淺析如何加強人事檔案管理改革
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王非1由 分享
人事檔案是我國人事管理制的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
一、現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題
一是管理法規(guī)滯后。現(xiàn)在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動人員人事檔案暫行規(guī)定》為標準指導實施的檔案管理工作，其內容仍然保留著計劃經(jīng)濟體制的某些遺風。計劃色彩濃厚，缺乏應有的生機和活力?！稐l例》和《規(guī)定》的管理權限也不能涵蓋現(xiàn)階段我國各階層各領域的人員情況，依其《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案材料也無法滿足市場經(jīng)濟條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國經(jīng)濟體制改革較快，人事制度改革跟不上經(jīng)濟體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國人事制度總體框架已定，但很多細則仍在探索和不斷調整的過程中，給人事檔案管理改革帶來了不確定性，也是人事檔案管理法規(guī)滯后的一個重要原因。
二是管理方式單一。在人事檔案的管理方式上，無論黨政機關部門還是企事業(yè)單位。無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學生，無論是正式人員還是流動人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來進行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標準來管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。
三是管理模式封閉。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，人事檔案除供領導或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式。現(xiàn)在已經(jīng)不符合政治民主化進程的要求。人事檔案是到了可以公開的時候了。
四是管理內容陳舊。目前的人事檔案材料分為十大類，檔案內容單調陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績、成就、個人能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養(yǎng)、評定作用不大，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。
五是管理手段落后。現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理。大多數(shù)地區(qū)由于經(jīng)濟、人員和其他原因，在全國實現(xiàn)計算機管理的為少數(shù)。在經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)(例如廣東、上海等地)，雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多種版本內容標準不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。
二、人事檔案管理改革的措施
1.提高人事檔案材料的質量。首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作。同時，還應建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應。
2.加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關，對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實、收集齊全、歸檔及時。
3.加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設。規(guī)范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料：進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格按規(guī)章和程序辦理。
4.完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益。傳統(tǒng)人事檔案管理強調人事檔案的保密性。在越來越強調誠信的現(xiàn)代法治社會里，為適應人才工作的開放性，應當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數(shù)^的人事檔案外，大部分人的人事檔案應當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發(fā)，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。
5.不斷提高人事檔案管理人員的素質。隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人。而應該是既懂檔案專業(yè)知識的又會運用現(xiàn)代化方式管理的復合型人才。因此，人事檔案工作部門應有緊迫感和使命感，切實加強復合型人才的檔案隊伍建設，這是實現(xiàn)社會化、信息化的必要條件。也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。
人事檔案是專門檔案的一種。其記錄和反映了人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性、認可性等特點。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。因此，在人事檔案管理中，務必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。長期以來形成的人事檔案管理這一僵硬制度，已不適應社會發(fā)展的要求，最終必將走向衰敗。人事檔案管理制度的改革已是大勢所趨，如何提高人事檔案的使用價值，滿足社會對檔案的要求。這是政府需要加大立法改革的方面，也是學界需要探討人事檔案如何滿足公民需要的富有現(xiàn)實意義的研究課題。筆者上述見解和觀點僅供同行和有關部門參考和借鑒。
一、現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題
一是管理法規(guī)滯后。現(xiàn)在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動人員人事檔案暫行規(guī)定》為標準指導實施的檔案管理工作，其內容仍然保留著計劃經(jīng)濟體制的某些遺風。計劃色彩濃厚，缺乏應有的生機和活力?！稐l例》和《規(guī)定》的管理權限也不能涵蓋現(xiàn)階段我國各階層各領域的人員情況，依其《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案材料也無法滿足市場經(jīng)濟條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國經(jīng)濟體制改革較快，人事制度改革跟不上經(jīng)濟體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國人事制度總體框架已定，但很多細則仍在探索和不斷調整的過程中，給人事檔案管理改革帶來了不確定性，也是人事檔案管理法規(guī)滯后的一個重要原因。
二是管理方式單一。在人事檔案的管理方式上，無論黨政機關部門還是企事業(yè)單位。無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學生，無論是正式人員還是流動人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來進行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標準來管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。
三是管理模式封閉。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，人事檔案除供領導或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式。現(xiàn)在已經(jīng)不符合政治民主化進程的要求。人事檔案是到了可以公開的時候了。
四是管理內容陳舊。目前的人事檔案材料分為十大類，檔案內容單調陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績、成就、個人能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養(yǎng)、評定作用不大，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。
五是管理手段落后。現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理。大多數(shù)地區(qū)由于經(jīng)濟、人員和其他原因，在全國實現(xiàn)計算機管理的為少數(shù)。在經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)(例如廣東、上海等地)，雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多種版本內容標準不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。
二、人事檔案管理改革的措施
1.提高人事檔案材料的質量。首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作。同時，還應建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應。
2.加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關，對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實、收集齊全、歸檔及時。
3.加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設。規(guī)范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料：進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格按規(guī)章和程序辦理。
4.完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益。傳統(tǒng)人事檔案管理強調人事檔案的保密性。在越來越強調誠信的現(xiàn)代法治社會里，為適應人才工作的開放性，應當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數(shù)^的人事檔案外，大部分人的人事檔案應當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發(fā)，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。
5.不斷提高人事檔案管理人員的素質。隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人。而應該是既懂檔案專業(yè)知識的又會運用現(xiàn)代化方式管理的復合型人才。因此，人事檔案工作部門應有緊迫感和使命感，切實加強復合型人才的檔案隊伍建設，這是實現(xiàn)社會化、信息化的必要條件。也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。
人事檔案是專門檔案的一種。其記錄和反映了人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性、認可性等特點。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。因此，在人事檔案管理中，務必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。長期以來形成的人事檔案管理這一僵硬制度，已不適應社會發(fā)展的要求，最終必將走向衰敗。人事檔案管理制度的改革已是大勢所趨，如何提高人事檔案的使用價值，滿足社會對檔案的要求。這是政府需要加大立法改革的方面，也是學界需要探討人事檔案如何滿足公民需要的富有現(xiàn)實意義的研究課題。筆者上述見解和觀點僅供同行和有關部門參考和借鑒。