預付賬款有什么注意事項
預付賬款有什么注意事項
你聽說過預付賬款嗎?預付賬款是指企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定，預先支付給賣貨方的款項，也是公司債權(quán)的組成部分。下面由學習啦小編為你詳細介紹預付賬款的相關(guān)法律知識。
預付賬款的注意事項
防止利用預付賬款作為“中轉(zhuǎn)站”
按規(guī)定，企業(yè)的預付款業(yè)務必須以有效合法的供應合同為基礎(chǔ)，而實際工作中有的企業(yè)的預付款業(yè)務根本無對應的合同，而是利用預付款這一“中轉(zhuǎn)站”往來搭橋，為他人進行非法結(jié)算，將所得回扣或傭金據(jù)為已有;或利用該項業(yè)務轉(zhuǎn)移資金，隱匿收入、私設“小金庫”或私分。
如甲企業(yè)本與乙企業(yè)無任何業(yè)務往來，但甲企業(yè)的負責人與乙企業(yè)的財務主管有親戚關(guān)系，于是，甲企業(yè)以收取一定“使用費”為條件，在審計人員的函證中證明該企業(yè)收到乙企業(yè)的預付款，給審計人員的工作制造了很大的障礙，使甲、乙兩企業(yè)的會計核算失去了真實性。
防止利用預付賬款作為“回收站”
在許多企業(yè)中，“預付賬款”賬戶就發(fā)揮著“回收站”的作用，企業(yè)銷售商品，不確認收入，而是暫時存放在“預付賬款”賬戶中，作為預付款，日后，再作相反會計分錄，視同退款。這樣的后果就是企業(yè)可以偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入。
將不屬于預收賬款核算的事項列入預收賬款
如企業(yè)將本應記入“其他業(yè)務收入”、“營業(yè)外收入”科目的事項記入“預收賬款”科目，從而達到逃避繳納流轉(zhuǎn)稅和所得稅的目的。檢查時應審閱預收賬款明細賬貸方發(fā)生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業(yè)務的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。
將應記入收入的直接交款記入預收賬款
會計制度規(guī)定，交款提貨銷售在收到貨款并將發(fā)票賬單和提貨單交給買方后確認收入。檢查時對每筆預收賬款明細賬貸方發(fā)生額，應要求企業(yè)出具相應的合同，以核實發(fā)生預收賬款的原因;并結(jié)合對企業(yè)發(fā)生預收賬款時的發(fā)貨業(yè)務，檢查庫存商品明細賬或提貨單，核實企業(yè)是否發(fā)生交款提貨銷售業(yè)務，有無將本應確認為收入的事項作為預收賬款處理。
私營公司預付賬款的核算
私營公司應設置“預付賬款”賬戶對預付貨款進行會計核算。企業(yè)對供貨方預付貨款時，應借記“預付賬款”科目，以后收到預購的材料或商品時，則貸記“預付賬款”科目。
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加強企業(yè)預付賬款管理的舉措
以上列舉了預付賬款在企業(yè)實際核算中可能發(fā)生錯誤的5種情形。為了規(guī)范預付賬款的使用，使企業(yè)提供的財務信息真實可靠，必須對企業(yè)的預付賬款加強管理。
(一)建立健全預付賬款管理的相關(guān)制度
1.建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作。供應部門負責預付賬款的清查催收工作。
2.建立預付賬款的控制制度。為了從嚴控制預付賬款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出，供應部門要按照經(jīng)過部門主任、總會計師審批后的購貨合同的條款，辦理預付賬款支付手續(xù)，未簽購貨合同的，不得付款。外委工程不準發(fā)生預付賬款。
3.建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門與客戶協(xié)商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負責人、經(jīng)辦人、對方的經(jīng)營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經(jīng)辦人等情況。同時，將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整檔案。
4.建立健全預付賬款清理責任制度。供應部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間，組織交貨，驗收入庫，并在7日內(nèi)報銷。如超過報銷期限，超期的款額按每天預付金額的千分之三收取資金占用費。財務部門對所發(fā)生的預付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等已無望再收回所購貨物的，應將其轉(zhuǎn)入其他應收款。每年年終，要組織專人全面清查預付賬款，與對方核對清楚，并取得對方簽章，做到債權(quán)明確，賬實、賬賬相符。
5.建立會計人員培訓制度。會計人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。
(二)建議財務負責人和內(nèi)部審計部門定期檢查預付賬款的使用情況
1.對預付賬款進行分析性復核;對大額異常項目進行調(diào)查。
2.對期末預付賬款余額與上期期末余額進行比較，解釋其波動原因。
3.檢查預付賬款是否存在貸方余額;如有應查明原因，必要時重作分類調(diào)整。
4.檢查預付賬款長期掛賬的原因。注意結(jié)合應付賬款明細賬查核是否有重復付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在應付賬款和預付賬款中同時掛賬的情況。
5.企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入、營業(yè)外收入記入預付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達到偷稅的目的;審閱預付賬款明細賬，從摘要、對應賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索，再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。
6.企業(yè)是否利用預付賬款業(yè)務往來搭橋，為他人進行非法結(jié)算活動，以此獲取回扣或轉(zhuǎn)移資金，予以貪污、挪用及私設“小金庫”;審查預付賬款業(yè)務合同是否真實合法，有無以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預付賬款。
7.是否利用預付賬款列支非法支出;查證預付賬款明細賬的賬齡長短及相關(guān)的憑證，如賬齡過長，則有利用“預付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進行其他舞弊行為的可能。
8.對長期未收到貨物的預付賬款，可向供貨單位進行查詢。
綜上所述，對預付賬款正確使用和加強管理，可以將誤用或錯用預付賬款造成的損失及舞弊現(xiàn)象消滅在萌芽之中，為企業(yè)提供真實可靠的財務信息。
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