庫房管理制度范文3篇
隨著企業(yè)規(guī)模的擴大,庫房管理系統將發(fā)揮越來越重要的作用。高效方便的庫房管理系統,可以為生產經營提供堅強的后盾和有力的支持。庫房管理系統主要提供庫房業(yè)務及其作業(yè)管理的信息存儲和檢索系統。本文是學習啦小編為大家整理的庫房管理制度范文，僅供參考。
庫房管理制度范文一：
第一章 目的
為加強庫存和物品管理，明確物品出入庫手續(xù)和流程，確保倉庫有序、安全，特制定本制度。
第二章 庫房人員工作范圍與內容
1、庫房商務文員工作范圍與內容
(1)庫房衛(wèi)生與安全。
(2)公司物品與產品保存。
(3)處理公司所有調貨與退換貨問題。
(4)聯系物流公司，填寫物流單，準備發(fā)貨。
(5)入庫：根據物流單、調貨單驗收產品，包括產品型號、規(guī)格、數量、包裝是否完好等，檢查無誤后入庫。
(6)出貨：根據銷售單打出庫單，協助物流人員配發(fā)貨。
(7)庫房盤點：每周至少盤點一次，做到賬物相等，帳帳相符。殘次品、滯銷品及時申報領導。
(8)物料領用手續(xù)辦理。
(9)部分產品采購申請，具體情況具體申購。
(10)物流跟蹤：對于采購產品財務辦理完畢打款后，要及時跟蹤產品物流運輸情況;對于物流發(fā)貨也要及時跟蹤物流運輸情況并回訪客戶。
(11)借出、借用產品要及時跟蹤結果，辦理出庫或索回。
(12)登記維修產品詳細信息，將維修產品、問題產品送到指定地點維修或通知維修人員提走維修產品，并及時跟蹤維修產品情況。
(13)產品維修費用和物流費可與業(yè)務人員及時溝通，并確定最終維修費用和物流費付款方，同時物流單中顯示。
(14)保管好庫房鑰匙，查報物品庫存，接通電話，核對單據。
(15)維修工具保管。
(16)領導安排的其他事情。
注意事項：發(fā)貨可根據物流公司上班時間隨時配貨隨時發(fā)貨，不要集中到快下班的時候發(fā)貨，以免忙亂。
第三章 庫房管理
1、倉庫整齊、整潔無異味，產品、贈品、物料分類有序擺放。
2、除庫房管理人員外，其他人員不得隨意進出倉庫，提貨人員需在倉庫人員的陪同下進出倉庫，搬運完畢后不得在倉庫逗留。
3、物品不得放于倉庫之外，在下班之前必須入庫。下班時檢查庫房電源，以及確定鎖好庫房門后方可下班。
4、商務不在時，從倉庫拿取任何東西須做好出庫登記，包括自用、調撥和銷售，需寫清機器型號數量，投影機序列號，如需調貨，須做好入庫登記并寫清序列號。
5、庫房商務和出納需每周六盤點一次，不定時抽查。每周需和財務核對物品數量與賬面是否一致，發(fā)現問題及時解決。
6、借出物品三天內必須還回，庫房商務及時跟蹤。如有特殊情況借出人員可向領導申請延遲歸還，申請后需通知庫房商務。
7、非公司產品不得放入庫房。
8 、夏季18:30以后庫房商務不接銷售單，冬季18:00以后庫房商務不接銷售單。銷
售人員需在規(guī)定的時間將銷售單交給庫房商務。
第四章 庫房進出庫、調貨、借出、退換貨流程
1、入庫流程
(1)根據物流單驗查產品：型號、數量、規(guī)格和包裝是否完好。
(2)掃條形碼(只掃投影機)
(3)庫房商務打入庫單，產品入庫。
(4)問題產品退回廠家。
2、出庫流程
(1)銷售人員填寫銷售單，按規(guī)定時間交與庫房商務。
(2)庫房商務根據銷售單打出庫單，交予物流配送人員，同時根據需要聯系物流公司。
(3)庫房商務人員根據出庫單配貨，同時填寫物流單，準備發(fā)貨。
(4)物流配送人員包貨，持物流單發(fā)貨。
(5)物流配送人員發(fā)貨后將蓋章的物流單交給庫房商務。
