如何避開演說PPT的7個(gè)誤區(qū)

　　現(xiàn)在很多設(shè)計(jì)PPT的朋友都向我抱怨，做PPT太他媽累人了，簡(jiǎn)直是在浪費(fèi)我們的生命嘛，當(dāng)然如果生活中只是接觸一兩個(gè)這樣的抱怨還好，但糟糕的是，這幾天連接被網(wǎng)友像垃圾桶一樣丟垃圾。如果覺得有必要寫一寫為什么你制作PPT會(huì)這么累，也就是今天要談的，如何避開演說PPT的7個(gè)誤區(qū)。

　　避開演說PPT的7個(gè)誤區(qū)

　　開篇前先來說說兩個(gè)問題。

　　PPT是最浪費(fèi)生命的東西嗎?

　　對(duì)于很多職場(chǎng)人士來說，制作PPT是最耗時(shí)費(fèi)力的工作。在咨詢行業(yè)、軟件行業(yè)，以及那些我們通常成為“乙方”的行業(yè)，人們要頻繁使用PPT來向客戶介紹他們的產(chǎn)品和服務(wù)。在公司的市場(chǎng)部、銷售部、培訓(xùn)部，PPT也是每天要一定要面對(duì)的東西。制作PPT占用了他們大量精力，加班、開夜車。PPT對(duì)他們來說簡(jiǎn)直成了枯燥乏味的代名詞，甚至是迅速浪費(fèi)生命的手段。

　　為什么有技巧卻沒效率?

　　在面對(duì)以上這些行業(yè)和專業(yè)的PPT教學(xué)中，我愿意把“提升效率”作為首要問題來對(duì)待，其重要性要高于美觀，僅次于信息傳達(dá)的質(zhì)量。在分析了職場(chǎng)中PPT的完成效率之后，我發(fā)現(xiàn)：PPT制作效率低下的人群中，往往不是最缺乏PPT技巧的那部分人。恰恰相反，那些自認(rèn)懂得不少PPT方法和技巧的人效率卻很低!

　　為什么會(huì)這樣呢?

　　很大的原因就是他們的PPT技巧很多，多得有些雜亂。這些技巧可能來自于一些書本經(jīng)驗(yàn)，或者干脆來自于一些不可靠的PPT高手的指南。網(wǎng)上流傳的各類PPT教程，初學(xué)者是不容易鑒別的，有用的沒有用的，好的壞的都跟著學(xué)了。而有些經(jīng)驗(yàn)都憑個(gè)別的感覺而產(chǎn)生，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊罁?jù)，多數(shù)呈現(xiàn)出的“似是而非”的面貌，但因?yàn)樗鼘?duì)初學(xué)者具有誘惑力而被廣泛傳播。那么，如果深究起來這些技巧很難站得住腳。正是這些“好像有用”和“好像很對(duì)”的技巧，讓人們消耗了大量的時(shí)間和精力。

　　那些“似是而非”的經(jīng)驗(yàn)和技巧導(dǎo)致PPT誤區(qū)!

　　下面就來看看，為什么一些PPT的經(jīng)驗(yàn)之談，“好像有用”和“好像很對(duì)”的技巧，其實(shí)只是“似是而非”的誤區(qū)：

　　誤區(qū)1： 面子工程 ── 過度設(shè)計(jì)PPT封面

　　如果你用很多心思和精力，只求把PPT的第一頁設(shè)計(jì)得非常好看，這是一個(gè)誤區(qū)。

　　一個(gè)用于演講的PPT，封面的設(shè)計(jì)水平和內(nèi)頁保持一致即可。因?yàn)榈谝豁揚(yáng)PT(封面)停留在聽眾視線里的時(shí)間不會(huì)很久，哪個(gè)演講者都不可能對(duì)著封面就大講特講。演講者需要盡快進(jìn)入演說的開場(chǎng)白部分、然后是演講的實(shí)質(zhì)內(nèi)容部分。PPT封面僅僅是告知聽眾你的某個(gè)演講開始了，題目是什么。所以封面不是PPT要呈現(xiàn)的重點(diǎn)。

　　如果在封面上濃墨重彩，也許一定程度上能達(dá)到一鳴驚人的效果?？墒沁@種做法并不聰明。精彩封面翻過去之后的后續(xù)PPT頁面呈現(xiàn)平庸之態(tài)，會(huì)讓人很失望。這種金玉其外的PPT，我們上網(wǎng)隨時(shí)可以找到一大把。

　　相比之下，寧愿在略顯低調(diào)的封面之下，暗藏精彩的內(nèi)頁，在演講過程中不斷提升聽眾的滿意度;也不要快閃過一個(gè)虛張聲勢(shì)的封面之后，露出平凡的內(nèi)頁，讓聽眾的希望落空。

　　對(duì)于非演講類PPT，即那些我們相互傳送和分享并僅在電腦屏幕上閱讀的PPT，情況又是如何呢?

