下企業(yè)檔案管理的幾個問題
一、引言
企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在新經(jīng)濟形勢下，企業(yè)的檔案管理工作已無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，如：檔案管理意識淡薄、管理不到位等等，不僅影響了企業(yè)的內(nèi)部管理工作，同時也阻礙了企業(yè)的進一步發(fā)展。因此，企業(yè)在深化內(nèi)部改革的同時，需不斷加強企業(yè)檔案管理工作，在企業(yè)檔案管理工作中，引入信息化技術，推動企業(yè)管理的信息化建設，以此來提高企業(yè)的檔案管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎保障。
二、企業(yè)檔案管理工作面臨的問題
現(xiàn)如今，隨著我國經(jīng)濟全球化的發(fā)展，市場競爭的日益激烈，企業(yè)檔案管理還存在一些問題，降低了企業(yè)市場競爭實力，不利于企業(yè)的進一步發(fā)展。下面我們就來詳細介紹一下目前企業(yè)檔案管理存在的問題：
(一)企業(yè)檔案管理意識薄弱
目前，企業(yè)在發(fā)展過程中，其管理重心是企業(yè)的經(jīng)濟效益管理，對于企業(yè)內(nèi)部管理工作的重視力度還不夠，如：領導對企業(yè)檔案管理工作不重視，投入的資金、人力等不足，只是一味的降低檔案管理成本，無法充分發(fā)揮檔案管理的工作效果。此外，檔案管理人員對自身是檔案管理人員的管理意識薄弱，輕視了自身的管理工作，使得檔案管理水平有所降低，如：檔案管理人員只是對檔案資料信息進行簡單的存儲，并沒有對整體的檔案內(nèi)容進行分類統(tǒng)計，更新不及時，缺乏有效的管理方式，因此，檔案管理意識的薄弱是造成目前我國企業(yè)檔案管理困境的根本原因。
(二)企業(yè)管理設施落后
由于領導及檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，對檔案工作的重視度不夠，資金投入力度小，導致檔案管理的基本設施無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求，這也是降低企業(yè)檔案管理工作的重要因素。如：由于檔案管理設備落后，當媒體企業(yè)儲存一些高規(guī)格的檔案時，設備無法滿足檔案需求，可能會出現(xiàn)檔案信息錯誤或雜亂的現(xiàn)象，降低了檔案管理工作的可靠性和安全性;其次，企業(yè)檔案管理工作不僅是企業(yè)經(jīng)營活動的重要基礎，由于檔案管理設備落后，導致檔案資料信息的分析過程不科學，分析結果不可靠，大大降低了檔案保管和使用的效率。此外，在檔案管理工作中，企業(yè)對檔案管理系統(tǒng)更新不及時，使得軟件系統(tǒng)滯后于檔案管理建設水平，也為檔案的管理設置了極大的障礙。
(三)企業(yè)檔案管理人才隊伍不完善
企業(yè)檔案管理是一項專業(yè)化程度很高的工作，需要具有較高綜合素質的人員才能勝任這項工作。但是目前很多企業(yè)的檔案管理隊伍建設不完善，一是員工數(shù)量不足，二是員工綜合素質偏低，甚至出現(xiàn)雇用臨時人員或者企業(yè)其他部門員工兼職檔案管理的現(xiàn)象。
三、加強企業(yè)檔案管理的改進措施
(一)樹立檔案的營銷理念，提高檔案意識
在當前經(jīng)濟時代，對各項業(yè)務的評價都是以經(jīng)濟效益為指標。因此，企業(yè)的檔案管理也要轉變觀念，從市場經(jīng)濟的特點出發(fā)，把檔案信息當成產(chǎn)品，把提供信息當成營銷，樹立起檔案的營銷理念。形成一個需求→利用→滿意→歸檔的良性循環(huán)。檔案工作是各部門人員共同參與的工作，只有所有涉及到檔案管理的人員都具備了清晰的檔案意識，才能真正的提高檔案管理工作的質量，提高檔案管理工作在企業(yè)中的定位，質量管理工作才能真正的順利進行。而對檔案管理的營銷要掌握一定的原理和技巧。對于職位不同的員工制定不同營銷策略，比如對于高層管理者主要宣傳檔案管理的重要意義以及利用的方法;對于中層管理者宣傳的主要是檔案管理的重要意義、館藏以及利用的事例。為了取得最佳的宣傳效果，還要注意營銷的時機，一般選擇在改革后、會議前后、驗收時、評職稱前、考核前等進行宣傳。
(二)加大資金投入，積極采購硬件設備和軟件系統(tǒng)
多媒體電腦與互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，推動了社會的進步。改變了人類的生活方式，更改變了人們的生產(chǎn)和工作方式。企業(yè)的檔案管理工作也要適應這種變化。所以，我國企業(yè)要加大資金投入，扶持檔案管理自動化工作，積極采購電腦、U盤、錄音筆等先進的電子設備。在硬件更新的同時，還要大力建設檔案管理系統(tǒng)等軟件，開發(fā)和建設企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使先進的硬件得以高效的發(fā)揮，也更好地提高檔案管理員的工作效率和工作質量。
(三)重視人才隊伍的建設
