公司檔案管理制度范本
為加強公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，需要制定并實施相應(yīng)的管理制度。學(xué)習(xí)啦小編為你整理了公司檔案管理制度范本，希望你喜歡。
公司檔案管理制度范本一
1 總則
1.1 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務(wù)，特制定本制度。
1.2 本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。
1.3 公司所有部門和個人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。
1.4 公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。
1.5 本制度適用于公司所有檔案資料的管理。
2 檔案管理的機構(gòu)與職責(zé)
2.1 公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。
2.2 公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。
2.3 公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。
2.4 辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。
2.5 檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
2.6 所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
3 檔案管理
3.1 檔案的歸檔
3.1.1 公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。
3.1.2 對于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。
3.1.3 除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。
3.1.4 公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。
3.2 檔案保管
3.2.1 公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。
3.2.2 檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。
3.2.3 檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時歸檔，并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同，分類進(jìn)行管理。
3.2.4 檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司《保密制度》，對檔案資料進(jìn)行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.2.5 所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見《保密制度》。
3.2.6 檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
3.2.7 對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3.3 檔案的查閱、借閱
3.3.1 公司員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱(借閱)手續(xù)，由檔案管理員對查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時間和歸還時間進(jìn)行詳細(xì)登記。
3.3.2 查閱(借閱)密級檔案時，如查閱人為《保密制度》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫《檔案查閱(借閱)申請單》，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。
3.3.3 檔案查閱(借閱)的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批;秘密級檔案由行政總監(jiān)審批;機密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。
3.3.4 原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。
3.3.5 查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。
3.3.6 嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司《保密制度》的有關(guān)規(guī)定予以處罰。
3.4 檔案的銷毀
3.4.1 對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案3.4.2 清單上報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。
3.4.3 任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
3.4.4 檔案銷毀時應(yīng)有2人以上進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。
4 附則
4.1 本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實施。
4.2 本制度報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。
4.3 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。
4.4 本制度自頒布之日起施行。
公司檔案管理制度范本二
第一章 總 則
第一條 為了加強公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。
第二條 凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條 1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。(面試網(wǎng) www.mian4.net)
2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，維護(hù)公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。
第四條 公司檔案分為：文書檔案、財務(wù)檔案、各項規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案(各項目資料)、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。
(1)、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。未經(jīng)董事長許可，任何人不可動用。
(2)、有關(guān)文書、各項規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。
(3)、設(shè)計方案、施工圖、設(shè)計變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料、采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗報告、質(zhì)量保證書等，由工程部自行歸檔保管。
(4)、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。
(5)、前期部方面資料：項目立項申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料，由前期部自行歸檔保管。
(6)、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復(fù)等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。
(7)、各部門向辦公室移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、
報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理，辦公室有責(zé)任對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條 因工作變動或因故離職時，應(yīng)將文件材料交接清楚，才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀(jì)要、大事記等。
2、各種工程圖紙、設(shè)計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。
5、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章制度。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要歸檔的重要文件。
第四章 檔案的借閱管理辦法
第八條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。
第九條 借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批
1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長助理或
總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。
2、重要檔案及財務(wù)檔案，須由董事長批準(zhǔn)，方可借閱。
第十條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)董事長助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，經(jīng)檢查無誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
第十一條 公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時間為3天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。
第十二條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。
第十三條 加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。
第五章 檔案的銷毀
第十三條 辦公室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料。
第十四條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認(rèn)，報董事長助理、總經(jīng)理審批，并進(jìn)行登記后予以銷毀。
第十五條 銷毀時要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第六章 罰 則
第十六條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
6、泄露公司檔案機密者。
7、其他危害公司利益的行為。
第二七條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補充。 對未盡事宜，辦公室隨時調(diào)整更新。
公司檔案管理制度范本三
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。?
二、文件材料的收集管理?
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍?
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。?
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。?
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。?
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。?
6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
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