如何區(qū)分時間管理“四象限法則”的四個象限

“四象限”法中把所有待處理的事情按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。

時間管理“四象限法則”的學(xué)習(xí)心得

時間四象限法的提出者是美國管理學(xué)家柯維先生，一經(jīng)面世，得到眾人的認(rèn)可和支持，所以基本上現(xiàn)在如果要討論時間管理，那么四象限法是必不可少的。這個法則的主要意思就是兩個維度的變量劃分成四個區(qū)間，然后按照四個區(qū)間的定義將我們的計劃任務(wù)放進(jìn)去。這兩個維度分別是重要性和緊急性，由此劃分成四個區(qū)間分別是重要緊急，重要不緊急，緊急不重要，不緊急不重要。何謂之重要?何謂之緊急?就如一千個人心目中有一千個哈姆雷特一樣，一千個人也會對重要和緊急有一千個答案。每一個人、每一個崗位、每一個角色、，每一個階段，可能對重要和緊急的理解都會有所差異。所以四象限法則不是教會大家找到重要和緊急事務(wù)的結(jié)果，而是灌輸一個理念、傳達(dá)一個信息---面對任何事務(wù)，我們心目中都要堅持這樣一個原則就是不管什么時候我們都要堅持對準(zhǔn)備接受的事務(wù)作出一個快速而準(zhǔn)確的判斷，這件事情對我而言是重要的嗎，是緊急的嗎?

重要性主要是針對事務(wù)和我們已經(jīng)設(shè)定的目標(biāo)是否相吻合，吻合度越高就代表越重要，只是這個吻合度如何確定，那就只能是靠個人決定了!緊急的判斷標(biāo)準(zhǔn)是事務(wù)完成的時間要求了，這個比較容易理解，難點(diǎn)是在如何確定多長時間要求才是緊急呢?這個標(biāo)準(zhǔn)各人也會有各自的標(biāo)準(zhǔn)的，只是一旦我們定下了標(biāo)準(zhǔn)，最好盡量不要改動它，因為一旦已經(jīng)訂好的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)常變動，那么結(jié)果只能是你永遠(yuǎn)都不知道什么事情才是緊急的，那么你永遠(yuǎn)都會為所謂“緊急”的事情而在奔波忙碌。

如果說我們已經(jīng)在頭腦中對四象限法則的四個象限有了一定的概念，我們自然就會想我們?nèi)粘９ぷ骱蜕町?dāng)中的各類事情如何對號入座呢?哪些事情才是正確的對應(yīng)那個象限呢?重要緊急：危機(jī)事件;重要不緊急：文案工作;緊急不重要：協(xié)調(diào)溝通;不緊急不重要：瑣碎事務(wù)。危機(jī)事件外還要加上領(lǐng)導(dǎo)交辦的緊急事務(wù)。這是一個現(xiàn)實情況，我們需要正視的情況，因為我們是團(tuán)隊組織架構(gòu)，團(tuán)隊管理者交辦的工作可以視為團(tuán)隊的緊急事務(wù)，當(dāng)然也就是重要而緊急了，但是是這一條很容易就成為我們時間管理的黑洞，因為有時候領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)并不一定緊急，作為執(zhí)行者最應(yīng)該做得就是確認(rèn)任務(wù)是否緊急是否重要。重要不緊急：寫總結(jié)和計劃，按照原定計劃所開展的各類工作，如匯報、如拜訪客戶、如和家人出外聚餐等等;緊急不重要：臨時協(xié)調(diào)事務(wù)、重要工作的重新辦理;不緊急不重要：這個最難總結(jié)了，看看其他部門發(fā)的郵件，閑余時間打牌唱歌，看看小說上網(wǎng)瀏覽新聞，或者找個地方曬太陽發(fā)呆。

