采購訂單管理論文(2)
采購訂單管理論文篇二
訂單生產(chǎn)企業(yè)訂單損益研究
一、引言
訂單生產(chǎn)(Make-to-Order)是基于客戶的個性化需求，采用客戶先下訂單表明自己的需求，企業(yè)再進行采購，組織人員按照客戶要求進行生產(chǎn)等一系列過程。訂單生產(chǎn)受到更多國家和行業(yè)的認可，特別是紡織品、大型機械制造、船舶制造、精密儀器的生產(chǎn)以及汽車制造業(yè)和高檔時裝等，都普遍采用了訂單生產(chǎn)。根據(jù)Halal等對新興技術(shù)發(fā)展的展望，訂單生產(chǎn)被列為2000-2030年間的十項首要新興技術(shù)之一，也被列為2000-2030年間85項重要新興技術(shù)之一。
二、文獻綜述
郭佳、陳功玉(2010)做了一個關于中國制造業(yè)中面向訂單生產(chǎn)的管理趨勢的研究，其中24位中國企業(yè)資源規(guī)劃資深顧問參與研究，在對十個主要趨勢進行投票時(每個專家選擇5個最認同的趨勢)，趨勢“訂單成本收益分析的要求越來越高”的票數(shù)位居第二名，投票率為71%，說明訂單財務分析越來越受重視。對于訂單生產(chǎn)企業(yè)的成本費用，洛紅(2007)指出要按照訂單來分配，并把生產(chǎn)成本分成直接材料、直接人工、制造費用。他指出要做好料單數(shù)據(jù)記錄，工資分配記錄核算直接人工，做好產(chǎn)品數(shù)量統(tǒng)計，完成每一個訂單的成本核算。另外，王雅君(2009)則提出了基于物料跟蹤溯源模型的分階段層次成本核算方法：一個訂單對應一個生產(chǎn)號，每一批物料都和生產(chǎn)號對應，就能把成本歸集到訂單中去。同時，張運芳(2010)認為，生產(chǎn)計劃部門要按訂單下發(fā)生產(chǎn)任務單，生產(chǎn)車間持生產(chǎn)任務單到倉儲部領料，填寫領料單，并額外標明訂單號，直接材料成本就可以通過將全部領料單按訂單標號匯總起來而得到。同時她還指出，車間人工費、制造費用、成本等也要按訂單來進行歸集。他們?nèi)欢伎隙税从唵蝸矸峙涑杀镜挠^點，但沒有提出全面具體的成本分配方法。歐陽燕芬(2007)把企業(yè)的銷售管理分為：客戶管理、訂單管理和產(chǎn)品管理，建立了三合一的數(shù)據(jù)倉庫，詳細記錄了訂單的訂單號、客戶號、訂單金額、訂單類型、訂單比重類型、付款類型等，幫助企業(yè)管理者快速準確的把握銷售情況。董鵬、楊美金(2010)指出，訂單是為整個企業(yè)服務的，是企業(yè)工作的指南。并提出了“查字典”的訂單信息管理方法，給每個客戶制定一個序號，并建立一個專門的訂單存放文件夾。在無紙化辦公中，每一個訂單建立一個信息電子檔，進行歸檔和管理。張少波(2009)把企業(yè)訂單的控制分為訂單價格控制、訂單要求控制、制造成本控制，指出了訂單失敗的嚴重后果，最后還附注了訂單成本利潤表的預算單和生產(chǎn)工作聯(lián)系表，來強化訂單成本和生產(chǎn)控制。郭娜(2009)在其面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的全面預算系統(tǒng)中，把企業(yè)的總目標分配到各個部門中去，有利于訂單生產(chǎn)企業(yè)在考核評價時迅速把責任落實到各個部門。把企業(yè)的目標細化到每個部門既有利于企業(yè)工作的落實，也能起激勵的作用。最后，吳其江(1998)在分析服務部門共同成本分配時提出了三個原則，其中“成本——效益原則” 指出成本的分配特別是共同成本的分配所耗用成本費用應該要比進行成本分配產(chǎn)生的經(jīng)濟效益小，這樣的成本分配才能有實際意義。綜上，按訂單分配成本已成為訂單生產(chǎn)企業(yè)的的必要趨勢。本文順應這種要求，把企業(yè)的收入、成本和損益都按訂單進行分配，形成訂單損益表，可以對訂單的財務有全面的了解。