在整個檔案管理系統(tǒng)中人才是最具有積極性和能動性的因素，完善的檔案管理人才隊伍能夠為企業(yè)的發(fā)展提供大量的有效信息和決策依據(jù)，并且對于企業(yè)核心競爭力的提升也具有重要的意義。完善人才隊伍建設要從三方面入手，第一是大力引進高素質人才，特別是具有檔案理論基礎和專業(yè)技能的人才;第二是根據(jù)檔案管理制度設置合理的崗位;第三是不斷加強檔案人員的業(yè)務培訓以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在對檔案管理人員進行培訓時要緊密聯(lián)系企業(yè)發(fā)展狀況以及市場環(huán)境，有針對性的進行學習培訓。
四、結束語
目前，由于企業(yè)對檔案管理工作的不重視，檔案管理硬件設施不先進，檔案管理人員的綜合素質不高等因素的影響，使得企業(yè)檔案管理工作滯后于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。因此，企業(yè)管理人員就需要加大檔案管理工作的資金投入力度，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和素養(yǎng)，進而保證檔案管理工作的有效進行，為企業(yè)的經(jīng)營活動提供基礎保障。
關于社區(qū)衛(wèi)生服務檔案標準化管理工作的研究
一、前言
隨著社會的不斷發(fā)展與進步，醫(yī)療體系改革不斷深入，當前的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐，而且還存在諸多的問題，會使衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理發(fā)展受到一定的約束。
二、衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化的作用
(一)推動檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理信息化能夠推動檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，檔案管理信息化能夠大大提高檔案的利用率，還能減輕檔案管理者的勞動量，并且能使醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案資源得到最佳配置與合理管理。第二，工作人員通過計算機就能查閱相關檔案信息，能夠有效提高工作效率，同時還能夠有效避免紙質檔案的損壞、遺失問題。第三，檔案信息化能夠為檔案配上聲音、圖像等，使檔案的展示更加形象、直觀，從而能夠為檔案調(diào)閱者提供更好的服務。
(二)為管理者決策提供可靠保證
管理者在做決策前需要綜合分析醫(yī)療衛(wèi)生機構的各項信息，只有保證信息的完整、可靠，才能制定出正確、合理的政策。檔案管理信息化為管理者決策提供可靠保證主要體現(xiàn)在以下兩個方面。第一，由于電子檔案可以在計算機上隨時查閱，而且信息齊全，一般不會出現(xiàn)信息錯誤和丟失的情況，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。第二，檔案管理信息化能夠對各種檔案信息進行綜合分析，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。
三、公共衛(wèi)生信息化應用進展
(一)居民電子健康檔案
居民電子健康檔案包含了個人健康檔案、家庭檔案、個人健康信息、就診記錄和健康管理等信息，記錄了疾病發(fā)現(xiàn)、診療、康復全過程，實現(xiàn)了對居民個性化的連續(xù)、動態(tài)、全程健康管理。居民電子健康檔案改變了以往居民健康信息的紙質、靜態(tài)的狀況，實現(xiàn)了居民所有健康相關信息一點(源)采集，多點共享，綜合利用。只要簡單地刷一次卡就可以完成檔案記錄，既往的就診記錄和隨訪記錄都能方便、快捷地得到利用，有利于醫(yī)務人員及時掌握患者的疾病控制情況，根據(jù)個體情況進行健康教育和個性化管理，使治療針對性更加明顯，時效性更加突出。居民使用網(wǎng)上健康查詢、網(wǎng)上預約和健康管理咨詢等服務，從過去醫(yī)生主導向與病人互動的模式轉變，大大方便了患者就醫(yī)，提高了自我管理的依從性。公共衛(wèi)生業(yè)務貫穿了個體從出生到死亡的全過程，是居民健康檔案的重要組成部分。
(二)醫(yī)防結合的慢性病管理
基于居民電子健康檔案，建立了醫(yī)防結合“三位一體”的慢性病全程健康管理模式。社區(qū)衛(wèi)生服務中心負責組織和實施慢性病患者的篩查、診斷、常規(guī)治療、隨訪等工作，綜合醫(yī)院開展慢性病患者的診斷和救治，專業(yè)機構制定計劃、實施、質控、督導和評估，三方職責明確、分工協(xié)作、資源整合、信息共享?；诰用耠娮咏】禉n案，社區(qū)和綜合醫(yī)院建立了疾病復查、疑難重癥患者雙向轉診制度和流程。慢性病病人的隨訪、就診記錄、檢驗報告和用藥溯源自動同步至居民電子健康檔案，數(shù)據(jù)真實可靠，醫(yī)生能夠對患者疾病情況進行客觀、量化的評估和預警。對健康人群、高危人群、慢性病患者進行分類干預，開展健康教育、危險因素監(jiān)測、定期隨訪、并發(fā)癥防控等工作，顯著提高了患者管理數(shù)量和管理效率。
(三)醫(yī)教結合的學生管理
基于?W生電子健康檔案，建立了醫(yī)教結合的學生健康管理模式。實行“一校一醫(yī)”的學生健康管理模式，學校發(fā)放機構卡，全科醫(yī)生發(fā)放醫(yī)生績效卡。全科醫(yī)生負責學生基本信息建檔、維護、疾病監(jiān)測、健康處方管理的全程跟蹤，及時掌握校園內(nèi)學生的健康信息，有針對性地開展各類疾病的干預與處置。建立一人一檔的學生健康檔案，為轄區(qū)內(nèi)所有中小學生發(fā)放健康卡，健康卡與學生醫(yī)保卡、學籍卡信息綁定。利用每年的健康體檢、健康評估和健康指導，記錄學生的健康狀況與健康素養(yǎng)情況，同時做好學生的健康檔案與早年的兒童保健和后期的成人健康檔案銜接。
