保險代理公司經(jīng)營思路和業(yè)務(wù)管理(5)

　　第五章 業(yè)務(wù)檔案的管理

　　一、業(yè)務(wù)檔案的管理原則

　　1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，便于有效地利用;

　　2、檔案管理根據(jù)檔案的分類執(zhí)行專門的管理辦法;

　　3、文書檔案和電子檔案應(yīng)同時并存，并應(yīng)留有備份;

　　二、業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容及保管

　　1、建立詳細(xì)的業(yè)務(wù)檔案，記錄投保人的姓名或者名稱、保險險種、保險費交付時間、傭金金額和收取時間、保險金或保險賠款的交付時間等信息。

　　2、妥善保管業(yè)務(wù)檔案，有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的原始憑證及有關(guān)資料，保管期限自保險合同終止之日起計算，不得少于10年。

　　三、業(yè)務(wù)檔案的分類

　　1、按事由分類，一事一卷或數(shù)卷;

　　2、按機(jī)構(gòu)立卷，各單位所屬文件分別立卷;

　　3、按文件材料的自然形成規(guī)律，按年度分類。

　　四、業(yè)務(wù)檔案的借閱和復(fù)制

　　1、借閱檔案須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，要在借閱登記時說明;

　　2、借閱一般業(yè)務(wù)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔;

　　3、凡屬保密業(yè)務(wù)檔案借閱、摘錄和復(fù)制，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可進(jìn)行;

　　4、保密檔案只能在公司內(nèi)借閱、摘錄和復(fù)制，不得帶出公司。

　　五、業(yè)務(wù)檔案的銷毀

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀業(yè)務(wù)檔案材料;

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬保密檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督 銷毀。