行政部門工作流程
行政部門工作流程
行政部門日常是如何對公司的文件和用品進行管理的？以下是小編為您整理的行政部門工作流程，希望對您有幫助。
行政部門工作流程如下：
一、辦公用品領(lǐng)用1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要(見附表1)，向本部門兼職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)齲2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導及主管副總簽字同意后另行購買。3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預算中扣除超出部分。4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認。
二、印簽管理1、公司印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?，但須?jīng)總裁批準。3、各部門印章由各部門指定專人負責保管;印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋櫻
三、復印1、公司所有復印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負責，未經(jīng)行政部確認，各部門不得私自拿到公司外復櫻2、復印操作人應自覺在行政部復印管理臺帳上登記。3、復印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷。4、如行政部發(fā)現(xiàn)復印操作人未填寫復印數(shù)量或數(shù)量不符，除責成其重新填寫外，將限制該部門使用復印機,直至落實責任及相關(guān)處罰。5、任何人不得利用公司機器復印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進行處罰。
四、傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時領(lǐng)取及簽字確認。3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費用至各部門。
五、信件收發(fā)1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。收發(fā)業(yè)務范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領(lǐng)齲4、對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)齲5、對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉(zhuǎn)移。
六、名片管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務。2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字后交由行政部負責印制。3、名片印制前需確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。4、公務、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。5、自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)齲6、名片印制費用每季度攤銷一次。
七、公司設備申請流程為加強我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費;參照《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》(國管財字【2000】32號)規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制定我公司設備申請流程：(一)原則：講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：1.配發(fā)過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別;2.要考慮實際可能的收益(對工作的推動)，而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上;3.要使庫存保持合理的限度(基本上無閑置的資產(chǎn))，注意提高資金的有效利用率。
（二)、具體流程:1.各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求(內(nèi)容具體翔實、理由充分)，經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見(調(diào)撥或購買)。3.如果采勸調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施;4.如果采勸購買”程序，行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財務審批流程暫行規(guī)定”(蘇股財字〖02〗第003號)有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。5.采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查;固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責任到人。6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應收歸行政部倉庫，并在部門設備管-理-員處登記。
八、午餐飯票1.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。2.每月30-31日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。3.每月1-2日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。4.如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內(nèi)勤負責?？惋埐腿念I(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認。5.非正式員工(實習生等)領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領(lǐng)用飯票。
九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務性。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢?、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應的申請表(內(nèi)容具體詳實)，部門經(jīng)理簽字確認。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。3、各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。4、費用超過500元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。5、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2～3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前1～2天)。6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。
十、禮品1、禮品由行政部負責根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用,能體現(xiàn)公司形象。2、各部門根據(jù)禮品清單(見附表2)領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認費用來源。3、各級部門經(jīng)理(必要時由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預算中扣除超出部分。
十一、宣傳品1、公司宣傳品包括手提袋(長、短)、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認后，在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進行相關(guān)處罰。
十二、會議管理1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。2.會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等(見附表3)，便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設備調(diào)試。3.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4.會議結(jié)束后由行政部派人清理會場，查收設備。5.會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。
十三、車輛管理1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預計用車需要，應提前2—3天向行政部門提交“派車單”申請。4、“派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調(diào)度。5、車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過耗油標準時(指不正常)應送請調(diào)整修理。7、公司車輛內(nèi)部使用費用如下:①市內(nèi)用車：普通轎車里程費1.5元/公里;面包車里程費2元/公里。等候計費：等候時間在半小時內(nèi)，免計費用，超過半小時部分，按0.5元/分鐘計費。②長途用車：普通轎車里程費1.0元/公里;面包車里程費2元/公里。直接費用(如汽油費、過橋過路費、停車費等)，由各用車部門自理。③各部門車輛使用費每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認后交財務部。
十四、設備維修流程1.報修人員先將報修信息反饋給各部門的設備管-理-員;2.部門設備管-理-員初步檢查后，填寫《設備報修單》(提供設備編號和故障現(xiàn)象)，部門經(jīng)理批準后送交行政部;3.行政部設備管-理-員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修;4.通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設備給報修者使用;5.機器設備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用;6.涉及到的維修費用，由各部門承擔。
十五、電子屏使用規(guī)范
(一)原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時間合理等，特制定本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。2、行政事業(yè)部設專人負責電子屏的使用、維護、修理。3、電子屏責任人的職責包括：及時實施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。4、電子屏責任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責。
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