采購(gòu)管理工作流程
采購(gòu)管理工作流程
采購(gòu)主管日常是怎么對(duì)采購(gòu)部門進(jìn)行管理的呢？以下是學(xué)習(xí)啦小編為您整理的采購(gòu)管理工作流程，供你參考。
采購(gòu)管理工作流程如下
采購(gòu)管理工作流程與;一.采購(gòu)部日常工作思路大綱：;采購(gòu)以物料種別、廠商區(qū)別皮料，五金，雜項(xiàng)及零星物;入因素，例如：目前及日后的發(fā)展趨勢(shì)及訂購(gòu)量與，加;是多家分散采購(gòu)或一般性訂購(gòu)方式，以使購(gòu)買政策具有;在評(píng)估采購(gòu)政策時(shí)，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行參考：;1.是否適合配合市場(chǎng)，廠家?;2.個(gè)別常用物料是否集中采購(gòu)，參考集中及分散采購(gòu);貨量對(duì)于采購(gòu)成本會(huì)有影響嗎?;
一.采購(gòu)部日常工作思路大綱：
采購(gòu)以物料種別、廠商區(qū)別皮料，五金，雜項(xiàng)及零星物件為基準(zhǔn)，進(jìn)行參考其影響購(gòu)
入因素，例如：目前及日后的發(fā)展趨勢(shì)及訂購(gòu)量與，加以思考分析，才決定是獨(dú)家采購(gòu)，還
是多家分散采購(gòu)或一般性訂購(gòu)方式，以使購(gòu)買政策具有高度彈性。
在評(píng)估采購(gòu)政策時(shí)，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行參考：
1.是否適合配合市場(chǎng)，廠家?
2.個(gè)別常用物料是否集中采購(gòu)，參考集中及分散采購(gòu)等方法的優(yōu)缺點(diǎn)與成本?改變訂
貨量對(duì)于采購(gòu)成本會(huì)有影響嗎?
3.采購(gòu)是否以降低采購(gòu)成本，保證質(zhì)量為基準(zhǔn)?
4.是否依我們技術(shù)檢測(cè)結(jié)果，還是參照供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨?
5.是否積極的輔導(dǎo)或培育尋找新供應(yīng)廠商?
為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo)，采購(gòu)部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)：
1. 供應(yīng)商之建議選擇。
2. 交易價(jià)格及條件之決定。
3. 采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)。
4. 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。
采購(gòu)金額偏高，對(duì)程序的設(shè)計(jì)需要愈為重視與規(guī)范，所以將一般采購(gòu)作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意
的要點(diǎn)：
a即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如，請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、
驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。
b.繁簡(jiǎn)或被重視的程度，應(yīng)與所處理部門或采購(gòu)各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng),
即凡涉及數(shù)量較大，價(jià)值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之，則可
略予放寬，以求提高工作效率。
即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格的談判：訂單安排，即價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂購(gòu)訂單，
訂單生產(chǎn)進(jìn)度與品質(zhì)追蹤，不符與退貨處理，結(jié)款。
二.采購(gòu)主管工作職責(zé)
1.擬訂采購(gòu)部門工作方針與目標(biāo)2.采購(gòu)制度建立與改善3.撰寫部門月報(bào)4.主持采
購(gòu)人員教育訓(xùn)練5.督導(dǎo)采購(gòu)部門全部業(yè)務(wù)及人員考核6.主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，
并做好部門間的協(xié)調(diào)工作7、根據(jù)原材料訂單申購(gòu)制訂采購(gòu)計(jì)劃，并督導(dǎo)實(shí)施8.與
供應(yīng)廠商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等9.簽核合約與訂購(gòu)單，控制不合理的物資采
購(gòu)和成本10.確定交貨日期，與采購(gòu)部所有事務(wù)的了解，以便相關(guān)部門工作查詢11.監(jiān)
督和協(xié)調(diào)原材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行12.供應(yīng)商考查與月度質(zhì)量情況反饋，建立與供貨商
的良好關(guān)系13.一般索賠案件辦理，處理退貨事宜14、帶頭遵守采購(gòu)制度，杜絕不良
行為的產(chǎn)生15、主動(dòng)并及時(shí)的了解市場(chǎng)材料信息，并反饋給相關(guān)職能部門16.保
