檔案保護論文樣本(2)
檔案保護論文篇4
試談檔案保護管理
摘 要：檔案是人類的寶貴財富，為了讓檔案更好的服務(wù)于人類，就要延長檔案的壽命，對檔案采取一系列保護措施。
關(guān)鍵詞：檔案 保護 管理
科學(xué)規(guī)范的檔案具有豐富而珍貴的內(nèi)容，具體地記錄著中華民族的歷史足跡，詳實地反映了不同歷史時期的重要活動，是國家的重要文化財富。為了能完好無損的保存這些傳世珍寶，就要對檔案采取一系列措施，妥善的保護。做好檔案保護，首先要了解檔案的制成材料，檔案的種類，檔案的特性以及檔案的損壞規(guī)律，最主要的是要掌握科學(xué)保護檔案的技術(shù)和方法，這樣才能最大限度的延長檔案的壽命，使其更好地為人類和社會服務(wù)，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。
1.檔案保護工作要點
1.1 首先要了解檔案的制成材料。檔案的制成材料是由載體材料和記錄材料組成，現(xiàn)存的檔案多數(shù)是以紙張為載體材料的，隨著科學(xué)的進步和社會的發(fā)展，膠片，磁帶，光盤等將逐步代替紙張成為檔案新的載體材料;檔案的記錄材料除傳統(tǒng)的墨、墨水、油墨、印臺油、印泥外，還有感光、磁性、激光等新型材料。
1.2了解檔案的種類。檔案的種類不同，保存的時間和方法也就不同，哪些檔案需長久保存，哪些需暫時保存，哪些需特殊保存，掌握了檔案的種類，才能按照需要妥善安全的保存起來。
1.3也要了解檔案的特性。紙質(zhì)檔案具有物理性能、化學(xué)性能、光學(xué)性能、機械性能，而新型載體的檔案是以感光材料、磁性材料和其它合成材料制成的，它的化學(xué)成分比紙張的還要復(fù)雜，更容易損壞和變質(zhì)，只有準確了解檔案的特性，才能有真對性地做好保管工作。
1.4更要了解檔案的損壞規(guī)律。紙質(zhì)檔案首先要考慮紙張的老化。紙張的主要化學(xué)成分是纖維素，半纖維素和木質(zhì)素，這些成分會發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，使紙張變脆、讓紙張卷曲，紙張的顏色改變等。其次是字跡的變化，高溫對字跡的損害很大，油墨耐熱性很差，會發(fā)生油透擴散現(xiàn)象，使字跡變得模糊不清;濕度能增加有害氣體對字跡的破壞;強光的輻射、酸、堿度過高會使字跡顏色變淺、甚至褪色;灰塵能黏附在檔案上，會將字跡覆蓋，可視度下降;氧化劑能與字跡色素中的某些發(fā)色團發(fā)生作用，從而使色素中的發(fā)色團遭到破壞使字跡變色;霉菌不僅能污染紙質(zhì)檔案，還遮蓋了字跡，甚至使檔案完全損壞。
檔案在利用的過程中損害也很大，因為檔案的利用是一個極為復(fù)雜的過程，必須使之離開它原本最適合的環(huán)境，受外界環(huán)境的干擾，使紙質(zhì)檔案受到一定的損壞;復(fù)制次數(shù)過多也會對紙質(zhì)檔案造成不利。隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展, 新材料新技術(shù)的出現(xiàn)，檔案的載體也出現(xiàn)了變化，形成了大量有別于紙質(zhì)檔案的特殊載體檔案，比如光盤、磁帶、磁盤、膠片等，在保護技術(shù)上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的差別，因此檔案工作人員在保護檔案時根據(jù)不同載體的檔案采取不同的保護措施。
2.檔案保護，要采取一系列科學(xué)的技術(shù)和方法
2.1紙質(zhì)檔案除了避光、防潮、防塵、防氧化以外，還要減少檔案原件的利用率，一般采取復(fù)制件代替原件的做法，這樣不僅能減少了原件的利用次數(shù)，減輕了原件的負擔(dān)，又能使檔案充分利用服務(wù)于社會，也做到了更好地保護檔案，使之能保存的更久遠一些。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀、簡單、明了，并具有方便保存、閱讀等特點，紙張記錄材料的穩(wěn)定性更是電子檔案一時不能取代的。因此在紙質(zhì)檔案保護過程中，注意排除各種不利因素，就能使紙質(zhì)檔案保存上百年甚至上千年。
2.2電子檔案是社會進步的表現(xiàn)形式，具有方便，快捷，占地空間小，文件的利用不受時間，地點和距離的限制，能與世界各地共享等特點，正被人們廣泛應(yīng)用，但在保護方法上與紙質(zhì)檔案有所不同，比如不同種類的膠片，制成材料和化學(xué)成分不同，應(yīng)分開保管以避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng);照相底片是一種化學(xué)感光材料，極易引起化學(xué)變化和自毀，因此對溫度和濕度的要求極高;磁帶要防止粘連與生霉，錄制孔應(yīng)打開，以防錯誤操作抹掉信息;
