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檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求。下面是學習啦小編為大家整理的檔案管理論文，供大家參考。
檔案管理論文范文一：人事檔案管理論文
[內(nèi)容摘要]
21世紀最激烈的競爭當屬人才的競爭，一個具有多學科知識的復合性人才或許是一個企業(yè)發(fā)展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業(yè)最重要的資源，人力資源管理(Human Resource Management，HRM)也成為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理。
對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如：企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理的使用人員等等。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且會間接的影響到企業(yè)整體管理。 隨著社會的發(fā)展，科技的進步，計算機的應用在社會各領域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機進行各類管理的科學和便捷;認識到管理信息系統(tǒng)對于管理工作的重要性。
管理信息系統(tǒng)，MIS(Management Information System)，是一個將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中的各種內(nèi)、外部信息進行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。它能夠使企業(yè)更加及時、準確、全面、詳實的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時管理信息系統(tǒng)對各種信息數(shù)據(jù)的進一步加工，能使企業(yè)領導層的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學性;從而為社會創(chuàng)造出更多的價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機會。另外，管理信息系統(tǒng)可以使企業(yè)的管理更加科學化、合理化、制度化、規(guī)范化;為企業(yè)的管理水平跨上新臺階;為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實基礎。 人事檔案管理系統(tǒng)就是典型管理信息系統(tǒng)，通過人事檔案管理系統(tǒng)對人事檔案進行管理具有人工管理所無法比擬的優(yōu)點——例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。一個設計完善，運行穩(wěn)定的人事檔案管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好的完成人事檔案管理工作;而且，企業(yè)整體管理的信息化建設是企業(yè)的科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，企業(yè)人事檔案管理的信息化又是企業(yè)整體管理信息化建設的重要組成部分。因此，利用計算機對企業(yè)人事檔案進行管理是必然趨勢，人事檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)管理工作中不可缺少的。所以在畢業(yè)設計中，我選擇開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)。 在前面曾提到人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。這就要求它應該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足可靠的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而準確的查詢結(jié)果。所以，對于人事檔案管理系統(tǒng)的設計主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立、維護以及前端應用程序的開發(fā)兩個方面。對于前者而言要求建立起數(shù)據(jù)一致性及完整性強、數(shù)據(jù)安全性好的數(shù)據(jù)庫。對于后者而言則要求具備應用程序功能全,易使用等，運行穩(wěn)定等特點。因此，我選用的開發(fā)軟件是Microsoft 公司出品的Visual Fox Pro6.0。
[關鍵字]：人事檔案、人事檔案管理、人事檔案管理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫
前 言
本論文將分四個章節(jié)對如下問題做逐一淺析和論述：
一、企業(yè)人事檔案管理工作重要意義;
二、人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性;
三、人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā);
四、本人開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)的詳細說明。
我所設計開發(fā)的這款人事檔案管理系統(tǒng)，它的開發(fā)平臺是Microsoft公司出品的 Visual Fox Pro 6.0軟件，是典型的管理信息系統(tǒng)軟件——MIS(Management Information System)。其功能包括：系統(tǒng)管理、檔案管理、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案輸出、花名冊;為了使程序顯得更具有專業(yè)風格，我還在其中加入了一個關于系統(tǒng)的功能表單，以介紹此系統(tǒng)的相關信息，如系統(tǒng)版本、開發(fā)日期等。
我在撰寫本片論文和開發(fā)這款人事檔案管理軟件的過程中，為了使所寫的論文更具有說服力;所開發(fā)軟件的功能盡可能完善且更加接近于一個真正的人事檔案管理系統(tǒng)，使其可以充分體現(xiàn)出人事檔案管理工作的各個方面。我參考了1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議通過的《中華人民共和國檔案法》修正案、勞動部和國家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《干部檔案管理工作制度》、《人事檔案管理工作制度》、、《某國有大中型企業(yè)人事檔案借閱查詢的規(guī)定》、《數(shù)據(jù)庫技術及開發(fā)教程(修訂版)》、《管理信息系統(tǒng)概論》、《SQL Server 2000》教程 、《Visual Fox Pro中文版數(shù)據(jù)庫編程實戰(zhàn)訓練》、《計算機軟件技術基礎》、《電腦報2003年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》等一系列相關的書籍和文獻資料。
但是由于我的知識水平有限，論文的寫作和系統(tǒng)的設計肯定還存在著許多的缺點和不足。還希望老師給與批評指點。
第一章：企業(yè)人事檔案管理工作的重要意義
一、企業(yè)人事檔案管理工作的內(nèi)容
中華人民共和國第六后全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議于1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