持良好的職業(yè)操手，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)的積極工作態(tài)度與責(zé)任感及合作精神。
三：采購(gòu)人員之選用
A.才能方面：具體在以下幾點(diǎn)
a.成本意識(shí)與價(jià)值分析能力：采購(gòu)人員必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算.當(dāng)然，必須具有“成
本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析
的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)(包括原料、人工、制造費(fèi)、稅
金、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等)加以剖析評(píng)斷。b.預(yù)測(cè)能力：廠商的動(dòng)態(tài)，如調(diào)價(jià)等 c.表達(dá)能力：采購(gòu)人員無(wú)論是用語(yǔ)言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達(dá)所欲采購(gòu)
的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語(yǔ)意含混。及“說之以
理，動(dòng)之以情”來(lái)爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧d.專業(yè)知識(shí)：采
購(gòu)人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解原料來(lái)源、組合過程、基本功能、品質(zhì)、用途、成本等，
將有助與供應(yīng)商的溝通，并避免“敵暗我明”吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識(shí)，更能主動(dòng)開發(fā)新來(lái)
源或替代品，有助于降低采購(gòu)成本。
B.品德方面
a.心述要端正：無(wú)論是威迫(透過人際關(guān)系)或利誘(回扣或紅包)，采購(gòu)人員必須維持
“平常心”、“不動(dòng)心”，否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己,路遙知馬力,
日久見人心!b.敬業(yè)精神：“缺貨或斷料,買錯(cuò)料”實(shí)為采購(gòu)人員最大之恥辱。固然造成物料短
缺之原因甚多，若采購(gòu)人員不能抱持“舍我其誰(shuí)”的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料c.
虛心與耐心：采購(gòu)人員雖然較占上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問，
虛心求教，不可傲慢無(wú)禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購(gòu)人員更
需有忍耐、等待的修養(yǎng)。
四.采購(gòu)計(jì)劃
同樣采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算是屬于生產(chǎn)計(jì)劃中的一部分:在長(zhǎng)時(shí)間的工作磨合與接觸中我們
要有一種總結(jié)的習(xí)慣:如每月訂購(gòu)皮料,分類牛皮,羊皮,再細(xì)分到皮類風(fēng)格,要有月度,季度至年度分析,算出正?？傆昧?與季度,年度增長(zhǎng)率,及暢銷皮風(fēng)格.這樣我們就可以協(xié)肋營(yíng)業(yè)部的預(yù)料計(jì)劃.生產(chǎn)計(jì)劃,包括采購(gòu)預(yù)算(直接原料成本)、
五.供應(yīng)商之評(píng)選程序
(一).成立評(píng)選小組
供應(yīng)商之評(píng)選，第一步應(yīng)該是成立調(diào)查小組，對(duì)合格廠商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析及審議。小組的成員可包括采購(gòu)部門、品質(zhì)部門、技術(shù)部，車間管理等。
(二)決定評(píng)審的項(xiàng)目
由于供應(yīng)商之間的條件，可能各有千秋，因此，必須有客觀的評(píng)分項(xiàng)目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評(píng)審項(xiàng)目通常包括：
1.一般經(jīng)營(yíng)情況(1)公司成立的歷史/ 營(yíng)業(yè)證照/及有關(guān)資料(2)員工人數(shù)(3)主要客戶 (4)公司生產(chǎn)環(huán)鏡(5)管理結(jié)構(gòu)與態(tài)度
2.供應(yīng)能力(1)生產(chǎn)設(shè)備是否全。(2)生產(chǎn)能力是否已充分利用(3)廠房空間是否足夠(4)工廠地點(diǎn)是否鄰近買方。
3.技術(shù)能力(1)技術(shù)是自行開發(fā)/與檢測(cè)或依賴外界(2)有無(wú)與國(guó)際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作，或是同行業(yè)較大品牌客戶生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)，與資質(zhì)(3)現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評(píng)估(4)技術(shù)人員人數(shù)/與設(shè)備.
