文秘人員如何提高辦公效率
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一、作為一名出色的秘書，要有效利用工作時(shí)間,提高辦公效率應(yīng)該從下幾方面開(kāi)始:
1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé);
2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作;
3、動(dòng)腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先后次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學(xué)的有序的一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)。
4、巧妙地運(yùn)用一些方法,合理分配精力,精明地利用時(shí)間,以提高效率;
5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;
6、安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn),不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益;
7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限,不能只憑個(gè)人想象和愛(ài)好安排工作;
8、秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記,通過(guò)時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄,認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度。
二、秘書在實(shí)際工作中，常常會(huì)遇到這些情況：
做會(huì)議記錄，寫著寫著筆沒(méi)水了;
訂文件時(shí)，剛訂一下，訂書機(jī)卡殼了;
用膠水時(shí)，找不到刷子;
開(kāi)會(huì)時(shí)間到了，找不到會(huì)議室的鑰匙;
類似此種急人、抓瞎的實(shí)例還可以列舉一些。
這些看來(lái)都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關(guān)系到工作的質(zhì)量和速度，在某種意義上說(shuō)，也反映了一個(gè)人的素質(zhì)。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
三、日常使用的必備工具：
1、準(zhǔn)備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。
2、選用質(zhì)量較好的訂書機(jī)并注意維護(hù)，使之處于良好狀態(tài)。
3、區(qū)別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因?yàn)檎疫@些東西而耽誤了時(shí)間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開(kāi)。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業(yè)務(wù)所需要的計(jì)算器等辦公用品。
8、辦公室、會(huì)議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因?yàn)橐粫r(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí)，應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說(shuō)的一些非常小的事情許多人并沒(méi)有留意，東放一個(gè)，西放一個(gè)，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
四、作為秘書，辦公桌上應(yīng)該盡量備齊各種實(shí)用工具書：
1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡(jiǎn)化字表)根據(jù)情況準(zhǔn)備。
2、常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準(zhǔn)備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個(gè)人保存,則分類記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號(hào),用的時(shí)候很快就能借到。
3、有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話號(hào)碼等。因?yàn)榈刂凡磺?文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導(dǎo)致耽誤事情的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。
4、飛機(jī)、火車、輪船、公共汽車時(shí)刻表及交通方面的手冊(cè)。
5、中國(guó)地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊(cè)。
6、中外歷史年表、重大紀(jì)念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。
7、計(jì)量單位簡(jiǎn)表,節(jié)氣、氣象方面的知識(shí)手冊(cè)。
8、漢語(yǔ)拼音字母表、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法簡(jiǎn)表、數(shù)字用法規(guī)定。
9、與本職工作有關(guān)的表格。
一個(gè)秘書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準(zhǔn)備點(diǎn)工具書(表)等,用時(shí)查是高效工作所必須的。
一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，從辦公桌上下手吧。比如電腦本、筆記本、資料等重要東西，千萬(wàn)要出現(xiàn)在辦公桌上，不要收在抽屜里。
二、收起無(wú)用之物把生活上的一些東西盡可能的收到抽屜里，不僅眼不見(jiàn)為凈，還能很好的排出你的雜念。分神的時(shí)候偶爾看見(jiàn)那些東西會(huì)刻意去把玩兩下，這樣時(shí)間就悄悄溜走了。
三、制定工作目標(biāo)做一個(gè)詳細(xì)的工作目標(biāo)和每天的行程安排，比如上午主要是做什么內(nèi)容的工作，下午是做什么內(nèi)容的工作?；蛘叻值母?xì)一些，哪個(gè)小時(shí)該干什么，一個(gè)月內(nèi)完成什么任務(wù)等。
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