　　同樣也不需要為封面那么操心。

　　封面過度設(shè)計(jì)的趨勢(shì)，是非演講類PPT帶來的壞風(fēng)氣。這種風(fēng)氣，起源于印刷品讀物，比如，書籍的裝幀和封面設(shè)計(jì)是很重要的。不過，我們不應(yīng)該把書籍設(shè)計(jì)的做法都照搬的PPT上。載體的性質(zhì)不同，應(yīng)用的場(chǎng)合不同。

　　正是因?yàn)闀姆饷嬖O(shè)計(jì)很重要，那些偽書和平庸粗糙之作就有了投機(jī)取巧的機(jī)會(huì)。它們?cè)诜饷嫔舷铝颂貏e的功夫，用一個(gè)華麗的外表去包裝了一個(gè)平庸的內(nèi)在。這樣短時(shí)間內(nèi)會(huì)拉動(dòng)銷量，書店柜臺(tái)前那些匆忙的讀者，在來不及細(xì)看的情形之下，會(huì)被封面的設(shè)計(jì)吸引，又被腰封上的贊美和推薦誘惑，于是就買了。但是回家看了之后當(dāng)然就知道自己買錯(cuò)了書，這是很多愛書之人都犯過的毛病。

　　所以說，不論你是一位認(rèn)真寫書的作者，還是一位對(duì)讀者負(fù)責(zé)的PPT作者，都應(yīng)該遠(yuǎn)離這種騙招。

　　僥幸使用這種騙招對(duì)PPT來說沒什么用。因?yàn)榉暌粋€(gè)PPT只需要幾分鐘的時(shí)間，里面的內(nèi)容是否充實(shí)、是否有用不會(huì)那么難以判斷，至少比判斷一本書容易得多。一個(gè)封面花枝招展的PPT并不會(huì)贏得什么喝彩。最多放在網(wǎng)上展示，騙取一些點(diǎn)擊量和下載量。所以，對(duì)于PPT來說，絕對(duì)不存在“一俊遮百丑”的規(guī)律。

　　給大家的建議是：PPT的每一頁都應(yīng)該得到重視，甚至有些內(nèi)頁，那些關(guān)鍵要點(diǎn)的頁面，比封面更為重要。

　　(筆者深知：設(shè)計(jì)一個(gè)好看的PPT封面，仍然是每一位PPT作者的心理需要，那么適可而止就可以了。不要占用過多的精力，要保證封面和內(nèi)頁的一致性。)

　　誤區(qū)2： 品牌工程 ── 把logo放到每一頁

　　沒有任何證據(jù)表明，在每頁P(yáng)PT都放上公司的logo，會(huì)讓觀眾或讀者對(duì)此品牌更加喜歡或者更加記憶深刻，沒有這樣的結(jié)論，這是個(gè)一廂情愿的想法。由于這種做法由來已久，所以幾乎變成了一種默認(rèn)的做法。很少有人去追究：這樣做有用嗎?

　　據(jù)觀察，那些注重公共形象的大公司，其CEO和高管的主題演講PPT，已經(jīng)很少有人再于頁腳放置公司logo了。越來越多的高品質(zhì)PPT，僅在干凈純粹的背景上放上關(guān)鍵的內(nèi)容，其他干擾視覺的小東西都被清除掉了。如果我們從聽眾的角度來看，更不需要這些logo。聽眾們當(dāng)然很清楚臺(tái)上講話的人是來自哪家公司，主持人介紹過，會(huì)議清單里也列出了，會(huì)場(chǎng)邊的展架上也印出來了，那你還需要每頁P(yáng)PT都打出來么?

　　不過，公司或者組織的視覺形象仍然是重要信息，值得傳播。那么，你應(yīng)該在PPT開始部分和結(jié)束部分以專門的頁面大大方方地呈現(xiàn)出來，在上場(chǎng)和退場(chǎng)致謝的掌聲中，投影出這個(gè)頁面。并且，這個(gè)頁面上你的logo不再小小的躲在角落里，而是頁面的中心，是唯一的內(nèi)容，這樣的做法更為充分，足夠好。我們看到在蘋果的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)上，喬布斯就是這么做的。

　　誤區(qū)3： 版權(quán)工程 ── 為PPT打上底紋水印

　　PPT作者出于對(duì)自己原創(chuàng)內(nèi)容強(qiáng)烈的保護(hù)心理，在通篇的PPT上打上底紋水印。這種完全漠視視覺傳播效果而強(qiáng)調(diào)保護(hù)版權(quán)的做法沒有什么用，簡(jiǎn)直傻的有點(diǎn)可愛。

　　PPT已經(jīng)投影出去了，或者email給對(duì)方了，你怎么還奢望別人無法抄襲你的東西呢?打上水印只不過為抄襲者制造一點(diǎn)點(diǎn)手工上的麻煩而已。而對(duì)那些想“借鑒”你的成果的聰明人，瞄上一眼就夠了，怎么還會(huì)為去掉你的水印而發(fā)愁呢?

