時間的管理

時間的管理

　　時間的管理

　　因為時間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復得”等特性，所以在各種經(jīng)濟資源中，時間最不為一般管理者所理解。也許正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費更為普遍，也更為嚴重。?

　　所謂時間的浪費，指對實現(xiàn)目標毫無貢獻或貢獻的時間消耗。“時間管理”所探索的是如何克服時間浪費，以便有效地完成既定目標。特別提醒管理者注意的是，“時間管理”并不是指以時間為對象而進行的管理。由于時間總是按著一定的速率光臨，并且按照同一速率消失，所以時間本身是無管理的。“時間管理”的正確涵義應該是面對時間而進行“自管理者管理”。管理者究竟應該如何面對時間而進行自管理者管理，以便克服時間的浪費呢?管理者認為可以從以下兩個途徑入手：?

　　(1)建立正確的時間觀念;?

　　(2)培養(yǎng)克服時間誤區(qū)的技能。

　　有礙時間管理的四種觀念

　　一般人在與不同的環(huán)境、不同的年紀、不同的心緒下，對時間可能會保持不同的看法。這些看法之間往往是相互矛盾的。例如管理者有時認為“光陰似箭，日月如梭”，有時則認為“時間象蝸牛一樣地爬行”，甚至有時更認為“時間處于靜止狀態(tài)”。再如當管理者需要料理的事情太多時，管理者總是感到“時間不夠支配”，但是當管理者無所事事時，管理者又感到“不知如何消磨時間”。由此可知，一般人對時間的態(tài)度是極為主觀的。在各種時間觀念之中，有四種觀念特別不利于時間的有效運用。它們是：

　　(1)視時間為主宰;?

　　(2)視時間為敵人;?

　　(3)視時間為神秘物;?

　　(4)視時間為奴隸。?

　　視時間為主宰的人：重形式而不重實質

　　視時間為主宰的人，將一切責任交托在時間手中。對這種人來說，它被當作一種信念。這種人深信“這只是時間問題”、“ 歲月不饒人”、“時間是最好的試金石”這一類的說法。在這種人心目中，時間猶如駕駛員，而他們則好象乘客!?

　　視時間為主宰的人的一個主要行為特征，便是重形式而不重實質。下面是一些具體實例：?

　　盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總是在同一時間起床，盡管他們有時在那個時間并不感到饑餓。但是有些人每天總是在同一時間進餐。

　　有些人總是恪守固定的時間辦事而不愿稍作變動。例如管理者在下班時，雖然次一班6∶05分的班車不愁沒有座位，但是他們總是超5∶45分那趟擁擠不堪的班車。

　　有些管理者總是以時間為行為準則而忽視其它一切。例如長途電話的通話時間一超過三分鐘，則令管理者感到極度不安，雖然增加的通話時間可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。

　　視時間為主宰的人雖然重形式而不重實質，但這并不意味他們一定喜愛形式。管理者有時也會違背形式的要求，但管理者不敢公然違背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常聽某些人說“偷得浮生半日閑”。言下之意為：

　　(1)他們不應當在忙忙碌碌的工作中偷閑;?

　　(2)他們想偷閑，而且無論如何都要偷閑;?

　　(3)他們期望能避免罪惡感或良心的譴責。?

　　視時間為主宰的人并不面臨“選擇”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只需聽從時間的指揮而無需費腦筋。他們最大的缺點在于無條件的向時間屈服，以致不能善用時間，發(fā)掘生命過程中無窮的機會更無從談起。

　　視時間為敵人的人：重效率而不重效能

　　視時間為敵人的人，經(jīng)常將時間當作超越與打擊的對象。這種人的行為特征為：?

　　(1)自管理者設定難以完成的時限，以便“打破記錄”或“刷新紀錄”。例如這種人開車上班， 喜歡尋找捷徑，以便創(chuàng)造紀錄;對這種人來說，節(jié)省下來的一點時間好象能積蓄下來似的。?

　　(2)在任何約定時間的場合，因早到而感到“勝利”、因遲到而感到“沮喪”。這種“勝利”或“沮喪”的感覺，是針對時間的早晚而產(chǎn)生，并非針對時間的早晚所導致的后果而產(chǎn)生的。例如有些人開會總是早到，則令早到的便是等候其他與會者的來臨。仍有一些人因約會時遲到一、兩分鐘而感到沮喪，他們卻是因自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪。

　　視時間為敵人的人一個最大的長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。但與時間競賽的人，是終究注定要失敗的。其次，當一個人的心理經(jīng)常處于競爭狀態(tài)，他將難以充分體會經(jīng)驗、成就或喜樂。管理者也將難以生活在現(xiàn)在，因為他的心擺在了下一場的戰(zhàn)斗上。管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一種“投入——產(chǎn)出”的概念。當管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產(chǎn)出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”時，則被視為富有效率。

