檔案管理的范文精選特輯
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檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及對策研究
隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，我國在數(shù)字化建設的方向逐步走向正軌，檔案作為信息化建設的重要組成部分，在我國各行各業(yè)發(fā)展中承擔著重要作用，所以推動檔案管理信息化建設是非常有必要的。
一、檔案管理信息化的內容與功能
檔案管理信息化顧名思義就是對檔案進行現(xiàn)代化信息技術管理。在檔案管理信息化中，在對檔案管理活動中，全方位采用現(xiàn)代化信息技術，對檔案進行信息化建設資源處理、管理及建設，并將檔案管理方式從實體重心朝著信息化重心轉變，實現(xiàn)檔案在日常管理中的現(xiàn)代化進程，體現(xiàn)檔案管理信息化的功能。
二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
(一)思想觀念落后，信息化管理意識淡薄
檔案管理信息化，作為信息化資源的建設重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內容與形式上不斷進行創(chuàng)新，爭取與信息化建設發(fā)展步調一致。但是，在我國檔案管理中，管理人員由于思想古板，對檔案信息化建設持觀望態(tài)度，認為信息化建設繁瑣，和日常發(fā)展沒有關聯(lián)，沒有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。
檔案管理人員年齡結構，學歷層次，都是思想觀念落后的主要源頭，沒有專職檔案管理人才，對檔案管理人員沒有經過系統(tǒng)的培訓，以至于缺乏基本的檔案管理知識，管理技能，影響著檔案管理信息化的發(fā)展。
(二)資金投入不足，基礎設施落后
在檔案管理信息化建設的過程中，對電子設施的裝備、硬件、專用軟件及專職技術人員資金投入不足，嚴重制約了檔案管理信息化發(fā)展建設。由于資金投入過大，電子產品更新?lián)Q代較快，基礎設施逐漸落后。基礎設施日常的維護，也是資金投入消耗過大引起的原因，由于觀念落后，更愿意將錢投入科研經費，而不愿意進行信息技術維護，嚴重制約了檔案管理信息化建設的資金投入及時代發(fā)展。
(三)網(wǎng)絡安全問題，數(shù)據(jù)庫建設落后
在檔案管理的信息化發(fā)展的過程中，由于互聯(lián)網(wǎng)+的到來，信息技術得到了空前發(fā)展，各種各樣的網(wǎng)絡病毒充斥著互聯(lián)網(wǎng)，有些電腦黑客專門攻擊信息化建設相對落后的校園網(wǎng)，非法獲取個人信息，對檔案信息造成威脅，導致的信息維護面臨巨大的挑戰(zhàn)。檔案信息化的發(fā)展，各部門也建成了大小規(guī)模不一的數(shù)據(jù)庫，但是由于沒有專職技術人員的管理，導致數(shù)據(jù)庫沒有采用國家規(guī)定的標準及規(guī)范，導致使用者不愿意去使用，數(shù)據(jù)庫的利用率不足，制約了檔案信息化建設發(fā)展。
(四)檔案管理人員素質低
新時代的發(fā)展，對專業(yè)技術人員的要求更加嚴格。所以在信息化時代發(fā)展中，專業(yè)人員能力強，素質過硬，已經成為順應時代的趨勢。在我國檔案管理信息化過程中，大部分檔案管理人員。一方面，由于年齡問題，不能熟練使用計算機，對于檔案管理工作熱情度不高。另一方面，各部門對檔案管理人員沒有采取培訓措施，導致檔案管理人員素質較低，不能適應新時代信息建設化的發(fā)展，阻礙了檔案信息數(shù)字化發(fā)展。
三、檔案管理信息化的現(xiàn)狀應對措施
(一)加強管理人員信息化建設重要性，提高人才隊伍
互聯(lián)網(wǎng)時代，信息化建設已經成為目前大趨勢。有關部門應加強對檔案管理信息化的重視，聘請講師對檔案管理人員進行培訓，加強檔案管理人員對檔案管理信息的重視，撇棄傳統(tǒng)思想觀念，更新現(xiàn)代觀念，主動樹立正確的服務觀念，更好的投入到檔案管理人員建設中去。提高人才建設，建設合理的人才選撥標準，加強檔案人員的綜合管理素質，以繼續(xù)教育，講座，崗前培訓等形式對檔案管理人員進行培訓。提高在職人員信息軟件使用能力，信息處理能力，對檔案信息化發(fā)展做出貢獻，提高信息化發(fā)展。例如：某企業(yè)處于沿海地帶，信息技術發(fā)展較快。企業(yè)領導層在各部門中，選撥了一批高質量人才，聘請檔案管理信息化方面的教授，進行了為期三個月的培訓，使得該企業(yè)在檔案信息化管理方面走在了最前列，不僅服務了用戶，還對信息化數(shù)字發(fā)展做出了巨大貢獻。
(二)加大資金投入力度
檔案信息化建設在一定程度上，需要設備的武裝。這就要求信息化建設需要一定的物質保障，由于經費緊張的弊端，在一定程度上需要社會力量的幫助，可以進行自籌資金，緩解因資金造成的困難問題。國家財政和政府，也應做出相應措施，來保障用于檔案管理的經費能達到信息化建設的標準，發(fā)揮其在信息化應有的作用，從根本上解決資金不充足問題。
(三)保障網(wǎng)絡安全，完善數(shù)據(jù)庫建設
