淺議文書檔案工作的意義和實施論文
在檔案管理工作中，做好文書檔案工作起著不可或缺的作用，。以下是學(xué)習啦小編為大家精心準備的文書檔案工作的意義和實施論文，歡迎閱讀!
文書檔案工作的意義和實施論文：《試談文書檔案工作的意義和實施》
【摘要】文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。作為檔案工作者不僅對文書檔案要進行比較全面、系統(tǒng)、完整的鑒定，更要花費大量的人力物力，進行分類、歸檔，使其具有保存及利用價值。本文通過分析文書檔案價值的重要性，以及對文書檔案管理采取哪些措施，以便今后檔案工作者能夠更好地對文書檔案進行管理。
一、文書檔案的意義
文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書檔案主要是一些辦理完畢而且具有一定保存價值的文書。其中所提到的“具有保存價值”，說明了有一部分的文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機關(guān)文書檔案歸檔的范圍。這對檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規(guī)則，一定要認真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留有參考價值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。
二、文書檔案管理存在一定的問題
(一)文書與檔案工作的銜接問題
文書與檔案工作既有聯(lián)系又有各自的分工，兩者要互相協(xié)調(diào)，才能夠形成一個完整的管理體系。但在實際的工作中，文書和檔案往往是不同的人員負責管理，這就會使得文書工作與檔案工作在某種程度上脫節(jié)。文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當。
(二)對檔案員進行培訓(xùn)
一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。
(三)各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把歸檔的文件資料送到檔案員處進行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便不肯上交，時間長了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。
三、提高文書檔案管理水平所采取的措施
(一)領(lǐng)導(dǎo)加強對文書檔案的重視
作為單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視是做好文書檔案工作的前提，文書檔案的管理人員要積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的一些法律法規(guī)常識，讓單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作有所認識，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書檔案管理人員也要不斷地學(xué)習新知識，積極主動地學(xué)習檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。
(二)規(guī)范銜接文書與檔案的工作
整理文件是檔案管理的根本，而文件質(zhì)量問題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，想要提高檔案的規(guī)范性，必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標準。例如，必須使用規(guī)定的筆進行修改和批閱文件材料。對文件的處理要及時準確，對文件的收發(fā)要登記清楚，發(fā)現(xiàn)文件有殘缺或丟失，要及時查找。對領(lǐng)導(dǎo)開會時的講話記錄及外出等賬外資料，要及時整理收集并記錄詳盡，確保文件材料的完整。
(三)各部門之間要加強合作，做好文件的收集工作
檔案管理人員要主動地了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反映細節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。
(四)完善管理機制
文書檔案管理人員，要嚴格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要地填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。
四、總結(jié)
總之，文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案管理直接關(guān)系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位，加強文書工作和檔案管理工作的銜接，增強部門合作，完善工作程序和管理機制，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標準化意識，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發(fā)展。
文書檔案工作論文：《試談加強文書檔案管理工作的措施》
[摘 要]長期以來，文書檔案管理的水平，將直接影響檔案的質(zhì)量，是單位工作的重要一部分。進入信息時代以來，客觀上對文書檔案管理工作提出新的更高要求，即實現(xiàn)規(guī)范化和信息化。本文將探討相關(guān)措施，進而提高管理的水平，發(fā)揮好檔案工作在經(jīng)濟和社會的發(fā)展中的參謀作用。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;規(guī)范化;信息化
文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要依據(jù)[1]。在數(shù)字化時代，文書檔案管理工作亦當與時俱進，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新完善文書檔案的管理工作，使其實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這是大勢所趨。
1、創(chuàng)新文書檔案管理工作
