自動化專業(yè)學(xué)術(shù)論文(2)
自動化專業(yè)學(xué)術(shù)論文
自動化專業(yè)學(xué)術(shù)論文篇二
從信息自動化到知識自動化
摘 要：辦公自動化(OA)系統(tǒng)經(jīng)過了一段時間的發(fā)展之后，現(xiàn)已具備了一定知識管理功能，但大數(shù)據(jù)時代的來臨，使得傳統(tǒng)OA系統(tǒng)在知識自動化與數(shù)據(jù)處理方面的問題進一步凸顯，需在這些方面進一步完善服務(wù)功能。
關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng) 知識自動化 數(shù)據(jù)處理 大數(shù)據(jù)
中圖分類號： G203 文獻標識碼： A 文章編號： 1003-6938(2014)03-0131-03
Analysis of the Function of Office Automation Systems in Big Data Era
Abstract After a period of development， office automation systems have had some knowledge management function. The advent of the big data era makes the problems of OA systems in knowledge automation and data processing more obvious. It is necessary to improve the service function.
Keywords office automation system; knowledge automation; data processing; big data
智能移動設(shè)備、社交網(wǎng)絡(luò)媒介的大量應(yīng)用以及信息行為主體日益頻繁的信息活動，使得產(chǎn)生于這些設(shè)備、媒介和行為的類型多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)量巨大的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)數(shù)量急劇增加，人類進入到了一個數(shù)據(jù)為社會發(fā)展推動力量之一的大數(shù)據(jù)時代，人們的學(xué)習(xí)、生活、工作也隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨而發(fā)生變化，如以數(shù)據(jù)為支撐和對象的商務(wù)管理、知識服務(wù)等都因為大數(shù)據(jù)在存儲、分析和利用等方面存在的差異和潛在優(yōu)勢而更加注重知識管理與知識服務(wù)。
從辦公自動化(OA)的角度來審視，可以發(fā)現(xiàn)盡管辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過了一定的發(fā)展之后，目前已通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同、分布式多層次體系結(jié)構(gòu)等來實現(xiàn)了一定的知識管理，如注重知識的獲取、積累、共享與應(yīng)用等，但在大數(shù)據(jù)時代，這些并不具備大數(shù)據(jù)處理、分析、可視化展現(xiàn)等功能的OA系統(tǒng)還需在實現(xiàn)功能、依賴技術(shù)等方面有所改進與升級，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代知識的自動化管理、共享與利用需求?；诖?，本文在概述OA系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用現(xiàn)狀、傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)功能基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的辦公自動化建設(shè)工作實踐與思考，著重對大數(shù)據(jù)時代OA系統(tǒng)的知識自動化功能與數(shù)據(jù)處理功能進行了分析。
1 OA系統(tǒng)的發(fā)展與主要功能
1.1 OA系統(tǒng)的發(fā)展
