檔案數(shù)字化論文
檔案數(shù)字化論文
檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作的主題,而檔案數(shù)字化建設(shè)則成了檔案信息化建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容,是檔案管理過(guò)程中一場(chǎng)深刻的革命。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案數(shù)字化論文，供大家參考。
檔案數(shù)字化論文范文一：文化藝術(shù)檔案數(shù)字化創(chuàng)建
摘要：檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，目前，我國(guó)部分地區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理人員知識(shí)不達(dá)標(biāo)、軟件系統(tǒng)薄弱等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理效果不佳。文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性入手，介紹檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及主要內(nèi)容，深入分析文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，提出檔案數(shù)字化建設(shè)總體框架及主要功能，以期為更好地管理文化藝術(shù)檔案做出重要貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;文化藝術(shù)檔案;數(shù)字化建設(shè)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實(shí)踐活動(dòng)、研究成果的第一手材料，是人類(lèi)社會(huì)的寶貴財(cái)富和重要的歷史文化遺產(chǎn)。隨著社會(huì)文明程度的提升，文化藝術(shù)檔案深入社會(huì)生活各個(gè)方面，對(duì)國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。因此，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，將文化藝術(shù)檔案數(shù)字化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展總體格局中，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，成為檔案管理機(jī)構(gòu)重點(diǎn)研究的課題。檔案數(shù)字化作為檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和重要性入手，介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設(shè)提供重要參考。
1文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
一個(gè)國(guó)家或地區(qū)信息資源開(kāi)發(fā)利用程度，是判斷該地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展水平的重要標(biāo)志。檔案信息化作為國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求。文化藝術(shù)檔案就是文化藝術(shù)機(jī)構(gòu)或工作者在實(shí)施藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育及社會(huì)文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類(lèi)文字、聲像、實(shí)物等不同載體的珍貴內(nèi)容，是我國(guó)寶貴的文化遺傳。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案主要以紙質(zhì)、聲像和實(shí)物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問(wèn)題。隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式和載體有所改變，借助計(jì)算機(jī)實(shí)施各類(lèi)藝術(shù)創(chuàng)作和教學(xué)活動(dòng)等方法如雨后春筍蓬勃發(fā)展，載體的形式及存儲(chǔ)空間產(chǎn)生一定的變化。如何讓文化藝術(shù)檔案資源發(fā)揮最大應(yīng)用價(jià)值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術(shù)工作提供信息服務(wù)，成為建設(shè)數(shù)字化檔案重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。
2檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及建設(shè)內(nèi)容
2.1檔案數(shù)字化的概念
數(shù)字化是指采用0和1兩位數(shù)字進(jìn)行編碼，從而表達(dá)相關(guān)信息的綜合性技術(shù)。檔案數(shù)字化換言之是指檔案信息化，使用數(shù)據(jù)庫(kù)、高速掃描等技術(shù)將聲像、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)或已歸檔的電子檔案進(jìn)行管理，其系統(tǒng)組成具有明顯序列的檔案信息庫(kù)。什么是檔案數(shù)字化?楊公之編制的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書(shū)認(rèn)為在國(guó)家檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，檔案管理活動(dòng)中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數(shù)字化是指采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，遵循現(xiàn)代管理學(xué)理念，開(kāi)展一系列涉及多個(gè)學(xué)科知識(shí)交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術(shù)檔案的信息，提升檔案現(xiàn)代化管理水平和效果。實(shí)施數(shù)字化處理后，文化藝術(shù)檔案能有效提升計(jì)算機(jī)檢索速度，改善檔案庫(kù)過(guò)于緊張的情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導(dǎo)致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內(nèi)容及數(shù)量，加大檔案信息資源的利用效率。
2.2文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容包含兩個(gè)層次①