四、推進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設的措施
(一)建立統(tǒng)一規(guī)范的標準化管理體系
在當前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中，要想及時解決存在的問題，衛(wèi)生系統(tǒng)就必須對當前的管理體系進行全面改革，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術的緊密結合，建立一個統(tǒng)一規(guī)范的標準化管理體系，促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作的有效實施與發(fā)展。在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化管理工作中，工作人員要對檔案進行標準化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行有效的分類管理與保存，以此來促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理更有邏輯性與專業(yè)性，促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資料充分發(fā)揮自身的價值。
(二)培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才
目前，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設需要大量的高素質、專業(yè)性、綜合性的人才。由于醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理工作比較復雜，再加上現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。因此，在實際的檔案管理工作中，衛(wèi)生系統(tǒng)要引進一批專業(yè)的檔案管理人才，且他們必須要熟悉掌握各部門的檔案管理條例、職能分類，具有一定的計算機專業(yè)知識與醫(yī)學專業(yè)知識基礎，以此來打造一支專業(yè)性強的管理團隊，更好地為群眾進行服務。
(三)加快檔案信息化基礎設施和應用系統(tǒng)建設
在檔案信息化建設中，最主要的就是要實現(xiàn)各單位檔案室計算機與網(wǎng)絡系統(tǒng)的普及應用，從而不斷加快檔案信息化基礎設施和應用系統(tǒng)建設。第一，我國要在全國范圍內(nèi)建立衛(wèi)生醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡，并利用政務網(wǎng)對其進行輔助，來建立市與縣級檔案網(wǎng)絡之間的聯(lián)系。第二，對檔案管理軟件進行規(guī)范與統(tǒng)一，從而可以有效保障檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)的規(guī)范、標準、統(tǒng)一與長期使用性。第三，加強電子文件歸檔管理，積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設。在當前實際的檔案信息化建設中，衛(wèi)生系統(tǒng)必須引進先進的辦公設施和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的信息化，最大化地發(fā)揮現(xiàn)代技術在檔案管理中的作用，不斷提高檔案管理的信息化水平，以此來實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
(四)完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設的安全措施
衛(wèi)生系統(tǒng)可以從以下幾方方面完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設的安全措施。第一，在出現(xiàn)隱患萌芽時，工作人員一定要科學地評估危險的大小，并重點保護這些有隱患的檔案信息。第二，工作人員要評估檔案數(shù)據(jù)的安全性，給檔案劃分相應的安全等級，并從實際情況找出相應的解決辦法，最終制訂一套切實可行的安全方案。第三，衛(wèi)生系統(tǒng)要利用用戶信息認證、電子加密、防火墻等先進的技術保護檔案信息管理系統(tǒng)的安全。這些技術中，防火墻的效果最好，它能夠有效避免計算機訪問危險網(wǎng)站，減少中病毒的概率。
五、結束語
現(xiàn)如今，對于衛(wèi)生系統(tǒng)來說，檔案信息化管理是醫(yī)療事業(yè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是一個循序漸進的過程，同時也是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的基礎，需要不斷地摸索與完善。
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