電算化會(huì)計(jì)檔案的管理論文

電算化會(huì)計(jì)檔案的管理論文

　　如果說(shuō)現(xiàn)代人類(lèi)最偉大的發(fā)明是計(jì)算機(jī)，那么電算化會(huì)計(jì)就是計(jì)算機(jī)最偉大的應(yīng)用之一。隨著社會(huì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作從手工轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)，電算化會(huì)計(jì)已成為會(huì)計(jì)人員的必修課。以下是學(xué)習(xí)啦小編今天為大家精心準(zhǔn)備的：電算化會(huì)計(jì)檔案的管理相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考閱讀!

　　電算化會(huì)計(jì)檔案的管理全文如下：

　　一、電算化會(huì)計(jì)檔案
電算化會(huì)計(jì)檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

　　計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，必須采用中文或中外文對(duì)照，字跡要清晰，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　二、記帳憑證的生成與管理

　　電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：

　　1.根據(jù)原始憑證在計(jì)算機(jī)上直接編記帳憑證，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記帳憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記帳憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機(jī)制憑證皆可。

　　在保證記帳憑證清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。

　　三、會(huì)計(jì)帳簿和報(bào)表的生成與管理

　　對(duì)電算化后的會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的打印和保管《規(guī)范》有明文規(guī)定，即應(yīng)當(dāng)打印出書(shū)面形式，其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定辦理?？紤]到計(jì)算機(jī)打印的特殊情況，在《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中對(duì)會(huì)計(jì)資料生成作了一些靈活規(guī)定，包括：

　　1.現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)帳頁(yè)裝訂成冊(cè)。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿(mǎn)頁(yè)打印的，可按旬打印輸出。

　　2.一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿(mǎn)頁(yè)打印。

　　3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類(lèi)帳數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類(lèi)帳可用“總分類(lèi)帳本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。

　　4.在保證帳簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)汀印輸出的帳簿中表格線可適當(dāng)減少。

　　四、關(guān)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的文檔資料的管理

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。

　　五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

　　存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))，是在會(huì)計(jì)電算化情況下新的會(huì)計(jì)檔案形式。在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。

　　一般說(shuō)來(lái)，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢(xún)及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存。

　　采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表，具有磁性化和不可見(jiàn)的特點(diǎn)。因此，必須注意以下幾點(diǎn)：

　　第一，采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會(huì)計(jì)帳簿，應(yīng)征得同級(jí)財(cái)政部門(mén)的同意。

　　第二，保存期限同打印輸出的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表。

　　第三，記帳憑證、總分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)帳簿、報(bào)表。

　　六、安全和保密措施

　　1.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同建筑物內(nèi)。

　　2.采用磁性介質(zhì)存貯會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

　　3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　對(duì)任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤(pán)等行為，都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。

　　4.各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤(pán)、硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。

　　5.借閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。

　　七、建立檔案管理制度

　　檔案管理一般是通過(guò)制定與實(shí)施檔案管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：

　　1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的帳表，必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;

　　2.各種安全和保密措施;

　　3.檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限;

　　4.檔案的分類(lèi)管理辦法;

　　5.檔案使用的各種審批手續(xù);

　　6.各類(lèi)文檔的保存期限及銷(xiāo)毀手續(xù)。