我國的辦公自動化系統(tǒng)起源于早期的政府辦公公文和檔案管理系統(tǒng)，即政務(wù)系統(tǒng)，但在發(fā)展過程中，由于企業(yè)特別是大中型企業(yè)對辦公自動化系統(tǒng)所展現(xiàn)出來的工作流程控制與管理優(yōu)勢而更加重視，以致我國的辦公自動化系統(tǒng)最早在企業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用。當然，近年來，在政府信息公開、技術(shù)發(fā)展成熟、辦公網(wǎng)絡(luò)自動化趨勢進一步發(fā)展等因素影響下，越來越多的企事業(yè)單位也都紛紛加入到了OA系統(tǒng)的應(yīng)用隊伍之中，并通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)了無紙化辦公、知識獲取、信息公開等，使得OA系統(tǒng)在本世紀初迎來了一個應(yīng)用高峰。
從OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程來看，OA系統(tǒng)經(jīng)歷了一個從以數(shù)據(jù)為核心到以信息交流為核心，進而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心、從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作到構(gòu)建Web應(yīng)用的發(fā)展過程。如果以所實現(xiàn)的功能為區(qū)分標準，我們可以將OA系統(tǒng)的發(fā)展階段劃分為：(1)以(結(jié)構(gòu)化)數(shù)據(jù)為處理對象、主要實現(xiàn)文件的IT化處理(如打印、傳遞)的傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)發(fā)展階段;(2)上世紀90年代以來以工作流為中心、強調(diào)(結(jié)構(gòu)化)數(shù)據(jù)的計算、統(tǒng)計的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展階段;(3)新世紀以來以知識管理為核心、融入了知識管理的網(wǎng)絡(luò)協(xié)作系統(tǒng)發(fā)展階段。
1.2 OA系統(tǒng)的功能
盡管不同的OA應(yīng)用領(lǐng)域、時代、需求、環(huán)境等因素，都決定了不同的OA系統(tǒng)可能在功能與用戶體驗上都有所不同，但從功能最為完善、應(yīng)用最為廣泛的網(wǎng)絡(luò)協(xié)作OA系統(tǒng)功能來看，其組成主要還是由辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計算機軟硬件系統(tǒng)構(gòu)成，因而OA的功能也都基于這三大組成部分而提供，如文件數(shù)據(jù)的輸入輸出、數(shù)據(jù)的共享、內(nèi)部知識的轉(zhuǎn)移等。當然，由于OA系統(tǒng)在不同的領(lǐng)域應(yīng)用有著其用戶的特殊需求，因而會有一些特殊的功能實現(xiàn)，如以筆者所在的氣象系統(tǒng)OA系統(tǒng)而言，其不僅需要實現(xiàn)機構(gòu)內(nèi)部的文件傳遞、數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)計分析以及包含收文、發(fā)文、分級審批、簽約等內(nèi)容的文件管理外，還須包括氣象信息發(fā)布等專業(yè)領(lǐng)域特殊需求功能。此外，由于氣象系統(tǒng)涵蓋國家局、省局、地市局、縣局直至各類氣象觀測臺站，各級部門之間的內(nèi)在聯(lián)系復(fù)雜而緊密。氣象OA系統(tǒng)是各個機構(gòu)之間進行正常業(yè)務(wù)工作的平臺，對協(xié)作性、時效性、安全性、統(tǒng)一性都有很高的要求。
2 傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的功能局限與分析
盡管從OA系統(tǒng)功能的演化來看，不管是在數(shù)據(jù)處理的自動化程度，還是知識化管理視角，OA系統(tǒng)都有著快速的進化升級，使得辦公自動化系統(tǒng)朝著知識化、網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作化和集成化方向發(fā)展。一些學(xué)者研究認為OA系統(tǒng)盡管已發(fā)展到了網(wǎng)絡(luò)協(xié)作階段，但由于管理理念和方法創(chuàng)新[1]、資源處于割裂和閑置[2]、實現(xiàn)的是淺層次與局部的工作[3]等局限，使得OA系統(tǒng)一直沒有擺脫最初的服務(wù)模式，沒有體現(xiàn)出應(yīng)有的價值。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來與用戶對數(shù)據(jù)處理要求的提高，這些缺陷將進一步凸顯。