3、調貨流程：公司所有調貨由庫房商務統一管理，任何人不能私下調貨。
(1)銷售人員將銷售單交給庫房商務。
(2)庫房商務按照銷售單調貨。
(3)物品到后，庫房商務驗收入庫，打印調貨入庫單，紅聯交予供應商。
(4)庫房商務人員根據出庫單配貨，同時填寫物流單，準備發(fā)貨。
(5)物流配送人員包貨，持物流單發(fā)貨。
(6)庫房商務打印出庫單。
注意事項：庫房商務不在時，如果銷售人員私下調貨，要及時告知庫房商務，否則不予辦理入庫出庫手續(xù)。
4、退換貨流程
(1)退換貨條件
?、佼a品發(fā)錯
?、诋a品本身存在質量問題
只有符合以上兩個條件中任何一條，可以退換貨，否則不予辦理退換貨。
注意事項：①產品自購買之日起，一周內可以辦理退換貨，超過一周，不予辦理退換貨。②停產機器非質量問題，公司不予退換貨。③在未收到質量問題產品前，庫房不能提前調換貨。④收到問題產品后，確認質量問題屬實，庫房在第一時間辦理調換貨手續(xù)。如果產品本身沒有問題，原產品發(fā)回客戶，如果因客戶原因造成的問題，由銷售人員與客戶溝通協調處理。⑤白板、耗材除非質量問題，否則禁止退換貨。
(2)退換貨流程
?、倏蛻魧⑼藫Q貨需求反饋給相應銷售人員，并講明退換貨原因。
②銷售人員將退換貨細節(jié)告知庫房商務，并通知客戶發(fā)回問題產品。
?、凼盏絾栴}產品，維修人員確認產品存在的問題，符合退換貨條件，辦理退換貨。 ④銷售人員填寫退貨單(需部門經理簽字)交予庫房商務，庫房商務辦理退貨。
?、菡{換新產品時，銷售人員填寫銷售單，庫房商務根據銷售單辦理出庫手續(xù)并發(fā)貨。 注意事項：若因銷售人員和客戶溝通不到位產生的退換貨而產生的物流費用公司不予承擔。
(3)維修費用
?、佼a品發(fā)錯產生的物流費用兩次以下(含兩次)由公司承擔，兩次以上由物流配送人員和庫房商務對半承擔。
?、诰S修期內，產品出現質量問題發(fā)回的物流費用由客戶承擔，維修后發(fā)給客戶的物流費用由公司承擔。
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?、鄄辉诰S修期內，產品出現質量問題來回產生的物流費由客戶承擔。
5、借用產品流程
?、俳栌卯a品經演示后達成銷售的，半小時內借用人員補銷售單，庫房商務根據銷售單辦理出庫手續(xù)，超過半個工作日罰款50元/次。
?、诮栌卯a品未達成銷售的，演示完畢后借用人員將產品規(guī)整清零后交予庫房商務，由庫房商務驗收入庫。否則造成產品丟失或損壞由借用人員承擔全部責任。
6、維修
?、倏蛻艟S修產品，維修費用由銷售人員與客戶溝通，結果及時告知維修人員。
?、诰S修人員收到問題產品后登記有關產品的詳細內容(發(fā)貨人姓名、地址、聯系方式，問題產品型號、規(guī)格、數量、出現的問題等)。
?、劬S修人員維修產品或者將客戶發(fā)來的問題產品送到指定地點維修，并及時跟蹤維修結果。
?、芫S修人員取回修好的產品，及時發(fā)貨。庫房商務協助填寫物流單，同時物流單中需注明代收維修費用金額(沒有代收維修費用則無需注明)。
?、菸锪髋渌腿藛T持物流單發(fā)貨，發(fā)貨后將蓋章的物流單交給庫房商務。
7、欠款發(fā)貨流程
(1)銷售人員填寫銷售單，持銷售單到會計處簽字，注明欠款、結賬期，然后將有會計簽字的銷售單交給庫房商務。
(2)庫房商務根據銷售單打出庫單，交予物流配送人員，同時根據需要聯系物流公司。
(3)庫房商務人員根據出庫單配貨，同時填寫物流單，準備發(fā)貨。
