電力工程的檔案管理論文

　　隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技水平的不斷提高，我國電力工程檔案管理也在飛速發(fā)展，下面小編給大家分享一些電力工程的檔案管理論文，大家快來跟小編一起欣賞吧。

　　電力工程的檔案管理論文篇一

　　淺議電力企業(yè)工程檔案管理

　　【摘 要】 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技水平的不斷提高，我國電力建設(shè)事業(yè)也在飛速發(fā)展，為此，電力建設(shè)相關(guān)的工程檔案的收集整理和管理應(yīng)用等方面也越來越復(fù)雜化、精細(xì)化，也更加趨向于專業(yè)化的理論建構(gòu)。本文論述了電力企業(yè)工程檔案管理的問題進(jìn)行了探討。

　　【關(guān)鍵詞】 電力企業(yè) 工程 檔案管理

　　引言

　　電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益及記錄企業(yè)歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)工作。

　　1. 從思想認(rèn)識(shí)上抓起

　　工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后資料驗(yàn)收很有可能比較混亂，所以工程資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與工程支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。

　　2. 做好檔案資料的收集工作

　　隨著電力體制改革的不斷深化。各參建單位檔案人員普遍以兼職人員居多，他們對(duì)檔案收集、整理，組卷等各項(xiàng)工作都不熟悉，給工程檔案管理帶來一定的困難，同時(shí)電力建設(shè)單位多，各項(xiàng)目參建單位檔案意識(shí)及重視程度差異較大。造成電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平差異大。所以認(rèn)真做好兼職檔案人員的培訓(xùn)工作，不斷提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是必要的。

　　2.1提高專職檔案人員的素質(zhì)

　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，企業(yè)檔案工作發(fā)生了顯著變化。檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作者的政治素養(yǎng)、文化知識(shí)、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案人員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)、理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理部門、施工部門等進(jìn)行溝通，另一方面在做好檔案室內(nèi)部工作的同時(shí)，要求早期介入工程建設(shè)活動(dòng)，時(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)，按檔案的要求對(duì)工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)提出整改要求，積極主動(dòng)、有計(jì)劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動(dòng)關(guān)心企業(yè)發(fā)展，以知識(shí)與創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷更新知識(shí)，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展。

　　2.2完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系

　　加大檔案的宣傳力度，增強(qiáng)員工檔案意識(shí)，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，檔案兼職人員深入在企業(yè)各方面工作中，能將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

　　3. 建立檔案管理制度檔案工作做到有章可循

　　由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)匯編》，同時(shí)還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

　　4. 抓好項(xiàng)目工程檔案工作與工程建設(shè)管理的“三同步”

　　供電企業(yè)項(xiàng)目工程的特點(diǎn)是參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜。單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來一定難度，同時(shí)項(xiàng)目工程檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)

　　環(huán)環(huán)相扣，段段相連，步步延伸，逐漸形成的，工程一旦竣工，檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就已經(jīng)是客觀存在，要保持和維護(hù)這種客觀性，就要從工程項(xiàng)目初期抓起，狠抓工程檔案管理“三同步”(即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行)。要確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，就要特別注重平時(shí)對(duì)檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項(xiàng)目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入程序管理，與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目籌劃、開工時(shí)就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。

　　5. 加強(qiáng)與施工單位溝通，力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

　　施工單位工程竣工檔案是電力建設(shè)工程檔案中非常重要的一部分，輸變電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，所以做好檔案的收集工作不只是檔案人員的事情和責(zé)任，建立一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案，是參加工程建設(shè)各路大軍共同努力的結(jié)果。工程的管理者、技術(shù)人員和施工單位對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們的手中，他們也是今后利用檔案的主體，因此工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性檔案員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　　6. 電力建設(shè)工程檔案信息化

　　工程檔案管理信息化就是融入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這無疑將極大地提高上程檔案的利用效益，初步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時(shí)，將很多重要的東兩輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，一方面方便管理人員查找;另一方面也方便了后期的查閱，直接就可以在計(jì)算機(jī)內(nèi)查找。所以，利用計(jì)算機(jī)管理，大大提高了工作效率。于是電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使檔案快速向數(shù)字化發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，使歷史數(shù)據(jù)從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。做好對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件(數(shù)據(jù))的采集、歸檔、存儲(chǔ)和管理工作，檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案集中存儲(chǔ)并借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行集成整合，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，對(duì)已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理工作，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。建立科學(xué)適用的文件歸檔，保管和利用管理系統(tǒng)，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。

　　7. 提高檔案人員自身素質(zhì)更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理

　　檔案利用工作是一個(gè)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、輸出檔案信息，以滿足企業(yè)利用需求的一項(xiàng)工作。檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的緊迫性，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，嚴(yán)格按照有關(guān)供電行業(yè)檔案制度的要求，認(rèn)真做好整理，立卷，排架等工作，促進(jìn)供電企業(yè)檔案工作綜合整體建設(shè)。健全和完善企業(yè)的檔案信息工作，以更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理。

　　結(jié)論

　　檔案管理不僅要繼承以往相對(duì)成熟的經(jīng)驗(yàn)，更要與當(dāng)今各種先進(jìn)的技術(shù)管理方式相結(jié)合，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，注重運(yùn)用，發(fā)揮好檔案管理的優(yōu)勢(shì)，用新思路，新方法，與時(shí)俱進(jìn)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化，信息化建設(shè)，從而把企業(yè)的檔案管理工作做得更好。

　　(作者單位：重慶市電力公司永川供電局)

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