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淺談企業(yè)人事檔案在人力資源管理中的重要性
1 人事檔案在企業(yè)管理中的重要性
1.1 材料的真實(shí)性、可靠性。企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)谒瞄L崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進(jìn)行全面了解，主要內(nèi)容包括：進(jìn)取精神，道德品質(zhì)，各項(xiàng)特點(diǎn)，工作經(jīng)歷，特長、成績與貢獻(xiàn)等等。從而為企業(yè)進(jìn)行干部任免、調(diào)配、考察提供真實(shí)可靠有效的資料，選到合適人選，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。
1.2 人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計(jì)劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項(xiàng)目班子領(lǐng)導(dǎo)及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析。
1.3“人、檔統(tǒng)一”的管理原則。提高人力資源使用效率和使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合的重要途徑就是合理人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機(jī)關(guān)的組織、人事、勞動(dòng)部門，它會(huì)隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化等情況，隨著人員的流動(dòng)而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動(dòng)態(tài)特征。
謹(jǐn)防防發(fā)生“有檔無人”或“有人無檔”的現(xiàn)象，影響人力資源部門對(duì)員工的了解、培養(yǎng)和使用。從而使人力資源得到最佳的配置，使人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間合理流動(dòng)。
2 人事檔案利用的現(xiàn)狀和困惑
雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選人、用人、育人、留人等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點(diǎn)：
2.1 企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動(dòng)人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對(duì)較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識(shí)才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料幾乎空白。
2.2 人事檔案意識(shí)淡薄。論文格式我國的人事檔案不注重檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，填寫表格時(shí)隨心所欲，大約是在五年之內(nèi)才整理一次，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，履歷材料中，入黨時(shí)間、年齡不一致，鑒定材料滿是優(yōu)點(diǎn)。還有就是重要材料不能及時(shí)歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息，造成反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料不全面。
2.3 人事檔案內(nèi)容真?zhèn)舞b別。近幾年，人事檔案個(gè)人信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)比較頻繁，面對(duì)真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學(xué)歷等，檔案管理人員只能被動(dòng)接收信息，往往很難進(jìn)行有效的鑒定工作。而虛假的信息導(dǎo)致人事部門無法正確對(duì)職工做出評(píng)價(jià)。
2.4 管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發(fā)揮，人事檔案材料齊全，內(nèi)容充實(shí)，整理科學(xué)，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優(yōu)質(zhì)服務(wù)狀態(tài)，他發(fā)揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內(nèi)容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個(gè)人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，手段現(xiàn)代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業(yè)發(fā)揮其作用。
從事檔案管理的人員既不能獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定。所以，在企業(yè)機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
3 提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用
經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代信息和知識(shí)的發(fā)展、更新是飛速的，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。