(4)物流配送人員包貨，持物流單發(fā)貨。
(5)鄭州市場欠款發(fā)貨，物流配送人員發(fā)貨后將欠條(注明客戶名稱，產品型號，數量，欠款金額，公司須加蓋公章)交給庫房商務，鄭州市場以外欠款發(fā)貨，物流配送人員發(fā)貨后將蓋章的物流單交給庫房商務。
第五章 附則
1、本規(guī)定由公司人力資源部制定并負責解釋。
2、本規(guī)定自xx年xx月x日開始執(zhí)行。
庫房管理制度范文二：
為了庫房管理工作有序、可控，特制定以下規(guī)定：
1. 在日常工作中，庫房一切工作指標應與公司財務相關要求相符。
1.1 庫管員應虛心接受財務人員的業(yè)務指導，并接受主管監(jiān)督指正。
1.2 財務和主管人員有責任對庫管員工作予以持續(xù)幫扶，并協助庫管員共同推動庫房工作的全面提高。
2. 庫房鎖門制度
2.1 為確保庫房物資的絕對安全，庫管員下班或是長時離開庫房前，須先檢查、排除安全隱患后，再鎖好庫房，做到鑰匙隨身攜帶(嚴禁鑰匙亂丟亂放)。
2.2 庫管員短時離開庫房的，應關門插鎖(嚴禁庫管員不在庫房時敞開庫房門現象)。
2.3 出現經提示也不予改正之違規(guī)行為的，每次經濟處教5元。
3. 遇非上崗日，或是無人上班時間段，嚴禁私開庫房門(領導同意的例外)。
4. 庫房禁區(qū)限入制度
4.1 任何職員，未經庫管員允可，嚴禁擅自踏入庫房禁區(qū)。
4.2 經庫管員允可進入禁區(qū)的，庫管員應承擔起監(jiān)管責任，須跟隨進行(確保其取放物資始終在自己的視野范圍內)。
4.3 未經允可擅自進入禁區(qū)的，庫管員應制止性提示。
4.4 對于明知故犯，或是經提示也不予改正的違規(guī)行為，每人次經濟處教5元，情況嚴重的，必要時加倍處教。
5. 物資申購制度
5.1 庫管員執(zhí)行申購，填寫《請購單》，主管領導實施審核。
5.2 物資申購記錄品名、品牌、規(guī)格型號、技術要求、數量、用途等應全面、詳盡、正確，不得出現似是而非情形;前期已出現采購不合格情形的，應加入提示性內容，應最大限度避免因申購記錄描述問題導致的采購物資非所需物資情形。
5.2 盡可能集中申購。采取集中申購為主，零星申購為輔的方式進行;為了避免加大采購成本，集中申購時應全面、周密計劃，盡可能減少零星采購次數。
5.2.1 常用物資：根據推估的次月或近階段市場產品銷售態(tài)勢與《生產計劃》，結合產品、物資庫存情況，得出近階段應生產產品可能的需求物資，全面掂量、集中提出物資申購總體計劃;平時，再據實際變數情況，酌情、適時提出(零星)申購計劃加以補充。
5.2.2 非常用物資：由使用者提出，并經主管同意;為避免申購過多，應查庫有無，再按實際需求申購;嚴禁擅自加大購置數量。
5.2.3 呆滯物資：不合格的、存在問題的，或是規(guī)格型號不符、包括已停止使用的物資，一旦發(fā)現，庫管員應第一時間隔離區(qū)分，做好標識與記錄，防止混淆，避免再使用，及時上報處理;嚴禁再申購。
6. 物資采購與入庫制度
6.1公司憑已審核的有效采購憑據《請購單》，統一分派采購人員實施采購;為了避免誤購非需物資，采購人員應認真了解《請購單》記錄，同時，不得出現無有效憑據或不照單進行的超范圍采購行為。否則，未經特定領導批示同意不得辦理入庫手續(xù)，且不能費用報銷。
6.2 采購人員購買物資，應質優(yōu)價廉，做到貨比三家與謹慎下單。對購件品名、品牌、規(guī)格型號、技術要求、數量、單價等符合性認真予以驗證，努力避免不符合導致的調/換/退貨情形出現。
