電力工程的檔案管理論文(2)
電力工程的檔案管理論文篇二
電力工程建設(shè)檔案管理新探
【摘要】本文主要分析了電力工程建設(shè)過程中的檔案管理問題，針對(duì)當(dāng)前電力工程建設(shè)檔案管理的實(shí)際情況，提出了一些比較可行的檔案管理方法和措施，以期可以為電力工程施工提供參考。
【關(guān)鍵詞】電力工程;建設(shè);檔案管理
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、前言
在新時(shí)期，電力工程施工也必須要做好檔案管理工作，只有做好了檔案管理工作，才能夠?yàn)殡娏こ烫峁┍匾馁Y料支持，確保施工的順利進(jìn)行，提高施工整體水平。
二、電力工程檔案管理現(xiàn)狀
1.電力工程檔案管理概述
電力工程建設(shè)中的資料和數(shù)據(jù)都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設(shè)日益增加，電力工程所擔(dān)負(fù)的供電任務(wù)越來越艱巨，能否科學(xué)地管理好檔案直接關(guān)系到電力工程建設(shè)能否順利進(jìn)行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應(yīng)用水平，這對(duì)電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關(guān)鍵。
2.電力工程檔案管理實(shí)施
電力工程檔案主要對(duì)各類電力工程項(xiàng)目的實(shí)施過程、電力工程成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，電力工程項(xiàng)目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達(dá)到電力工程質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)、擴(kuò)大電力工程成果應(yīng)用的目的。科學(xué)規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應(yīng)該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理三個(gè)方面著手。
(一)規(guī)范電力工程檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的電力工程管理機(jī)制，也不能適應(yīng)信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據(jù)企業(yè)文化及特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎(chǔ)上，引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內(nèi)部建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時(shí)限實(shí)現(xiàn)整個(gè)電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式，真實(shí)有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。
(二)科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別，包括電力工程設(shè)計(jì)過程、電力工程施工過程、驗(yàn)收過程。電力工程檔案應(yīng)按照“分門別類”進(jìn)行存儲(chǔ)及管理，便于保存、統(tǒng)計(jì)及查詢。基于這一目標(biāo)并結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計(jì)和分析。
(三)建立標(biāo)準(zhǔn)一致的電力工程檔案。電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對(duì)于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應(yīng)用等有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序?qū)τ诹私怆娏こ踢M(jìn)度、電力工程效果及電力工程評(píng)估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對(duì)性。電力工程檔案應(yīng)根據(jù)電力工程類別分別制定各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。
三、新形勢下電力工程檔案管理的特點(diǎn)
隨著電力工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷擴(kuò)大，電力線路工程是電力工程的主要組成部分，而對(duì)于電力線路工程檔案管理還很薄弱。電力線路工程的管理不同于別的工程項(xiàng)目管理，具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.數(shù)量大，范圍廣
由于電力工程本身就復(fù)雜多樣，覆蓋的地域遼闊，建設(shè)的時(shí)間長，電力線路工程數(shù)量大，所以電力工程檔案形成的來源廣泛。檔案的形成包括項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)過程、材料設(shè)備的購買、電力線路的試運(yùn)行、完工后的驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)全部形成文檔材料，需進(jìn)行統(tǒng)一備案管理。
2.參與的人員與企業(yè)多
