用Word郵件合并功能打印的方法步驟

用Word郵件合并功能打印的方法步驟

　　在實際工作中，經(jīng)常會遇到這種情況：需要處理的文件主要內容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。比如學生的錄取通知書、成績報告單、獲獎證書等等。如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數(shù)據(jù)，那也夠麻煩的。那么下面就由學習啦小編為您分享下巧用Word郵件合并功能打印的技巧，希望能幫助您。

　　用Word郵件合并功能打印的方法步驟

　　步驟一：運行Word XP新建一個文檔，執(zhí)行“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并向導”。在出現(xiàn)的“郵件合并”窗口中選擇文檔類型為“信函”，如圖1所示，然后單擊“下一步”。

　　步驟二：在“選擇開始文檔”窗口中，如果使用已有的文件，那就選擇“從現(xiàn)有文檔開始”然后選擇并打開相關文檔，如果從新編寫那就選中“使用當前文檔”前的復選框，然后單擊“下一步”進入第三步操作。

　　步驟三：在“選擇收件人”窗口中選中“鍵入新列表”前的復選框，然后點擊“創(chuàng)建”按鈕編輯數(shù)據(jù)源。在彈出的“新建地址列表”窗口中，點擊“自定義”按鈕，為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建合適的項目。因為一份錄取通知書中需要變化的內容一般包括姓名、系或專業(yè)的名稱、報到日期等，所以在“自定義地址列表”窗口中可以通過使用“添加”和“刪除”按鈕將數(shù)據(jù)源的項目改成 “姓名”、“系”、“專業(yè)”、“日期”這四個適合要求的域名，如圖2所示。確定后返回前一窗口，輸入被錄取的學生的信息，如圖3所示。輸入完畢后，保存并關閉數(shù)據(jù)源，然后單擊“下一步”，進入主文檔的編輯。

　　步驟四：“撰寫信函”中，在Word的編輯區(qū)輸入各份通知書共有的內容，在需要輸入姓名、系名稱、專業(yè)名稱和報到日期處，就通過點擊“其他項目”按鈕，激活“插入合并域”窗口，并選擇其中合適的項目，點擊“插入”按鈕，將其插入文檔，如圖4所示。和其他的文字編輯一樣，你可以隨意設置修改段落格式、字體、字號等等。

　　步驟五：文件編輯完后，單擊“下一步”進入第五步“預覽信函”。這時我們發(fā)現(xiàn)錄取通知書中的變化部分已經(jīng)被數(shù)據(jù)源中輸入的數(shù)據(jù)取代，如圖5所示。你可以使用“預覽信函”窗口中的前進、后退按鈕查看不同同學的通知書，如果發(fā)現(xiàn)問題的話，還可以重新修改數(shù)據(jù)源。

　　步驟六：現(xiàn)在就單擊“下一步”進入最后一步的操作“完成合并”，點擊“編輯個人信函”，在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”，如圖6所示，剛才編輯的所有文件就變成由與錄取人數(shù)相同的頁碼組成的一個Word文檔，執(zhí)行“文件”——“打印預覽”命令看看，如圖7所示，效果不錯吧。

　　步驟七：值得一提的是，你可以在第三步中直接調用Excel文件、數(shù)據(jù)庫文件、Word表格中的數(shù)據(jù)……作為數(shù)據(jù)源，這無疑將會大大提高我們的工作效率，現(xiàn)在你不會再為做大量重復勞動而心煩了吧。