物業(yè)會(huì)議管理四點(diǎn)因素需謹(jǐn)記
對(duì)于物業(yè)服務(wù)行業(yè)來(lái)說(shuō)，每日的例會(huì)是至關(guān)重要的。傳達(dá)指令、傳遞信息、協(xié)調(diào)資源，維護(hù)服務(wù)供應(yīng)鏈的正常高效運(yùn)行。但為什么會(huì)造成這種尷尬的狀況呢?問(wèn)題不在于會(huì)議制度，而出在會(huì)議本身。下面是小編為大家收集關(guān)于物業(yè)會(huì)議管理四點(diǎn)因素需謹(jǐn)記，歡迎借鑒參考。
一、例會(huì)制度不嚴(yán)肅
1、不能守時(shí)。“對(duì)不起，路上堵車。”“哎呦，不好意思，來(lái)晚了。”“今天這雨真大!實(shí)在沒(méi)辦法。”這些解釋對(duì)于物業(yè)服務(wù)行業(yè)的例會(huì)制度而言，就是一種缺乏責(zé)任、缺乏尊重，甚至是藐視制度的表現(xiàn)。
“如果今天你是在趕國(guó)際航班，我相信無(wú)論是堵車，還是天氣原因，你一定不會(huì)遲到，這是一種責(zé)任感缺失的行為。”必須對(duì)這些不負(fù)責(zé)任的托辭給予嚴(yán)肅的警示與處罰，而且無(wú)論哪一位未到，既定時(shí)間一到，立即召開(kāi)，絕不拖延，絕不等待。
2、不能守紀(jì)。例會(huì)從某種意義上來(lái)說(shuō)，是物業(yè)公司最重要的會(huì)議，它是一天工作的起點(diǎn)、終點(diǎn)，部署、總結(jié)，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)，對(duì)服務(wù)供應(yīng)過(guò)程起著承前啟后的重要作用，可在許多物業(yè)公司的例會(huì)上，人員進(jìn)進(jìn)出出，手機(jī)此起彼伏，甚至還有人無(wú)故缺席，而奇怪的是違紀(jì)者竟然沒(méi)有一絲愧疚，反而堂而皇之、心安理得。一個(gè)沒(méi)有嚴(yán)肅紀(jì)律的會(huì)議所產(chǎn)生的任何決議也不可能是嚴(yán)肅的。
3、口舌之快。例會(huì)的目的是解決事務(wù)，而不是針對(duì)個(gè)人。但現(xiàn)實(shí)中，有些人卻常常在講述事件的時(shí)候,不由自主地將矛盾引到具體的人，由此在會(huì)議進(jìn)行中引發(fā)激烈爭(zhēng)論，導(dǎo)致會(huì)議本身失控，物業(yè)公司嚴(yán)肅的例會(huì)變成了辯論會(huì)、訴苦會(huì)，甚至爭(zhēng)吵會(huì)，針對(duì)這種情形，主持會(huì)議者，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)苗頭，在矛盾開(kāi)始前有效制止。
二、例會(huì)安排不合理
1、身心疲憊。一次例會(huì)的時(shí)間通常應(yīng)控制在40-60分鐘，這種時(shí)間安排在不過(guò)多占用服務(wù)工作時(shí)間的同時(shí)，也保證了參會(huì)者高度集中的注意力，因?yàn)橐粋€(gè)成年人注意力完全集中的時(shí)間一般不超過(guò)90分鐘。 許多公司常常把例會(huì)開(kāi)得昏天黑地，讓參會(huì)者叫苦不迭，那種讓人腰酸背疼、心煩氣躁的例會(huì)，不會(huì)產(chǎn)生應(yīng)有的效果，只能適得其反。
2、短會(huì)長(zhǎng)說(shuō)。例會(huì)應(yīng)該用最簡(jiǎn)短的語(yǔ)言表達(dá)最清晰的意圖，而不是讓你發(fā)表演講。滔滔不絕的會(huì)議發(fā)言讓例會(huì)變了味，讓參會(huì)者反感，浪費(fèi)了大量寶貴的時(shí)間，尤其是最高管理者要格外注意這一點(diǎn)。例會(huì)制度中應(yīng)約定每人發(fā)言的時(shí)間長(zhǎng)度，通常不超過(guò)五分鐘，并根據(jù)情況適當(dāng)提示并嚴(yán)格執(zhí)行，這是保證高效率例會(huì)的有效措施之一。
3、喧賓奪主。如果不是特別必要，不要每次例會(huì)都邀請(qǐng)無(wú)直接關(guān)聯(lián)的人參加，尤其是邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加。“我再補(bǔ)充兩句。”是聽(tīng)眾最不愿聽(tīng)到的話。此外，如果判斷某個(gè)人可能會(huì)干擾會(huì)議，或?qū)?huì)議決議沒(méi)有任何幫助，那么干脆就不要讓他參加。
