時(shí)間管理的方法技巧有哪些
時(shí)間是最大的敵人，也是最好的工具。所以我們要管理好時(shí)間。下面為您精心推薦了時(shí)間管理的方法，希望對(duì)您有所幫助。
時(shí)間管理的方法
每天清晨把一天要做的事都列出清單
如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時(shí)間管理也不會(huì)是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個(gè)清單出來(lái)。這個(gè)清單包括公務(wù)和私事兩類內(nèi)容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過(guò)程中，要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子，在開(kāi)會(huì)前十分鐘的時(shí)候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發(fā)的話，你完全可以利用這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)完成。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時(shí)候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺(jué)，那么，在完成工作后通過(guò)檢查每一個(gè)項(xiàng)目，你體會(huì)到一種滿足感。
把接下來(lái)要完成的工作也同樣記錄在你的清單上
在完成了開(kāi)始計(jì)劃的工作后，把下來(lái)要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿了，或是某項(xiàng)工作可以轉(zhuǎn)過(guò)天來(lái)做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計(jì)劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒(méi)有完成的原因嗎?這是因?yàn)樗麄儧](méi)有把這些事情記錄下來(lái)。如果我是一個(gè)管理者，我不會(huì)三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒(méi)帶紙和筆，我會(huì)借給他們，讓他們要完成的工作和時(shí)間期限記錄下來(lái)。
對(duì)當(dāng)天沒(méi)有完成的工作進(jìn)行重新安排
現(xiàn)在你有了一個(gè)每日的工作計(jì)劃，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么，對(duì)一天下來(lái)那些沒(méi)完成的工作項(xiàng)目又將做處置呢?你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來(lái)。但是，希望你不要成為一個(gè)辦事拖拉的人，每天總會(huì)有干不完的事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒(méi)問(wèn)題，轉(zhuǎn)天做完它。如果沒(méi)有那么重要，你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒(méi)完成的原因。
記住應(yīng)赴的約會(huì)
使用你的記事清單來(lái)幫你記住應(yīng)赴的約會(huì)，這包括與同事和朋友的約會(huì)。以我的經(jīng)驗(yàn)看，工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒(méi)有，那么一定要把它記下來(lái)，并借助時(shí)間管理方法保證它的按時(shí)完成。如果你的確因?yàn)橛惺露荒芨凹s，可以提前打電話通知你的約會(huì)對(duì)象。
制一個(gè)表格，把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來(lái)
具我所知很多人都開(kāi)始制定每一天的工作計(jì)劃。那么有多少人會(huì)把他們本月和下月需要做的事情進(jìn)行一個(gè)更高水平的籌劃呢?除非你從事的是一項(xiàng)交易工作，它的時(shí)間表上總是近期任務(wù)，你經(jīng)常是在每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié)，而月初又開(kāi)始重新安排籌劃。對(duì)一個(gè)月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的方法，再次強(qiáng)調(diào)，你所列入這個(gè)表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個(gè)月開(kāi)始的時(shí)候，將上個(gè)月沒(méi)有完成而這個(gè)月必須完成的工作添加入表。