(1)知識的自動化處理不夠。2013年5月，麥肯錫全球研究院(MGI)發(fā)布了題為《顛覆性技術(shù)：改變生活、商業(yè)和全球經(jīng)濟的進步》[4]報告。這份報告主要運用系統(tǒng)方法，將未來10年到20年內(nèi)富有變革性和顛覆性的技術(shù)進行分類，其中知識工作的自動化智能軟件系統(tǒng)位居第二，預(yù)計到2025年知識工作的自動化每年可直接產(chǎn)生5.2萬億至6.7萬億美元的經(jīng)濟價值，不計自動化所帶來的效率間接提高，相當于額外1.1億至1.4 億個全職雇員的產(chǎn)出。 知識自動化是信息自動化的自然延伸與提高，是“人”嵌在自動化之中的必然要求[5]，是人類從信息控制自動化管理向智能化管理進化的基礎(chǔ)。而且，這一基礎(chǔ)必須借助于虛擬空間里的自動化才能實現(xiàn)和完善，這樣一來，以實現(xiàn)內(nèi)部信息管理、內(nèi)外部信息交流為其價值實現(xiàn)與唯一目標的OA系統(tǒng)無疑是實現(xiàn)知識自動化的最佳平臺。其實，知識自動化絕對不是知識本身的自動產(chǎn)生，但其可以誘發(fā)知識的傳播、獲取、分析、影響、產(chǎn)生等方面的重要變革。在以往OA系統(tǒng)建設(shè)中，由于關(guān)注點一直是物理過程、數(shù)據(jù)傳遞、流程控制的自動化，較少有人重視甚至意識到知識工作的自動化之重要性，甚至在知識的自動化是否應(yīng)該存在和依附于OA系統(tǒng)、其它的工作系統(tǒng)平臺是否更加適用于知識的自動化管理等認識領(lǐng)域還存在誤區(qū)，沒有認清知識社會企事業(yè)機構(gòu)的知識自動化本質(zhì)。顯然，這一狀態(tài)需要盡快改變。
(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力非常有限。大數(shù)據(jù)時代的到來，一方面使得我們進入到了一個數(shù)據(jù)包圍的時代之中。如軟件公司賽門鐵克于2012年發(fā)布的一份調(diào)查報告顯示，(2012年)所有企業(yè)的每天信息儲存量高達2.2ZB，其中大學(xué)企業(yè)平均每家產(chǎn)生的信息量高達10萬TB，而中小企業(yè)平均每家產(chǎn)生563TB的數(shù)據(jù)量，到2013年大型企業(yè)將增長67%，中小企業(yè)將增長178%[6]。而2012年IDC和EMC聯(lián)合發(fā)布的《2020年的數(shù)字宇宙》報告則預(yù)測到2020年，全球數(shù)字宇宙將會膨脹到40000EB，均攤每個人身上是5200GB以上[7]。這些權(quán)威機構(gòu)發(fā)布的調(diào)查數(shù)據(jù)都說明我們進入到了一個被數(shù)據(jù)包圍的時代之中;另一方面，我們也處于一個數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值、誰擁有數(shù)據(jù)誰就占得先機的時代之中。我國著名商業(yè)模式研究專家、博士生導(dǎo)師、原江蘇省發(fā)展和改革委員會主任錢志新教授所著《數(shù)據(jù)大金礦》[8]一書中，作者通過對數(shù)據(jù)決策、數(shù)據(jù)搜索、數(shù)據(jù)商務(wù)、數(shù)據(jù)營銷、數(shù)據(jù)監(jiān)控和數(shù)據(jù)仿真六個方面介紹了大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，用大量案例直觀展示了大數(shù)據(jù)的價值。進一步印證了世界經(jīng)理人網(wǎng)站讀者調(diào)查中“85.58%的受訪對象認為‘大數(shù)據(jù)是企業(yè)創(chuàng)造未來的資源金礦’”[9]結(jié)論。
對OA系統(tǒng)而言，盡管其所處理的對象主要是由機構(gòu)管理者等創(chuàng)造的文件、數(shù)據(jù)、信息，但對內(nèi)而言，每一個信息行為發(fā)生所帶來的描述數(shù)據(jù)，如果能綜合分析和處理，都能從深層揭示這些行為背后的規(guī)律，進而對可能產(chǎn)生的信息行為進行預(yù)測、分析與評估，以為行為者提出建議;對外而言，由于現(xiàn)在主要采取的基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作式分層工作體系，OA系統(tǒng)也都已和門戶網(wǎng)站、業(yè)務(wù)工作平臺/系統(tǒng)進行一定的數(shù)據(jù)共享、無縫對接，因此對機構(gòu)間的信息交互行為、網(wǎng)站用戶點擊行為、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生行為等都能有一個非常詳細的數(shù)據(jù)記錄，而OA系統(tǒng)如果能對這些龐大數(shù)據(jù)進行存儲、挖掘和分析，也將發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的行為發(fā)生規(guī)律，如氣象系統(tǒng)的天氣變化規(guī)律以及變化影響因素直接的潛在聯(lián)系等。我們非常清楚的看到目前OA系統(tǒng)在海量、異構(gòu)數(shù)據(jù)的處理方面還尚屬空白。