三、訂單損益模型構(gòu)建
針對訂單生產(chǎn)的企業(yè)，本文在傳統(tǒng)財務上增加了一個維度：訂單的財務分析。每個月每個訂單生成一個對應的訂單損益表，例如一個為期兩年的訂單，就會生成24個訂單損益表。訂單完成前的最后一個訂單損益表的銷售收入、生產(chǎn)成本和訂單損益各項目的訂單累計金額數(shù)都直接表明了整個訂單的收入、成本和毛利潤情況。隨著訂單生產(chǎn)逐漸主導市場，訂單的財務信息對企業(yè)內(nèi)部管理者來說越來越重要了。(1)通過訂單損益表，企業(yè)能夠清楚地知道訂單的收入、生產(chǎn)成本和損益;(2)根據(jù)訂單損益表，企業(yè)能更準確地評價訂單是否達到了預期利潤、是否實現(xiàn)了成本最小化、是否在整體上能夠促進企業(yè)的發(fā)展;(3)訂單的財務分析，有利于企業(yè)對客戶的分類管理。把與某一客戶相關的所有訂單累計起來就可以知道客戶對企業(yè)的貢獻，從而鞏固高價值客戶、發(fā)展中等價值客戶、挖掘潛力客戶，為企業(yè)更好地進行資源配置提供依據(jù);(4)對訂單的財務分析有助于考核企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的進度。企業(yè)能夠通過簡單的加總所有訂單成本和收益時時了解企業(yè)的總體成本和收益，實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)進度的控制。
訂單銷售收入。在訂單生產(chǎn)中，銷售收入是訂單帶來的所有收入，可以直接歸集到訂單。根據(jù)訂單號把銷售收入分類匯總，并記錄到對應的訂單損益表中。本文不考慮時間價值，因為一般來說收入和成本是同期的，當客戶拖欠款項時，就需要考慮利息。訂單生產(chǎn)成本分配。本文采用實際成本分配法分配訂單的生產(chǎn)成本，是根據(jù)補償原則，對企業(yè)所有的生產(chǎn)成本都進行分配。同時在訂單成本分配時不考慮期間費用。因為期間費用很復雜，分配的成本高，不符合成本效益原則。另外，為了便于成本的分配，本文把訂單生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)成本分為直接材料、直接人工、變動制造費用、固定制造費用。其中直接材料和變動制造費用與訂單數(shù)量密切相關，是變動成本;直接人工是正常的固定工資加上加班工資，是半固定的成本;固定制造費用是不管企業(yè)生產(chǎn)多少都會發(fā)生的且與產(chǎn)量無直接聯(lián)系的費用，是固定成本。根據(jù)每一類成本的特點，本文采用以下方式來分配成本：直接材料，直接追溯法。領料人員要完整的填寫領料、退料等相關憑證。倉儲人員要做好料單數(shù)據(jù)的記錄，按照訂單合同要求發(fā)放材料，并在所有領料、退料憑證上標記對應的訂單號，表明材料的去向，匯總標有相同訂單號的各種領料、退料單的數(shù)據(jù)就是該訂單的直接材料成本;直接人工，依據(jù)受益原則，車間制造工人的一般工資按照生產(chǎn)工時比例進行分配，即訂單的直接人工=生產(chǎn)工時比例×該月份制造工人薪酬總額。加班費和個別計件工資直接計入到生產(chǎn)產(chǎn)品所屬的訂單中(在加班工時不具有明確歸屬性時，也按照工時比例來分配);變動制造成本，用追溯法來分配，可以根據(jù)費用發(fā)生的原始憑證直接歸集到訂單中。例如差旅費，可以根據(jù)出差的目的、差旅費報銷憑證等直接把差旅費歸集到對應訂單的成本中;固定制造費用，依據(jù)受益原則，耗時越多的訂單“消耗”的固定資產(chǎn)也越多，所以要分攤更多的固定制造費用。本文按照訂單的生產(chǎn)工時比例來分配這部分費用，即訂單的固定制造費用=生產(chǎn)工時比例×該期間固定制造費用總額。