把未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作記錄下來(lái)
你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個(gè)月內(nèi)你將和他一起去完成某項(xiàng)工作。這時(shí)你就需要有一個(gè)辦法記住這件事，并在未來(lái)的某個(gè)時(shí)間提醒你。我一般是用一個(gè)電子日歷，因?yàn)楹芏嚯娮尤諝v都有提醒功能。其實(shí)為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，你可以使用多個(gè)提醒方法，一旦一個(gè)沒(méi)起作用，另一個(gè)還會(huì)提醒你。
保持桌面整潔
我從不相信一個(gè)把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。同樣的道理，一個(gè)人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。因?yàn)橐粋€(gè)好的時(shí)間管理者是不會(huì)花很長(zhǎng)時(shí)間在一堆亂文件中找出所需的材料的。
把做每件事所需要的文件材料放在一個(gè)固定的地方
隨著時(shí)間的過(guò)去，你可能會(huì)完成很多工作任務(wù)，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會(huì)把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起，這樣當(dāng)我需要時(shí)查找起來(lái)非常方便。當(dāng)我徹底完成了一項(xiàng)工作時(shí)，我會(huì)把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方。
清理你用不著的文件材料
也許你會(huì)感到吃驚，在過(guò)去的十年中，我只有一個(gè)裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時(shí)候，我會(huì)清除在抽屜最后面的文件。換句話說(shuō)，我總是保持有一個(gè)抽屜的文件，總量不會(huì)超出這個(gè)范圍。有的人會(huì)把所有的文件都保留著，這些沒(méi)完沒(méi)了的文件材料最后會(huì)成為無(wú)人問(wèn)津的廢紙，很多文件可能都不會(huì)再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊(cè)或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當(dāng)然，有的時(shí)候，我也會(huì)去查找用過(guò)的文件，它們雖然經(jīng)過(guò)了我的清理，但原稿我會(huì)一直保留在計(jì)算機(jī)里。
定期備份并清理計(jì)算機(jī)
我對(duì)保存在計(jì)算機(jī)里的文件的處理方法也和上面所說(shuō)的差不多。我猜想，你保存在計(jì)算機(jī)里的95%的文件打印稿可能還會(huì)在你的手里放三個(gè)月。我定期地備份文件到光盤(pán)上，并馬上刪除機(jī)器中不再需要的文件。
兼顧工作和家庭的時(shí)間管理策略
策略1：學(xué)會(huì)估算時(shí)間
知道某件事需要花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間，聽(tīng)起來(lái)是很簡(jiǎn)單的技能，但絕大多數(shù)人實(shí)際無(wú)法搞清楚這一點(diǎn)，經(jīng)常會(huì)把生活搞得一團(tuán)糟。比如我知道跑步、跑步一公里的具體時(shí)間，，以及出租車在不同時(shí)間段到達(dá)幾個(gè)常用地點(diǎn)的準(zhǔn)確時(shí)間。
當(dāng)我們對(duì)于到底需要多長(zhǎng)時(shí)間去完成某件事能夠有更準(zhǔn)確的估算的話，就可以在每周里得到額外的18.5個(gè)小時(shí)。
你想在估算時(shí)間方面變得更強(qiáng)大，第一步就是持續(xù)記錄時(shí)間日志。時(shí)間日志能夠讓你看到，所謂的早上10點(diǎn)的“1小時(shí)”會(huì)議總是不會(huì)少于75分鐘，這也就解釋了無(wú)論你在接下來(lái)的11點(diǎn)安排了什么事情，你都無(wú)法完成的原因。