4.管理制度之績(jī)效(1)生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何?(2)生產(chǎn)流程是否以電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變(3)采購(gòu)制度是否能確實(shí)掌握材料來(lái)源及進(jìn)度(4)產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否及時(shí)與透明
5.品質(zhì)能力(1)品質(zhì)管理制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠?(2)有無(wú)品質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn).(3)是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案。
同時(shí)要注意廠商的生產(chǎn)范圍與主打技能分類，分類的目的，避免廠商包辦各種采購(gòu)條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事;防止廠商大小通吃，配合采購(gòu)的需求，選擇適當(dāng)?shù)膹S商。通常，有些采購(gòu)人員喜歡“什么都能生產(chǎn)(物品)”的廠商,其實(shí)剛好相反,因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)，對(duì)貨品的性質(zhì)并不十分熟悉，且多在拿到訂單后，才尋找來(lái)源,與廠家.一旦交貨有問題或品質(zhì)出錯(cuò)，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責(zé)任。在高度分工專業(yè)化的時(shí)代，每一個(gè)供應(yīng)商應(yīng)有其“定位”——最專精的產(chǎn)品或服務(wù)。
六.成本分析之運(yùn)用
1.利用自己的工作經(jīng)驗(yàn)2.和廠商學(xué)習(xí)(了解他們的制程)3.建立簡(jiǎn)單的制度如成本計(jì)算公式等4.養(yǎng)成分析成本、比價(jià)和議價(jià)的觀念5 最直接的方式是先稱五金重量，磅出克重一般簡(jiǎn)單構(gòu)造五金適用于.用克重*3*鋅合金的單價(jià)*1.3*1.3 注明：克重是五金產(chǎn)品的總重
量。 3*鋅合金的單價(jià)指的是(生產(chǎn)成本：即沖壓，刮批鋒，電鍍，卦油及包裝成本) *1.3是產(chǎn)品品質(zhì)要求的損耗費(fèi)用 *1.3是五金廠利潤(rùn))
6.成本預(yù)算參考：生產(chǎn)工序分析 基本合模費(fèi)(0.8---1.5)/每模個(gè)數(shù)+熔煉費(fèi)用即2.76/KG+特定加價(jià)(基本合模費(fèi)的10-30%)+壓鑄材料成本(材料單價(jià)*單個(gè)產(chǎn)品材料*損耗)+電鍍費(fèi)+管理費(fèi)用(占材料成本的6%--8%)視公廠規(guī)模及管理為依據(jù).(此方法還需要進(jìn)步驗(yàn)正)
七.議價(jià)的技巧
一.采購(gòu)主管的主要工作之一，就是要降低采購(gòu)成本 ，因此必須懂得如何談判。分析如下：
1.盡早由供應(yīng)商處得到協(xié)助
供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品的了解，通常比買方了解多，要求供應(yīng)商給予技術(shù)、制作工藝，及產(chǎn)品重量，電鍍單價(jià)等方面的協(xié)助。
2.收集過去使用量的資料，作為未來(lái)訂購(gòu)量的參考，同時(shí)有了過去及未來(lái)的詳細(xì)采購(gòu)資料，有助于價(jià)格洽談的折扣.然后在所獲得的資訊、對(duì)象及內(nèi)容，是洽談成功的關(guān)鍵。
3.價(jià)格資料與分析：良好的成本、價(jià)格分析可提供有效的采購(gòu)談判工具。必要時(shí)應(yīng)借其它供應(yīng)商報(bào)價(jià)的成本分析.來(lái)針對(duì)性其它不同供應(yīng)商的報(bào)介分析
4.采購(gòu)數(shù)量占供應(yīng)商的產(chǎn)能的比率，愈大我方購(gòu)運(yùn)時(shí)間充裕，而供應(yīng)商急于爭(zhēng)取訂單，此時(shí)價(jià)格可以商量空間愈大。
5.如果采購(gòu)人員對(duì)議價(jià)的結(jié)果不太滿意，此時(shí)應(yīng)要求上級(jí)主管來(lái)和供應(yīng)商議價(jià)，當(dāng)買方提高議價(jià)者的層次，賣方有受到敬重的感覺，可能同意提高降價(jià)的幅度。若采購(gòu)金額巨大，采購(gòu)人員甚至進(jìn)而請(qǐng)求更高的(廠長(zhǎng)，總經(jīng)理)邀約廠商的業(yè)務(wù)(如經(jīng)理等)面談，因?yàn)椋邔又鞴懿坏h價(jià)技巧與談判能力高超，且社會(huì)關(guān)系及地位崇高。因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價(jià)效果。
