采購申請單辦理流程
采購申請單辦理流程
采購申請單就是ERP系統(tǒng)中，第一步采購物品時提交的單據(jù)，采購申請單包括采購申請單基本信息與采購物品基本信息，填寫好后需要通過審批才能進一步采購。小編給大家整理了關于采購申請單流程，希望你們喜歡!
采購申請單流程
一、請購及其規(guī)定
1.請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2.請購單的要素
完整的請購單應包括一下要素： (1)請購的部門; (2)請購物品所屬項目; (3)請購的用途; (4)請購的物品名; (5)請購的物品數(shù)量; (6)請購的物品規(guī)格; (7)請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; (8)請購的物品的需求時間; (9)請購如有特殊需要請備注; (10)請購單填寫人; (11)請購部門主管; (12)請購單審核人; (13)采購副總審核; (14)財務審核人; (15)公司總經(jīng)理。
3.請購單及其提報規(guī)定
(1)請購單應按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部門; (2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報; (3)其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式填寫提報; (4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報; (5)請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份; (6)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交; (7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。 (8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 (9)請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4.公司物資請購單的提報部門
(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報; (2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;
(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點
(1)采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批;
(2)接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
(3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
(1)對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
(2)對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
(4)重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3、采購周期的規(guī)定
(1)單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天;
(2)單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天
(3)單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天; (4)單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天;
(5)請購部門應按照以上(1)-(4)條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因;
(6)遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略;
三、詢價及其規(guī)定
1.詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2.屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購;
3.對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4.所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價;
5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6.遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四(擬報價/招標單位名單)的格式提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放標書;
7.詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
8.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購;單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與;單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監(jiān)督;單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標;
9.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力;
10.比價采購或招標采購應按照附表五(材料或設備詢價表)的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價;
11.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
三、比價、議價
1.對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認;
2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3.收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格;
4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;
5.參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。 四、比價、議價結果匯總
1.比價比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;
2.比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核; 3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
五、合同的簽訂及其規(guī)定。
1.合同
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。
(1)合同正文應包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2)采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分; 3)包裝要求;
4)合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明; 5)付款方式; 6)工期; 7)質量保證期; 8)質量要求及規(guī)范;
9)違約責任和解決糾紛的辦法; 10)雙方的公司信息; 11) 其他約定。 (2)合同簽訂及其規(guī)定
1)如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任; 2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;
3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點; 5)質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質保期; 6)詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;
7)針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 8)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款; 9)違約責任一定要詳細、具體;
10)比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;
11)合同簽定簽應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查; 12)合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效; 13)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1.付款規(guī)定
(1)所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制》中的相關規(guī)定執(zhí)行; (2)按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;
(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單)，該審批單巡簽完畢后提交財務部付款;
(4)財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。
2.合同執(zhí)行
(1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導;
(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約;
(3)合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同;
七、報驗與入庫
1.報驗
(1)供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收; (2)對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行; (3)達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; (4)質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任; (5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內(nèi)。
2.入庫
(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; (2)合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運; (3)質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受; (4)質檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單; (5)外協(xié)加工件應按照原材料入庫;
(6)質檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定不入庫。
采購申請單采購系統(tǒng)
模塊
配置ERP系統(tǒng)模塊包括：生產(chǎn)控制(計劃、制造)、物流管理(分銷、采購、庫存管理)和財務管理(會計核算、財務應收應付管理)
一般采購申請單由MRP模塊產(chǎn)生，由物控部門根據(jù)訂單的材料分析產(chǎn)生的物料申請單做為依據(jù)需求產(chǎn)生，采購單上的材料也因此而有詳細的所屬訂單信息，并且記錄所采購之材料用到哪個訂單與產(chǎn)品上。
流程
物控需求—>制作請購單—>主管批準—>采購作業(yè) ( 詢/報價)—>采購作業(yè)(訂購單制作)—>上級批準—>采購作業(yè) 跟催—>交貨—>材料驗證、
當物控部門接到業(yè)務的《受訂單》
而按BOM清單展開的物料需求分析，當所需的生產(chǎn)成品的材料庫存不夠需采購時下達的采購申請單;或接到上級通知備庫存，而提出材料采購申請的單據(jù)。采購以此做為采購材料的憑證依據(jù)。
因為采購申請單上沒有相應的產(chǎn)品信息，造成對采購申請的審批還需要去查詢銷售訂單號所對應的是什么產(chǎn)品，工作效率非常低，而且出錯的機率相對比較高。
流程說明
一是警告級別，即當貨沒有全到時，系統(tǒng)會彈出一警告窗口，告訴倉庫管理員，貨沒有全到，是否繼續(xù)審核。
二是審核權限的轉移。當原材料沒有足額到貨時，有可能倉庫管理人員無權進行處理，要交給具體的采購員或者上級領導判斷處理。此時，就可以在系統(tǒng)中進行設置，把相關的操作權限轉移給其他人。
三是禁止，即使無論誰都不能改變這個政策，無論在任何情況下，供應商都必須一次*齊貨，否則，我不收貨。這主要用于一些化工或者對質量有嚴格要求的產(chǎn)品。因為不同批次的產(chǎn)品，難免有些差異，而可能這些差異會影響產(chǎn)品最后的質量。
通過以上的控制，企業(yè)就可以根據(jù)自己的需求，來控制是否允許供應商分批交貨
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