　　正確的做法是在PPT最后一頁，以正確格式做版權(quán)聲明。同時(shí)你也要知道，即使這樣也是“防君子不防小人”。

　　誤區(qū)4： 進(jìn)度管理 ── 為PPT加上頁碼

　　頁碼來自書籍和出版物，它一方面提醒讀者閱讀的進(jìn)度、當(dāng)下的位置，同時(shí)也便于翻閱查找。如果在PPT里使用頁碼，只是在提醒讀者：本PPT歡迎被打印并裝訂!除此之外沒有什么作用。如果是一個(gè)演講PPT，頁碼也無法表明演講的進(jìn)度，因?yàn)檠葜v者在每一頁上花費(fèi)的時(shí)間是不盡相同的，即使還剩2頁P(yáng)PT，演講者要講多長(zhǎng)時(shí)間誰又能說得準(zhǔn)呢?

　　去掉頁碼，讓你的PPT更簡(jiǎn)潔一些。

　　誤區(qū)5： 裝飾工程 ── 為顯專業(yè)而堅(jiān)決避開“項(xiàng)目符號(hào)”(Bullet Points)

　　所有關(guān)于PPT的書籍和著作都會(huì)反對(duì)濫用“項(xiàng)目符號(hào)”，有一本算一本。Cliff Atkinson把這種想法大張旗鼓地做了自己的書名：“Beyond Bullet Points”(簡(jiǎn)體中文版：《PPT演繹──故事化設(shè)計(jì)》)。

　　于是，在職場(chǎng)實(shí)際應(yīng)用中，有人堅(jiān)決避開“項(xiàng)目符號(hào)”，并視之為猛虎野獸，很怕自己使用了“項(xiàng)目符號(hào)”而被認(rèn)為不夠?qū)I(yè)。當(dāng)無法不使用項(xiàng)目符號(hào)的時(shí)候，就把它喬妝打扮一番。比如：有4個(gè)或6個(gè)要點(diǎn)短句，明明可以是一口氣列下來，卻硬要做成兩列，然后用一些些小線條把文字框起來，再用圓圈把前面的數(shù)字圈起來，再或者，前面用小圖標(biāo)替換掉小原點(diǎn)。他們以為這樣就避免了“項(xiàng)目符號(hào)”，就成了一個(gè)“更專業(yè)”的PPT!(其實(shí)這一類的做法是把“裝飾”當(dāng)成了“設(shè)計(jì)”，是“最常見”而又是“最沒用”的PPT技能)。

　　這么做大可不必，還不如直接使用“項(xiàng)目符號(hào)”把要點(diǎn)列出來，只要不是通篇都這樣就可以了。那些美工上的小花招全都是“時(shí)間殺手”，它對(duì)“項(xiàng)目符號(hào)”喬妝打扮的意義不大，又特別浪費(fèi)時(shí)間。

　　也有人仍舊在使用“項(xiàng)目符號(hào)”，即使他知道書里都在說“項(xiàng)目符號(hào)”多么枯燥乏味，但是并沒有為此感到有什么不妥，堅(jiān)持使用。以我看，只要不是通篇的“項(xiàng)目符號(hào)”，這種做法非常值得推薦。

　　把要點(diǎn)以文字的方式列出來，這是一個(gè)最為基本和自然的舉動(dòng)，它本身沒有任何不合理的成份。它讓人感到平庸和乏味的原因是：一、列出來的條目太多了;二、每頁都是這樣的做法。其實(shí)這兩種做法本質(zhì)上是PPT要點(diǎn)太多太擁擠，從而導(dǎo)致缺乏了要點(diǎn)，這需要作者簡(jiǎn)化一下內(nèi)容。

　　在某些情況下，“項(xiàng)目符號(hào)”是必須的。我在幫助軟件工程師和技術(shù)工程師改進(jìn)他們的PPT的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)他們的PPT一定要使用“項(xiàng)目符號(hào)”：在列出一個(gè)產(chǎn)品的參數(shù)的時(shí)候，在列出一個(gè)技術(shù)的特征的時(shí)候，最自然而直接的方式是用“項(xiàng)目符號(hào)”。不僅作者喜歡“項(xiàng)目符號(hào)”，他的讀者或者聽眾，也很喜歡看“項(xiàng)目符號(hào)”!這個(gè)結(jié)果可能會(huì)讓“PPT專家”們失望了。