3.1 及時(shí)增加人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些著重反映個(gè)人科技水平、業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)及個(gè)人性格特征、興趣愛好等個(gè)性化的材料。使人事檔案更全面反映一個(gè)人在企業(yè)發(fā)展過程中的成長歷程，同時(shí)也為人力資源部門考核考察企業(yè)后備人才提供第一手的資料。
3.2 維護(hù)人事檔案的準(zhǔn)確、完整與安全。人事檔案是開展人力資源工作的依據(jù)，而材料的準(zhǔn)確性是能否發(fā)揮依據(jù)作用的前提，人事檔案在人力資源工作中的地位與作用，決定了它的內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員(如高管、專業(yè)技術(shù)人員)應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。
3.3 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，及時(shí)收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
3.4 合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)。人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強(qiáng)檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理服務(wù)向研究開發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時(shí)，人事檔案在信息開發(fā)利用中必須保護(hù)個(gè)人的隱私與權(quán)力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴(kuò)散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。
人事檔案管理的問題一直倍受人力資源管理部門的關(guān)注和重視，但受到各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發(fā)展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機(jī)遇，認(rèn)清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創(chuàng)新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，把量化觀念、管理觀念、責(zé)任觀念、效益觀念有機(jī)結(jié)合起來，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。
淺談煤礦企業(yè)人力資源成本管理
市場中任何一家企業(yè)的管理核心都是人，目標(biāo)是賺取最大的利潤。因此，人力資源投入與產(chǎn)出的較量成為每一家企業(yè)必須重視的內(nèi)容。自今年 5 月份以來，短短數(shù)月，我國煤炭市場形勢驟然劇變。煤炭市場凸顯庫存增加、市場滯銷、價(jià)格下行、貨款回收遲緩等問題。這一系列問題驟然成為煤礦企業(yè)面臨的新挑戰(zhàn)。在如此的背景下，如何有效控制人力資源成本成為急需要解決的問題。
1 人力資源成本的定義
人力資源成本是通過計(jì)算的方法來反映企業(yè)組織內(nèi)人力資源管理和員工行為所引起的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，即企業(yè)組織為了實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)獲得、開發(fā)、使用、流失、閑置人力資源所支出的各項(xiàng)費(fèi)用的總和。
2 煤礦企業(yè)人力資源成本的表現(xiàn)
目前，人力資源成本有直接成本、間接成本等很多種分類方法。下面本文以產(chǎn)生人力資源成本的幾種來源來指出煤礦企業(yè)人力資源成本的一些重要表現(xiàn)。
2.1 獲得人力資源所產(chǎn)生的原始成本由于煤礦行業(yè)生產(chǎn)的特殊性，企業(yè)的生存與發(fā)展需要招募、選拔大量的煤礦生產(chǎn)系統(tǒng)專業(yè)人才。由此而帶來的一系列甄選、錄用、安置費(fèi)用應(yīng)全部計(jì)入人力資源原始成本。
2.2 開發(fā)人力資源所產(chǎn)生的追加成本。基于目前的安全生產(chǎn)形勢，國家對(duì)于煤礦企業(yè)培訓(xùn)的形式、門類、內(nèi)容、學(xué)時(shí)有很多嚴(yán)格的要求。包括崗前培訓(xùn)、從業(yè)人員培訓(xùn)、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)、學(xué)歷素質(zhì)提升培訓(xùn)、特殊作業(yè)工種培訓(xùn)等等職工入職以后，單位提供的培訓(xùn)所發(fā)生的一系列費(fèi)用全部為企業(yè)人力資源追加成本。
2.3 使用人力資源所發(fā)生的使用成本。薪資總額占煤礦企業(yè)人力資源成本的很大一部分。另外，企業(yè)為職工提供的各類社會(huì)保障、辦公費(fèi)用、獎(jiǎng)勵(lì)、津貼、福利等都屬于使用過程中發(fā)生的成本。
2.4 流失人力資源所產(chǎn)生的離職、重置成本。由于煤礦生產(chǎn)環(huán)境的惡劣與地理位置的偏遠(yuǎn)，煤礦企業(yè)人力資源的流失也需要值得關(guān)注。由于職工的離職而影響到某項(xiàng)職位的空缺，可能使某項(xiàng)工作或任務(wù)的完成受到不良影響，因此而造成的損失即為離職成本。同時(shí)，為了補(bǔ)填此崗位，重新物色合適的人選而發(fā)生的各種費(fèi)用即為企業(yè)人力資源重置成本。
2.5 閑置人力資源而造成的沉沒成本。在很多情況下，煤礦企業(yè)人力資源并未得到有效配置。已經(jīng)投入的人力資源成本，因某些原因沒有加以有效地使用而閑置起來造成的損失即為企業(yè)的沉沒成本。
3 煤礦企業(yè)人力資源獲職、開發(fā)、使用現(xiàn)狀及存在向題
3.1 人力資源的獲取。