光盤的穩(wěn)定性能比磁盤要好得多，應(yīng)用率也高，在保護時應(yīng)著重預(yù)防劃傷、預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化;軟磁盤是以聚酯薄膜做盤基，并經(jīng)過壓光、沖裁、熱處理等工序制作而成的，因其具有成本低，價格便宜，結(jié)構(gòu)簡單，體積小，便于攜帶等特點普遍應(yīng)用，但保存時又極易受環(huán)境的影響而變形，發(fā)生存取錯誤，因此在保存時要立放，防止擠壓變形，寫保護口置于寫保護狀態(tài)等等。由于新型載體檔案的自身特點，為安全的保護和利用它們，在計算機檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的使用中，要時刻注意安全保護問題。
應(yīng)用計算機進行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計等工作時，應(yīng)設(shè)定不同操作人員對不同內(nèi)容的訪問權(quán)限，如檢索統(tǒng)計工作中，不允許對檔案目錄進行登錄、修改等操作，防止外來借檔、查檔人員直接操作計算機修改文件;對不同密級的檔案也應(yīng)設(shè)置不同的保護措施;對于長期保存不需要修改變動的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上，以保證其不被修改。為了保護計算機系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全系統(tǒng)，數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，重要數(shù)據(jù)應(yīng)有兩個以上的備份并分開保存。另外采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的，故應(yīng)從建立計算機安全使用制度等方面來預(yù)防，不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須使用時應(yīng)嚴格進行病毒檢測，在確認無病毒后方可使用。
2.3不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案在保存時都應(yīng)注重保護方法與技術(shù)。除了不同載體的檔案采取不同的保護措施外，修復(fù)技術(shù)也是檔案保護中不可缺少的一部分，通過人為的后天修補，延長檔案的使用壽命。比如把在使用過程中已被污染的檔案采用去污技術(shù)，恢復(fù)本來面貌;把紙張發(fā)黃、變脆、字跡褪色、擴散、滲透、模糊的檔案，使用一些化學(xué)方法進行加固;把本已破損的檔案進行修補和托裱以恢復(fù)原貌;給膠片檔案和磁性檔案去塵、去污、恢復(fù)褪色的影像等等，都是保護檔案的技術(shù)方法。這樣就能使檔案更好的服務(wù)于社會，服務(wù)于人類。
3.結(jié)語
國家發(fā)展的每一個足跡，能完好無損的保存著，是各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者重視檔案保護的結(jié)果。檔案館作為檔案事業(yè)的主體，是永久保存檔案的基地，是提供檔案信息為社會服務(wù)的中心。檔案管理人員要恪守職業(yè)道德，堅持學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，注重各項技能培訓(xùn)，強化人員管理，提高檔案利用人員素質(zhì)，注重利用者對檔案保護意識的培養(yǎng)和宣傳，在傳播利用檔案時，要提醒利用人員注意檔案的保護，小心使用，注重細節(jié)，使我們國家的財富世代傳承下去，為我們國家的進步發(fā)展發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。
檔案保護論文篇5
淺談高校檔案保護問題
摘要：隨著高校檔案數(shù)量的不斷增多，檔案利用率也不斷提高。延長檔案的使用壽命顯得越來越突出。如何采用科學(xué)方法保護檔案，已成為高校檔案工作人員面臨的一項重要任務(wù)。
關(guān)鍵詞：高校檔案;保護
近年來，各高校都相繼建立了綜合檔案室，每年都要接收大量的教學(xué)科研等各種門類資料，經(jīng)檔案室的整理、分類、編號、上架等一系列的工作程序轉(zhuǎn)化為可以被利用的檔案。但隨著時問的推移，這些檔案經(jīng)受著種種不利因素的侵害，如不及時加以保護，將產(chǎn)生不可挽回的損失。因此，檔案管理的一項重要任務(wù)是采取有效措施，最大限度地延長檔案資料的壽命，以利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。
一、更新檔案保護的理念，增強依法保護意識