3 大數(shù)據(jù)時代的OA系統(tǒng)拓展功能分析
3.1 基本功能
目前被廣泛應(yīng)用和重視的OA系統(tǒng)知識管理功能在大數(shù)據(jù)時代依然是用戶所看重和需要的，只不過這些功能可能因為用戶所在工作領(lǐng)域、數(shù)據(jù)收錄、結(jié)果輸出等要求的不同而不同。如對于筆者所在的氣象系統(tǒng)而言，由于全球氣候成為各國政府和科研機構(gòu)研究領(lǐng)域之一，因而承擔(dān)了機構(gòu)、系統(tǒng)內(nèi)部主要信息流動和共享功能的OA系統(tǒng)，其還需要具備諸如數(shù)據(jù)的統(tǒng)計輸出、信息可視化等功能。
3.2 數(shù)據(jù)處理功能
(1)語義化功能。信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得基于語義的數(shù)據(jù)處理成為信息機構(gòu)的主要采取措施之一。語義化就是指用合理HTML標記以及其特有的屬性去格式化文檔內(nèi)容，以使得計算機可以理解和再利用[10]。核心語義技術(shù)包括語義標注、知識抽取、檢索、建模、推理等[11]。語義化的(X)HTML文檔有助于提升系統(tǒng)的文件易用性，也能消除語義鴻溝，為數(shù)據(jù)的分析、獲取途徑提供方便，如對數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)處理、搜索引擎、虛擬索引建立等。
(2)可視化分析功能?？梢暬治鍪且婚T通過交互的可視化界面來便利分析推理的科學(xué)，是自動分析技術(shù)與交互技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，目的是幫助用戶在大規(guī)模及復(fù)雜數(shù)據(jù)的內(nèi)容的基礎(chǔ)上進行有效的理解，推理和決策。這里所說的可視化分析有別于傳統(tǒng)OA系統(tǒng)可能已經(jīng)實現(xiàn)了的信息可視化，因為信息可視化關(guān)注計算機自動生成信息的交互式圖形表示，并關(guān)注這些圖形表示的設(shè)計、開發(fā)及其應(yīng)用，而可視化分析在此基礎(chǔ)上加入了知識發(fā)現(xiàn)過程，關(guān)注自動分析方法及其選擇，以及如何將最佳的自動分析算法與適當?shù)目梢暬夹g(shù)相結(jié)合，以達到輔助決策的目的，如采用信息分析、地理空間分析、霧霾信息分析等。
(3)數(shù)據(jù)挖掘功能。數(shù)據(jù)挖掘涵蓋了數(shù)據(jù)分析和知識發(fā)現(xiàn)的任務(wù)，即從數(shù)據(jù)的特征進行關(guān)聯(lián)和相關(guān)性分析、分類、回歸、聚類、離群點分析、序列分析、趨勢和演變分析等，以尋求最后真正能夠解決用戶問題的答案，如借鑒關(guān)聯(lián)規(guī)則發(fā)現(xiàn)的“啤酒+尿布”成功案例。
3.3 知識自動化功能
盡管數(shù)據(jù)處理功能是大數(shù)據(jù)OA系統(tǒng)的核心擴展功能，但OA系統(tǒng)的知識自動化功能是關(guān)系到OA系統(tǒng)提供服務(wù)能力高低的決定因素之一。由于各個領(lǐng)域、系統(tǒng)、機構(gòu)之間的差異性較大，因此對其的知識管理存在著很大差異，因而OA系統(tǒng)的知識自動化功能主要是誘發(fā)知識傳播、獲取、分析、影響、產(chǎn)生等方面的功能，如通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲來獲取業(yè)界最新情報信息進而分享到系統(tǒng)(機構(gòu))內(nèi)部，以供員工進行跟蹤和研究的知識獲取功能、通過博客等站點實現(xiàn)信息的公布與交流等。
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作者簡介：韓瀟影，女，甘肅省氣象信息與技術(shù)裝備保障中心工程師。
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