基于系統(tǒng)效率的高校圖書館管理論文

基于系統(tǒng)效率的高校圖書館管理論文

　　館員的管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，首先要做好崗位的設(shè)置，做到按需設(shè)崗，競(jìng)聘上崗。真正打破用人唯親，不論資排輩，做到人盡其才。
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基于系統(tǒng)效率的高校圖書館管理

　　引言

　　系統(tǒng)是由相互作用、相互依存具有不同功能的要素組成的有機(jī)體。系統(tǒng)一般都具有輸入、存貯、處理、輸出、控制等功能。它的職能是按照單位或企業(yè)的目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。一個(gè)系統(tǒng)一般由許多子系統(tǒng)組成。系統(tǒng)效率是指在一個(gè)體系中，不同的神經(jīng)元(個(gè)體)通過互為共享信息，提升體系在單位時(shí)間內(nèi)的整體反應(yīng)速度[1]。要提高系統(tǒng)效率必須減少體系的內(nèi)耗，加強(qiáng)體系與環(huán)境的協(xié)調(diào)。一個(gè)單位的系統(tǒng)效率高，則體現(xiàn)這個(gè)單位的管理水平高;相反，一個(gè)單位的系統(tǒng)效率低，則說明這個(gè)單位的管理有不到位的地方。

　　一、高校圖書館管理中存在的主要弊端

　　一個(gè)高校圖書館也是一個(gè)系統(tǒng)。一般高校圖書館由館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)、部主任、室主任和館員這樣的層次結(jié)構(gòu)組成。這種組成結(jié)構(gòu)具有一定的合理和科學(xué)性，便于圖書館功能的劃分，便于指令的上傳下達(dá)，在高校圖書館界也具有廣泛的代表性。似乎在沒有找到一種更好的管理模式之前，由于習(xí)慣性思維的影響，也大多樂意接受原來的結(jié)構(gòu)模式。但目前在高校圖書館管理中還是存在一些問題和弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

　　(一)館員的積極性不高

　　時(shí)下大多數(shù)高校圖書館工作人員的收入分為工資和津貼兩大塊，但這兩大塊基本上不與實(shí)際工作業(yè)績(jī)或者很少與實(shí)際工作業(yè)績(jī)掛鉤。“薪酬即管理”。純粹靠精神鼓勵(lì)來刺激和調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，其作用是十分有限的。在大家都樂意做好人的背景下，時(shí)下能站出來說實(shí)話、依實(shí)情的人越來越少，這種不良風(fēng)氣在嚴(yán)重阻礙和影響好的分配制度的建立和實(shí)施。如果干多干少、干好干壞一個(gè)樣，干與不干也差不多，誰會(huì)長(zhǎng)期去自覺多干?壞的東西得不到有效制止，好的也會(huì)慢慢學(xué)壞。這種局面是非?？膳碌摹Ｔ谝粋€(gè)館里如果上班只要來了就算，甚至不來也算;分配講的是級(jí)別和職稱，不與實(shí)際工作相關(guān)。

　　時(shí)間久了，積極性高的館員也會(huì)變得消極。在一個(gè)部門內(nèi)，關(guān)系好的可互相包庇、護(hù)短。上級(jí)檢查的來了，沒來上班也幫忙編造假原因，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)也不去查明實(shí)情。其實(shí)，大家也意識(shí)到這種分配制度不科學(xué)。有的也嘗試在圖書館內(nèi)部建立一種新的津貼分配方案，但是很少能真正落實(shí)。其主要原因是缺乏配套的細(xì)分制度，缺乏保證分配制度落實(shí)的細(xì)則，也缺乏平時(shí)的監(jiān)督機(jī)制。這樣就不了了之，都抱著“多一事不如少一事”的心態(tài)，管好自己的“三畝七分地”。這樣的格局，館員的積極性不高也是情理之中的事了。

　　(二)各部門的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)

　　一個(gè)高校圖書館大多分為很多部門，有采編部、流通閱覽部、情報(bào)咨詢部、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部、資源建設(shè)部和辦公室等部門。各個(gè)部設(shè)部主任和室主任，室里面再由館員組成。這種結(jié)構(gòu)便于對(duì)外開展讀者服務(wù)工作，便于圖書館功能的實(shí)施。但是，各個(gè)部門、各個(gè)室之間的交流很少，甚至沒有交流。本部門基本不知道其他部門在干什么，做了什么工作，有些什么新的服務(wù)。這種狀況既不利于整體工作的開展，也影響大家相互學(xué)習(xí)和促進(jìn)。其實(shí)有的新型服務(wù)需要多部門協(xié)同、合作解決。

