淺談醫(yī)院財務(wù)電子信息失控原因及預(yù)防
淺談醫(yī)院財務(wù)電子信息失控原因及預(yù)防
【摘要】 醫(yī)院財務(wù)電子信息作為會計電算化的一個分支,近些年發(fā)展迅速,但有些財務(wù)人員利用職務(wù)之便,進(jìn)行著各種各樣的違法活動,損害了國家的利益,醫(yī)院必須建立完善的內(nèi)控制度,才能杜絕違法行為的發(fā)生。
【關(guān)鍵詞】 財務(wù)電子信息;失控原因;預(yù)防措施
隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,利用計算機(jī)犯罪的現(xiàn)象時有發(fā)生,因它能給操作者帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益,尤其在財務(wù)領(lǐng)域這種狀況就更為嚴(yán)重。醫(yī)院財務(wù)電子信息作為會計電算化的一個分支,究竟采取怎樣的控制措施,才能杜絕這些行為的發(fā)生呢?
一、財務(wù)電子信息失控現(xiàn)象及原因
財務(wù)電子信息化是指醫(yī)療機(jī)構(gòu)廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),有效開發(fā)利用信息資源,建設(shè)和發(fā)展先進(jìn)的財務(wù)信息化設(shè)施,不斷提高財務(wù)管理水平。目前,醫(yī)療機(jī)構(gòu)財務(wù)信息化內(nèi)容主要包括藥品、門急診掛號、門急診劃價收費、住院病人入出轉(zhuǎn)、住院收費、物資、設(shè)備、財務(wù)會計和經(jīng)濟(jì)核算管理等財務(wù)電子信息系統(tǒng)模塊。
(一)門急診收費失控
門診收費人員沒有將全部的門診收入上交,而是只交納了其中的一部分。這種現(xiàn)象為什么會發(fā)生呢?主要原因有:1.醫(yī)院所使用的收費系統(tǒng)軟件設(shè)計不完善。醫(yī)院的收費人員每日下班前要結(jié)賬交款,而交款的依據(jù)是收費日結(jié)表,此表要收費人員每日工作結(jié)束后,按規(guī)定的步驟——生成、結(jié)賬、打印來完成,不允許報表生成后到結(jié)賬前再有費用發(fā)生,如果有費用發(fā)生的話,這部分費用就無法反應(yīng)到日結(jié)表中,而是在每日的明細(xì)表中才有反應(yīng),但明細(xì)表又不作為交款的依據(jù)。2.審核制度不完善。上述情況的發(fā)生,如果醫(yī)院出納人員在收取門診收費人員交款時,不只以日結(jié)表為依據(jù),而是將電腦里的明細(xì)表與日結(jié)表同時進(jìn)行核對,就不會有門診收費人員的貪污行為發(fā)生了。
(二)住院退費失控
住院處工作人員隨意減、退住院病人費用,與住院病人勾結(jié)從中漁利。造成這種現(xiàn)象的原因:1.授權(quán)制度不完善。住院處一般工作人員不應(yīng)有此權(quán)利。如果有,也應(yīng)該通過層層授權(quán)來完成。比如財務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)于住院處負(fù)責(zé)人,住院處負(fù)責(zé)人再授權(quán)于住院處工作人員,這樣犯錯誤的機(jī)率就很小。2.審計人員工作不到位。不能按每月抽查病人退費明細(xì),與病例進(jìn)行核對,查看退費的真實性。
(三)藥房藥品管理失控
住院病人使用藥品隨意更換,住院病人明細(xì)表中所列藥品,已不是病人住院時真正使用的藥品,這種現(xiàn)象主要發(fā)生在參加各種醫(yī)療保險的病人身上。通過藥品更換,將醫(yī)保病人不可報銷的藥品(一般是丙類藥品)更換成可報銷的藥品(一般是甲類藥品),套取國家醫(yī)保資金,使社會醫(yī)?；鹑氩环蟪?給國家財政帶來巨大壓力。參與者一般是藥房財務(wù)人員、病區(qū)醫(yī)務(wù)人員、患者。造成這種現(xiàn)象的原因是:1.信息系統(tǒng)軟件設(shè)計不完善。2.不相容職務(wù)沒有相互分離,進(jìn)藥、發(fā)藥、退藥、藥品盤虧盤盈由同一人完成,沒有互相牽制分工。
(四)財務(wù)報表數(shù)據(jù)失控
