會(huì)計(jì)電算化檔案管理論文
會(huì)計(jì)電算化檔案管理論文
增強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),完善硬件設(shè)施建設(shè),科學(xué)界定電算化會(huì)計(jì)檔案資料的范圍,建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度,編制電算化會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)用軟件,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè),是完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的會(huì)計(jì)電算化檔案管理論文，供大家參考。
會(huì)計(jì)電算化檔案管理論文范文一：電算化會(huì)計(jì)檔案管理
摘要： 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算方式也發(fā)生了巨大變化，許多單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，在大大減輕財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率的同時(shí)也不同程度地存在著某些問(wèn)題。針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的問(wèn)題，應(yīng)完善會(huì)計(jì)軟硬件設(shè)施建設(shè)和會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度，提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)和思想重視程度。
關(guān)鍵詞： 會(huì)計(jì)電算化; 會(huì)計(jì)檔案管理; 問(wèn)題; 成因; 對(duì)策
中圖分類(lèi)號(hào)： F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631(2010)08-0022-02
一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理概述
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù),以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀管理制度，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。財(cái)政部1996年6月30日頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中規(guī)定：
1. 電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
2. 對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
3. 采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
4. 通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
(一)電算化會(huì)計(jì)檔案本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題
電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
會(huì)計(jì)電算化工作是一種無(wú)紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)上，實(shí)際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生：一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，機(jī)器一但出現(xiàn)故障，則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。二是不少操作者對(duì)備份的數(shù)據(jù)盤(pán)不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問(wèn)題就無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤(pán)備份。由于軟盤(pán)存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。
(二)會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
準(zhǔn)確、真實(shí)和安全是會(huì)計(jì)檔案的生命所在，是對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的最基本的要求。由于會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。然而在會(huì)計(jì)電算化條件下，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。
(三)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。一般會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作。一旦出錯(cuò)，可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。
四、電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題形成的原因
(一)對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差
我國(guó)電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。
(二)尚未引起有關(guān)部門(mén)的重視
不論是檔案管理部門(mén)還是檔案形成部門(mén)，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門(mén)缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門(mén)交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
(三)缺乏明確的規(guī)章制度
由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。從而只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì)計(jì)檔案。
(四)電算化會(huì)計(jì)軟件升級(jí)快
由于會(huì)計(jì)電算化軟件近年來(lái)頻繁更換和升級(jí),原相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件和文檔資料也容易出現(xiàn)不相兼容的情況,如果處理不當(dāng)這部分會(huì)計(jì)資料，不僅得不到有效的保管和發(fā)揮應(yīng)有作用,同時(shí)也不符合內(nèi)部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
(一)完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
會(huì)計(jì)電算化檔案的管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、借閱、備份會(huì)計(jì)等都有相應(yīng)的管理制度。實(shí)施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理?；痉椒ㄊ牵?/p>
1. 建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度
首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料。
2. 建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度
與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。會(huì)計(jì)相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)等，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。
3. 建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度
要建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度, 電子會(huì)計(jì)檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)不得帶出財(cái)務(wù)(檔案)室，財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。
(二)提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ);同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門(mén)相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。
(三)重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會(huì)計(jì)檔案管理的理論基本問(wèn)題研究透徹了，會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo)，才能更符合實(shí)際工作的要求，更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)工作，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的效益原則。
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。
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會(huì)計(jì)電算化檔案管理論文范文二：電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的淺談
[摘 要] 隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)領(lǐng)域也深受影響，電算化會(huì)計(jì)是現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理的主流，原來(lái)手工會(huì)計(jì)下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。本文以電算化會(huì)計(jì)檔案管理為中心，簡(jiǎn)約介紹了電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)，分析了現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。
[關(guān)鍵詞] 電算化 會(huì)計(jì) 檔案管理
一、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)
1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理的概念
電算化會(huì)計(jì)檔案是指：儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)
(1)載體的變化
與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)相比較，電算化會(huì)計(jì)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)或者其他磁性介質(zhì)為載體將原來(lái)手工紙制的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)保存，再連接打印機(jī)規(guī)范打印保存。這樣會(huì)計(jì)檔案管理在載體性、信息性和安全性上有著巨大的變化，使得會(huì)計(jì)檔案管理邁進(jìn)了信息時(shí)代。在新的檔案保存方式下，會(huì)計(jì)檔案有著占用空間小，保管易，查尋方便等優(yōu)勢(shì)，其特有的存儲(chǔ)形式，也使得這些檔案必須在計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)中才能查看得到。