　　比如：在圖書館開辟學(xué)科化信息共享空間服務(wù)，用戶往往需要集成式、研究型的集約性服務(wù)，通常靠一個(gè)部門很難解決問題。每個(gè)人很難是通才，一個(gè)人智慧的不足，只有靠其他人的智慧來彌補(bǔ)。那種各部門老死不相往來，單打獨(dú)干是行不通的?，F(xiàn)在往往是這樣的，從一個(gè)部門調(diào)人到另一個(gè)部門也是很難的事。往往是各部門人不相通，事不相通。這樣的格局肯定不利于圖書館的整體發(fā)展和服務(wù)工作的開展。

　　(三)內(nèi)部資源的共享不夠

　　圖書館的重要職能之一就是要促進(jìn)信息交流和信息資源的共享。館員一方面在做著傳播知識(shí)信息的工作，但另一方面又在有意無意干著阻礙內(nèi)部信息資源共享的事情。館內(nèi)資源共享不夠主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

　　第一，工作經(jīng)驗(yàn)和工作程序共享不夠。每個(gè)部門、每個(gè)館員自身的經(jīng)驗(yàn)和工作訣竅，只有自己內(nèi)部或自己本人知道，別的部門和個(gè)人一般是不清楚的。這些經(jīng)驗(yàn)和訣竅往往是很重要的資源，對(duì)促進(jìn)圖書館工作，提高系統(tǒng)效率有至關(guān)重要的作用。但是這樣重要的資源，要么只記在每個(gè)人的心里，要么即便形成了文字也不會(huì)公開。這樣就會(huì)嚴(yán)重影響圖書館工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和交流，也會(huì)制約整體的工作效率。

　　第二，館員外出參觀學(xué)習(xí)所得資源共享不夠。由于經(jīng)費(fèi)的限制，重要的圖書情報(bào)學(xué)術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)，館里只能派一兩個(gè)人參加。但是派出去的人所獲得的外部信息資源，只有他們自己知道。館里其他人有的根本不知道這些事情，要想獲得這些信息基本上是不可能的事。從外部得到的這些信息資源也非常重要，一般能反映當(dāng)今圖書情報(bào)理論和工作的動(dòng)態(tài)?？上н@樣寶貴的資源沒有得到應(yīng)有的交流和保存，無疑是巨大的浪費(fèi)，對(duì)圖書館工作是不利的。第三，館領(lǐng)導(dǎo)、部主任和館員的信息不對(duì)稱。由于每一個(gè)層面接觸的對(duì)象和機(jī)會(huì)不一樣，這就從客觀造成了信息的不對(duì)稱。再加上主觀因素的影響，這種不對(duì)稱性會(huì)更加明顯。館領(lǐng)導(dǎo)從學(xué)校獲得的信息，往往不會(huì)全面地和部主任傳達(dá)，部主任在館里得到的信息也同樣不會(huì)全面地向館員傳達(dá)。這樣自然就會(huì)造成“政令不通”的局面。

　　相反，部主任從館員那里得到的信息，也不會(huì)全面地向館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，館領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)全面地向?qū)W校匯報(bào)。當(dāng)然有些信息是不必要匯報(bào)的，但也不排除有很多“當(dāng)報(bào)不報(bào)”的情況。于是就造成了所謂的“下面不知道上面要干什么，上面不知道下面干了什么”，這肯定不利于圖書館工作的開展，不利于工作效率的提高。

　　二、高校圖書館管理的系統(tǒng)要素

　　高校圖書館的管理就是要怎么樣把所包含的要素進(jìn)行有序的優(yōu)化組織，充分發(fā)揮其效能，促進(jìn)圖書館各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。高校圖書館管理所包含的要素很多，主要包括：資源的管理、讀者的管理和館員的管理。

　　第一，資源的管理。高校圖書館的資源既包括紙質(zhì)的資源，也包括電子、網(wǎng)絡(luò)的資源;既包括引進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，也包括自建的數(shù)據(jù)庫(kù)資源;既包括內(nèi)部的資源，也包括外部獲得的資源;既包括信息資源，也包括設(shè)備資源等等。這些資源，要進(jìn)行優(yōu)化組合，充分發(fā)揮各自的效能和整體的功效，必須針對(duì)每一種資源，建立相應(yīng)的管理制度，建立詳細(xì)、科學(xué)的運(yùn)營(yíng)機(jī)制。對(duì)這些資源的前期采購(gòu)的調(diào)研、采購(gòu)的操作和資源后期的管理，都要進(jìn)行充分的論證。不能采取“拍腦袋”的方式，想當(dāng)然的省事辦法。每種資源都有各自的特點(diǎn)，只有針對(duì)性地對(duì)這些資源進(jìn)行科學(xué)管理，才能發(fā)揮好它們應(yīng)有的作用。

