高校人事檔案信息化芻議論文

　　高校人事檔案信息化建設不僅可以彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的不足，也提高了檔案管理工作的有效性，使其更好地發(fā)揮檔案信息的作用。下面是學習啦小編給大家推薦的高校人事檔案信息化芻議論文，希望大家喜歡!

　　高校人事檔案信息化芻議論文篇一

　　《高校人事檔案管理數(shù)據(jù)化芻議》

　　摘 要：隨著高校人才戰(zhàn)略的發(fā)展和人事改革的深入，以及計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，人事檔案作為人才開發(fā)的重要依據(jù)，在社會中的價值也日益被發(fā)現(xiàn)和重視，在信息化背景下，改變高校傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)勢在必行，實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化是必然要求。

　　關鍵詞：人事檔案;數(shù)據(jù)化;網(wǎng)絡技術

　　中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589(2013)12-0191-02

　　當前，高校發(fā)展人才強校的背景下高層次的專家教授流動日益頻繁，在高校人事管理制度改革發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理已經(jīng)不適應高校的人才發(fā)展戰(zhàn)略，甚至阻礙著高校人才的發(fā)展。因此，在科技高速發(fā)展的今天，信息化全面發(fā)展的時代，高校人事檔案管理應該以高科技為武裝，以數(shù)據(jù)為載體，改變傳統(tǒng)的管理模式，發(fā)展高校人事檔案管理的數(shù)據(jù)化。

　　一、高校人事檔案管理新方向——數(shù)據(jù)化

　　高校人事檔案管理數(shù)據(jù)化是指運用信息技術，以計算機技術為依托，網(wǎng)絡技術為方式，電子數(shù)據(jù)為載體，信心安全技術為保障的新型管理模式，體現(xiàn)高效、簡化、便捷的服務方式，更好地為高校的人事管理制度改革和人才發(fā)展戰(zhàn)略提供服務。人事檔案管理數(shù)據(jù)化就是依靠飛速發(fā)展的科學技術來提升管理方式和管理水平，以便有助于提高高校的核心競爭力，也只有與科技同步，才能真正做到管理方式的與時俱進，也才能真正體現(xiàn)以人為本的人文理念，更能體現(xiàn)高校的現(xiàn)代化水平和綜合實力。

　　二、高校數(shù)據(jù)化人事檔案管理模式特點

　　與傳統(tǒng)的人事檔案管理模式相比較，數(shù)據(jù)化的高校人事檔案管理更具有標準化、科技化、數(shù)據(jù)化、人性化的特點，具體表現(xiàn)如下：

　　(一)更為標準化

　　傳統(tǒng)的人事管理模式，對檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保護、傳輸以及利用的流程不規(guī)范，標準不一，也導致了部分的檔案材料存在虛假、前后矛盾的情況，也有存在材料不全和更新不及時的現(xiàn)象，而高校檔案數(shù)據(jù)化就必須要求對檔案材料的收集到利用等流程制定統(tǒng)一的標準下和規(guī)則，特別是對檔案材料的審核，要求更為嚴格，以確保在統(tǒng)一標準下的檔案材料的真實性。

　　(二)更為科技化

　　檔案管理的數(shù)據(jù)化，要依靠科學技術，沒有先進的計算機科學技術做支撐，數(shù)據(jù)化無從談起，具體表現(xiàn)在對歷史的材料，通過掃描等方式，轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)，并形成數(shù)據(jù)庫，形成目錄，以便查詢，同時，通過系統(tǒng)或者其他方式的加密，嚴格管理;對于新增加的信息，可以直接用電子化辦公軟件完成，并利用網(wǎng)絡技術傳送到對應的檔案儲存中心。利用或者借閱時，可以直接登錄儲存系統(tǒng)，經(jīng)過授權(quán)后，直接在計算機中讀取，既方便又快捷，同時可以防止被認為更改或者丟失。