電力線路工程建設(shè)需要各個(gè)下屬企業(yè)共同參與完成，相互協(xié)作。由于不同地域、不同行業(yè)以及不同性質(zhì)的企業(yè)都可能參與電力工程項(xiàng)目的建設(shè)。在建設(shè)的過程中涉及到不同地區(qū)的不同人群。如果僅僅依靠承建單位來完善整個(gè)電力線路工程項(xiàng)目的檔案管理工作則難度太大。因而，承建單位要進(jìn)行組織，各個(gè)地區(qū)的相關(guān)企業(yè)及人員都參與到檔案管理工作之中，確保線路工程檔案管理的完整性、科學(xué)性及準(zhǔn)確性。
四、電力工程建設(shè)檔案管理存在問題的原因
1、資料整理瑣碎，是苦差事，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒有人愿意去干。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以對(duì)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。
2、工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位。留下的人員或是新安排的人員對(duì)資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、建設(shè)單位等人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時(shí)間。
3、工程建設(shè)中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。
另外一點(diǎn)想說的就是，一個(gè)工程下來，僅靠施工單位一家是不夠的，監(jiān)理單位對(duì)資料督促、審查不到位，有個(gè)別監(jiān)理還壓著施工單位幫忙做事，不幫忙不簽字。設(shè)計(jì)那邊，因?yàn)楝F(xiàn)場沒有設(shè)計(jì)工代，往往一個(gè)工程完工了，設(shè)計(jì)都有可能沒去過一次，到了竣工資料要簽字的時(shí)候，因?yàn)闆]有現(xiàn)場參與驗(yàn)收，而左推右推，遲遲不肯簽字。
五、新時(shí)期下電力工程檔案管理新策略
1、提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先對(duì)于工程檔案人員素質(zhì)提升，檔案部門對(duì)于人才的引進(jìn)應(yīng)該結(jié)合本公司的實(shí)際情況以及電力行業(yè)的國內(nèi)形勢，要求引進(jìn)的工作人員不僅僅需要踏實(shí)細(xì)心，還要具有一定的外語交流能力、熟悉計(jì)算機(jī)操作、有一定的管理經(jīng)驗(yàn)。使用別的專業(yè)和檔案專業(yè)共存原則，真正能夠讓一些別的專業(yè)人才與檔案人才形成有效的知識(shí)互補(bǔ)，借此來滿足檔案管理的需求。因?yàn)楫?dāng)下時(shí)代在快速發(fā)展，企業(yè)不僅要經(jīng)常提供檔案人員專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)檔案人員自身也應(yīng)該具備主動(dòng)學(xué)習(xí)的自覺性，讓檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到全面的提高。
2、確保工程檔案的有效利用，強(qiáng)化編研工作
檔案部門的管理應(yīng)該秉承以人為本的基本原則，把服務(wù)基層當(dāng)作宗旨。主動(dòng)的拓展工作，改進(jìn)方式，滿足市場需要，有選擇性的強(qiáng)化檔案編研，完善檢索系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)檢索現(xiàn)代化、加強(qiáng)周邊服務(wù)。檔案工作一定要做好開發(fā)利用，才能夠?yàn)槠髽I(yè)爭取到更大的利益，實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正意義。
3、完善檔案的管理制度，保證檔案工作的順利開展
作為電力企業(yè)一般都有比較多的建設(shè)項(xiàng)目，其檔案管理所涉及的范圍也比較廣，并且各工程項(xiàng)目的檔案歸檔制度也有所差異，容易造成檔案資料的不齊全，管理混亂，所以必須完善整個(gè)企業(yè)的檔案管理制度，讓檔案工作順利開展，特別是在管理制度、責(zé)任分工、獎(jiǎng)罰制度等等方面做出明確規(guī)定。對(duì)于資料的收集、整理、歸檔、竣工文件編制、范圍等方面都要給出明確的指示。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、管理的統(tǒng)一，進(jìn)而控制檔案管理的質(zhì)量。
4、落實(shí)電子文件歸檔
在進(jìn)行電力工程檔案管理的工作當(dāng)中，檔案管理工作人員，務(wù)必要對(duì)檔案資料進(jìn)行整理規(guī)范，同時(shí)也要熟悉相關(guān)文件的有關(guān)要求，明確歸檔范圍、收集與整理流程，這樣才能夠在復(fù)雜的電力工程建設(shè)當(dāng)中抓住檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)的過程當(dāng)中，各個(gè)工程項(xiàng)目部都會(huì)產(chǎn)生一定數(shù)量的電子文件，想要有效的保證其完整性，就必須規(guī)定在工程竣工時(shí)將紙質(zhì)文件與電子文件按要求一并移交相關(guān)部門歸檔，借此來落實(shí)電子文件歸檔工作。
六、結(jié)束語
綜上所述，電力工程施工過程中，一定要重視檔案管理工作，檔案作為電力工程施工的重要資料，將會(huì)給電力工程后續(xù)的工作帶來幫助，所以，一定要采取科學(xué)有效的措施來管理好工程的各項(xiàng)檔案。
【參考文獻(xiàn)】
[1]雷娟.淺析電力工程檔案在建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技，2010，(34)：53-54.
[2]曾瓊.淺談電力工程檔案存在的問題及措施[J].科學(xué)時(shí)代，2012，(10).
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