　　自從泰勒于上世紀前倡導“科學管理”以來，效率的概念不但已經(jīng)家喻戶曉，而且逐漸成為鑒定好壞與判別對錯的價值尺度，甚至在若干場合中還被當作一種追求的目標!效率之所以受到如此重視，恐怕應歸功于管理學界對它不遺余力的研究與追求。從早期的“動作研究”、“時間研究”與“工作設計”到近期的“作業(yè)研究”、“計劃審核術”等技術性探索，無一不是致力于提高效率。在可支配的資源(包括時間)極度匱乏的情況下，講求效率是明智和必要的，因為效率的提高足以減輕資源(包括時間)的浪費。可是，為了將“效率的提高足以減輕資源的浪費”變成事實，管理者仍要講求“效能”。所謂效能，是指適合目標的設定，以及為完成特定目標所需的適合手段的選擇。有效能的管理者不但能夠制定適合的目標，而且能夠選擇適合的手段以完成既定目標。譬如當黑白電視機已處身于“生命循環(huán)”的成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若管理者仍選定黑白電視機為目標產(chǎn)品，且不論其生產(chǎn)效率有多高，這種產(chǎn)品肯定要滯銷。這樣的管理者是無效能可言的。再如管理者為了推銷女性化妝品，而在某一電視節(jié)目內從事產(chǎn)品廣告。倘若該節(jié)目(此即完成目標的手段)不受女性歡迎，則不論其收視率有多高，或廣告費有多便宜，這種廣告肯定無法實現(xiàn)促銷的目的。這樣的管理者也是無效能可言的。上述實例顯示，倘若管理者只講求效率而不講求效能，則將因為目標無法實現(xiàn)而導致嚴重的資源浪費。這對講求效率以避免浪費的管理者來說，真是一種莫大的諷刺!而令人遺憾的是，只講求效率而忽視效能的管理者卻比比皆是。當代著名管理學者彼得·杜拉克有鑒于此，在1966年撰寫了《有效的主管》一書，以呼吁管理者重視效能。在這一本書上，他很簡明扼要地指出：效率是“以正確的方式做事”，而效能則是“做正確的事”。這兩句名言，頗值得管理者三思。

　　盡管有許多管理者只強調效率而忽視效能，但仍有一些管理者卻只強調效能而忽視效率。如為了提高士氣，有些管理者會不惜代價地要求冗員提前退休。這在短期內很容易收到預期效果，但在長期內則極可能演變成員工人人自危，致使士氣反而較前低落。一旦管理者只講求效能而不講求效率，則勢必無法長期確保所獲得的效能。

　　由此可知，效率與效能不應偏廢，但這并不意味效率與效能具有同樣的重要性。管理者固然期望能同時發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，管理者首先應著眼于效能，然后再設法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率。”

　　視時間為神秘物的人：囿于時間所加以的限制

　　視時間為神秘物的人通常都對時間高深莫測。他們對待時間的態(tài)度，與他們對待自己身體的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出毛病，否則他們不會意識到腸胃的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。?

　　視時間為神秘物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠專心致志地工作。這未嘗不是一種長處。但是，時間對絕大多數(shù)人特別是管理者來說都是吝嗇的。除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無法適當?shù)貜氖聲r間的調配。

　　視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作

　　視時間為奴隸的人最關切的，是如何管理時間。“視時間為奴隸”的這種觀念轉化成管理者的一種行為，便是長時間地沉迷于工作，成為所謂的“工作狂”。?

　　在各種各類的機構中，許多管理者的工作時間都很長，而且職位愈高者工作時間愈長。管理者時時可以聽到這一類的話：“一位基層的管理者如能在八小時內做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高層的管理者如能在十小時、甚至十二小時內做好一天的事，則他應被視為特別杰出的俊才。

　　難道職位越高的管理者，他的工作時間將無可避免地延長?許多人對這個問題都給予了肯定的答復。理由是：當一個人在組織中職位上升得愈高，工作愈加緊要，其責任愈加重大，所以工作時間自然延長?？墒?，對這個問題的否定答復，或許更加令人信服：當一個人在組織中職位升得愈高，上級授予他的權力愈大，供他差遣的員工也愈多，因此工作時間不應隨職位的升高而增加。

　　統(tǒng)計調查顯示，每周工作時間超過五十五小時、甚至六十小時的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數(shù)都不認為自己工作過長。事實上，有些管理者只有等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、或子女求見時，才領悟到自己的工作時間過長。

　　例外性的長時間工作并不足以產(chǎn)生不良后果，但是經(jīng)常性的長時間工作則有不良后果。以下三種不良的后果很值得管理者注意：?

　　(1)研究發(fā)現(xiàn)，每天的工作時間一超過八小時，則生產(chǎn)效率將快速的遞減。倘若這些研究的結果是可信的，則每周工作時間最好不超過四十八小時(按六個工作天計算)為好。

　　(2)長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的習慣。許多管理者對工作因保持著“白天做不完，夜晚還可以做;平時做不完，周末或禮拜天還可以做”的態(tài)度，于是使八小時可以做好的事被拖延到十小時才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。這不幸應驗了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內完成;如可供完成工作的時間被增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時內完成。

　　(3)長時間工作可能導致工作的失敗。管理學者約瑟夫·崔豈特曾經(jīng)對一群管理者在事業(yè)上的成敗進行研究，他發(fā)現(xiàn)成功的管理者與失敗的管理者的差別在于：后者隨時愿意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調工作的管理者，其工作終究會不佳。長時間工作所導致的不良后果足以說明，為何一些機構會強迫員工定期休假、限制加班次數(shù)或加班時數(shù)、或是不準累積假期。

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