財務(wù)報表要真實的反映一個醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)運行情況,但經(jīng)過調(diào)整后的財務(wù)報表其真實性已不存在,上級主管部門、財政部門通過這樣的報表得到的數(shù)據(jù)已帶有很多的人為因素。其原因:1.財務(wù)軟件設(shè)計有缺陷,生成報表的模版可隨意改動。2.外部審計人員審計水平、審計方法有限,對此類錯誤行為無法發(fā)現(xiàn),就很難查處。
二、財務(wù)電子信息失控的預(yù)防措施
(一)門急診收費失控預(yù)防
針對門急診收費系統(tǒng)失控的現(xiàn)象,主要措施:1.完善收費系統(tǒng)軟件。購買軟件前要進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)研、進(jìn)行小范圍的試驗,從源頭上盡量做到完善。2.提供至少兩種不同的方式統(tǒng)計數(shù)據(jù)。通過HIS系統(tǒng)收費,不同于手工收費,直觀性較差。怎樣才能確保收費人員將全部收入已上交醫(yī)院了呢?并不是選擇了自認(rèn)為比較完善的收費軟件就保了險,還不能忽視制度管理。有些問題是軟件開發(fā)人員和管理人員都還沒有發(fā)現(xiàn)的,而最先發(fā)現(xiàn)問題卻是從事此項工作的收費人員。因此采取從不同的數(shù)據(jù)來源取得數(shù)據(jù),生成可以互相印證的幾張報表,就可以很大程度上避免此類情況的發(fā)生。
(二)住院退費失控預(yù)防
主要方法應(yīng)是不相容職務(wù)相互分離和授權(quán)批準(zhǔn)控制。這是確保財務(wù)電子信息化內(nèi)部控制有效實施之一。應(yīng)用專門的授權(quán)模塊,合理設(shè)置崗位,明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保不相容職務(wù)相互分離,從而加強(qiáng)制約和監(jiān)督。
(三)藥房藥品管理失控預(yù)防
造成藥房藥品管理失控的原因是多方面的。對于病人通過換藥可以達(dá)到既使用了醫(yī)保目錄以外的藥品(通常是進(jìn)口藥品、價格高昂的藥品、保健藥品),又不影響自己的報銷比例;對于病區(qū)通過換藥可以留住病人,病人多住一些時間病區(qū)就可以多獲得一些收入,以達(dá)到兩全其美的效果,但吃虧的是醫(yī)院和國家。對于這種情況的控制應(yīng)采取:1.加強(qiáng)思想和道德品質(zhì)的教育,不要為了個人和小集體的利益而損害醫(yī)院的形象和國家的利益。2.完善授權(quán)管理制度,涉及退藥的請示必須由病區(qū)主任和藥房主任雙重審批。3.加大內(nèi)審力度,選派計算機(jī)水平較高的審計人員從事此項工作,一經(jīng)查實嚴(yán)肅處理。
(四)財務(wù)報表數(shù)據(jù)失控預(yù)防
財務(wù)報表數(shù)據(jù)模版改動的問題關(guān)鍵也是不相容職務(wù)相互分離和授權(quán)控制。財務(wù)軟件使用初始就涉及到授權(quán)和分工的問題,財務(wù)科長可以作為電算主管,對財務(wù)軟件有使用修改模板權(quán)。但在分工時必須遵守不相容職務(wù)相互分離原則,制作憑單和賬目的人就不應(yīng)有修改模版的權(quán)利,以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性。
醫(yī)療單位要想保證財務(wù)電子信息真實、準(zhǔn)確、安全、完整,每一項控制措施都不是孤立的。每所醫(yī)院財務(wù)電子信息運行既有共性又各不相同,這就要求管理者在工作中不斷地發(fā)現(xiàn)問題,及時總結(jié)經(jīng)驗,嚴(yán)格執(zhí)行衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)財務(wù)會計內(nèi)部控制規(guī)定》,使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的財務(wù)信息良性運行。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 《醫(yī)療機(jī)構(gòu)財務(wù)會計內(nèi)部控制規(guī)定講座》[M].企業(yè)管理出版社.