(2)檔案有一定的統(tǒng)一性
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是在經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)中特定的編制好的程序軟件環(huán)境下進(jìn)行處理產(chǎn)生會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，這樣就是得會(huì)計(jì)檔案從會(huì)計(jì)分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式，就使得會(huì)計(jì)檔案有一定的統(tǒng)一性。
(3)資源的有效配置
由于電算化會(huì)計(jì)檔案主要是基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，利于會(huì)計(jì)信息的傳送，檢索，有利于其信息資源共享。這樣方便會(huì)計(jì)檔案的查閱同事有利提高會(huì)計(jì)檔案的使用率。
二、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
綜合上述電算化會(huì)計(jì)的眾多特點(diǎn)可以看出，電算化下的會(huì)計(jì)檔案又它的優(yōu)點(diǎn)但同時(shí)也存在不少問(wèn)題。
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視不夠。由于電算會(huì)計(jì)發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，許多單位對(duì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案不夠重視，沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)華下的財(cái)務(wù)檔案設(shè)置專(zhuān)員管理，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員主兼管，其他財(cái)務(wù)人員協(xié)作的模式，這樣使得會(huì)計(jì)檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作達(dá)不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機(jī)構(gòu)時(shí)往往只移交紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案，磁質(zhì)檔案不移交不能是紙質(zhì)文檔何磁質(zhì)同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達(dá)到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案管理是一種綜合技術(shù)性強(qiáng)的工作對(duì)從事人員要求較高。既需要具掌握一定財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)也需要具備較好的計(jì)算機(jī)操作技能的人員。如果計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能不熟，就會(huì)在管理當(dāng)中因操作錯(cuò)誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設(shè)想。反之如果沒(méi)有較強(qiáng)的財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)技能就不能正確處理會(huì)計(jì)資料，進(jìn)行檔案管理。目前，會(huì)計(jì)檔案管理主要有會(huì)計(jì)人員兼任，他們掌握熟練的財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但是欠缺計(jì)算機(jī)的日常維護(hù)技能，未能對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等定期備份，未及時(shí)形成磁介質(zhì)的電子檔案。會(huì)計(jì)檔案的不完整使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一旦計(jì)算機(jī)及服務(wù)器出現(xiàn)故障，就會(huì)造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來(lái)無(wú)法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。
3.安全性方面，電子檔案雖具有儲(chǔ)存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案服務(wù)的功能。但是電子檔存放的磁性介質(zhì)或光盤(pán)易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會(huì)計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動(dòng)、易刪除和可復(fù)制，加上工作人員對(duì)電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡(luò)化的管理為網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的黑客、網(wǎng)絡(luò)犯罪分子造成可乘之機(jī)，工作人員缺乏會(huì)計(jì)電算化安全基本知識(shí)，不遵守單位的數(shù)據(jù)安全規(guī)則，將計(jì)算機(jī)病毒帶人會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，造成電子數(shù)據(jù)永久丟失，相對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理，電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理難度較大，較為復(fù)雜，一旦出現(xiàn)安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的脆弱性。
4.電算化會(huì)計(jì)檔案查閱需要在特定的環(huán)境進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案直觀可視性強(qiáng)，而電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于計(jì)算機(jī)及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識(shí)讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無(wú)特定的平臺(tái)電算化會(huì)計(jì)檔案則無(wú)法打開(kāi)，這樣電算化會(huì)計(jì)檔案就而失去利用價(jià)值。
三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，樹(shù)立好財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)，明確檔案管理人，專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會(huì)計(jì)單位建立會(huì)計(jì)檔案的管理辦法或制度，并嚴(yán)格執(zhí)行使會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，以確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)可靠性。
2. 強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員要求掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用維護(hù)和會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)技能，在相關(guān)的隊(duì)伍建設(shè)方面應(yīng)該增加專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才，以加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。在沒(méi)有引進(jìn)符
合此崗位的復(fù)合型才次前應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案 管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員了解 會(huì)計(jì)檔案的重要性，提高他 們的專(zhuān)業(yè)技能和責(zé)任心。以便加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理，為電算化會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、安全化管理提供保障。使電算化會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng) 工作中發(fā)揮作用。
3.加快會(huì)計(jì)檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強(qiáng)管理，利用大量的會(huì)計(jì)檔案資料為各類(lèi)財(cái)務(wù)檢查提供最真實(shí)的依據(jù)。 充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的潛在作用，更好地為財(cái)務(wù)工作服務(wù)。在現(xiàn)代化信息安全問(wèn)題大部分都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專(zhuān)門(mén)的 組織負(fù)責(zé) 網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作。在電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中，建立專(zhuān)用的會(huì)計(jì)檔案室，用以保管存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的磁性材料，同時(shí)通安裝網(wǎng)絡(luò)安全 軟件，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)絡(luò)安全。話說(shuō)“三分技術(shù)、七分管理”各單位要加強(qiáng)電算會(huì)計(jì)化檔案的管理制度，明確何細(xì)化安全保護(hù)具體要求如各責(zé)任者之間的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)加密和認(rèn)證，實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)，防范越權(quán)或個(gè)人對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的不適當(dāng)操作破壞會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)。
4.科學(xué)保存，定期檢測(cè)，確保電算化會(huì)計(jì)檔案安全有效利用。電算化會(huì)計(jì)檔案是現(xiàn)代信息 社會(huì)的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞;定期檢測(cè)已歸檔的電算化會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的丟失或不完整。對(duì)歸檔的電算化會(huì)計(jì)檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測(cè)。利用各種財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料分析高校 經(jīng)濟(jì) 發(fā)展，財(cái)務(wù)運(yùn)行中的特點(diǎn)、存在的不足，研究預(yù)防對(duì)策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
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[3]俞峰，淺談電算化會(huì)計(jì)檔案管理中的問(wèn)題和對(duì)策措施，中小企業(yè)管理與科技.
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