6.3 涉及先款后貨類物資的采購，尤其是面對異地或是信譽不確定的商家，采購人員須防患于未然，避免不法侵害，支付貨款前，做到跟進有效防范措施：先全面驗證對方資質，再對可能出現的不利因素在合同中予以明確約定，按規(guī)與對方簽訂有效《采購合同》。在付款前，同時做到對方資質復印件與《采購合同》原件一并交行政辦存檔備用。
6.3 采購人員應力促商家出具送貨單、收據或發(fā)票等有效售貨憑證，并做到隨所采購物資一同轉公司庫房驗證。
6.4 采購人員憑庫房與品檢認簽的入庫憑證辦理費用報銷與費用核銷手續(xù)。
6.5 采購人員所購經公司入庫驗證判定為非需與不合格的物資，不能辦理入庫手續(xù)，須自行承擔退/換與相關損失責任。
6.6 庫房每月或定期清理上報呆滯物資，經公司核準為非需或是呆滯物資的，采購人員須配合進行退/換貨，力促降低公司的經濟損失。
6.7 確保出入庫物資的規(guī)格、型號、數量準確無誤且真實可靠，庫房應依據當日的《出庫單》、《領料單》、《入庫單》做好每天的物資上、下賬工作，最遲不得超過第二天，財務部定期抽查。
6.8 物資入庫，保管員要親自同交貨人辦理交接手續(xù)，核對清點物資名稱、數量是否一致，并按相關要求相互認簽確認。
6.9 物資入庫，應先入待驗區(qū)，未經檢驗合格不準進入貨位。
6.10材料驗收合格，保管員憑有效憑據所開列的名稱、規(guī)格型號、數量、計量驗收到位，入庫單各欄應填寫清楚，并隨同相關憑證一起交財務科記賬;不合格品應隔離堆放。
6.11 入庫驗收中發(fā)現的問題(包括一旦發(fā)現進購物資單價呈現異常的)，要及時通知主管和經辦人處理;遇憑證到而貨未到，或貨已到而無發(fā)票等憑證，均應向經辦人反映查詢，直至消除懸念掛賬。
7. 物資儲存與出庫制度
7.1 物資的儲存
7.1.1 庫管員負責物資的安全儲存：對原輔料、產成品等在庫物資進行有序化儲存管理，不合格品須隔離堆放。
7.1.2 物資儲存須做到防火、防潮、防盜與防霉變、防銹蝕、防染色、防鼠咬、防擠壓、防碰掛，并做到易發(fā)現、一目了然、拿取方便。
7.1.3 物資的儲存保管，原則上應以物資的屬性、特點、用途考慮劃區(qū)分工，凡吞吐量大的落地堆放，周轉小的貨架存放，落地堆放以分類和規(guī)格的次序排列編號，上架的以分類定位編號。
7.1.4 物資堆放的原則是：在堆垛合理、安全可靠的前提下，推行五五堆放法。據貨物特點，做到過目見數、檢點方便、成行成列，壘放整齊。
7.1.5倉庫物資如有損失、貶值、報廢、盤盈、盤虧等，保管員應及時報告主管，分析原因，查明責任，按規(guī)定辦理報批手續(xù)。
7.1.6 保管物資要根據其自然屬性，考慮儲存的場所和保管常識處理，加強保管措施，達到“十不”(不銹、不潮、不凍、不腐、不霉、不變、不壞、不混、不漏、不爆)要求，使公司財產不發(fā)生保管責任損失。同類物資堆放，要考慮先進先出，發(fā)貨方便，留有回旋余地。
7.1.7 保管物資，未經主管同意，一律不準擅自借出;總成物資，一律不準折件零發(fā)，特殊情況應經主管批準。
7.1.8 禁止非庫管員擅自進入庫房禁區(qū)。倉庫嚴禁煙火，明火作業(yè)須經主管批準。保管員要懂得使用消防器材和必要的防火知識，并力促消防器材備放到位、有效。
7.2 物資的發(fā)放
7.2.1 嚴控用料成本，避免浪費，按實際正常所需發(fā)料。庫管員在發(fā)料時須堅持一盤底，二核對，三發(fā)料，四減數的原則。
7.2.2 領取物資，符合換領條件的，須執(zhí)行換領的物資發(fā)放/領取原則。