人事檔案作為檔案的一種，是人事(勞動)管理部門，根據(jù)人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來的反映員工個人經(jīng)歷、德才情況、工作實績等方面內(nèi)容的文件材料。人事檔案的種類主要有干部檔案和工人檔案。它具有以下主要特點：
(1)全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考核)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料。因此，它能記錄員工個人成長，思想發(fā)展的歷史;能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容;是員工個人信息的儲存庫。它概括地反映員工個人全貌。
(2)可利用性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動)部門正確使用人才，合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。
(3)真實性。這是人事檔案可利用性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務。
(4)動態(tài)性。人事檔案建立后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充.力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差"。
(5)流動性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果保管人事檔案，而不知當事人已調(diào)往何處，即"有檔無人"，造成人檔脫節(jié)。這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在人事檔案管理工作中必須堅持"檔隨人走"。在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
(6)機密性。人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等請多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報并不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱密等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材抖，不能向社會無條件地提供服務。
人事檔案的這些特點決定了人事檔案管理工作的特殊性。對于企業(yè)人事檔案管理工作會因企業(yè)的不同而有相應的差異。但是，總體說來大致有以下這些方面：
(一)、妥善保管員工檔案;
(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料并立檔;
(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;(五)、為領導和有關部門提供員工的情況;
(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;
二、企業(yè)人事檔案管理工作的重要意義
21世紀最激烈的競爭當屬人才的競爭，一個具有多學科知識的復合性人才或許是一個企業(yè)發(fā)展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業(yè)最重要的資源，人力資源管理(Human Resource Management，HRM)也成為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理。
對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如：企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理的使用人員等等。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且會間接的影響到企業(yè)整體管理。
第二章：人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性
一、人事檔案管理系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)的關系
1.什么是管理信息系統(tǒng)
人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)，MIS(Management Information System)，是一個將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中的各種內(nèi)、外部信息進行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。
2.管理信息系統(tǒng)的基本功能
管理信息系統(tǒng)的基本功能是：對信息進行采集、處理、存儲、管理、檢索和傳輸?shù)取⒉⑦_到為人們共享的目的。
2.1信息的采集
管理信息系統(tǒng)首先應具備信息采集功能，把系統(tǒng)外的和分布在系統(tǒng)各組織內(nèi)部的各種有關信息收集起來，并轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)所需的形式。信息的采集是管理信息系統(tǒng)的基礎，是系統(tǒng)的重要輸入部分，是系統(tǒng)能否工作的前提。
2.2信息處理
進入管理信息系統(tǒng)的信息存儲在計算機中，成為數(shù)據(jù)。要對這些原始數(shù)據(jù)進行分類整理、有序存儲、加工處理，即是經(jīng)過分類、排序、查詢、統(tǒng)計、計算、模擬、預測、判斷等多種處理方式，最后提供有價值的決策信息，供高級管理人員作決策時參考。
2.3信息存儲
在信息化社會中，任何一個企業(yè)和單位都是一個大的信息處理系統(tǒng)，存儲的信息量是相當巨大的，必須依靠先進的存儲技術。信息的有序存儲要涉及兩個方面的技術，一個是硬件的存儲介質(zhì)技術，另一個則是軟件方面的數(shù)據(jù)存儲的邏輯組織技術，這就是要求降低數(shù)據(jù)重復存儲的冗余度，保持數(shù)據(jù)的一致性、完整性、安全性和保密性。而在硬件條件相同的條件下，數(shù)據(jù)的組織和存儲所要求的軟件技術就成為管理信息系統(tǒng)功能發(fā)揮的重要因素。它關系著管理信息處理信息的效率。
2.4信息的管理
在存儲和組織數(shù)據(jù)量相當大的管理信息系統(tǒng)時，數(shù)據(jù)的管理就顯得特別重要，數(shù)據(jù)格式、編碼、組織方式、邏輯結(jié)構(gòu)、訪問權限和數(shù)據(jù)定義等，對數(shù)據(jù)的有效管理和系統(tǒng)的都有重要的影響，這就是管理信息系統(tǒng)要解決的信息管理問題。
2.5信息的檢索
按一定方式進行組織的數(shù)據(jù)構(gòu)成的集合，就是數(shù)據(jù)庫。管理信息系統(tǒng)要求建立相當龐大的數(shù)據(jù)庫，從數(shù)據(jù)庫找出所需的有用信息，這就是數(shù)據(jù)的檢索。查詢效率取決于數(shù)據(jù)庫的組織形式和檢索計算方法，這種技術和方法稱為數(shù)據(jù)庫的挖掘技術。這些技術決定了檢索信息的速度，也影響了管理信息系統(tǒng)處理信息的效率和質(zhì)量。
2.6信息的傳輸