目錄數(shù)字化;②檔案全文數(shù)字化。檔案目錄主要作用是規(guī)范檔案著錄標(biāo)引，并合理設(shè)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)字化根據(jù)掃描錄入方式，并為其設(shè)計(jì)合理的目錄索引或采用光學(xué)字符技術(shù)判別存儲(chǔ)信息的內(nèi)容。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)中，根據(jù)檔案自身特點(diǎn)和檔實(shí)際情況，建設(shè)數(shù)字化檔案主要包括以下內(nèi)容：
1)整理數(shù)字化檔案資源是指采用數(shù)字技術(shù)把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。具體途徑如下：①開(kāi)發(fā)并匯集檔案館原有的紙質(zhì)檔案為三次文獻(xiàn)信息，借助數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中;②借助數(shù)字照相、掃描等技術(shù)對(duì)原檔案實(shí)施數(shù)字化處理;③進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中組成規(guī)范的電子文件。
2)建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)主要功能是存儲(chǔ)、維護(hù)、處理檔案信息，該數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括文件管理、檔案管理和數(shù)字目錄中心等管理系統(tǒng)。建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布、傳遞數(shù)字化檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)地區(qū)的檔案館與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)連接，確保各個(gè)區(qū)域的使用者均能查詢(xún)所需的檔案信息。用戶(hù)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能夠遠(yuǎn)距離檢索網(wǎng)上開(kāi)發(fā)的國(guó)內(nèi)或國(guó)外的數(shù)字化檔案資源。
3檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容
3.1提高檔案管理人員素質(zhì)水平
檔案數(shù)字化建設(shè)需要依靠大量高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，隨著一系列高新技術(shù)的快速應(yīng)用和推廣，必須創(chuàng)建一種高素質(zhì)、分工合理的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理員的管理水平直接影響整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)成敗，檔案數(shù)字化建設(shè)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)，管理人員必須熟練將上述技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。因此，文化藝術(shù)檔案檔案工作人員必須做到以下幾點(diǎn)：
1)熟練利用各項(xiàng)信息工具。文化藝術(shù)檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)理論和運(yùn)用技能，確保自己能熟練運(yùn)用各類(lèi)現(xiàn)代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2)準(zhǔn)確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術(shù)檔案管理人員，必須將有價(jià)值的信息及時(shí)傳遞給檔案利用者，這也是用戶(hù)評(píng)判評(píng)價(jià)檔案機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的主要標(biāo)準(zhǔn)。信息化環(huán)境下，檔案信息具有份量大，內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，準(zhǔn)確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價(jià)值的內(nèi)容，為其提供最佳的服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員要具有較強(qiáng)的信息捕捉能力，不但要快速、及時(shí)獲取檔案館存儲(chǔ)的信息為利用者服務(wù)，而且也充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)引導(dǎo)利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案工作不僅服務(wù)性較強(qiáng)，也是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類(lèi)立卷、匯編等內(nèi)容，確保各個(gè)環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無(wú)誤的落實(shí)到位。
3.2建立檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的“交通法規(guī)”，文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)中必須依賴(lài)各類(lèi)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的支持，根據(jù)國(guó)家檔案部門(mén)制定統(tǒng)一、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定管理目標(biāo)，確保各類(lèi)案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者和領(lǐng)導(dǎo)干部的法律意識(shí)，提升檔案管理工作的科技含量。
1)規(guī)范檔案信息著錄
檔案著錄主要由著錄原則、項(xiàng)目、文字、來(lái)源、主要規(guī)則、標(biāo)識(shí)符號(hào)等內(nèi)容，檔案著錄是創(chuàng)建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步。借助著錄把文件的內(nèi)容和形式完整記錄下來(lái)，組成數(shù)據(jù)條目并將其錄入計(jì)算機(jī)，組建規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，防止發(fā)生同一事物或同一人物出現(xiàn)不同名稱(chēng)，不同的事物或人物卻存在同一名稱(chēng)等問(wèn)題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴(yán)重影響檔案檢索的效果。
2)檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化
目錄檔案信息一般采用硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)，隨著檔案數(shù)量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體。如果以光盤(pán)為主要存儲(chǔ)內(nèi)容，必須將光盤(pán)當(dāng)做檔案信息保存載體展開(kāi)研究，并制定一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
