處理訂單的作業(yè)流程
處理訂單的作業(yè)流程
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處理訂單的作業(yè)流程
1 目的
為了使客戶確認樣品后，正式下達銷售訂單在各部門之間快速、有效的傳遞，制定本流程。
2 范圍
適用于客戶訂單( 含書面或口頭, 以下統(tǒng)稱訂單 )，從下單、確認、生產(chǎn)，到最終交貨.
3 職責
3.1 銷售
3.1.1 負責接收客戶的訂單.
3.1.2 負責確認客戶訂單的相關內(nèi)容與客戶需求的訊息傳遞.
3.1.3 確保能達成客戶訂單或合約的各項要求, 且適時完工準時交貨，滿足客戶要求。
3.2 PMC
負責組織訂單的評審，下發(fā)生產(chǎn)計劃及物料計劃。
3.3 工程部
負責產(chǎn)品實現(xiàn)、生產(chǎn)工藝的可行性的評審。
3.4 品質
負責客戶訂單或合約中品質要求評審, 以確保有能力達成客戶的要求。
3.5 采購
負責物料交付能力的評審;生產(chǎn)物資的采購.
3.6 生產(chǎn)車間(含噴涂、裝配、注塑)
負責訂單生產(chǎn)能力的評審;按生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)
4 作業(yè)內(nèi)容
4.1 客戶訂單發(fā)出
客戶與公司進行議價及決價, 經(jīng)雙方同意后, 由客戶發(fā)出訂單。
4.2. 訂單確認：
4.2.1 如合約規(guī)定允許客戶訂單傳遞方式可采用口頭方式,銷售接獲訂單時將口頭式訂單轉為書面記錄并得到客戶的確認。
4.2.2 銷售接獲訂單后于4小時內(nèi)確認訂單或合約及相關要求與原始詢價內(nèi)容和報價內(nèi)容是否相符,如相符，在4小時回簽傳真確認給客戶或業(yè)務人員; 如有異議時須與業(yè)務人員和客戶進行溝通及檢討。
4.2.3 經(jīng)確認訂單無誤后, 銷售于4小時內(nèi)將訂單轉化為內(nèi)部訂單，轉交給PMC。
4.3 訂單的評審與執(zhí)行
4.3.1 PMC按照銷售和訂單要求組織相關部門進行評審，安排生產(chǎn)計劃和物料采購計劃。
4.3.2 采購按計劃進行物質的采購，生產(chǎn)部門按計劃安排生產(chǎn)。
4.3.3 品質負責全過程的品質監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題，組織人員解決問題，以保證訂單的按時完成。
4.3.4 PMC應在評審后24小時內(nèi)將生產(chǎn)計劃交銷售，銷售根據(jù)PMC提供的生產(chǎn)計劃和客戶要求，制定供貨計劃，合理協(xié)調(diào)組織安排出貨。
4.4 出貨安排與通知
4.4.1 銷售下達出貨排期給倉庫，倉庫按期準備產(chǎn)品備貨，并通知司機送貨。
4.4.2 銷售開《送貨單》并審核是否與訂單內(nèi)容和客戶要求相符，確保送貨單傳遞給客戶無誤。
4.4.3 銷售用準確的送貨單通知客戶，以便客戶提前做好收貨準備和生產(chǎn)安排。
5 記錄保存
客戶訂單由銷售負責保存, 在合約到期及訂單結單日起保存二年以上。
6 相關文件
6.1 COP-2L001 客戶訂單評審程序
6.2 COP-2L002 物料計劃及生產(chǎn)計劃控制程序
7 附 件
7.1 訂單處理作業(yè)流程圖(見下一頁)
7.2 F-3L032-1 送貨單
訂單管理信息化
管理種類
為了提供訂單管理的效率和協(xié)同工作，訂單管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢，ERP和CRM軟件都會涉及到訂單管理。
需要管理的訂單主要有以下幾種：
銷售訂單管理;
采購訂單管理;
樣品單的管理;
由于涉及到得財務處理方式的不同和物流的方向不同，訂單管理的重視程度也不同。
渠道
訂單管理可以說是渠道管理中的核心內(nèi)容，是供應鏈管理中信息流體現(xiàn)最為明顯的環(huán)節(jié)，牛鞭效應的影響程度與訂單管理的能力有緊密的關系，通過層層環(huán)節(jié)的銷售預測之后，企業(yè)得到的訂單信息會逐漸放大，進而形成牛鞭效應，負面影響是在流通渠道中會積存大量的產(chǎn)品，造成更大的風險。
在產(chǎn)品訂購、產(chǎn)品詢報價、銷售退貨等管理流程中，供應鏈管理的思想會把這些業(yè)務內(nèi)容考慮得更為周全，解決多個層次之間的價格信息溝通、利潤>利潤分配、預測評估等方面可能出現(xiàn)的問題，為企業(yè)間的合作建立好決策和談判模型，在特定的供應鏈體系中的企業(yè)關系，應該能夠從這些信息中，找到好的合作模式來提升競爭力。
供應鏈管理體系中，對于市場需求計劃有更全面的數(shù)據(jù)基礎，能夠有效地對存在于銷售渠道中的訂單情況進行綜合平衡管理，調(diào)節(jié)市場反應。市場需求計劃的數(shù)據(jù)基礎不再只是存在于相鄰企業(yè)之間，可以包括整個供應節(jié)點，形成綜合的預測分析計劃。
整體的訂單管理體系，也能更好地預測到利潤情況，在適當?shù)臅r機采取有利于整體發(fā)展的結算體系，及時安排促銷手段來平衡企業(yè)間的供應關系，變被動為主動。
電子商務
隨著電子商務的發(fā)展，針對電商的訂單管理軟件受到越來越多的重視。e商在線、淘管、網(wǎng)店管家、e店寶是業(yè)內(nèi)應用最廣泛的幾大電子商務后臺系統(tǒng)。這些系統(tǒng)一般以訂單處理為主線，進銷存為核心，涵蓋了CRM、WMS、SCM、辦公OA、售后服務等業(yè)務模塊。系統(tǒng)可以無縫接入淘寶、拍拍等主流電子商務平臺，日處理能力10萬單以上。
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