通信群發(fā)郵件需注意的禮儀

通信群發(fā)郵件需注意的禮儀

　　群發(fā)郵件需注意到禮儀：

　　在日常辦公中，我們常常會(huì)遇到需要將同一內(nèi)容的郵件群發(fā)給很多收件人的情況，這就需要使用到郵件的群發(fā)功能。

　　在郵件發(fā)送操作中有下面幾個(gè)概念：

　　收件人

　　收件人是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫(xiě)他的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫(xiě)信頁(yè)右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來(lái)添加。收件人可以并列多個(gè)，通常以分號(hào)隔開(kāi)。

　　抄送地址

　　點(diǎn)擊“添加抄送地址”打開(kāi)抄送地址輸入框，抄送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫(xiě)對(duì)方的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫(xiě)信頁(yè)右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來(lái)添加。

　　暗送地址

　　點(diǎn)擊“添加暗送地址”打開(kāi)地址輸入框，暗送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫(xiě)他的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫(xiě)信頁(yè)右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來(lái)添加。對(duì)方收到郵件時(shí)，收件人和抄送人的郵箱中不會(huì)顯示暗送人地址。

　　群發(fā)郵件時(shí)，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三種形式。

　　如果您給某人和其他人一起發(fā)郵件時(shí)，不介意大家知道你在同時(shí)發(fā)給其他人，則可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件的所有收件人都能夠看到其他收件人、以及您指定為“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。

　　“密送”代表“不顯示的副本”。這極相似于“抄送”功能，只不過(guò)“密送”的收件人名址不會(huì)被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看見(jiàn)。

　　假如您給很多客戶(hù)一起發(fā)郵件，此時(shí)就不應(yīng)當(dāng)使用“并列收件人”和“抄送”，否則原本不認(rèn)識(shí)的客戶(hù)之間，可能通過(guò)您的郵件，得到了其他不認(rèn)識(shí)的客戶(hù)的郵件地址。而泄露客戶(hù)個(gè)人信息的人，就是您了。此時(shí)，使用“密送”更為妥當(dāng)。

　　但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因?yàn)閷?duì)方的郵箱可能還有超級(jí)厲害的“全部回復(fù)”的功能。不同郵箱的“全部回復(fù)”功能不同。我們?cè)賮?lái)看兩個(gè)回復(fù)操作中的概念：

　　回復(fù)：選擇一封郵件，點(diǎn)擊“回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫(xiě)郵件頁(yè)，回復(fù)郵件給發(fā)件人。此功能是一對(duì)一形式，“誰(shuí)發(fā)給我，我就給誰(shuí)回復(fù)”。

　　全部回復(fù)：選擇一封郵件，點(diǎn)擊“全部回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫(xiě)郵件頁(yè)，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能，是只回復(fù)給“發(fā)件人”和“抄送”中的郵件地址。(在有些郵箱中“全部回復(fù)”不回復(fù)給并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信頁(yè)面中都能看到。抄送者可以被“全部回復(fù)”，并列收件人則不能直接“全部回復(fù)”。這就是某些郵箱“并列收件人”和“抄送”的區(qū)別。)

　　注意，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能超級(jí)強(qiáng)大，是回復(fù)郵件給所有并列發(fā)件人和發(fā)件人在發(fā)送該封郵件時(shí)填寫(xiě)的所有“抄送”和“密送”中的全部郵件地址。如果對(duì)方郵箱具有密送“全部回復(fù)”功能，那么無(wú)論您是使用“并列收件人”、“抄送”還是“密送”，當(dāng)對(duì)方點(diǎn)擊“全部回復(fù)”時(shí)，您群發(fā)的所有郵箱姓名地址都將出現(xiàn)在回復(fù)郵件頁(yè)面的“收件人”輸入框中。也就是說(shuō)，無(wú)論您是否“密送”，都無(wú)法真正保密。這樣不但客戶(hù)名址全部泄露，而且更嚴(yán)重的情況是，如果回復(fù)人也是個(gè)馬大哈，隨便點(diǎn)了“全部回復(fù)”而沒(méi)有注意到“收件人”輸入框中自動(dòng)跳出了那么多人的地址，那么他給您一個(gè)人回復(fù)的郵件，有可能同時(shí)發(fā)給了一群不相干的人，這會(huì)給我們的工作帶來(lái)極大的麻煩。

　　需謹(jǐn)記的事項(xiàng)：

　　給重要人物的重要郵件一定要一對(duì)一單獨(dú)發(fā)送。

　　群發(fā)操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當(dāng)。一旦發(fā)出，“覆水難收”。

　　不重要的通告式非保密郵件，可以在特定地址非保密組群里以三種形式群發(fā)，但要根據(jù)對(duì)方郵箱特性，慎重選擇使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。

　　回復(fù)他人郵件時(shí)，一定要再次檢查收件人地址是否正確。

　　使用尊稱(chēng)。按照中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣，對(duì)尊者勿直呼其名，姓+尊稱(chēng)可以;姓+名+尊稱(chēng)可以;名+尊稱(chēng)亦可，只叫“名”或只叫“姓+名”無(wú)尊稱(chēng)，可能就不夠得體了。尤其是直呼且只呼其名(姓和尊稱(chēng)都沒(méi)有叫出)，在關(guān)系不夠深的時(shí)候會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)不適。(當(dāng)然，關(guān)于稱(chēng)呼的禮儀，在不同文化下是不同的，此處不做討論了。)

　　再次強(qiáng)調(diào)：記住別人的名字，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候能夠稱(chēng)呼別人的名字。如果您已經(jīng)知道對(duì)方的名字，那么，當(dāng)您給對(duì)方發(fā)郵件時(shí)，“尊敬的某經(jīng)理：……”要比“經(jīng)理您好：……”收到回信的概率大很多，因?yàn)楹笳哌@樣的稱(chēng)呼容易讓對(duì)方聯(lián)想到，您的這封郵件是群發(fā)出來(lái)的廣告郵件，沒(méi)有必要認(rèn)真對(duì)待。