不同的人、不同崗位、不同情緒、不同階段的人對所謂重要和緊急的事情的定義都不盡相同，同一個人因為壓力、情緒、心情的不同也有可能不同，看心理醫(yī)生，進(jìn)行情緒調(diào)節(jié)對很多人來說是不重要不緊急，但是如果對于一個遇到重大挫折且宣泄無門的人來說就是重要而緊急。對于一個連續(xù)加班N天，每晚工作到深夜、身心疲憊的人來說，看電影旅游散心等在其他人看來不緊急不重要的事情對其而言卻是重要而緊急的。所以說我們在面對各種事物的面前，一定要結(jié)合自身的目標(biāo)設(shè)定及身心狀態(tài)來確定各個事務(wù)的象限歸類。歸類劃分很重要，但更重要的是我們應(yīng)該用什么樣的方式來處理四個象限的事務(wù)，才能保證我們的時間管理能夠有效進(jìn)行。

針對四個象限的事情，相當(dāng)多的資料給出了這樣一個處理的指導(dǎo)意見：第一象限的事情要馬上去做，第二象限的事要安排好計劃去做，第三象限的事是授權(quán)別人去做，第四象限的事是盡量不要做。我們接下來逐個解除，首先是重要而緊急的事情，要馬上做，這是沒有問題的，但是在處理這個象限的事務(wù)的時候我們要時刻都要記住這樣一個原則，就是馬上做之前還有一個動作，就是判斷這件事情能否往第二象限重要不緊急的方向轉(zhuǎn)移，或許大家的結(jié)論都是悲哀的，現(xiàn)實狀況下幾乎是不可能的，但是如果我們作為自己時間的管理者都不能堅持來主導(dǎo)自己的時間，那么根本就不會有人會幫助你管理時間的，這也是反映了時間管理的最重要原則就是自主性。在面對緊急重要的事務(wù)的時候首先思考能否轉(zhuǎn)移，詢問事務(wù)的發(fā)起者發(fā)表自己的意見爭取將事務(wù)的性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，另外還有就是提前準(zhǔn)備。

第二象限是重要而不緊急，這一塊的工作按道理來說就算是自己所做的工作計劃中有序開展的內(nèi)容了。因為是和目標(biāo)高度吻合，而且已經(jīng)提前做好了計劃、有充分準(zhǔn)備的工作，理所當(dāng)然的這種類型的工作勢必會是我們重視并且得到妥善處理的。而現(xiàn)實當(dāng)中卻是恰恰相反，第二象限的工作受到了第一和第三象限工作的擠壓和阻攔，使得這個區(qū)域的工作很多時候由重要不緊急變成了重要而緊急，因為原本計劃好的時間都被緊急的事情占用了，唯一的結(jié)果就是讓不緊急變成了緊急。所以在對待第二象限的工作，我們要有一個堅持的態(tài)度，堅持一個原則底線，不管其他緊急的事情如何撲面而來，也不要讓其影響到這個象限的事情。一旦發(fā)現(xiàn)緊急的事情造成惡劣的影響，有人就會說那我加班來處理不就行了嘛?加班就是一種不良現(xiàn)象，就是因為時間管理不科學(xué)才迫使你要加班，所以說時間管理中出現(xiàn)加班就是管理失敗的表現(xiàn)了。在四個象限當(dāng)中，第二象限的工作是最重要的也是最體現(xiàn)我們的時間管理的質(zhì)量的，這是時間管理中的第一原則。