7.2.3 發(fā)放物資時，庫管員應在《領料單》上填明所領取物料的名稱、規(guī)格型號、數量，并及時進行電腦賬出庫，領料人須在《領料單》上注明物料用途并簽字確認。
7.2.4 實際發(fā)放物資情況應與領取認簽記錄完全一致，嚴禁出現無記錄與認簽記錄不一致現象。
7.2.5 庫管員在發(fā)放物資時必須與領料人當面點交清楚，防止差錯出門。
7.2.6 超物資領取范圍的，領料人未按規(guī)履行手續(xù)，庫管員不得發(fā)放物資。
7.2.7 物資的發(fā)放須遵循先進先出的原則。
7.2.8 過保質期、變質、失效或是已失去使用價值的物資，須按規(guī)報批處理，嚴禁擅自將就發(fā)放/領取、以致出現損失擴大化現象。
7.2.9 物資的領取須加強原則性控制，無關聯人員不得擅自跨范圍領取物資，做到所有發(fā)放/領取的物資都用于本公司各項生產經營活動中，庫管員有權進行監(jiān)督控制。
7.2.10 為確保庫房工作有效、全面、正常運轉，公司全員領用物資應做到計劃、集中進行，并自覺遵循庫房發(fā)放/領取物資時限(特殊情況例外)的規(guī)定，做到不擅自違規(guī)。
7.2.11 為杜絕非正常多領/補領物資，對超計劃的多領/補領物資的，領料人須出具有效手續(xù)(出具《補充領用物資申批單》，由領料人申請，注明補充領用的真實原因，班組長、車間主任核實后先后簽署意見)，庫管員按批示意見發(fā)放物資，并妥善保管憑據，此憑據作為相關職員考評依據之一，按規(guī)及時送達會計處。
7.3 庫房記錄賬冊的相關管控
7.3.1 所有庫房原始記錄憑證，庫管員應分類妥善放置、保管，不可丟失與隨意遺棄。
7.3.2 記錄須即時進行、字跡清楚、填寫規(guī)范，嚴禁隨意涂改，其出入存情況與實一致，日清月結不積壓，月報工作及時跟進。
7.3.3 對于任何原因引起的盤盈盤虧，每月都要分析、加注原因后如實上報，以便做到賬、卡、物、資金四一致。
7.3.4 庫房電腦禁止他人隨意動用，出現故障，應第一時間通知行政辦;涉外維修的，庫管員須在場把關，并提前提示與確保重要資料、內容的及時備份。
7.3.4 庫管員在業(yè)務上，尤其是使用電腦財務軟件中，為避免一些問題的出現，應按公司會計要求進行，若有業(yè)務上的任何疑問，應主動、及時與會計進行溝通解決。
7.3.4.1 對于原輔料的進購，核準入庫的，及時對比進購單價情況(公司會計應給予庫管員一定支持，及時建立并持續(xù)完善價格核驗依據《已購物資單價明細》，一旦核對發(fā)現單價呈現超高或異常的，不予報賬的同時應向主管反映)，填寫《采購進貨單》，輸入數量、單價(皮料、五金配件等從外地發(fā)運回來的物資單價應包含已攤的運費)應準確，計量單位應恰當、盡可能細小化。
7.3.4.2 對于產成品的銷售出庫，應開《銷售出庫》單，輸入選擇客戶、倉庫與折扣率務必準確。
7.3.4.3 對于領料出庫，填單輸入選擇領料倉庫、領料人與領料部門務必正確。
7.3.4.4 對于新增原材料、產成品等商品，填單輸入選擇貨品規(guī)格、屬性與類別務必正確;加權價(采購價或是成本價)填寫正確，在價格信息里選擇貨品的單位。
7.3.4.5 產成品入庫，庫管員憑已經總檢與相關經辦人認簽的《產成品入庫單》及時進行電腦產成品入庫上賬;涉及產成品出庫的，憑《銷售出庫》單及時進行電腦產成品出庫下賬。
8. 庫房物資盤點制度
8.1 每月月末最后一天上崗日(若盤點時間不夠，除產成品外物資可提前1天進行盤點)，進行一次產成品、五金、耗材與包裝物的盤點，同時按規(guī)做好物資盤點的原始記錄《盤點表》。