3)選擇合理的軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)
檔案數(shù)字化建設(shè)就要采用計(jì)算機(jī)對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及管理信息實(shí)施輔助管理。一個(gè)規(guī)范的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件，應(yīng)具有收集、編目、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用等管理能力，這并非簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而要依據(jù)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。因此，管理人員必須時(shí)時(shí)更新已有的檔案信息管理系統(tǒng)，把原有的數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。
4文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案
4.1項(xiàng)目建設(shè)總體原則
在數(shù)字化檔案管理建設(shè)小組領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一規(guī)劃并建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，創(chuàng)建包含紙質(zhì)檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺(tái)。本次建設(shè)以?xún)?nèi)網(wǎng)運(yùn)行為基礎(chǔ)，創(chuàng)建小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、分級(jí)管理把紙質(zhì)文檔、辦公系統(tǒng)文檔歸納為一期管理目標(biāo)。借助已有的網(wǎng)絡(luò)、信息資源和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，加強(qiáng)各種互聯(lián)網(wǎng)的互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4.2系統(tǒng)總體框架
文化藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案分級(jí)共享管理系統(tǒng)、安全保障及應(yīng)用系統(tǒng)組成。
1)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中要嚴(yán)格按照國(guó)家及檔案管理系統(tǒng)制定的相關(guān)制度和規(guī)范，對(duì)詞匯、表格、數(shù)據(jù)等進(jìn)行有效管理。數(shù)據(jù)庫(kù)能夠存儲(chǔ)綜合的檔案數(shù)據(jù)信息，管理對(duì)象主要由科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)可以執(zhí)行檔案的所有管理環(huán)節(jié)，并兼容各類(lèi)不同介質(zhì)的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤(pán)、紙質(zhì)檔案等。目前，市場(chǎng)上常用的數(shù)據(jù)庫(kù)包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據(jù)檔案已有的庫(kù)存及10年內(nèi)增長(zhǎng)情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿(mǎn)足建設(shè)需求。標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置在該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)中心，運(yùn)用原有的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，與新時(shí)期檔案管理各項(xiàng)要求相互結(jié)合，組建檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，從而實(shí)現(xiàn)日常文化藝術(shù)類(lèi)文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿(mǎn)足檔案數(shù)據(jù)條目和原文存儲(chǔ)數(shù)百萬(wàn)條以上的要求，也不會(huì)因數(shù)據(jù)冗余導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行緩慢，完全滿(mǎn)足文化藝術(shù)檔案館發(fā)展要求。
2)建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)
檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)置在檔案館專(zhuān)網(wǎng)中，借助C/S與B/S相互結(jié)合的方法進(jìn)行開(kāi)發(fā)。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開(kāi)發(fā)平臺(tái)，可以與主流服務(wù)設(shè)置無(wú)縫集成，達(dá)到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質(zhì)檔案信息、加密和自動(dòng)入庫(kù)，有效解決歷史檔案信息和紙質(zhì)檔案存在的管理問(wèn)題。B/S模式為所有訪問(wèn)檔案的的人提供身份認(rèn)證平臺(tái)，訪問(wèn)者通過(guò)瀏覽器完成歷史檔案的查詢(xún)、瀏覽等操作。
3)建設(shè)分級(jí)共享管理系統(tǒng)
檔案分級(jí)共享隸屬于系統(tǒng)內(nèi)部權(quán)限控制范疇，主要用來(lái)識(shí)別訪問(wèn)者身份，合理分配相應(yīng)的訪問(wèn)范圍、下載控制等等。安全保障系統(tǒng)是保障檔案管理系統(tǒng)可以正常、合理使用而設(shè)計(jì)的操作規(guī)范。任何人在具體操作過(guò)程中，系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄詳細(xì)的操作步驟，主要由復(fù)制內(nèi)容、打印內(nèi)容等信息，防止出現(xiàn)違規(guī)使用和惡意攻擊的情況出現(xiàn)。為保障文化藝術(shù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的連續(xù)性，該系統(tǒng)開(kāi)發(fā)主要借助主流的開(kāi)發(fā)技術(shù)，使用.net和SQL數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操控。
5結(jié)束語(yǔ)
