淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書(shū)工作論文
淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書(shū)工作論文
前端控制思想在電子文件管理領(lǐng)域有所發(fā)展,而面對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案工作困難局面,前端控制的思考角度,讓人們對(duì)文書(shū)檔案工作的業(yè)務(wù)改善和進(jìn)展引發(fā)思考前端控制思想早在多年前電子文件產(chǎn)生后,就已被國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)界提出并認(rèn)可,這一思想是對(duì)幾十年以來(lái)檔案管理理論與實(shí)踐過(guò)程的總結(jié)、升華,是檔案工作者長(zhǎng)期實(shí)踐、探索的結(jié)果。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書(shū)工作相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書(shū)工作全文如下：
摘要：現(xiàn)代文秘工作包括政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作。文書(shū)工作和檔案工作是文秘業(yè)務(wù)性工作的主要組成部分。隨著檔案管理前端控制思想的研究深入，檔案管理工作的起點(diǎn)從原來(lái)的立卷歸檔提前至文件生成之前的設(shè)計(jì)階段，與之對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與檔案管理前端控制環(huán)節(jié)聯(lián)系更加緊密。文書(shū)工作的好壞對(duì)檔案工作影響更加突出。
前言
眾所周知，檔案由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。傳統(tǒng)的文書(shū)工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)是文件的歸檔立卷。20世紀(jì)50年代，國(guó)家規(guī)定文書(shū)檔案的立卷工作由原來(lái)的檔案部門(mén)歸檔立卷改為文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)共同立卷。立卷歸檔既是文書(shū)工作的重點(diǎn)又是檔案工作的開(kāi)端。
在文檔一體化趨勢(shì)加快的現(xiàn)代檔案管理背景下，人們逐漸意識(shí)到文書(shū)工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，在文件生成之前就應(yīng)進(jìn)行前端控制。文書(shū)工作應(yīng)體現(xiàn)紙質(zhì)檔案前端控制思想，檔案前端控制包含于的文書(shū)工作之中。
1.檔案管理前端控制與文書(shū)工作
控制論體系下，“控制”是指為了“改善”某個(gè)或某些受控對(duì)象的功能或發(fā)展，獲得并使用信息，以這種信息為基礎(chǔ)，選出并用于該對(duì)象，并對(duì)象產(chǎn)生一定的作用。檔案管理的前端控制是以改善檔案管理質(zhì)量，提升檔案工作效率為目的，對(duì)整個(gè)文件從生成到進(jìn)館永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程看作一個(gè)系統(tǒng)整體加以考量，在檔案管理的“前端”便進(jìn)行干預(yù)和控制，以期對(duì)中端及末端管理工作產(chǎn)生積極影響。
1.1檔案管理前端控制概述
檔案管理前端控制的理論基礎(chǔ)是20世紀(jì)80年代發(fā)展成熟的文件生命周期理論。文件生命周期理論將文件從形成到銷(xiāo)毀或永久保存看作一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，根據(jù)文件價(jià)值形態(tài)的變化，準(zhǔn)確將文件生命周期分為現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段，并揭示出各階段特征。西方檔案學(xué)兩大支柱理論之一的文件生命周期理論，為文件的全過(guò)程管理奠定了理論基礎(chǔ)，為文檔一體化管理和前端控制提供了理論依據(jù)。
檔案管理前端控制的現(xiàn)實(shí)需求是電子文件的產(chǎn)生。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，電子文件開(kāi)始出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案管理工作以歸檔立卷為開(kāi)端介入控制，無(wú)法保證電子文件的真實(shí)與安全。法國(guó)人諾加雷的思考對(duì)檔案管理前端控制起到很好的啟蒙作用：“檔案工作者需要重新思考他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身。”①