6.在賣方占優(yōu)勢(shì)的情況下，特別是單一來(lái)源或獨(dú)家代理，買方尋求突破議價(jià)困境的技巧，分述如次：由于賣方占優(yōu)勢(shì)，正面議價(jià)通常效果不彰，采取迂回戰(zhàn)術(shù)才能成功。有些單一來(lái)源的總代理商，對(duì)采購(gòu)人員的議價(jià)要求置之不理，一副“姜太公釣魚，愿者上鉤”的姿態(tài)，使采購(gòu)人員有被侮辱的感覺，真是“斯可忍，孰不可忍”?此時(shí)，若能擺脫總代理商，尋求原廠的報(bào)價(jià)將是良策。實(shí)在不行與公司商議可否找同類品牌代替，取于代之!一方面買方必須施展“動(dòng)之以情”的議價(jià)功夫，另一方面則口頭承諾將來(lái)“感恩圖報(bào)”我們合面還有很多設(shè)備等要更換到時(shí)我們還是用你們的品牌等手法。換取賣方“來(lái)日方長(zhǎng)”的打算。
7.面對(duì)廠商的加價(jià)請(qǐng)求時(shí)：要求說明提高售價(jià)原因：供應(yīng)商提高售價(jià)，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤(rùn)太薄??等原因。在議價(jià)協(xié)商時(shí)，應(yīng)對(duì)任何不合理之加價(jià)提出質(zhì)疑，如此可掌握要求以后廠商降價(jià)的機(jī)會(huì)。
八：采購(gòu)的績(jī)效評(píng)估
采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的基本有三：
1. 評(píng)估必須持續(xù)進(jìn)行，要定期地檢討目標(biāo)達(dá)成的程度。當(dāng)采購(gòu)人員知道會(huì)定被評(píng)估績(jī)效，自然能夠致力于績(jī)效之提升。
2. 采購(gòu)作業(yè)的績(jī)效，會(huì)受到各種外來(lái)因素所左右。評(píng)估時(shí)，不但要衡量績(jī)效，也要檢討各種外來(lái)因素所產(chǎn)生的影響。
3.評(píng)估時(shí)，可以使用過去的績(jī)效為尺度，也可以日常工作態(tài)度及月度不良與退貨及準(zhǔn)時(shí)交貨達(dá)成率，來(lái)評(píng)估。
采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的目的
(一)確保采購(gòu)目標(biāo)之實(shí)現(xiàn)
采購(gòu)目標(biāo)互有不同，大眾化是偏重“防弊”，其實(shí)采購(gòu)工作以“如期”、“如質(zhì)”、“如量”為目標(biāo)，同時(shí)降低成本一樣重要。
(二)提供改進(jìn)績(jī)效之依據(jù)
績(jī)效評(píng)估制度，可以提供客觀的標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)衡量采購(gòu)目標(biāo)是否達(dá)成，也可以確定采購(gòu)部門目前的工作表現(xiàn)如何。
(三)作為個(gè)人或部門獎(jiǎng)懲之參考
依據(jù)客觀的績(jī)效評(píng)估，達(dá)成公正的獎(jiǎng)懲，而使整個(gè)部門發(fā)揮合作效能。
(四)促進(jìn)部門關(guān)系
采購(gòu)部門之績(jī)效，受其他部門能否配合的影響最大。故采購(gòu)部門之職責(zé)是否明確，表單、是否簡(jiǎn)單、合理，付款條件，來(lái)料是否有序，生產(chǎn)物料是否暢順，將會(huì)增進(jìn)企業(yè)整體的運(yùn)作效率。
(五)提高人員的士氣：有效且公平的績(jī)效評(píng)估制度，將使采購(gòu)人員的努力成果能獲得適當(dāng)回饋與認(rèn)定。采購(gòu)人員在其工作職責(zé)上，必須達(dá)成適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)及適地等基本任務(wù)，因此，其績(jī)效評(píng)估自應(yīng)以此“5適”為中心，并以數(shù)量化的指標(biāo)作為衡量績(jī)效的尺度。
(六)采購(gòu)部門的工作整體評(píng)估：1.品質(zhì)績(jī)效：采購(gòu)的品質(zhì)績(jī)效可由品質(zhì)記錄及生產(chǎn)記錄來(lái)判斷，即每月的供應(yīng)商質(zhì)量分析報(bào)表2.呆料、廢料處理?yè)p失指標(biāo)處理呆料、廢料的收入與其取得成本的差額。(一般正常情況在高標(biāo)準(zhǔn)前提下可允許1%的損耗率) 價(jià)格績(jī)效是企業(yè)最重視及最常見的衡量標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)差價(jià)的指標(biāo)，通常有下列幾種
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