總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是指充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行合理的控制和管理，成為國(guó)際檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。文中以檔案數(shù)字化為研究依據(jù)，設(shè)計(jì)文化藝術(shù)檔案的總體框架及主要管理系統(tǒng)，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)做出重要參考。
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檔案數(shù)字化論文范文二：檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新論文
一、促進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理理念創(chuàng)新
(一)高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視。要充分認(rèn)識(shí)到，數(shù)字化管理不同于傳統(tǒng)的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個(gè)全新的改變，要制定相關(guān)數(shù)字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數(shù)字化意識(shí)，這樣才能保證數(shù)字化管理的有效實(shí)施。
(二)確立教學(xué)檔案數(shù)字化管理的“全過(guò)程”理念，在教學(xué)過(guò)程中將數(shù)字化管理理念融入其中。高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，并不是某一個(gè)部門(mén)或某部分教師就能開(kāi)展起來(lái)的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學(xué)一線教師，要樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)，從源頭上下手，對(duì)教案、教學(xué)計(jì)劃制訂固定的統(tǒng)一格式，對(duì)自己的教學(xué)資源按照數(shù)字化管理要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，對(duì)學(xué)生的畢業(yè)作品、社會(huì)調(diào)查報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告也按數(shù)字化管理要求進(jìn)行整理。
二、完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件條件
加大經(jīng)費(fèi)投入，搭建并完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件平臺(tái)，是高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)。做好這項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面入手:
(一)加大經(jīng)費(fèi)投入。數(shù)字化管理對(duì)硬件提出了更高的要求，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基本保障。除了這些基本的設(shè)備外，隨著技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)的變化，還要適時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新和系統(tǒng)升級(jí)。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從形成到利用都離不開(kāi)技術(shù)設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個(gè)重要因素。
(二)進(jìn)一步完善信息服務(wù)平臺(tái)。一個(gè)良好的信息服務(wù)平臺(tái)可以大大提高檔案利用率。信息服務(wù)平臺(tái)要保證廣大教職員工、學(xué)生能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到最準(zhǔn)確、最有效的相關(guān)教學(xué)資源，這不僅要有一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，更要有一個(gè)科學(xué)合理的信息服務(wù)系統(tǒng)。
(三)搭建教學(xué)檔案數(shù)字化管理信息共享與交流平臺(tái)。教學(xué)檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等。為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺(tái)，加大專(zhuān)題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過(guò)繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。[1]
三、推進(jìn)教學(xué)檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新
推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理，不僅是理念和技術(shù)的問(wèn)題，同時(shí)也是機(jī)制的問(wèn)題。機(jī)制不活、機(jī)制不順，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就落不到實(shí)處。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。
(一)建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。推進(jìn)數(shù)字化檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)變革現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理機(jī)制，診斷其中存在的問(wèn)題，建立新的適合數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作機(jī)制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數(shù)字化教學(xué)檔案管理提供條件。
(二)建立健全數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。建立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處主管部門(mén)以及下屬學(xué)院組成的數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，作為推進(jìn)數(shù)字化教學(xué)檔案管理的決策部門(mén)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決其中的問(wèn)題。