三、例會(huì)內(nèi)容不科學(xué)
1、議而不決。既然是會(huì)議，就應(yīng)該有議題;既然有議題，就應(yīng)該形成決議。有些例會(huì)只是羅列上報(bào)問(wèn)題，互相推諉責(zé)任，而沒(méi)有解決措施，沒(méi)有形成最終決議，這種例會(huì)是完全失敗，沒(méi)有任何意義的。
2、內(nèi)容繁多。議題太多等于沒(méi)有議題。我曾在旁聽(tīng)一次物業(yè)公司的例會(huì)中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)理一次性強(qiáng)調(diào)了30個(gè)問(wèn)題，我快筆如飛也沒(méi)有記全內(nèi)容。會(huì)后我對(duì)他說(shuō)，你可以嘗試一下，每天篩選出3個(gè)最重要的問(wèn)題進(jìn)行例會(huì)強(qiáng)調(diào)，這樣十天后就可能全部解決了。而現(xiàn)在，即使每天把30個(gè)問(wèn)題都強(qiáng)調(diào)一遍，10天后我相信那30個(gè)問(wèn)題還原封不動(dòng)的擺在那兒。
3、沒(méi)有重點(diǎn)。解決重點(diǎn)問(wèn)題是例會(huì)的關(guān)鍵。每次例會(huì)應(yīng)該事先確定一個(gè)主題，不要討論、講述與本次例會(huì)無(wú)關(guān)的內(nèi)容，例會(huì)不是擺龍門(mén)陣，宜收不宜放。
4、避重就輕。例會(huì)是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題、解決問(wèn)題的平臺(tái)，許多物業(yè)公司的例會(huì)卻是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，避重就輕，互相吹捧，敷衍了事，不愿得罪人。對(duì)任何決議都是堅(jiān)決執(zhí)行、沒(méi)有意見(jiàn)，而會(huì)后卻我行我素，你好我好大家好，長(zhǎng)此以往，致使問(wèn)題堆積如山，久拖不決。北京南銀大廈物業(yè)公司的會(huì)議室正中掛了這樣一幅警句：沒(méi)有問(wèn)題就是問(wèn)題。這種提法很值得思考借鑒。
5、爭(zhēng)論不休。會(huì)議最忌無(wú)法達(dá)成共識(shí)，一次爭(zhēng)論不休沒(méi)有任何結(jié)果的會(huì)議其實(shí)就是浪費(fèi)時(shí)間。因此，例會(huì)要確保列入議事日程的議題能夠達(dá)到預(yù)期的效果，如果在會(huì)議中出現(xiàn)了激烈爭(zhēng)論，意見(jiàn)無(wú)法達(dá)成統(tǒng)一的情形，立即叫停，果斷放棄討論。
四、例會(huì)準(zhǔn)備不充分
一次成功的例會(huì)還需要細(xì)致精心的準(zhǔn)備。
1、對(duì)需要討論決定的議題要事先與參會(huì)者溝通，讓參會(huì)者有備而來(lái)。
2、保證參與決議形成者全部到場(chǎng)。
3、會(huì)前預(yù)留充足的時(shí)間，讓參會(huì)者搜集有關(guān)資料與信息。
4、如果會(huì)外能夠解決的問(wèn)題盡量不要在會(huì)議上解決。
最后強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，就是對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行有效跟蹤與反饋，監(jiān)督指導(dǎo)決議的執(zhí)行?？刹扇?shū)面會(huì)議紀(jì)要形式，落實(shí)責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人的方式進(jìn)行。真正達(dá)到有章可依，執(zhí)行必嚴(yán)，違議必糾。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)如何開(kāi)一個(gè)高效的例會(huì)，不是一個(gè)小問(wèn)題，需要管理者充分地重視，真正發(fā)揮例會(huì)應(yīng)該發(fā)揮的，不可替代的管理作用。
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