有些人會(huì)過(guò)多估計(jì)完成某項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間。但更普遍的一種傾向則是不切實(shí)際的盲目樂(lè)觀。人們通常都認(rèn)為自己無(wú)論做什么事情都能夠一舉成功，但你應(yīng)該把所有可能出現(xiàn)的突發(fā)情況都考慮在內(nèi)。
書(shū)中建議應(yīng)該像一位大廚那樣來(lái)思考。假如你的客人要在晚上8點(diǎn)來(lái)家里吃晚餐，你就需要弄清楚自己都需要做好哪些步驟。你可以從晚上8點(diǎn)這個(gè)時(shí)點(diǎn)來(lái)進(jìn)行倒推，從而進(jìn)行安排。
因?yàn)闀r(shí)間是有限的，所以我們應(yīng)當(dāng)最大限度地利用這種稀缺的資源。
策略2：利用上下班的時(shí)間
上下班時(shí)間有可能很難估計(jì)，
對(duì)于開(kāi)車的伙伴:
交通狀況的復(fù)雜性意味著每一天都可能出現(xiàn)不同的結(jié)果。盡可能了解常見(jiàn)線路的擁堵程度，并做好預(yù)期準(zhǔn)備。
找一位朋友同行?？梢耘紶柵c同事、朋友一起拼車，聊聊工作和生活。你也可以與愛(ài)人一起開(kāi)車出行，把無(wú)聊的上下班路程變成你們的約會(huì)。
在路上學(xué)習(xí)。上下班的路上，你可以抽空學(xué)習(xí)。比如，下載一些有聲書(shū)或是學(xué)習(xí)語(yǔ)言。要是自己開(kāi)車，還可以練習(xí)口語(yǔ)。
提前練習(xí)。有演講或發(fā)言時(shí)在開(kāi)車的時(shí)候練習(xí)也不錯(cuò)，要是做公交或地鐵，在大腦中預(yù)演一下效果也可以。
動(dòng)起來(lái)?？梢栽嚢彦憻捜谌肷舷掳噙^(guò)程中。比如快步走到火車站，還會(huì)騎自行車去上班。你不需要每天都采用這種方式，重點(diǎn)在于你可以不時(shí)地增加運(yùn)動(dòng)量。
欣賞沿路的風(fēng)景。上下班時(shí)間也可以成為你的個(gè)人時(shí)間。學(xué)會(huì)觀察和欣賞每一天早晨，世界都是閃亮而嶄新的，充滿了各種各樣的可能性。
買(mǎi)個(gè)降燥耳機(jī)也是一個(gè)好辦法
策略3：善用旅途時(shí)間
最喜歡的交通工具是動(dòng)車，什么都可以做。其次是飛機(jī)，一般先小睡一會(huì)，然后用來(lái)閱讀或者處理工作。
策略4：學(xué)會(huì)一心多用
一心多用可以刺激大腦不同的部位。研究發(fā)現(xiàn)，在開(kāi)會(huì)的時(shí)候亂寫(xiě)亂涂有助于幫助你保持注意力和接收相關(guān)信息，因?yàn)檫@種方式能吸收胡思亂想的多余能量。
只建議用在不太重要的事情上，在重要事情上盡量一次一件事。
策略5：利用額外的時(shí)間
你會(huì)怎樣利用那些額外的時(shí)間?
每個(gè)人都有能力在日程表的空閑時(shí)段為自己安排一些有趣或是有意義的事情。
簡(jiǎn)單高效的時(shí)間管理技巧
一：靈活的安排好日程，掌控自己的生活。要想簡(jiǎn)單高效的管理時(shí)間，不需要時(shí)刻牢記者自己的時(shí)間管理卡，而是靈活安排，活在當(dāng)下，而不是讓日程安排綁架你去做什么。
二：每天晚上或是早起來(lái)決定接下來(lái)一天要做什么事情，弄清楚輕重緩急的優(yōu)先次序。輕重緩急對(duì)于我們完成的時(shí)間或是結(jié)果而言都很重要，所以要先弄清楚這一點(diǎn)，分好優(yōu)先次序，可以高效利用時(shí)間。
三：批量處理自己的工作和日常事務(wù)。生活和工作中有很多事情是可以一起做，甚至批量去做的，批量做的事情有打電話、發(fā)郵件、文書(shū)工作等。
四：會(huì)合理運(yùn)用時(shí)間管理的簡(jiǎn)單工具。對(duì)于時(shí)間管理，太多的管理工具沒(méi)有什么好處，只會(huì)讓自己陷入選擇的困境，不妨只選擇簡(jiǎn)單的時(shí)間管理工具，比如日歷。
五：刪減自己的任務(wù)，將主要精力投入到產(chǎn)出比很高的事情上。我們的時(shí)間和精力有限，不可能將所有的事情都做完、做好，這個(gè)時(shí)候就需要進(jìn)行刪減工作，越少越精，也就越高效。
六：充分利用碎片時(shí)間，將輕松簡(jiǎn)單的事情放在碎片時(shí)間來(lái)處理。比如自己制定的讀書(shū)計(jì)劃，可以在等車、排隊(duì)、坐車、上廁所等零碎的時(shí)間內(nèi)完成。
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