　　(三)更為數(shù)據(jù)化

　　新型的檔案管理工作，將通過計算機技術和數(shù)據(jù)技術，改變傳統(tǒng)的“紙質(zhì)化”，整個管理工作將實現(xiàn)“無紙化”，通過電子技術和數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)整個過程的數(shù)據(jù)化，由數(shù)據(jù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙張，所有的檔案材料都將轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，檔案管理人員坐在電腦前就可以完成數(shù)據(jù)的錄入、傳送、儲存。

　　(四)更為人性化

　　傳統(tǒng)的檔案管理工作存在滯后性，高校的人事檔案往往跟不上高校教師的政治面貌、職稱評定、年度總結(jié)、獎懲情況、科研結(jié)果的更新速度，有的甚至出現(xiàn)教師或者行政管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)到其他單位，檔案材料還沒有及時轉(zhuǎn)到相應的單位，出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，還有對于高校的專業(yè)技術人才，由于收集的滯后性導致不能充分反映他們的全部數(shù)據(jù)，特別是技術專長，導致出現(xiàn)人才亂用或者濫用情況，不能充分做到“知人善用”。因此，數(shù)據(jù)化的檔案管理，將突破傳統(tǒng)紙張的格式，采用數(shù)據(jù)的結(jié)合辦公的電子的形式，通過計算機進行一鍵式的操作，及時或者同步記錄和儲存相對人的所有數(shù)據(jù)材料，利用起來也簡單又快捷，并能充分體現(xiàn)出服務人才的理念。

　　三、數(shù)據(jù)化高校檔案管理必須具備的條件

　　數(shù)據(jù)化的高校人事檔案管理，對人、物、環(huán)境將會有更高的要求，目前的高校人事檔案管理情況，已經(jīng)無法與數(shù)據(jù)化相適應，因此，要將高校的檔案管理數(shù)據(jù)化，必須改變過去的管理觀念和管理模式。

　　(一)提高高校檔案管理人員的業(yè)務能力水平和科技文化素質(zhì)

　　傳統(tǒng)的高校人事檔案管理人員往往文化水平和技術水平比較低，大部分都是某些高校領導的親屬，他們有些才只有高中畢業(yè)，而在信息化背景下的管理人員，必須擁有較高的文化水平和技術水平，才能駕馭檔案管理的先進技術。因此，提高高校人事檔案管理人員的業(yè)務能力和科技文化素質(zhì)是檔案管理的第一步，也是基礎和前提。具體而言應該做到：首先，高校領導層應該提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，加強領導，成立檔案工作小組，定期不定期對檔案工作進行總結(jié)，對管理工作中存在的問題，遇到的新情況，及時跟進處理，從領導干部到具體工作人員，都必須改變傳統(tǒng)觀念、創(chuàng)新管理模式;其次，建設一支業(yè)務能力水平高、思想政治素質(zhì)好、技術應用水平能力強的高素質(zhì)人事檔案管理隊伍從事檔案工作，只有高素質(zhì)管理人才，才能駕馭先進的技術，才能在工作中不斷創(chuàng)新，為提高高校的人事檔案管理效率做貢獻。再者，對檔案管理人員實行“嚴進寬出”的政策，同時提高檔案管理人員的福利，留住人才。一方面，對檔案管理人員的招錄嚴格限制專業(yè)，設置服務年限，要求技術水平和文化水平較高，同時，對于在崗人員鼓勵他們積極深造，對于服務年限已滿的人員，可按要求轉(zhuǎn)換工作;另一方面，進一步加強在崗業(yè)務培訓工作，在數(shù)據(jù)化背景下，檔案管理工作人員要適應檔案管理工作的新變化，必須不斷提高自己的計算機及網(wǎng)絡技術操作技能，從而不斷提高工作效率;相應的高校也必須定期組織對管理人員的職業(yè)培訓，促進管理人員工作能力的提升，自覺更新知識結(jié)構(gòu)，掌握先進技術，進而達到在整體上提高管理隊伍的工作能力及水平的目的，最終促進干部人事檔案管理工作的健康順暢發(fā)展。