注：生產(chǎn)工時比例=該月份某訂單生產(chǎn)工時總和/企業(yè)該月份所有訂單的生產(chǎn)工時總和。訂單損益。訂單損益是訂單銷售收入減訂單生產(chǎn)總成本的差額。訂單損益的本月金額即該訂單本月的銷售收入減生產(chǎn)成本的差額，也叫本月?lián)p益，表明訂單本月的損益情況，當然它的正負或者數(shù)值的大小只表明訂單本月的情況，并不能衡量整個訂單盈虧情況;本年累計金額為該訂單本年度各項目的發(fā)生額累計情況，可根據(jù)該訂單上個月的本年累計金額加上本月金額得出;訂單累計金額是從該訂單建立到本月末的訂單各項目發(fā)生額累計情況，也可根據(jù)該訂單上個月的訂單累計金額加上本月金額得到。訂單累計損益直接表明了訂單的盈虧情況，當這個數(shù)為負的時候說明訂單當前是虧損狀態(tài)，提醒企業(yè)應分析其原因并采取相應的措施。 四、案例研究
現(xiàn)有北京某軟件公司的實際情況：有項目經(jīng)理1名、高級軟件工程師2名、軟件工程師11名，他們每個月的工資分別是：15000元、12000元、5000元，同時外請的高級顧問工資是600/天，加班工資為每人500/天。每個月的固定制造費用支出為20000元。某段時間，企業(yè)的三個訂單分別是A、B、C，總額分別是70000元、489300元、214500元。每個訂單的費用分三期支付：第一期：在合同生效后支付訂單總額的40%，第二期：產(chǎn)品測試上線后支付訂單總額的30%，第三期：項目終驗后支付訂單總額的30%。企業(yè)三個訂單的生產(chǎn)進程如圖1，每一個區(qū)間代表一個任務階段，從左至右依次是：需求分析、分析設計、代碼編寫、測試階段、實施交付。這三個訂單每個月耗用的工時(包括聘用高級顧問的工時)如表1所示：
根據(jù)實際情況，本文對軟件公司的訂單進行了分析：由開發(fā)進程得知，3月份時A訂單處于測試和實施交付階段，B訂單和C訂單處于代碼編寫和測試階段，因此所有訂單都沒有外聘高級顧問(只有需求分析階段需要外聘高級顧問)。并且本月A訂單收到了第三期付款21000元(A訂單本月完工)，B訂單和C訂單收到了第二期付款，分別為146790元、64350元。由訂單耗用工時表得出它們3月的工時比例分別為：A：14%，B：31%，C：55%。耗用工時一共為209天，小于所有員工的有效工時(14×20=280天)，所以本月不用加班也不產(chǎn)生加班工資，3月份的直接人工總額為94000元。根據(jù)這些實際情況和成本分配的方法，可以得到A、B、C訂單本月的直接人工分別為13160元、29140元、51700元;A、B、C訂單應分配的固定制造費用為：2800元、6200元、11000元。軟件開發(fā)的直接材料主要是指購買第三方軟件如服務器軟件和測試軟件，有時候使用開源免費的第三方軟件即可。此外軟件開發(fā)的直接材料有可能有網(wǎng)線、存儲器等。3月份A訂單沒有直接材料的消耗B訂單和C訂單因為購買第三方軟件所以費用較高。軟件開發(fā)的變動制造費用一般有工程師的交通補助和招待費用等。綜上，本文列出了3月份A訂單的損益表如表2所示：
A訂單損益表：本月A訂單有正的損益4740元，但是它并不代表A訂單是盈利的，訂單本年累計損益金額-6300元代表A訂單今年虧損了，而且由于本月A訂單完工，訂單累計金額表明了整個訂單各方面的情況：訂單A的銷售總收入為70000元，生產(chǎn)總成本為163280元。累計訂單損益為-93280元，即訂單A一共虧損了93280元。究其原因，很大程度上是由于企業(yè)在12月時只生產(chǎn)訂單A，使其人工和固定制造費用太高。另外，很明顯跨年度的訂單，本年累計金額和訂單累計金額是不一樣的。本文只列出了三月份A訂單的損益表，以此類推可以得到所有的訂單損益表并對其進行分析，這樣訂單的財務情況就一目了然了。