第三象限是緊急不重要，這是一個很糾結(jié)的區(qū)域，既然是緊急的事情，那么按照我們的思維習(xí)慣那就要趕緊去完成它，但是它卻不重要，也就是說它極有可能不在我們的目標(biāo)范圍之內(nèi)的，是屬于額外的不可預(yù)見的事情，而且最最為關(guān)鍵的是，這些緊急不重要的事情很有可能是由一些“極為關(guān)鍵”的人所下達(dá)的。稍微不慎，會導(dǎo)致極其惡劣的后果，那可如何是好。好多網(wǎng)絡(luò)上的材料給出的指導(dǎo)意見是：授權(quán)別人去做。先不討論這種方法的實際操作性，光是這種做法的逃避態(tài)度我覺得就不是很恰當(dāng)了。憑什么別人就愿意接受你的授權(quán)呢?憑什么你就能授權(quán)呢?最重要的是?有多少人具備這種授權(quán)的資源呢?或許有些人能過做到，例如管理者確實可以將一些緊急不重要的事情，例如出席其他部門組織的一些本部門關(guān)聯(lián)性較低的會議。但這些都是針對具備管理權(quán)限的人所設(shè)置的。最起碼一點(diǎn)---授權(quán)是目標(biāo)管理的一種手段，其存在的最基本因素是必須有部屬。而對于大部分沒有部屬的人而言，授權(quán)似乎只是一種飄渺虛幻的概念而已。對待緊急不重要的事情，我給出的意見是可推則推，推不掉也要告訴對方你的態(tài)度，另外還有就是分門別類的把這些所謂的“緊急不重要”的事務(wù)記錄下來，作為下次對方又要你處理類似事務(wù)的談判籌碼。當(dāng)然，推的意思不是說要推卸責(zé)任，推的目的是在確認(rèn)這項工作確實是屬于你的工作職責(zé)范疇的基礎(chǔ)上盡最大能力將其轉(zhuǎn)化為不緊急的事務(wù)。在再說上面提到的授權(quán)，在我看來恰恰是這樣的授權(quán)過多過濫，而導(dǎo)致了很多人每天不得不面對眾多的“緊急而不重要”的事務(wù)的一個重要原因。或者我們的一些管理者在要求自己的部屬在執(zhí)行一些臨時下達(dá)的任務(wù)的時候，想一想是否自己就是那個造成自己部屬過于忙亂的原因之一。

最后一個象限是不緊急不重要，相對而言，我是最不認(rèn)可這個象限的說法的，哲學(xué)上說：存在的就是有意義的，任何事務(wù)都有著其存在的價值，就算是不緊急不重要，但并不代表它沒有作用。但是翻遍我能看到的所有關(guān)于四象限法的材料中都對第四象限的事務(wù)是這樣一個態(tài)度：不緊急不重要的事務(wù)，盡量取消不要去做。在討論應(yīng)該如何對待第四象限的事務(wù)前，我們首先來對這個定義套進(jìn)我們認(rèn)為想匹配的事務(wù)：看電影、鍛煉身體、打牌、聊天、唱卡拉OK、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁。。。。。。我提供我的態(tài)度和大家分享：這些看似不重要的事情其實是我們工作和生活中的潤滑劑，是調(diào)節(jié)工作強(qiáng)度和生活壓力的的調(diào)和品，就拿鍛煉身體來說，有些人會認(rèn)為這是屬于重要不緊急事項，所以有人會很有規(guī)劃的鍛煉身體，也有人喜歡看電影，所以計劃每周看一場。所以結(jié)論就是：這些放在第四象限的事情有些我們要根據(jù)自己的價值觀取向來決定是否需要調(diào)整，那些看似無關(guān)緊要的事情也請做好規(guī)劃，只是規(guī)劃的時候要有意識的將其所占時間的比例降到最低，例如打牌唱歌，每天都要參與，那就不是娛樂活動而是成為一份工作了。

四個象限的事務(wù)因應(yīng)其重要性和緊急性，在我們的時間安排中占據(jù)比例各不相同，這里給出一個參考比例大家可以對照自己的實際情況進(jìn)比對分析，第一象限占20%，第二象限占65%，第三象限站10%，第四象限占5%。這些數(shù)值只是反映了一個概念，沒有絕對的意義，因為實際上沒有人能過做到準(zhǔn)確無誤的統(tǒng)計每時每刻所發(fā)生的事情所占用時間的絕對量。最后我們總結(jié)一下，時間矩陣也叫四象限法是提供給我們一項對待時間管理的工具和概念，讓我們在做計劃和面對各項事務(wù)的時候要有一種良好的態(tài)度習(xí)慣，不但要有主動積極的態(tài)度還要有科學(xué)合理的思維習(xí)慣。