　　第二，讀者的管理。沒有讀者和用戶，高校圖書館就沒有存在的必要，讀者是圖書館管理的重要對(duì)象。高校圖書館目前尚未向社會(huì)大開放之前，其讀者基本上由大學(xué)生和教職工組成。高校圖書館的讀者其文化和專業(yè)水平相對(duì)較高，其獲取資源有許多共性的方面。對(duì)讀者的管理，主要是做好讀者，特別是新生讀者的入館教育培訓(xùn)，做好讀者的專題培訓(xùn)，專題培訓(xùn)包括專門數(shù)據(jù)庫(kù)的使用培訓(xùn)和用戶情報(bào)素質(zhì)的培訓(xùn)。在做好讀者培訓(xùn)工作的同時(shí)，平時(shí)還要加強(qiáng)與讀者的溝通，建立與讀者全面的交流機(jī)制。E-mail、電話、現(xiàn)場(chǎng)和QQ等，這些都是可以嘗試的交流方式。做好教育、交流的同時(shí)，也要加強(qiáng)讀者的調(diào)查，及時(shí)了解讀者的需求信息，并重視讀者的需求和意見，提升圖書館的服務(wù)水平和質(zhì)量。

　　第三，館員的管理。館員在整個(gè)圖書館系統(tǒng)中起了很重要的作用，把館員管好了，其他事情也就迎刃而解。館員的管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，首先要做好崗位的設(shè)置，做到按需設(shè)崗，競(jìng)聘上崗。真正打破用人唯親，不論資排輩，做到人盡其才。設(shè)崗、用人都要充分發(fā)揮集體的智慧，發(fā)揚(yáng)民主的作風(fēng)。用對(duì)了人，還要做好考核工作。館員是不是按照崗位的要求保質(zhì)保量完成了工作，完成情況怎么樣，這就需要平時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管。平時(shí)的檢查要和考核結(jié)合，要切實(shí)和業(yè)績(jī)、津貼掛鉤。這些制度大家來定，定好就要嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行，只有這樣，大家的積極性才會(huì)調(diào)動(dòng)起來。

　　三、怎樣提升高校圖書館管理的系統(tǒng)效率

　　(一)建立健全高校圖書館管理制度

　　制度不健全，系統(tǒng)就無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。我國(guó)的《圖書館法》還在醞釀之中，圖書館界也缺乏統(tǒng)一的協(xié)會(huì)來規(guī)范圖書館工作和圖書館活動(dòng)，圖書館工作也沒有統(tǒng)一的資格論證，缺失統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[2]。這樣給圖書館工作帶來不利的局勢(shì)，影響著圖書館管理的效率。但每一個(gè)高校圖書館還是可以根據(jù)自身的情況，建立健全制度以保證其有效運(yùn)行的。這些制度應(yīng)詳盡、全面，一般包括：借閱制度、采訪制度、檢索制度、典藏制度、人事制度和經(jīng)費(fèi)制度等[3]。各個(gè)館還可以根據(jù)自身的情況制定一些可行的制度。

　　制定制度時(shí)，一定要保證制度的科學(xué)性、系統(tǒng)性和連續(xù)性。制定好了制度，還要保證制度的有效實(shí)施。不能制度是制度，實(shí)行的又是另一套，否則，制度就失去了威嚴(yán)性。更不能出現(xiàn)“人大于制度”的情況，制度如沒有落實(shí)、執(zhí)行，必須有公開解釋的原因。另外，要加強(qiáng)監(jiān)控設(shè)備的添置。對(duì)館員和讀者的大眾行為進(jìn)行有效監(jiān)管，出現(xiàn)了爭(zhēng)議可以調(diào)用視頻進(jìn)行調(diào)查、取證。

　　(二)建立良好的信用體系

　　沒有信用，缺乏誠(chéng)信，那么一個(gè)系統(tǒng)是不可能高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的。一個(gè)單位的信用體系建立健全，則這個(gè)單位各方面就能順暢地開展工作。否則，要想保證一個(gè)單位的健康運(yùn)行幾乎是不可能的事。高校圖書館牽涉到讀者和館員，只有在讀者和館員之間建立良好的信用體系，圖書館才能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要在高校圖書館內(nèi)部建立良好的信用體系，可以從以下幾方面努力。