目前，煤礦企業(yè)獲取人力資源的主要途徑是從煤炭院校招聘大量專業(yè)技術(shù)人才。企業(yè)十分關(guān)注人才是否出色、學(xué)習(xí)是否優(yōu)秀，有的甚至不惜重金挖墻腳，或直接將畢業(yè)生吸收進(jìn)來，或聘請(qǐng)教授顧問到企業(yè)來，以達(dá)到社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。這種做法往往并非適合本身情況。外聘職工文化背景不同，即使優(yōu)秀的人才如果不與本企業(yè)的特定環(huán)境結(jié)合在一起，其發(fā)揮的效能會(huì)大打折扣。而這部分人才背井離鄉(xiāng)，自身的歸屬感低，在企業(yè)中的離職率是最高的，企業(yè)將為高離職率付出職工的離職及重置成本，造成企業(yè)的巨大浪費(fèi)。
3.2 人力資源的開發(fā)。
煤礦企業(yè)在人力資源的開發(fā)過程中形式有很多種。包括外培、內(nèi)培、素質(zhì)提升、技能提升等一系列開發(fā)過程中往往缺乏了實(shí)質(zhì)與結(jié)果的重視。為了培養(yǎng)對(duì)自己生產(chǎn)與管理的實(shí)用人才，許多煤礦通過一些人力資源開發(fā)方式方法的不斷翻新，在生產(chǎn)實(shí)踐中培養(yǎng)完成了很多專業(yè)人才。但這種辦法并未結(jié)合自身需求實(shí)際，忽視了人力資源開發(fā)是否適應(yīng)企業(yè)目標(biāo)績效，使得開發(fā)的結(jié)果不能達(dá)到人崗匹配的目標(biāo)。人力資源開發(fā)投入變?yōu)榱似髽I(yè)的人力資源沉沒成本。
3.3 人力資源的使用。
煤礦企業(yè)中有些崗位如財(cái)務(wù)、人事、培訓(xùn)等部門任務(wù)是需要一定素質(zhì)能力才能完成的，但有些企業(yè)認(rèn)為這些部門為非生產(chǎn)系統(tǒng)部門，不重要，隨意安排職工或一人兼多職，這必然會(huì)帶來很多的“返工”、“法律的風(fēng)險(xiǎn)”、“嚴(yán)重的失誤”，從而間接的提高了人力資源的使用成本。
還有些煤礦因?yàn)槭?ldquo;三班倒”作業(yè)，要求非一線部門職工延長工作時(shí)間、減少休假、加班加點(diǎn)工作。結(jié)果受影響的不僅僅是職工的工作情緒，工作能力和工作水平也因情緒受到限制，工作的效率和質(zhì)量下降，更不敢奢求工作的創(chuàng)造性。因此造成人力資源成本的巨大浪費(fèi)。
4 煤礦企業(yè)如何有效控制人力成本
4.1 重視內(nèi)部人才的培養(yǎng)。
目前，大多數(shù)煤礦企業(yè)都與全國各高校有合作培養(yǎng)專業(yè)人才的項(xiàng)目，目標(biāo)是直接引進(jìn)各類生產(chǎn)系統(tǒng)高精尖人才。實(shí)際上煤礦企業(yè)更需要適用人才。高校專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)固然重要，但學(xué)歷但不能代表能力。煤礦企業(yè)應(yīng)該重視內(nèi)部人才的培養(yǎng)。各類生產(chǎn)礦井有各自的生產(chǎn)系統(tǒng)“大拿”，不要認(rèn)為這些職工是“土豹子”。恰恰相反，這類職工才是企業(yè)人力資源開發(fā)培養(yǎng)的重點(diǎn)對(duì)象。這類職工才是企業(yè)的適用性人才。所以說，在選拔人才上不能只重學(xué)歷，大多數(shù)煤礦企業(yè)需要的人才需要自己逐步培養(yǎng)。
4.2 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。
目前大多數(shù)煤礦企業(yè)需要改變固有的組織框架結(jié)構(gòu)，除去“重疊”、“臃腫”的影子，減少無效部室，推行大部制，實(shí)行扁平式組織結(jié)構(gòu)，避免機(jī)構(gòu)職能的交叉。除此之外，要明確各部室職責(zé)范圍，嚴(yán)格執(zhí)行定員定編，保證各部室間工作協(xié)調(diào)，各崗位間工作流程銜接順暢，形成“凝聚”、“暢通”、“精簡”、“高效”的組織架構(gòu)，達(dá)到提高工作效率的目的。
4.3 控制人才流動(dòng)率。
對(duì)于煤礦企業(yè)來講，人才隊(duì)伍的穩(wěn)定有利于人力資源成本的管控，煤炭生產(chǎn)流程中人才過快的流動(dòng)會(huì)對(duì)安全生產(chǎn)工作及礦井事業(yè)的高效發(fā)展造成不穩(wěn)定因素。企業(yè)不斷的招聘、錄用、培訓(xùn)要付出巨大的原始成本、離職成本及重置成本。除此之外，煤礦開采業(yè)本是高危行業(yè)，固定的熟練工有助于井下生產(chǎn)安全隱患的發(fā)現(xiàn)與解決。因此，企業(yè)還要考慮到因人員頻繁流動(dòng)而造成的安全生產(chǎn)不穩(wěn)定因素，為此付出巨大的安全成本。這并不代表企業(yè)不允許出現(xiàn)正常的人才流動(dòng)。隨著企業(yè)的發(fā)展，只有加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文化建設(shè)，增加職工的歸屬感，保證人才流通渠道的暢通和合理的交流，才能實(shí)現(xiàn)人才的合理流動(dòng)，達(dá)到專業(yè)技術(shù)人員優(yōu)化組合和科學(xué)配置的目標(biāo)。
4.4 提升員工素質(zhì)。
企業(yè)要降低人力資源成本有兩種直接方法：一是裁員，二是降薪。目前煤礦企業(yè)機(jī)構(gòu)人員存在臃腫現(xiàn)象，加之市場低迷，精簡裁員必不可少，但是最重要的是提升職工的素質(zhì)，提高職工整體技能水平，這樣才能實(shí)現(xiàn)以人為本，提薪增效戰(zhàn)略，從而達(dá)到提高工作效率、充分調(diào)動(dòng)職工能動(dòng)性的目的。
5 結(jié)語
對(duì)于煤礦企業(yè)來說，人力資源管理已變?yōu)橐豁?xiàng)重要的系統(tǒng)工程。煤礦企業(yè)如何降低人力成本、確保礦井安全生產(chǎn)、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略跨越目標(biāo)是人力資源成本管控的重要任務(wù)之一。本文從服務(wù)煤礦企業(yè)管理出發(fā)，有效控制人力資本，從而達(dá)到提高煤礦企業(yè)競爭力的目的。
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