　　如果有機(jī)會(huì)觀察一個(gè)程序員，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們可以對(duì)著成百上千行的代碼，自由自在地閱讀，能不停地在屏幕里上下翻動(dòng)多頁而不迷失。一會(huì)兒找到一段代碼，編輯一下，一會(huì)兒又咔咔地寫一段。那些代碼行，簡(jiǎn)直就是無數(shù)的“項(xiàng)目符號(hào)”!對(duì)這樣的人來說，PPT里的“項(xiàng)目符號(hào)”超過10條也不會(huì)有什么閱讀障礙。如果你這個(gè)“PPT高手”要把它們“改造并包裝”一番，那簡(jiǎn)直就是在和這些人鬧別扭。

　　Slideshare網(wǎng)站上有很多帶“項(xiàng)目符號(hào)”的PPT，并且都非常受歡迎。

　　誤區(qū)6： 把PPT做成多媒體點(diǎn)播 ── 為PPT加入熱鏈接和選擇菜單

　　無論是卡拉OK房里的點(diǎn)播屏幕，還是光盤出版物的多媒體演示，都有一個(gè)精美的甚至是多重的選擇菜單，點(diǎn)進(jìn)去之后仍會(huì)有相互鏈接和跳轉(zhuǎn)的按鈕。

　　PPT絕對(duì)可以做成這個(gè)樣子，但是非常沒有必要。

　　我們說PPT最本質(zhì)的功能是輔助臺(tái)上演說。演說是線性的，是隨時(shí)間不斷向前推進(jìn)的陳述和交流活動(dòng)。即使往PPT里加了菜單和鏈接，聽眾也絕對(duì)不可能控制你的演講，那又何必呢?

　　如果不是做軟件Demo，我向來不建議PPT演講人守著電腦，抱著鍵盤和鼠標(biāo)，好像離不開母親懷抱的膽小孩子。你應(yīng)該自信的走上前去和聽眾說話，用一個(gè)遙控器來翻動(dòng)PPT畫面，保持和聽眾的目光交流。對(duì)于一個(gè)充滿鏈接跳轉(zhuǎn)和菜單的PPT，你就守著電腦走不開，就和演講的基本要求背道而馳了。

　　誤區(qū)7：審美疲勞 ── 老是覺得自家的PPT應(yīng)該有個(gè)新樣子

　　我常常遇到這種情況，某個(gè)公司對(duì)自己的PPT外觀設(shè)計(jì)及模板感到不滿意，提出要設(shè)計(jì)更好的。其實(shí)那個(gè)模板蠻不錯(cuò)，精心考量過各種用戶的角色在各種情況下的應(yīng)用場(chǎng)景，外觀和功能都沒有什么問題，只不過是公司的老板或者高管覺得有些“審美疲勞”了，結(jié)果就再花精力設(shè)計(jì)一套新的PPT模板。但是再出來“新形象”可能一點(diǎn)也不比之前的高明，甚至還不如之前的。不過因?yàn)樗屓烁杏X“耳目一新”了，所以大家都很開心很滿意。

　　這是一種誤區(qū)。對(duì)于一套PPT模板，感到乏味和審美疲勞的，通常是自己的員工和同事。他們每天對(duì)著它，產(chǎn)生這種想法不奇怪。但是，PPT的演示目的是給聽眾看的，聽眾是客戶，是和公司相關(guān)的公眾、媒體、商業(yè)伙伴等等。聽眾有“審美疲勞”嗎?

　　我們應(yīng)該從聽眾的角度考察自己的PPT。也許，你的多數(shù)客戶僅僅見識(shí)過你們一兩次PPT提案，還沒有給你們機(jī)會(huì)第三次展示自己，又怎么會(huì)對(duì)你的PPT感到審美疲勞呢?麥肯錫多年使用黑色模板，奧美使用紅色模板，難道他們的顧客被膩死了嗎?

　　公司PPT也如公司視覺形象一樣，需要保持風(fēng)格相對(duì)的穩(wěn)定，品牌形象是一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間的積累過程。既然是品牌形象，就不能老是求新求異，不需要頻頻變換花樣。

　　以上觀點(diǎn)純屬一家之談，如有雷同，實(shí)屬巧合。同樣，我們這里暫不談美工設(shè)計(jì)部分，僅僅談大家最常見的方法上的問題。至于談?wù)?ldquo;PPT中‘似是而非’的設(shè)計(jì)誤區(qū)”，那是另一篇文章了，我們另文再說。