五、訂單損益表與財務會計對應
訂單損益表并不是單獨的，它總與企業(yè)財務保持一致，具體見圖2：
仍然以第四部分北京某軟件公司為例進行具體分析，匯總和3月份所有訂單損益表的部分內(nèi)容，如表3：
訂單損益表中的銷售收入與企業(yè)財務的主營業(yè)務收入(銷售收入)是一致的：企業(yè)3月份的銷售收入等于三個訂單本月銷售收入的總和：21000+146790+64350=232140(元)。訂單損益表中的生產(chǎn)成本也與企業(yè)財務的主營業(yè)務成本是一致的：企業(yè)3月份的生產(chǎn)總成本等于三個訂單本月生產(chǎn)成本總和： 16260+40840+71000=128100
元。同時還可以得到直接人工、直接人工、變動制造費用、固定制造費用的本月總額，這些和企業(yè)財務上也是一致的。訂單損益表的訂單損益與企業(yè)的毛利潤也是一致的：企業(yè)3月份的毛利潤等于所有訂單訂單損益本月金額的總和：4740+105950+-6650=104040(元)。企業(yè)整個會計年度內(nèi)的所有訂單的銷售收入、生產(chǎn)總成本、訂單損益的總和也與企業(yè)年度報表的主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本和毛利潤對應相等。傳統(tǒng)的訂單成本核算期與生產(chǎn)周期一致，在訂單完工后才能得知訂單的成本。訂單損益核算期間與財務會計期間一致，每個月每個訂單都形成一個損益表，能及時了解訂單的收入、成本和損益情況。
六、訂單生產(chǎn)企業(yè)的改進建議
各部門要按照要求完成工作、相互配合，并設置相應的崗位。如倉庫管理人員要確定材料的來龍去脈;生產(chǎn)車間要對每段時間車間生產(chǎn)什么產(chǎn)品、產(chǎn)品的去向(歸屬于哪一個訂單)、工作時間長短、生產(chǎn)工人數(shù)量、缺勤情況等做好詳細的記錄，并按照訂單號匯總相應的數(shù)據(jù)，并與財務部門進行及時溝通。對于變動成本，特別是能直接歸屬到訂單的那部分，財務在報銷時要確定真實的費用歸屬，相關項目領導要簽字并嚴格把關，避免成本有意或無意的混淆。訂單損益表的具體項目設置并不是一成不變的，財務報表也是如此的，可根據(jù)企業(yè)具體情況而做適當變化。但注意要保持訂單損益表的一致性。例如某些費用的歸屬問題。訂單損益表的直接目地就是加強對訂單的財務管理，通過訂單損益表時時了解訂單各方面的情況，當發(fā)現(xiàn)異常情況時，一定要及時查明原因、采取解決措施。最后，把每一個訂單的所有訂單損益表歸檔在一起，再把屬于同一個客戶的訂單資料也歸集在一起，有利于訂單信息和客戶信息的快速查閱。
在訂單生產(chǎn)方式盛行的趨勢下，本文試圖在企業(yè)財務的基礎上進行另一個維度的訂單分析，企業(yè)按照訂單來分配收入、成本和損益，形成訂單損益表，可以直接獲得訂單和企業(yè)的關鍵財務信息，對企業(yè)的內(nèi)部財務管理有很大的作用，值得訂單生產(chǎn)企業(yè)借鑒。
參考文獻：
[1]郭佳、陳功玉：《面向訂單生產(chǎn)對企業(yè)資源規(guī)劃的挑戰(zhàn)》，《南方經(jīng)濟》2010年第12期。
[2]歐陽芬燕：《基于訂單生產(chǎn)型服裝企業(yè)CRM數(shù)據(jù)倉庫模型的構(gòu)建與應用研究》，《浙江理工大學碩士學位論文》2007年12月。
[3]吳其江：《服務部門共同成本分配管理》，《經(jīng)濟廣角管理與效益》1998第3期。
[4]洛紅：《訂單式小企業(yè)成本核算實踐運用》，《財會學習》2008年第5期。
(編輯 代 娟)
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