因檔案的特殊性，保密性，為避免用戶信息流失，必須加強檔案管理的安全措施。檔案管理人員應根據(jù)用戶信息的不同，進行等級劃分，并設置相應得權限管理。其次，在管理過程中，應根據(jù)檔案制定嚴格的管理方案，提高檔案信息化建設的標準性。
完善數(shù)據(jù)庫的建設，采購先?M的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件。一方面是保證用戶數(shù)據(jù)的安全性，另一方面是保證服務多元化，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+互聯(lián)網(wǎng)的資源共享的可靠性。
四、結語
實現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展，對我國實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展中具有重要的意義。加大檔案在社會與生活中的地位，逐漸建立更加先進，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，推進信息化建設力度，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，信息化，為用戶提供更加優(yōu)質的服務，實現(xiàn)信息化資源共享的目標。
新時代下檔案管理工作面臨的問題及對策
一、引言
為了更好的管理信息檔案，傳統(tǒng)的管理辦法已經不再滿足需求，所以出現(xiàn)了許多新問題，這就需要我們在今后的管理工作中加入很多新的元素，比如電子化，數(shù)字化等。檔案管理的發(fā)展雖然遇到了很大問題，但是這也是一個機遇，只要把握住這個機遇就能幫助檔案管理工作進行的更順利，減少檔案管理工作人員的壓力，提高工作效率。所以本文針對信息時代的檔案管理工作進行了調查研究，并發(fā)現(xiàn)了許多問題，經過整理后進行總結，并探討出一定的解決措施，以供大家參考。
二、檔案管理信息化的概念
檔案管理也就是將相關部門的有關檔案在一定的規(guī)律下進行組織規(guī)劃，目前我們已經開始運用一些現(xiàn)代化技術對檔案信息進行收集整理，并合理保存，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實就是將傳統(tǒng)的紙質信息改變?yōu)殡娮有畔?，保存在計算機或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數(shù)字化管理的運用在我國還處于初步階段，所以也出現(xiàn)了許多問題。
三、信息時代檔案管理工作面臨的問題
(一)管理軟件缺少通用性
傳統(tǒng)檔案管理工作實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實現(xiàn)了檔案內容的信息化與數(shù)據(jù)化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質量。例如在實際使用過程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個企業(yè)單位使用的計算機規(guī)格與型號不同，軟件之間不能兼容，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開展帶來不利影響。
(二)檔案管理信息化標準不規(guī)范
檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實際效用，只有實現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實性。然而從當前檔案管理工作來看，檔案管理工作缺乏規(guī)范化與標準化，在信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡建設上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開發(fā)、共享、服務及規(guī)范上的發(fā)揮與發(fā)展帶來影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門沒有統(tǒng)一規(guī)范檔案編制，檔案編制細則的兼容性較低，導致部分系統(tǒng)軟件的可移植性下降。并且我國當前沒有形成建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標準體系，給信息時代檔案管理工作開展造成嚴重了阻礙。
(三)檔案管理的保密性與安全性有待提升
電子檔案管理系統(tǒng)通常是利用驗證登錄名和密碼雙重保護記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導致信息數(shù)據(jù)失真。并且電子檔案信息管理本身具有結構復雜、儲存信息各式各樣的特點，如果計算機遇到系統(tǒng)癱瘓和病毒入侵問題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業(yè)帶來巨大經濟損失。