(1)革新工作方式。檔案管理工作者要由以前的被動提供資料角色，轉(zhuǎn)換為檔案管理決策的參與者，充分發(fā)揮主觀能動性和前瞻性。自身認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)的同時，更要以靈活易懂的方式向領(lǐng)導(dǎo)和員工主動積極宣傳檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關(guān)注度，盡最大努力使檔案工作成為相關(guān)單位年度總體規(guī)劃的重點內(nèi)容，加大檔案管理設(shè)施經(jīng)費投入力度，實現(xiàn)文書管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展的水平。
(2)加強自身建設(shè)。信息化時代中的文書檔案管理工作，要求相關(guān)從業(yè)者必須熟練運用計算機以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，勝任業(yè)務(wù)創(chuàng)新的需要。為此，管理人員必須秉承學(xué)無止境的理念，主動學(xué)習相關(guān)知識，不斷提升自身應(yīng)用新型技術(shù)工具的水平和能力，力爭成為復(fù)合型人才，不僅管理才能出眾，更要懂得先進技術(shù)，只有如此，才能提供快捷方便高效的服務(wù)。
(3)完善文書與檔案工作的銜接規(guī)范。檔案源于相關(guān)文書，因此文件的質(zhì)量直接決定了其存檔后的檔案質(zhì)量，文書部門處理文件的規(guī)范化將是提高檔案管理水平的先決條件。文書人員要建立較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔[3]。文書人員在起草修改以及謄印批閱文件的過程中，要一直以事后存檔的要求嚴格要求自己，做好文書存檔一體化工作。
(4)保證文書檔案管理的完整性和時效性。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理人員處理文件必須做到準確及時，一旦發(fā)現(xiàn)缺失文件，應(yīng)當立刻查找。相關(guān)人員務(wù)必確保萬無一失，順利交接完成立卷歸檔的工作。
2、規(guī)范完善文書檔案管理標準
(1)健全規(guī)章制度。在《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，與時俱進，進一步在信息時代健全必要的檔案的工作制度，落實好責任制，為檔案的整理、收集保管等提供規(guī)范制度。
(2)規(guī)范催收時限。一旦因為其他事務(wù)，不能按時或者遺忘及時歸還文件，相關(guān)人員要在規(guī)定時間內(nèi)及時催收。
(3)確立檔案收集的范圍。在明確的范圍內(nèi)，必須確保檔案的收集具備可靠的廣度和深度，為此檔案管理人員都要按照要求，擴大檔案收集的范圍。特別的，對重要會議、重要藝術(shù)成果、重大歷史事件、科研項目等檔案要加強歸檔收集。
(4)明確各部門職責。檔案源于不同部門，最后匯入檔案管理部門，因此為了在文書和歸檔成為檔案這一過程，順利進行，各部門之間應(yīng)明確職責。同時，檔案管理部門與其他各部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)溝通，以保證檔案的收集工作能夠順利展開。
(5)年度匯總歸檔。在每一年度結(jié)束之前，應(yīng)該審核文檔登記表，做好查缺補漏工作。
(6)分類登記。文書在歸檔之前，分為收文和發(fā)文兩種。對于不同種類，分別進行登記。就以收文為例，收文登記單要單獨成冊，標明收文日期、文件號、機密等級、標題、來文單位。
3、規(guī)范文書檔案資料的立卷進檔
(1)務(wù)必熟悉文件。根據(jù)件的特點、性質(zhì)和作用明確文件所屬類別，然后進行分類存檔。
(2)對重要文件資料整理立卷。如果需要人工操作管理檔案，則通過立卷，有利于對相關(guān)文書檔案的保管。
(3)注意整理案卷。通過對單位文件進行分類，即立卷工作，將收集而來的文書資料整理成有規(guī)律可循的案卷，也就是把有關(guān)特定問題或者某項工作的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件整理成組合體。
(4)重視文書工作。作為文書工作的延伸，檔案主要源于文件，是由形成的文件資料辦理完畢后轉(zhuǎn)化而成。所以，文書工作直接影響著檔案工作質(zhì)量。
(5)做好歸檔工作。各個部門的文件將作為工作歷史記錄，為了確保這些文件材料的完整以及安全，就應(yīng)當做好歸檔工作。
4、加強檔案信息化建設(shè)
隨著計算機以及信息技術(shù)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案的管理方式終將為無紙化辦公所代替。應(yīng)用計算機技術(shù)，建立電子檔案，實現(xiàn)檔案信息化，是加強檔案管理、提高服務(wù)水平必經(jīng)途徑。
5、完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作人員一方面應(yīng)當恪守相關(guān)制度，認真學(xué)習《檔案法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，以此為基礎(chǔ)，制訂相應(yīng)的《公文處理實施辦法》，建立統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運行的操作規(guī)程[1]。同時，把《公文處理實施辦法》作為部門規(guī)章制度的首位，使得檔案的管理工作可以有章可循。
另一方面，檔案管理人員，也要提升自身專業(yè)水平，高度重視自身從事工作，認識自身責任，以高度責任心，提高各部門文書辦理歸檔的質(zhì)量，使得檔案的管理工作有章必依。
總而言之，隨著檔案整體規(guī)模的擴大，文件材料的收集、檔案的修訂歸類存檔任務(wù)日益繁巨，為了有效應(yīng)對這些新情況，檔案管理工作者，必須以積極進取，一方面加強檔案管理制度建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化;另一方面，必須站在信息時代的洪流中，與時俱進，以電子檔案為核心突破創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理信息化。在信息化和規(guī)范化的結(jié)合中，實現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。
參考文獻：
[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010，23(4)：110-112.