8.2為了確保庫房數據問題的及時排解，在平時，庫管員可酌情進行有針對性的物資內部盤點，自覺進行好賬務自查自糾與突出問題報告工作。
8.3 月末產成品與主要原輔料的盤點工作，由公司會計協同庫管員一道進行，不得擅自改變;對一同盤點的原始盤點記錄數據結果均予以認簽確認。
8.4 月末物資盤點原始記錄數據結果，相關盤點人都應及時簽字確認，庫管員再整理、形成《物資盤點報表》，對于任何原因引起的盤盈盤虧，進行透徹分析、加注原因后連同盤點表如實上報。
9. 工具管理制度
9.1 庫管員應建立《工具領/借用本》，分類進行記錄，促成主要使用人領/借用認簽，將領/借用工具落實到人頭進行專項管理。
9.2 對工具的管理執(zhí)行主要使用人出面領/借用，并負責進行正確使用、保管、監(jiān)管與歸還的管理制度。
9.3 員工因工作需要使用的工具，包括輔助器械，主要使用人須到庫房領/借用，并在《工具領/借用本》上簽字確認;對于生產、辦公現場，在本制度出臺前既有的工具類，由庫管員督促，車間安排清查羅列，再由車間主任落實完成責任職員的補簽字確認。
9.4 員工領/借用工具，本人離職時須歸還或是領/借用人員變更交接，出現非正常毀損或丟失的，酌情追溯領/借用責任人員或是直接責任人員的賠付責任。
8.5既有領/借用工具的職員，涉及離職的，須了結工具領/借用事宜后才能領用離職工資，庫管員與公司會計均應認真執(zhí)行把控。
10. 物資非公出借/領用制度
10.1 公司物資均為公司各項經營活動所需配備，原則上不允許出現公司物資非公出借與領用(若有，僅限于事先經公司老總親自同意的才行)行為。否則，將對相關聯責任人員進行懲罰性經濟處教。
10.2 非公出借/領用物資的人員，須自覺在限期內歸還。存在損毀、丟失或是未如期歸還的，按規(guī)予以賠償。
庫房管理制度范文三：
第一章 總則
1、為了更好地規(guī)范公司倉庫的材料管理程序，促進本公司倉庫的各項工作科學、安全、高效、有序、合理地運作，確保公司資產不流失和各工程項目所需材料的品牌、型號、規(guī)格以及質量合符要求，保證倉庫材料供應不延誤工程項目的進度，較準確做好各工程項目成本決算，特制定本制度。
2、本制度中所指的庫房管理包括：物資的驗收、保管、發(fā)放、回收(退貨)、不能錄入系統的出入庫物資登記手工臺賬等工作。
第二章 物資運行流程
1、入庫程序：采購員申報采購申請單→在系統生成采購合同→推到采購訂單→推到采購收貨單→庫管員清點物質數量，按物資驗收制度進行現場驗收，在系統填寫采購入庫單。設備與大宗材料必須在擇要中注明參與驗收人員，質量情況→將打印的系統入庫單與商家的發(fā)貨清單交駐礦財務→財務稽核，在系統中審核通過。凡系統未推到采購收貨單的物資到礦或緊急采購的物資到礦，必須建立手工臺賬，并在一周時間內補錄入系統。
2、領料程序：需領料單位填寫《領料審批單》，各煤礦庫管將本單位及時庫存信息打印一冊交領料單位，要求領料審批單上物資名稱、規(guī)格型號、計量單位與系統信息對應，領料審批單必須有領料單位、部門、分管領導簽字→庫管人員按領料審批單數量發(fā)料，數量不足或沒有在領料審批單上注明→將領料審批單實際領用信息錄入ERP系統并打印系統出庫單，系統出庫單由領料人簽字確認→將出庫審批單與系統出庫單交駐礦財務稽核，在系統中審核通過。凡系統未推到采購收貨單的到礦物資或緊急采購的到礦物資，系統無法出庫必須建立手工臺賬，在該物資錄入系統當日，補辦完出庫手續(xù)。