《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力最、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案義務(wù)”。因此，對高校而言，全體師生都要樹立依法保護檔案意識，在高校檔案工作中以規(guī)章制度的形式加以落實。首先是檔案工作人員，他們是檔案保護的直接責(zé)任人，對檔案的日常保護負有特殊的責(zé)任。他們要先從思想上引起重視，才能把保護措施落實到日常的工作中。對檔案保管人員要進行保護理念的教育，提高保管人員的業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化素質(zhì)，運用科學(xué)的管理方法、手段，保證檔案保管工作的安全、便利、有效，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。其次是要增強全體教職員工的檔案保護意識。只有提高全體人員“保護檔案”的意識，在各個環(huán)節(jié)都主動做好保護工作，才能使檔案保護真正落實到處。再次，檔案保護應(yīng)有相應(yīng)的制度保證。不少高校都對檔案工作制定了規(guī)章制度，但還需不斷完善，特別是在檔案保護方面，要加強對各種檔案保護設(shè)施的定期檢查、維護制度等，使檔案保護工作走上制度化、規(guī)范化的軌道。
二、注意檔案保護的層次性
檔案裝具是指存放檔案的各種夾、盒、箱、柜、架等物品，可分為內(nèi)裝具與外裝具兩種。檔案裝具一般具有保護和方便利用檔案的雙重功能。檔案在保存過程中，為防止或減少存貯環(huán)境中不利因素的影響，延長使用壽命，人們主要是利用檔案庫房、檔案裝具及有關(guān)調(diào)控系統(tǒng)的保護功能來達到這一目的，而這些檔案保護功能在構(gòu)成上則具有明顯的層次性特征，這些層次從形式上可分為外、中、內(nèi)三個層次。外層，由檔案庫房構(gòu)成，符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范的檔案館、庫，密封性能好，能夠防止日曬、雨淋、大氣污染等因素對檔案的破壞，同時具有防盜、防火等功能。中層，由檔案外裝具構(gòu)成，有些是能夠防止或減緩檔案庫房中的光照、灰塵、不適宜的溫濕度等因素對檔案的破壞。內(nèi)層，由檔案內(nèi)裝具構(gòu)成，具有防光、防塵功能，能夠減緩不適宜的溫濕度對檔案的影響，并能防止對檔案的擠壓和機械磨損。各層次之間有機結(jié)合，為檔案存貯創(chuàng)造最佳的外部環(huán)境。
三、改善檔案保護條件，加強防治結(jié)合
檔案保護要采取“防”的措施。即從提供一定物質(zhì)條件和日常技術(shù)管理措施方面防止或減緩各種因素對檔案的破壞，比如應(yīng)該設(shè)計、建造符合要求的檔案庫房，控制庫房內(nèi)溫濕度在適宜范圍，預(yù)防有害生物產(chǎn)生，減少有害氣體及灰塵等外界因素對檔案的影響。這種防忠于未然的措施，不僅有利于檔案的保護，而且由于未采用化學(xué)方法而不會污染環(huán)境。其次，檔案保護要考慮“治”的方法。由于檔案制成材料本身的性質(zhì)及外界因素的影響，不可避免會出現(xiàn)不利檔案耐久性的因素，因此必須對檔案進行保護、修復(fù)處理。檔案修復(fù)法有很多種，在我們國內(nèi)，凡是兩面有字的檔案，一般情況下采用絲網(wǎng)加固的方法進行托裱。在國外，對兩面有字的破損的檔案主要是用紙漿補洞法來修補，而且比較流行，一般檔案館幾乎都裝備了此類設(shè)備，使用時也很方便。
四、電子檔案的保護方法
紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子檔案，在擴大館藏內(nèi)容、加快查詢速度、提高服務(wù)質(zhì)量的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需不斷地探索發(fā)現(xiàn)，不斷地研究學(xué)習(xí)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，使檔案管理日益完善，緊跟現(xiàn)代高科技步伐，更好地為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃-24℃，相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。
總之，如何用最科學(xué)的方法保護好高校檔案，是需要高校檔案管理人員充分重視并不斷深入探索的課題。相信在學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的高度重視下，檔案的保護工作一定可以取得巨大的成效，檔案工作也一定能在高校建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻：
[1]劉小仙，電子檔案的存儲和保管探析，機電兵船檔案，2007(6)
[2]陰春枝，論檔案保護方法中的污染問題[I]，檔案管理，2001(3)
[3]李玉虎。黃麗華，論我國檔案保護標準建設(shè)，檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境新理念新技術(shù)
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