檔案管理前端控制思想最初只針對(duì)電子文件，即檔案人員對(duì)電子文件管理的干預(yù)時(shí)機(jī)需提前至系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段。如果檔案人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就積極介入電子文件管理，那么隨后的文件生成、保管、歸檔、利用等環(huán)節(jié)中，就很難保證電子文件的安全性。在眾多對(duì)“前端控制”的描述中，學(xué)者劉越男的說(shuō)法最具代表性：“所謂‘前端控制’，是指針對(duì)電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至之前就對(duì)文件形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。”②隨著檔案管理前端控制研究的深入和反思，人們發(fā)現(xiàn)這一思想對(duì)紙質(zhì)檔案管理同樣適用。“檔案界將文件和檔案看成同一事物的兩個(gè)不同階段由來(lái)已久直到電子文件時(shí)代，在很多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，檔案界才肯定地說(shuō)應(yīng)在文件階段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是電子文件時(shí)代的全新思維，在電子文件出現(xiàn)之前，檔案界就已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理前端控制的應(yīng)用與探索，只不過(guò)沒(méi)有明確提出罷了。
1.2紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書(shū)工作的關(guān)系
現(xiàn)代文書(shū)工作涵蓋了紙質(zhì)檔案前端控制思想，檔案前端控制原則同樣可以用于指導(dǎo)文書(shū)工作，可使紙質(zhì)檔案管理和文書(shū)工作銜接得當(dāng)，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高效率。
紙質(zhì)檔案管理的前端控制，即要從紙質(zhì)文件形成之時(shí)甚至形成之前(即文件構(gòu)思階段)就對(duì)文件形成一直到歸檔或銷(xiāo)毀的全流程當(dāng)作一個(gè)整體來(lái)通盤(pán)考慮，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行貫徹、維護(hù)與監(jiān)督。以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷(xiāo)毀是末端。④
一般而言，文書(shū)工作是指為了適應(yīng)機(jī)構(gòu)開(kāi)展各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，圍繞文件的生成、接收、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理直至辦理完畢處置等一系列管理活動(dòng)。從廣義上講，文書(shū)工作包括從文件形成直至辦理完畢，單位領(lǐng)導(dǎo)人、文件工作人員及其他有關(guān)的業(yè)務(wù)人員、秘書(shū)人員等共同參與的一系列工作。⑤本文所指文書(shū)工作就是指廣義上的文書(shū)工作。文書(shū)工作的主要內(nèi)容可分為五個(gè)部分：一是撰寫(xiě)文件，包括構(gòu)思、擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、核對(duì)、用印等;二是傳遞文件，包括封裝、登錄、選擇傳遞通道、投送、接受等;三是辦理文件，通常包括擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等;四是處置文件，即整理歸檔、清退、暫存、銷(xiāo)毀等;五是管理文件，是為以上四項(xiàng)工作有效完成實(shí)施科學(xué)、系統(tǒng)、有效的組織管理過(guò)程。
2.前端控制思想介入文書(shū)工作的具體體現(xiàn)
檔案由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，那些原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高、文書(shū)處理程序完畢的文件將轉(zhuǎn)化為檔案。文書(shū)工作和檔案工作前后銜接，紙質(zhì)檔案管理前端控制思想介入文書(shū)工作之中，其實(shí)質(zhì)是文件“檔案化”，也就是確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效性，使文件有可能作為證據(jù)和作為檔案保存。⑥
2.1控制撰寫(xiě)過(guò)程，提高檔案自身質(zhì)量
高質(zhì)量的文件產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。對(duì)文書(shū)的撰寫(xiě)過(guò)程加以控制，可提高檔案自身的質(zhì)量。前端控制思想介入文件起草撰寫(xiě)過(guò)程，可體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是對(duì)文件立意和構(gòu)思的控制。應(yīng)注意文件內(nèi)容必須準(zhǔn)確體現(xiàn)上級(jí)意圖，邏輯清晰、表達(dá)得體，保證文件內(nèi)容的真實(shí)可靠。
二是對(duì)文件格式的控制。準(zhǔn)確選擇文種、題目擬定要體現(xiàn)正文內(nèi)容并簡(jiǎn)練，字體字號(hào)等嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》要求，保證文件傳遞信息的準(zhǔn)確和規(guī)范。三是對(duì)文件主體輔助要素的控制。應(yīng)注意主題詞標(biāo)注、發(fā)文字號(hào)、印發(fā)時(shí)間、密級(jí)、印章等一些輔助標(biāo)識(shí)的完整與規(guī)范，從形式上保證文件規(guī)范和真實(shí)，防范做偽。 2.2控制傳遞辦理過(guò)程，提高檔案工作效率