3、退庫程序：凡到礦物資驗收不合格，庫管員在系統填寫采購退貨申請單，必須在系統中填明供應商、退貨原因等信息，在擇要中填寫參與驗收的人員→打印系統退貨單與同批供應商發(fā)貨清單交駐礦財務稽核，凡系統未推到采購收貨單的到礦物資退貨，必須在一周內補錄入系統。退貨物資由供應商隨車帶走或由采購員送到供應商處，供應商補發(fā)合格物資在系統中填采購退貨申請單新增，業(yè)務類型選普通采購退補貨，填寫相關信息，打印交駐礦財務稽核。
第三章 物資的驗收
1、物資的驗收由庫管員和煤礦設備管理員(或煤礦機電礦長指派人員)共同完成。設備管理員對物資的質量負責。庫管員對物資的數量負責。采購員將物料運回煤礦先放入待驗區(qū)，未經檢驗合格不準放入合格區(qū)，更不準投入使用。各煤礦必須在庫房設立待驗區(qū)，并標識明顯。
2、驗收時應核對供方“發(fā)貨清單”內容填寫是否詳細，是否已填寫了物資的品名、牌號、型號、規(guī)格、數量等內容;核對實物;物資及包裝上是否貼有標簽，是否破損。
3、嚴格做到：憑證手續(xù)不全不收;品種規(guī)格不符不收。對于不合格品，采購員要催促供方及時換貨。
4、物料檢驗合格后，采購員在送貨單上注明到貨時間。庫管員在系統辦理入庫單。
5、物資入庫后，庫管員應及時編制物資卡片或調整卡片顯示數量。系統入庫記錄應寫清物料存放區(qū)域、貨架號、層位。貨已到而無發(fā)票均應辦理入庫，在手工臺賬上登記說明，并告知駐礦財務。
第四章 物料的發(fā)放
1、庫管員接手續(xù)齊全的《領料審批單》后，應按所列項目和數量準備貨品，等待發(fā)放。
2、為防止錯發(fā)、重發(fā)和漏發(fā)，要求做到：“三核對”、“五不發(fā)”。“三核對”：領料審批單與實物相核對、領料審批單與物卡相核對、物卡與庫存實物相核對。“五不發(fā)”：使用單位無申購計劃不發(fā)、領導審批簽字不齊不發(fā)、名稱數量涂改不清不發(fā)、規(guī)格型號不對不發(fā)、物資未驗收入庫不發(fā)。
3、物資發(fā)放出庫時，必須在系統錄入出庫物資信息，并打印系統《出庫單》;領料人員必須在系統出庫單備注欄簽字確認。
4、單位因特殊原因經煤礦領導電話批準可先領取物品，三天內必須補齊相關審批手續(xù)，庫管員必須在手工臺賬上登記注明，領用人員在臺賬上簽字確認。
第五章 物資的回收(退貨)
1、領用錨桿機、潛水泵、風鎬、錨索張拉機具、風鉆、煤電鉆等工具類物資必須依舊換新。舊工具集中存放，并由煤礦領導安排專人及時維修，舊工具復用由煤礦考核。綜采機與綜掘機整塊更換的電器模塊，價值在萬元以上，能夠返廠修復，要求各礦更換后妥善運輸，及時退還庫房，由公司機運部聯系修復。
2、領用麻花煤鉆桿、中空六角鋼風鉆桿、錨索鉆桿、光桿鉆桿、風鎬釬、各類鉆頭等必須交回報廢物品，要求廢舊鉆桿回收不低于80%，廢舊鉆頭回收不低于50%。庫管員及時查找領料單位上次領用數量，交回數量及時登記，廢舊物資集中存放，按季度將回收情況報煤礦領導。
3、鼓勵在安全的前提下對采煤面兩巷錨桿托盤、錨索托盤、螺帽進行回收，建議回收率不低于50%。
4、領用出庫的設備、工具、配件、其他材料因質量問題無法使用或投入使用在短時間內報廢的，實物退回庫房。機電礦長、設備管理員、采購員現場驗證，并填寫報告?zhèn)鞴疚镔Y部，進行質量索賠。
5、各礦從井下回收電纜、管道、阻燃皮帶、軌道、支護棚集中存放，并做防潮、防盜處理。
第六章 物資的盤點
