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采購(gòu)作業(yè)的流程

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采購(gòu)作業(yè)的流程

  采購(gòu)作業(yè)的基本流程步驟是什么,采購(gòu)流程有哪些相關(guān)的手續(xù)。小編給大家整理了關(guān)于采購(gòu)作業(yè)的流程,希望你們喜歡!

  采購(gòu)作業(yè)的流程基本步驟

  采購(gòu)作業(yè)流程會(huì)因采購(gòu)的來(lái)源、方式以及對(duì)象等的不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有所差異,但基本流程都大同小異。以下是美國(guó)采購(gòu)學(xué)者威斯汀所主張的采購(gòu)的基本作業(yè)步驟。

  1.確認(rèn)需求

  在采購(gòu)之前應(yīng)先確定買(mǎi)哪些物料,買(mǎi)多少,何時(shí)買(mǎi),由誰(shuí)決定等。

  2.需求說(shuō)明

  確認(rèn)需求之后,對(duì)需求的細(xì)節(jié),如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等,均加以明確說(shuō)明,以便使來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。

  3.選擇可能的供應(yīng)來(lái)源

  根據(jù)需求說(shuō)明在原有供應(yīng)商中選擇成績(jī)良好的廠商,通知其報(bào)價(jià),或以登報(bào)公告等方式公開(kāi)征求。在選擇供應(yīng)商時(shí),企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有:

  (1)價(jià)格。物美價(jià)廉的商品是每個(gè)企業(yè)都想獲得的。相對(duì)于其他因素,雖然價(jià)格并不是最重要的,但比較各個(gè)供應(yīng)商提供的價(jià)格連同各種折扣是選擇供應(yīng)商不可或缺的一個(gè)重要指標(biāo)。

  (2)質(zhì)量。商品質(zhì)量也是一個(gè)十分重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。商品質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況而定,并不是質(zhì)量最好的就是最適應(yīng)的,應(yīng)力求用最低的價(jià)格買(mǎi)到最適合本企業(yè)質(zhì)量要求的產(chǎn)品。

  (3)服務(wù)。服務(wù)也是一個(gè)很重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。如更換次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等,類(lèi)似這樣的一些服務(wù)在采購(gòu)某些項(xiàng)目時(shí),可能會(huì)在選擇過(guò)程中起到關(guān)鍵作用。

  (4)位置。供應(yīng)商所處的位置對(duì)送貨時(shí)問(wèn)、運(yùn)輸成本、緊急訂貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時(shí)間都有影響。在當(dāng)?shù)刭?gòu)買(mǎi)有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì),易于形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后服務(wù)。

  (5)供應(yīng)商庫(kù)存政策。如果供應(yīng)商的庫(kù)存政策要求自己隨時(shí)持有備件庫(kù)存,那么擁有安全庫(kù)存將有助于設(shè)備突發(fā)故障的解決。

  (6)柔性。那些愿意且能夠回應(yīng)需求改變、接受設(shè)計(jì)改變等要求的供應(yīng)商應(yīng)予以重點(diǎn)考慮。

  4.適宜價(jià)格的決定

  決定可能的供應(yīng)商后進(jìn)行價(jià)格談判。

  5.訂單安排

  價(jià)格談妥后,應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書(shū)面文件,對(duì)買(mǎi)賣(mài)雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)必須予以說(shuō)明。

  6.訂單追蹤與稽核

  簽約訂貨后,為求銷(xiāo)售廠商如期、如質(zhì)、如量交貨,應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定,督促?gòu)S商按規(guī)定交貨,并予以嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)。

  7.核對(duì)發(fā)票

  廠商交貨驗(yàn)收合格后,隨即開(kāi)具發(fā)票。要求付清貨款時(shí),對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確,應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門(mén)核對(duì)后財(cái)務(wù)部門(mén)才能辦理付款。

  8.不符與退貨處理

  凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者,應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨,并立即辦理重購(gòu),予以結(jié)案。

  9.結(jié)案凡驗(yàn)收

  合格付款,或驗(yàn)收不合格退貨,均須辦理結(jié)案手續(xù),清查各項(xiàng)書(shū)面資料有無(wú)缺失、績(jī)效好壞等,并簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門(mén)核閱批示。

  10.記錄與檔案

  維護(hù)凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購(gòu)文件,應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類(lèi),予以保管,以備參閱或事后發(fā)生問(wèn)題查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。

  采購(gòu)作業(yè)流程的注意事項(xiàng)

  在設(shè)計(jì)采購(gòu)作業(yè)流程時(shí),應(yīng)注意以下要點(diǎn)。

  1.采購(gòu)結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購(gòu)數(shù)量、種類(lèi)、區(qū)域相匹配

  一方面,過(guò)多的流程環(huán)節(jié)會(huì)增加組織流程運(yùn)作的作業(yè)與成本,降低工作效率;另一方面,流程過(guò)于簡(jiǎn)單、監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置不夠等,將導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程操作失去控制,產(chǎn)生物資質(zhì)量、供應(yīng)、價(jià)格等問(wèn)題。

  2.先后順序及實(shí)效控制

  應(yīng)注意其流暢性與一致性,并考慮作業(yè)流程所需的時(shí)限。例如,避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)文件作數(shù)次的簽核;避免同一采購(gòu)文件在不同部門(mén)有不同的作業(yè)方式;避免一個(gè)采購(gòu)文件會(huì)簽部門(mén)太多,影響作業(yè)實(shí)效。

  3.關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置

  為便于控制,使各項(xiàng)在處理中的采購(gòu)作業(yè)在各階段均能被追蹤管理,應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)的管理要領(lǐng)或辦理時(shí)限。例如,國(guó)外采購(gòu)、詢(xún)價(jià)、報(bào)階、申請(qǐng)輸入許可證、出具信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管理要領(lǐng)或辦理時(shí)限。

  4.權(quán)責(zé)或任務(wù)的劃分

  各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任,應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。比如,請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)應(yīng)予區(qū)分,并指定主辦單位。

  5.配合作業(yè)方式的改善

  例如,手工的作業(yè)方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理系統(tǒng)輔助作業(yè)后,其流程與表格需作相應(yīng)的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。

  6.采購(gòu)流程應(yīng)反映集體決策的思想

  由計(jì)劃、設(shè)計(jì)、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量等人員一起來(lái)決定供應(yīng)商的選擇。處理程序應(yīng)合時(shí)宜,應(yīng)注意采購(gòu)程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的辦理程序或流程經(jīng)過(guò)若干時(shí)日后應(yīng)加以檢查,并不斷改進(jìn)與完善,以回應(yīng)組織的變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。

  7.避免作業(yè)過(guò)程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂

  注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件的處理規(guī)則。例如,在遇到“緊急采購(gòu)”及“外部授權(quán)”時(shí),應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來(lái)特別處理。

  8.價(jià)值與程序相適應(yīng)

  程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)項(xiàng)目的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)。凡是涉及數(shù)量較大、價(jià)值較高或容易發(fā)生舞弊的作業(yè),應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督;反之,則可略微放寬,以求提高工作效率。

  9.處理程序應(yīng)適合現(xiàn)實(shí)環(huán)境

  應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程,經(jīng)過(guò)若干時(shí)間段以后,應(yīng)加以審查,不斷改進(jìn),以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。

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