(四)法規(guī)體制不完善
雖然我國頒布了與檔案管理工作有關的法律法規(guī)，但是已有的法律法規(guī)大部分針對傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規(guī)應順應時代發(fā)展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關的法律法規(guī)，為檔案信息化管理工作提供法律依據(jù)。然而，在實際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規(guī)體制，有待進一步完善。
四、信息時代檔案管理的對策
(一)建立健全檔案信息安全保障體系
檔案的安全是檔案管理的一個重要的環(huán)節(jié)，信息化時代的發(fā)展帶來了網(wǎng)絡的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應該加強計算機網(wǎng)絡的全面建設，加強計算機網(wǎng)絡使用的安全性，在人才的培訓中也應著重這一點的培訓，檔案管理人員應該定期對電腦進行檢查，并對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止在計算機出現(xiàn)故障的時候信息丟失不能彌補。同時，檔案的管理工作不僅要監(jiān)控檔案的儲存和運行狀況，還要處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關系，應該加強網(wǎng)絡監(jiān)管，對于一些機密的檔案管理，需要對這類計算機和人員使用的網(wǎng)絡進行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應該密切關注本單位管理檔案的信息，一旦發(fā)現(xiàn)泄密事項，應該及時采取措施進行補救，將損失降到最低。
(二)加強信息化檔案管理人員的培訓工作
當前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時代檔案管理對管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹慎的態(tài)度，還要求他們能夠熟練的運用檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的錄入和管理，能夠有效應對信息化時代運用計算機所帶來的突發(fā)狀況，這就需要單位應該重視這方面人才的培養(yǎng)，定期培訓與考核，保證他們能夠完全勝任這項工作。同時，在教育領域，高校可以開設相關的專業(yè)與課程，請有經驗有能力的專家來傳授知識。培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識又懂計算機知識的人才已經成為當務之急。
(三)增強信息化檔案管理的觀念意識
檔案的信息化建設是國家信息基?A建設的一個重要環(huán)節(jié)，除了國家機密以外，我們應該拓寬檔案信息的服務領域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來的利益，有效的把各地方的檔案管理建設同意納入到國家信息化建設中來。增強檔案信息化管理的觀念意識首先要進行宣傳，通過與新聞媒體的合作，向社會宣傳信息化檔案管理的工作，提高對信息化檔案管理的了解，促進信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴大檔案利用的效益宣傳，增強社會的檔案意識。
(四)健全和完善相關的法律和法規(guī)
要求制定和完善一系列的法律法規(guī)來保障檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發(fā)揮他的作用。首先對于計算機和網(wǎng)絡技術需要采取國家標準或者國際標準;其次對于一般的檔案管理需要采取國家標準或者行業(yè)標準;最后要加快檔案信息化管理體系的建立，不斷提高他的標準程度。
(五)研制和開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件
建議由國家檔案局牽頭，研制并開發(fā)適應現(xiàn)代信息化檔案管理的系統(tǒng)軟件，然后并全國推廣，提高我國信息化檔案管理的水平。
五、結束語
綜上所述，檔案管理是檔案管理部門日常管理的主要內容，對企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。因此在信息時代下，檔案管理部門必須從解放思想，創(chuàng)新管理理念著手，加強信息化建設，統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標準，建立并完善相關法律法規(guī)。只有這樣才能滿足未來發(fā)展需要，最終做到節(jié)省開發(fā)資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化與規(guī)范化，從而充分發(fā)揮檔案管理的實際作用。
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