文件流轉(zhuǎn)與辦理過(guò)程中貫徹檔案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、編目等中端、末端管理環(huán)節(jié)的工作效率。前端控制思想的介入文件流轉(zhuǎn)和辦理過(guò)程，可體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：一是對(duì)收發(fā)文件的及時(shí)登記的嚴(yán)格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齊全，做到文、賬相符，件件有著落，這對(duì)檔案收集的完整性將產(chǎn)生積極作用。二是控制流轉(zhuǎn)辦理過(guò)程中文件實(shí)體安全。三是控制日常管理過(guò)程中文件的科學(xué)保存。現(xiàn)行文件日常管理應(yīng)分門(mén)別類(lèi)存放，并提前對(duì)分類(lèi)后的文件按時(shí)間順序大致科學(xué)排序。要注意定稿放在正本之后，附件放在相關(guān)正文之后，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件放在轉(zhuǎn)發(fā)文件之后。這些前端控制的做法有利于減少整理時(shí)重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案利用時(shí)的調(diào)卷速度。
2.3控制檔案形成材料的選擇，做好檔案永久防護(hù)
保證檔案永久保存，應(yīng)將檔案防護(hù)的控制提前至文件形成之前，即文檔材料的選擇。一要注意把控文件載體耐久性。選擇優(yōu)質(zhì)造紙?jiān)虾兔撍峒垙?，減少因時(shí)間推移引起的老化和惡化。二要注意把控文件的書(shū)寫(xiě)材料。選擇化學(xué)穩(wěn)定性好的碳素墨水或防水、防酸堿、防熱、耐有機(jī)溶劑的墨粉進(jìn)行書(shū)寫(xiě)打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印與靜電復(fù)印運(yùn)作方式不同，注意選擇墨粉與紙張粘貼程度高的打印方式?？傊瑥奈募纬芍熬妥⒁饪刂莆募纬刹牧?，能夠有效延長(zhǎng)檔案保存時(shí)限，節(jié)約后期修復(fù)成本。
3.紙質(zhì)檔案前端控制對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求
做為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，檔案管理的對(duì)象是文檔，檔案管理的主體始終是“人”。紙質(zhì)檔案管理前端控制的實(shí)施者是一個(gè)單位的文秘人員。文秘人員的素質(zhì)修養(yǎng)是前端控制效果的決定性因素。紙質(zhì)檔案前端控制思想對(duì)秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出三點(diǎn)基本要求。
一是文字技能素養(yǎng)。無(wú)論是抄寫(xiě)、記錄還是公文起草，文秘人員的工作一定要和文字打交道。廣博的知識(shí)儲(chǔ)備和良好的文字功底是對(duì)文秘人員的基本要求。立意準(zhǔn)確、思路清晰、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、用詞準(zhǔn)確的文稿是文秘人員份內(nèi)的工作和應(yīng)盡的責(zé)任。
二是工作作風(fēng)素養(yǎng)。具有高度責(zé)任感的文秘人員經(jīng)手的文書(shū)工作絕不會(huì)潦草行事，保證了文檔自身的質(zhì)量和文檔管理方法的科學(xué)，是全面執(zhí)行紙質(zhì)檔案前端控制思想的根本途徑。
三是檔案意識(shí)和檔案管理能力。文秘人員檔案意識(shí)要求文秘人員重視檔案管理，時(shí)刻謹(jǐn)記保密安全意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理理論知識(shí)和操作技能，對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行初步整理，優(yōu)化歸檔立卷工作的前端基礎(chǔ)。確保前端控制文件質(zhì)量，為資政和決策提供真實(shí)文書(shū)資料，為檔案管理各環(huán)節(jié)創(chuàng)造方便條件。
4.結(jié)語(yǔ)
前端控制是從系統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)識(shí)文件與檔案、文件工作與檔案工作的關(guān)系，以有效利用和科學(xué)管理為目的，對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理化調(diào)整，整合文件與檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了整體效益的最佳化。⑦隨著文書(shū)檔案一體化進(jìn)程的加快，紙質(zhì)檔案前端控制思想的理論地位會(huì)越來(lái)越高，其對(duì)實(shí)踐指導(dǎo)的作用將會(huì)繼續(xù)發(fā)酵。(作者單位：云南大學(xué)公共管理學(xué)院)
注解：
①C?諾加雷著，都宗成譯.信息技術(shù)對(duì)檔案與檔案工作的影響[C].第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)文件報(bào)告集.北京：中國(guó)檔案出版社，1997.
?、趧⒃侥?從一個(gè)新的視角審視“前端控制”思維[J].檔案，2006，(6)：26-29.
?、蹌⒃侥?從一個(gè)新的視角審視“前端控制”思維[J].檔案，2006，(6)：26-29.
④周永軍，韓瑛，杭付云.電子文件與紙質(zhì)文件管理中的前端控制思想比較研究[J].科技檔案，2009(1)：16-20.
?、萃踅?文書(shū)學(xué)(第二版)[M]，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2011.
⑥祝慶.前端控制理論在檔案永久性防護(hù)中的運(yùn)用[J].工程與建設(shè)，2014，28(4)：572-576.
?、咧苡儡?，韓瑛，杭付云.電子文件與紙質(zhì)文件管理中的前端控制思想比較研究[J].科技檔案，2009(1)：16-20.
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