　　第一，要在圖書館營(yíng)造良好的氛圍。可在圖書館各種場(chǎng)合進(jìn)行大力宣傳，營(yíng)造人人講信用，個(gè)個(gè)講誠(chéng)信的好氣氛。如有必要，甚至可以與讀者和工作人員簽訂信用合同。講信用的，圖書館可給其相對(duì)應(yīng)的很多便利條件，相反不講信用或信用度低的享受的便利條件會(huì)少些。時(shí)間久了，大家會(huì)慢慢意識(shí)到講信用是好事，講規(guī)則是好事。讓大家能徹底改變觀念，講信用對(duì)個(gè)人和團(tuán)體都有益。要大大提高不講信用、不講規(guī)則所帶來的成本。

　　第二，領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮模范作用。在一個(gè)單位，領(lǐng)導(dǎo)的行為和決定往往能起很好的示范作用，如果領(lǐng)導(dǎo)講信用，大家自然效仿。領(lǐng)導(dǎo)在處理館里的事情時(shí)要切實(shí)遵守諾言，遵守制度、規(guī)則。不做凌駕在制度之上的事，不說不能兌現(xiàn)的話。特別在處理有關(guān)職工切身利益的事務(wù)時(shí)，如津貼分配、考勤、考核等等，要尤其注意自己的規(guī)則意識(shí)，要嚴(yán)格按既定的方案辦事。領(lǐng)導(dǎo)在處理讀者的事務(wù)也是一樣，要樹立講信用、講誠(chéng)信的榜樣。領(lǐng)導(dǎo)做好了樣，職工也能跟上來，整個(gè)圖書館的信用體系就會(huì)慢慢建立起來。

　　(三)增強(qiáng)館員的文化責(zé)任意識(shí)

　　傳播知識(shí)、傳承文化是圖書館的職能，也是每一個(gè)館員的重要職責(zé)。如果高校圖書館的全體館員能夠明確自身的職責(zé)，開展實(shí)際工作就容易多了。時(shí)下，電子媒介和網(wǎng)絡(luò)閱讀日益普及，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)閱讀也并沒有退出，閱讀文化呈現(xiàn)多種閱讀形式并存的業(yè)態(tài)。不同的文獻(xiàn)信息資源具有各自不同的優(yōu)勢(shì)，利用各種資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高效率的文獻(xiàn)服務(wù)，是圖書館的文化責(zé)任。圖書館在文化全球化進(jìn)程中，不僅要推進(jìn)各民族文化交流，構(gòu)建多元化的文化格局。更要擔(dān)負(fù)起保存、傳承、弘揚(yáng)本土文化的責(zé)任，捍衛(wèi)民族文化的安全[4]。高校圖書館館員不僅要做好文化的整合、系統(tǒng)化工作，而且也要做好文化的增生、增殖工作。在實(shí)際工作中，要切實(shí)把傳播民族優(yōu)秀文化，弘揚(yáng)民族文化精神;傳播主流文化，充分發(fā)揮圖書館社會(huì)職能作用;傳播大眾文化，構(gòu)建和諧校園當(dāng)作自身的責(zé)任[5]。

　　(四)培養(yǎng)館員的制度意識(shí)

　　“沒有規(guī)矩不成方圓”。有了制度要靠大家維護(hù)，大家都要有制度意識(shí)才會(huì)去遵守。制度意識(shí)也就是我們通常所說的有關(guān)圖書館制度的宣傳教育或思想政治工作。具體地說，它是用語言文字、畫面聲音、榜樣示范、參觀學(xué)習(xí)等方式向圖書館員傳輸正確的職業(yè)道德觀念和精神追求，曉之以理，動(dòng)之以情，使圖書館員明白什么是對(duì)錯(cuò)是非，什么必須要做，哪些是不能做的。

　　一個(gè)沒有制度約束的，不明是非對(duì)錯(cuò)，不辨善惡美丑的行為主體，是不可能有好的行為方式的，即使沒有主觀故意也有可能因無知而違背服務(wù)精神[6]。大家都按制度辦事，自覺維護(hù)制度的威嚴(yán)性。只要館員學(xué)好制度，自覺遵守制度，圖書館就會(huì)像一臺(tái)機(jī)器一樣高速、正常運(yùn)轉(zhuǎn)，整個(gè)圖書館的系統(tǒng)效率就會(huì)得到提升。

　　高校圖書館系統(tǒng)效率的提高，有賴于各方面共同努力，進(jìn)行持之以恒的訓(xùn)練和培訓(xùn)，并通過反復(fù)的實(shí)踐和長(zhǎng)期的摸索，從制度上、意識(shí)觀念上下功夫，才能取得有效的改進(jìn)。