信息傳輸?shù)哪康氖菫榱耸剐畔⒆鳛橐环N資源、產(chǎn)品或商品，能為其他人所共享，也使加工和處理信息的行業(yè)成為真正意義上的產(chǎn)業(yè)，這目前已被人們所共識。信息借助于計算機與通信技術進行傳輸，而不在像以前那樣只能靠某些存儲介質(zhì)來作為傳輸?shù)拿浇?。Internet的出現(xiàn)，使信息傳輸與網(wǎng)絡技術緊密聯(lián)系起來，網(wǎng)上的信息傳輸技術和其他與通信技術結(jié)合的信息傳輸技術，將對管理信息系統(tǒng)的發(fā)展起到極大的促進作用。
3.管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)
一個最簡單的管理信息系統(tǒng)基本上由以下幾個部分組成：信息源、信息處理器、信息管理者、信息使用者。
信息源是數(shù)據(jù)的輸入源，是信息的產(chǎn)生地，它來源于系統(tǒng)外和系統(tǒng)內(nèi)兩方面的信息。 信息處理器由數(shù)據(jù)采集裝置、數(shù)據(jù)變換裝置、數(shù)據(jù)傳輸裝置、數(shù)據(jù)存儲和運行裝置幾個部分組成。
信息管理者主要負責管理信息系統(tǒng)的設計、運行、維護和協(xié)調(diào)配合工作。
管理信息信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)如下圖所示：
4.管理信息系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性
管理信息系統(tǒng)的使用能夠使企業(yè)更加及時、準確、全面、詳實的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時管理信息系統(tǒng)對各種信息數(shù)據(jù)的進一步加工，能使企業(yè)領導層的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學性;從而為社會創(chuàng)造出更多的價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機會。另外，管理信息系統(tǒng)可以進一步使企業(yè)的管理科學化、合理化、制度化、規(guī)范化，為企業(yè)的管理水平跨上新臺階，為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實基礎。
二、人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性
人事檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理工作不可缺少的一部分，是人力資源管理的基礎工作，人事檔案管理工作的好壞對于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關重要。但一直以來人們使用傳統(tǒng)的人工方式管理人事檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如效率低下、保密性差等。另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于檔案的查找、更新和維護來說都帶來了不少的困難——譬如：用人工的方式對人事檔案進行統(tǒng)計的話，工作量將很大，若公司人員有幾萬甚至幾十萬，人工統(tǒng)計將變得不可想象。
如今，隨著計算機技術的飛速發(fā)展，計算機的應用在社會各領域中都得到了普及。作為計算機應用的一部分，使用計算機對人事檔案進行管理具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。因為人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)，所以它應該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足可靠的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而準確的查詢結(jié)果。一個設計完善，運行穩(wěn)定的人事檔案管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好地完成人事檔案管理工作。
但是，因為利用計算機對人事檔案進行管理必須以電力支持為前提，所以，這種先進的管理方式也有它的技術局限性。一旦沒有電力支持，整套系統(tǒng)將無法運行，導致人事檔案管理工作的癱瘓，因此，信息化管理還不能完全取代傳統(tǒng)管理方式。
[主要參考文獻]
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2.《管理信息系統(tǒng)概論》 高等教育出版社 張寬海 2002年2月第一版
3.《SQL Server 2000》教程 北京希望電子出版社 龔波 2002年7月第一版
4.《Visual Fox Pro中文版數(shù)據(jù)庫編程實戰(zhàn)訓練》 人民郵電出版社 宋立智 2003年9月第一版
5.《計算機軟件技術基礎》 高等教育出版社 陳建鐸 2003年8月第一版
6. 《管理學原理》 經(jīng)濟管理出版社 吳照云 2003年7月第四版
7. www.zjda.gov.cn 浙江檔案網(wǎng) > 中華人民共和國檔案法(修正案)
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9. www.jcrtvu.com.cn 人事檔案管理系統(tǒng) 2005年9月3日
10. www.codechina.net 資源中心 - Visiual Basic/Basic 2005年9月3日
檔案管理論文范文二：高職院校畢業(yè)生的檔案管理
【摘 要】
檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等人類社會各項實踐活動，直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的真實記錄。檔案是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，檔案事業(yè)是維護歷史真實面貌的永恒的事業(yè)。
【關鍵詞】
檔案;檔案管理;高職院校;畢業(yè)生
檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟與科技發(fā)展、精神文明及和諧社會建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業(yè)生就業(yè)“取消統(tǒng)一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業(yè)后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現(xiàn)筆者就新時期高職院校畢業(yè)生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務的工作。高職院校畢業(yè)生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。
(一)檔案是社會發(fā)展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉(zhuǎn)移到為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發(fā)揮了重要作用。
(二)檔案是高職院校學生工作查考的依據(jù)
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發(fā)展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業(yè)、升學、參軍及政府機關、企事業(yè)單位聘用人才提供備查的依據(jù)。
二、新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點及存在的問題