[2]張顯峰，劉艷.淺議信息管理技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].職業(yè)技術(shù)，2009(7)：31.
文書檔案工作論文：《淺談文書工作和檔案管理工作的關(guān)系》
【摘要】本文從文書處理與檔案管理工作的關(guān)系，闡述了如何加強文書處理工作，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，使之兩項工作更好地有機結(jié)合，規(guī)范銜接，相互促進。
【關(guān)鍵詞】文書工作;檔案管理
文書的定義：行政學(xué)上是指國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料，又稱文件。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。
文書工作是企業(yè)行政工作的重要組成部分，是及時傳達企業(yè)信息、互通情況、處理問題、交流經(jīng)驗的重要工具。文書工作記載了一切企業(yè)活動，及時性、指導(dǎo)性、廣泛性、連續(xù)性是文書的四個特點。
企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營、管理政務(wù)和各種活動的真實記錄，而文書是檔案的基礎(chǔ)，文書工作直接影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。
文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機結(jié)合，規(guī)范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作都十分重要。
首先，文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對象。文書處理工作的主要任務(wù)是文件的收發(fā)、分辦、傳閱、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。它們的工作對象，一個是現(xiàn)在時的，一個是過去時的，屬于不同階段的兩個環(huán)節(jié)。文件辦理完畢，其中有保存價值的部分立卷歸檔后，就成為檔案。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。
其次，文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進。文書工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，歸檔分類是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。
通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、歸檔材料是否完整、文件分類是否規(guī)范等，對做好文書處理工作是一種促進。
從文書處理工作和檔案管理工作的關(guān)系來看，兩者既有相對的獨立性，又是密切聯(lián)系的一個整體，文書處理工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。那么，文書處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)呢?
一是要提高文書人員的綜合素質(zhì)。文書處理工作雖然表面上看是事務(wù)性工作，實際上也是一項專業(yè)性很強的工作，文書工作人員的業(yè)務(wù)知識和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程，不了解文件材料的相互關(guān)連，不理解一個事件的來龍去脈，就難以做好文件歸檔工作。因此，文書人員要在認真學(xué)習《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān)政策法規(guī)的同時，要按照本單位的工作職能，不斷學(xué)習相關(guān)業(yè)務(wù)知識，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。文書人員還要不斷增強責任感，認真履行文書處理條例，嚴格檢查文件質(zhì)量、認真檢查歸檔材料是否符合檔案要求。諸如撰寫、修改、批閱文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等，文件用紙、文體、格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。
二是文書人員要樹立檔案意識。文書人員在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，做到辦完一件收集一件，并做好相關(guān)的文件材料的分類整理。對于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)注意及時收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為歸檔工作打下堅實的基礎(chǔ)。
三是要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作是文書處理的一項重要任務(wù)。它既是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文的撰寫、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過程監(jiān)督管理，不遺漏每一個環(huán)節(jié)。既要采取經(jīng)常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相結(jié)合的方法，做到及時、準確、全面歸檔，又要特別重視和堅持定期收集整理。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類方案，及時對號入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。
四是向“文檔一體化”的方向努力。從文書和檔案工作的全過程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向。“文檔一體化”在理順文書處理和檔案管理兩個環(huán)節(jié)關(guān)系的基礎(chǔ)上，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用檔案管理系統(tǒng)和計算機管理的有利條件，調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。
總之，文書人員要增強檔案意識，掌握豐富的文書知識和本行業(yè)的專業(yè)知識，再加上平時認真負責的工作態(tài)度，就一定會做好文書與檔案工作，在默默無聞的崗位上作出不平凡的貢獻。
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