　　(二)加大對高校檔案管理工作的物資投入

　　僅僅提高管理人員的綜合素質(zhì)還不夠，正所謂“巧婦難為無米之炊”，“人”方面得到解決了，那么“物”即設備也要跟得上，否則，將無助于數(shù)據(jù)化的進程，反而會造成人才浪費的現(xiàn)象。因此，高校人事檔案數(shù)據(jù)化的管理中需要的硬件設施也得配備，主要有計算機、數(shù)碼相機、掃描儀、打印機、微縮設備、光盤刻錄機、專用的移動存儲設備、光盤、復印機等等，這些都是數(shù)據(jù)化的物質(zhì)保障，必須保證這些設備的全面投入使用，那么必須以大量的經(jīng)費為保障，還有這些設備進行后期維護的費用也很多，所以必須有充足資金作為保障。否則，將會嚴重影響到相應的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換工作、整理分析工作及加工處理工作等。同時必須更新軟件環(huán)境，即包含相應的文件標準體系的建設、易用、實用、通用的電子管理系統(tǒng)的軟件等等得跟隨硬件設施的投入而更新，否則，將會對后期的電子文檔形成造成很多麻煩及困難，因此，必須統(tǒng)一管理辦公軟件，才能實現(xiàn)人事檔案在網(wǎng)絡上的共享，達到高校人事檔案數(shù)據(jù)化管理目標。

　　(三)加強檔案數(shù)據(jù)安全防范工作

　　實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化，目的就是對相應檔案數(shù)據(jù)進行利用更加方便、快捷、全面，而數(shù)據(jù)共享則是進行檔案數(shù)據(jù)化建設的重要部分。數(shù)據(jù)一旦進行了共享，必定存在一定的風險，經(jīng)常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等環(huán)節(jié)，因此，在進行數(shù)據(jù)化管理過程當中，必須加強數(shù)據(jù)化檔案管理制度和技術兩方面的安全。一方面，完善檔案數(shù)據(jù)的安全管理制度，對檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保護、傳輸以及利用制定統(tǒng)一嚴格的流程，尤其是對管理人員權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗證入庫，以防止無關人員的隨意進入;按照相應訪問者的身份，設置對干部人事檔案資料相應的訪問權(quán)限;另一方面，加強和開發(fā)安全技術和軟件，以防止被非法入侵，因為數(shù)據(jù)化依托的是相應的網(wǎng)絡技術，這大大增加了干部人事檔案數(shù)據(jù)的泄密渠道及風險，所以，必須采用相應加密技術、防火墻技術、 技術、跟蹤監(jiān)測技術、網(wǎng)絡病毒防治技術、數(shù)據(jù)資源備份等等對數(shù)據(jù)安全進行保護，同時增強計算機防范病毒的能力。只有這樣才能真正做到化解高校人事檔案的安全保密同檔案數(shù)據(jù)共享構(gòu)成的矛盾。

　　(四)加強檔案的動態(tài)化管理，增強檔案數(shù)據(jù)的時效性和真實性

　　真實性是檔案的生命，時效性是檔案管理的核心，而兩者統(tǒng)一于檔案的動態(tài)性管理之上，數(shù)據(jù)化時代的背景下，隨著高校人事制度改革的不斷深入，對人事檔案管理工作提出了更高要求，特別是檔案利用的真實性和時效性，所以必須加強人事檔案的動態(tài)性管理，及時、準確地傳輸大量的人事數(shù)據(jù)，而只有通過定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，由手工管理轉(zhuǎn)向計算機管理，由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，實現(xiàn)電腦查詢與實體檔案管理相結(jié)合的方式來改變過去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，利用計算機等設備對人事檔案進行全過程管理，實施人事檔案動態(tài)管理，才能提高人事數(shù)據(jù)管理的真實性和時效性，才能體現(xiàn)出檔案管理的“以人為本”的服務理念。人事檔案管理只有不斷擴展數(shù)據(jù)量和實時更新，檔隨人走，及時收集材料，形成完備的數(shù)據(jù)管理體系和處理系統(tǒng)，才能提高整體使用水平，才能更加方便快捷地服務于高校的人事改革制度。

　　參考文獻：

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　　[3]宋媛.新時期人事檔案工作的思考[J].黑龍江史志，2010，(4)：37.

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