(一)新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的相關規(guī)定，學生畢業(yè)離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉(zhuǎn)到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。
2. 畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化程度低。大部分高職院校沒有專業(yè)的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強;絕大多數(shù)管理員沒有進行過專業(yè)培訓，業(yè)務能力差。
3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業(yè)自謀出路政策后，畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出多樣化、復雜化。一是畢業(yè)生考上公務員或到事業(yè)單位工作檔案隨即調(diào)走的;二是參加專升本考試進入本科院校轉(zhuǎn)走的;三是畢業(yè)后直接轉(zhuǎn)到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的;四是在學校所在城市或其他城市企業(yè)工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉(zhuǎn)到工作單位或企業(yè)所在相應城市的人才中心托管的;五是即不轉(zhuǎn)亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。
(二)新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業(yè)學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規(guī)模，由于人員不足或沒有專業(yè)的部門和人員負責，以致造成畢業(yè)生檔案工作被忽視，管理混亂，發(fā)生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協(xié)調(diào)欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。
2.是學生檔案材料質(zhì)量差。隨著社會的進步，科學技術的發(fā)達，現(xiàn)代化辦公設備已逐漸替代了傳統(tǒng)的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經(jīng)運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質(zhì)量，與此同時也出現(xiàn)了一個不容忽視的問題：那就是由這些現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質(zhì)期短。
三、規(guī)范高職院校畢業(yè)學生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。
(一)領導重視，加強檔案管理
學校要把畢業(yè)生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業(yè)部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業(yè)生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、科學化。
(二)增大投入，加強檔案館庫建設
檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現(xiàn)檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結(jié)構(gòu)、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發(fā)揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業(yè)生數(shù)量最大規(guī)模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。
(三)學習培訓，加強檔案隊伍建設
檔案工作要適應新形勢的發(fā)展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發(fā)展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業(yè)生檔案管理各項工作落到實處，避免出現(xiàn)學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。
(四)規(guī)范管理，加快檔案信息化建設
檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業(yè)進行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動畢業(yè)生檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調(diào)。對畢業(yè)后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業(yè)動向?qū)嵤└櫣芾?，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉(zhuǎn)移檔案，從而實現(xiàn)檔案信息化管理整體推進。
(五)嚴把質(zhì)量，實現(xiàn)檔案標準化
為較好地解決現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業(yè)學生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和再深造，更好地服務于社會、服務于經(jīng)濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質(zhì)量要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。搞好高職院校畢業(yè)學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現(xiàn)，是政府機關、企事業(yè)單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經(jīng)濟發(fā)展提供更有效的檔案服務。
【致 謝】
本人的學位論文是在我的導師談老師的親切關懷和悉心指導下完成的。她嚴肅的科學態(tài)度，嚴謹?shù)闹螌W精神，精益求精的工作作風，深深地感染和激勵著我。從課題的選擇到項目的最終完成，談老師都始終給予我細心的指導和不懈的支持。在此謹向談老師致以誠摯的謝意和崇高的敬意。
在此，我還要感謝在一起愉快的度過大學生活的每個可愛的同學們和尊敬的老師們，正是由于你們的幫助和支持，我才能克服一個一個的困難和疑惑，直至本文的順利完成。
在論文即將完成之際，我的心情無法平靜，從開始進入課題到論文的順利完成，有多少可敬的師長、同學、朋友給了我無言的幫助，在這里請接受我誠摯的謝意!謝謝你們!
【參考文獻】
[1]羅莉，關于檔案工作與構(gòu)建和諧社會結(jié)合點的思考. 澧縣檔案局網(wǎng)站，2012-05.
[2]國家教育部國家檔案局[s]. 高等學校檔案管理辦法，2008-08-20.
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