檔案保護方面的論文(2)

檔案保護方面的論文

　　檔案保護方面的論文篇2

　　論電子檔案的整理及其保護

　　摘要：在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，隨著電子信息技術(shù)的普及與加強，辦公自動化、無紙化早已代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公模式。而檔案管理同樣也離不開電子文檔，與此同時，電子檔案的管理工作也成為檔案管理工作重要的環(huán)節(jié)。作為檔案管理工作人員，應(yīng)懂得電子文檔的整理與保護，并制定有效保護措施，把檔案管理工作落到實處。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案;整理;保護

　　電子檔案指的是在社會生活中形成的、包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等的文字材料，其以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體。電子檔案的整理與保護工作是檔案管理工作重要的組成部分，檔案工作人員應(yīng)適應(yīng)社會與科技發(fā)展的需要，開拓檔案管理的各項功能，創(chuàng)新思維，以科學(xué)的方法做好電子檔案的整理與保護工作。當(dāng)前， 磁盤、光盤及磁帶等是電子文件歸檔的主要類型，按檔案種類分別進行整與理組盤是做好這項工作的關(guān)鍵。

　　一、電子檔案文件的特點

　　與紙質(zhì)文件相比，電子檔案文件呈現(xiàn)如下特點：

　　首先，電子文件在閱讀使用時必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，這也是其與直觀的紙質(zhì)文件最大的區(qū)別。

　　其次，電子文件的傳遞速度快。其處理與傳遞直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速完成。

　　再次，電子文件的共享利用不受距離與時間的影響。

　　最后，與紙質(zhì)文件相比，電子文件對保存的環(huán)境與條件要求不同，其對環(huán)境的溫濕度與防磁性等條件的要求要遠遠高于對保存場地面積的要求。

　　所以，電子文件的整理與保護需要有相應(yīng)的技術(shù)與設(shè)備，并根據(jù)電子檔案的特點等實際情況來具體工作。由此可以看出，電子檔案管理并不是一項簡單的工作，是一項十分復(fù)雜的技術(shù)工程。所以，檔案管理者要在認(rèn)真研究與不斷實踐過程中積極探索電子檔案的整理與保護的方法與技術(shù)，充分的發(fā)揮檔案服務(wù)于社會事業(yè)的作用。

　　二、電子檔案的歸檔整理

　　具備一只技術(shù)過硬的專業(yè)化的電子文件檔案整理隊伍，是開展檔案管理工作的必備條件。當(dāng)前不少檔案工作者計算機技術(shù)掌握不夠，還不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。所以，組織技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，盡快掌握信息管理自動化基本知識與技能，是擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的首先要任務(wù)。

　　首先，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)真對待電子文件材料的收集整理工作。隨著每年電子數(shù)據(jù)的更新，在辦公自動化條件下，在對公文實行電子信息處理時，對過期的數(shù)據(jù)應(yīng)按檔案室的統(tǒng)一要求由各業(yè)務(wù)部門進行鑒定、編目寄整理，并移交給檔案部門保存及定期歸檔。一般可在年度或任務(wù)完成后進行電子文件的歸檔，并根據(jù)電子文件的存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命以及技術(shù)環(huán)境條件等，一般情況下不超過2-3個月。

　　其次，分類編目所收集到的電子文件。一個單位有多種多樣的電子文件類別，必須進行科學(xué)的分類，才能對這些電子文件進行分門別類的管理。要結(jié)合本單位的專業(yè)與電子文件內(nèi)容制定分類編號方案，并按門類劃分要求及分類編號方案的規(guī)定對電子文件進行劃分，并把唯一固定的號碼給予每份電子文件，使全部電子文件成為一個有機整體。當(dāng)前，一般采取“雙軌制”把電子文件與紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案，也就是把紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起進行歸檔，使兩套檔案內(nèi)容相同。使用不同的編目方法把其歸檔。檔案部門應(yīng)把相應(yīng)的電子文件的編碼與存址注在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中。另外，還需要在電子文件歸檔目錄的“備注”項中也注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的存址與檔號，這主要是便于利用時參照和互補。

　　最后，對已分類編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案管理人員把經(jīng)過整理應(yīng)歸檔的的電子文件存入磁盤或者光盤。把歸檔電子文件采用數(shù)據(jù)壓縮工具進行壓縮，但所采用的壓縮工具及壓縮過程必須統(tǒng)一規(guī)范。之后再將已確定的要歸檔的電子文件進行一次備份操作。一般檔案室拷貝二套要保存的電子文件。一套保存，一套借閱。這主要是為其安全性與可行性考慮。然后再用專門的裝具把這些磁盤和光盤裝好，統(tǒng)一編號。再用檔案管理軟件為其制作目錄，以便以后檢索查詢。

　　三、電子檔案的保護

　　由于電子檔案的主要載體是磁帶、磁盤及光盤等，而這些介質(zhì)在承受外界不利因素的能力不強。常常由于保存不善而造成損壞、變形或破碎。即使不被損壞，而時間一長，其存儲的信息也容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致電子文件被抹掉。而另一種情況是電子文件的管理人員違規(guī)操作計算機或不小心按錯鍵，就會造成文件的破壞甚至被全部刪除。因此，檔案工作者必須使用專門的裝具裝載電子檔案載體并進行有檢測及維護。

　　首先，為保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，應(yīng)把電子檔案存放在具有防磁性能的裝具中。電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體不同，其防護設(shè)備與存放環(huán)境不僅需要在濕度、溫度、防光、防水、防蟲、防盜、防塵、防鼠及防雷電等方面加強管理外，還須在防強震、防磨損、防病毒等方面下功夫。

　　其次，要定期檢測與拷貝電子檔案，以確保電子檔案信息的可靠性。每年應(yīng)展開一次電子檔案的定期檢測工作，采取隨機抽樣或等距抽樣方式來進行檢測。首先進行外觀的檢查，看表面載體有無變形或者損壞的情況，表面涂層是否需要清潔和霉斑出現(xiàn)等。再進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件檢測載體上的信息進行讀寫校驗。檢測發(fā)現(xiàn)的出錯的載體，要及時進行更新與修正。

　　最后，要定期拷貝電子檔案，同時為確保檔案的安全性，要把原件與拷貝件同時保存一段時間。必須對電子檔案的檢測與維護進行嚴(yán)格管理，維護、檢測和拷貝等操作過程應(yīng)及時記錄，這樣才能避免不必要重復(fù)的勞動或者人為的操作失誤發(fā)生。

　　目前，我國電子檔案并沒有普及，但其發(fā)展十分迅速。有效保存與維護電子檔案，是一項十分復(fù)雜而重要的工作。檔案工作者應(yīng)與時俱進，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并采取有效措施，確保電子檔案的安全可靠，做好電子檔案的整理和保護工作，使其為社會生活做好服務(wù)工作。

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