1、物資盤點的主要內容：檢查ERP系統物資信息與實存數量是否相符;檢查物資的收發(fā)情況;檢查物資的堆放及維護情況;檢查各種物資有無超儲積壓及損壞;檢查安全消防設施。
2、各煤礦對當月全部進出的物資進行一次核對，確保次月5日前，上月物資的入庫單與出庫單全在審核狀態(tài)。煤礦之間借用物資，必須有煤礦機電礦長簽字的借條，物資必須在次月15日前還給借出煤礦庫房。物資調撥按公司《物資調撥實施細則》執(zhí)行。
3、每季度由各煤礦機電礦長組織設備管理員、庫管員、采購員、駐礦財務人員進行一次庫存實物盤點。盤點按計劃有步驟進行，防止重復復點或漏盤。盤點前一天24點以前必須將入庫單與出庫單全部推到審核狀態(tài)，盤點時在系統及時庫存中導出及時庫存，導出前在系統中按名稱重新排序，打印及時庫存表。按表中物資項目分組逐項清單實物。盤點后，盤點人員均應在盤點報告上簽字，并報公司物資部備查。
4、公司物資部不定期對各礦庫房進行抽盤或盤點，年末進行集中盤庫。凡抽盤或盤點中出現的虧庫總金額由相關責任人承擔，其中礦長承擔30%、機電礦長承擔20%、其余由煤礦確認的責任人進行分擔，在當月工資中扣收。
5、各煤礦庫管員離職或調動工作由煤礦機電礦長組織盤點，并將盤點結果報公司物資部;礦長與機電礦長離職或調動工作由物資部組織機電運輸部、財務部進行物資盤點，盤點虧庫在相關責任人薪酬中扣收。
6、庫存物資資金占用：由機電運輸部、生產技術部、物資部共同確認各煤礦庫存材料與設備資金總額，考慮生產計劃、設備投入、當期庫存情況，按季度下達控制指標，每季度首月與生產計劃合并下發(fā)，各煤礦庫存物資資金總額超過下達標準，由煤礦班子成員承擔超額資金當期貸款利息。
第七章 物資的保管及搬運
1、根據不同類別、形狀、特點、用途分庫分區(qū); 可分為：機電設備類、主要設備配件類、手動工具和機具及配件類、五金交電水暖類、化工(油漆)橡膠制品類、日雜防護勞保用品類、支護材料類、其他大宗材料。分類集中存放。
2、保管要做到 “二齊”，“三清”，“四號定位”，“五五”擺放。二齊：擺放整齊、庫容整齊;三清：分類清、數量清、規(guī)格清;四號定位：按區(qū)、按排、按架、按層定位。
3、保管物資應做到不銹、不潮、不凍、不霉、不腐、不變質、不揮發(fā)、不漏、不爆、不混、按物資保管技術要求，適當進行加墊、通風、干燥、存放不當應及時改進，做防銹的配件由煤礦機電科或機電隊定期加油保養(yǎng)。
4、非人為原因造成的物品報廢，如：質量不合格、受潮、因堆放擠壓造成變形損壞等，應辦理報損手續(xù)。庫存物資長期不能投入使用，由煤礦申請調其他單位使用。
5、搬運時要注意人員和物資的安全，避免人員傷亡和物資損壞;放置物件時，要小心輕放，不能猛撞，以防損壞物價;配叉車的庫房，叉車必須由專人駕駛，其他人員嚴禁隨意操作;庫房內同一種物資必須堆放在一起，并懸掛卡片。
第八章 物資的安全
1、庫房鑰匙僅限于庫管人員保管，為保證24小時能領出材料，庫房必須有人值守。
2、做好消防工作，提高對消防安全工作的認識，落實各項消防措施。并應配備相應數量的滅火器等消防設備。
3、庫房內嚴禁吸煙，使用明火。人員離開庫房時，必須關閉所有電源，鎖好所有門窗。
4、除工作人員外，其他人員一律人得擅入庫房。
5、庫房內配備常規(guī)潔具，每日進行清掃，每周做一次大掃除?？罩玫陌b箱、袋、紙應及時處理，嚴禁堆放在庫房內。
第九章 附則
1、本制度適用于公司各二級單位庫房管理。
2、本制度下發(fā)之前公司的各項規(guī)定與辦法與之相沖突的自動作廢。
3、本制度從下發(fā)之日開始執(zhí)行，由公司物資部負責解釋。