(三)以人為本，建立教學(xué)檔案人性化服務(wù)機(jī)制。高職院校教學(xué)檔案服務(wù)機(jī)制堅(jiān)持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷滿(mǎn)足廣大師生員工對(duì)檔案信息的需要，開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)、主動(dòng)化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)，就是要滿(mǎn)足不同檔案利用群體的不同需求，針對(duì)不同的利用者采取不同的服務(wù)方式，擴(kuò)展檔案利用服務(wù)的范疇。開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)，必須分析高職院校教學(xué)檔案用戶(hù)類(lèi)型、需求，這是檔案服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和依據(jù)。主動(dòng)服務(wù)實(shí)際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過(guò)檔案工作者的主觀努力，發(fā)揮創(chuàng)造精神，以各種形式為高職院校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。[2]
四、提升教學(xué)檔案管理人員的基本素質(zhì)
目前，人員素質(zhì)參差不齊，也是影響教學(xué)檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要因素。傳統(tǒng)意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔(dān)任，對(duì)于文化水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平?jīng)]有太多要求，從事著簡(jiǎn)單的整理、裝訂和編號(hào)、入庫(kù)工作。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質(zhì)亟待提升。一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字化管理下的檔案管理人員應(yīng)該既有一定的專(zhuān)業(yè)水平，還有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，是集知識(shí)與技能于一身的綜合型人才。概況起來(lái)，主要有如下幾個(gè)方面的要求:
(一)具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。[3]現(xiàn)代科技的發(fā)展，為教學(xué)檔案數(shù)字化管理提供了條件。同時(shí)這也要求從事數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作人員應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)素質(zhì)，能夠操作教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠提供相應(yīng)的錄入、管理、更新等服務(wù)。否則，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就難以實(shí)施。
(二)具備一定的網(wǎng)絡(luò)查找能力及外語(yǔ)能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國(guó)內(nèi)相關(guān)信息，更應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)全面、快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，查找國(guó)外重要檔案信息
資源。當(dāng)然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語(yǔ)能力。
(三)具備操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設(shè)備很多，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設(shè)備的性能和功能的基礎(chǔ)上，才能有效完成檔案管理工作。同時(shí)，電子電器類(lèi)設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設(shè)備外，還要不斷探索和學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新產(chǎn)品的功能。
(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發(fā)展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)研究的能力，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行理論提升。
五、創(chuàng)設(shè)教學(xué)檔案快速服務(wù)和高效使用平臺(tái)
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學(xué)檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對(duì)這些庫(kù)存檔案的利用少之又少，甚至是無(wú)人問(wèn)津。由于檔案沒(méi)有得到利用，沒(méi)有發(fā)揮它本來(lái)的價(jià)值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時(shí)代的到來(lái)，可以說(shuō)為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備使檔案利用率更高，更好地服務(wù)于廣大教職員工。
(一)針對(duì)廣大師生員工開(kāi)放教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。目前各高職院校都有自己的網(wǎng)站，只要在網(wǎng)站上設(shè)置一個(gè)檔案查詢(xún)專(zhuān)欄，教師和學(xué)生都可以通過(guò)自己的用戶(hù)名和密碼輕松在網(wǎng)上找到自己需要的檔案信息，既不需要專(zhuān)程去檔案室查詢(xún)，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網(wǎng)上搜索相關(guān)主題，就能看到與此相關(guān)的信息，真正實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上與校內(nèi)檔案網(wǎng)站有效銜接，大量節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
(二)提高全院教職員工的檔案查詢(xún)和利用意識(shí)。教職員工多學(xué)習(xí)優(yōu)秀的教學(xué)資源，多學(xué)習(xí)其他高職院校甚至高等院校的教學(xué)資源，為我所用，能夠提高教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)整體水平上一個(gè)新臺(tái)階。因此，高職院校要多方面宣傳和號(hào)召教職員工、學(xué)生多瀏覽學(xué)院網(wǎng)頁(yè)，多查看學(xué)院教學(xué)檔案，為課堂教學(xué)、教學(xué)管理提供有益的參考和借鑒。
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