接電話需要注意什么

　　電話禮儀形象是指接打電話的人通過語言的傳遞方式給予對方應有的、可以感受到的尊重和理解，以及對你工作態(tài)度和工作方式方法的認知。在電話中，對方雖然不能看見接打電話者的面容，但是他會根據(jù)你在電話交談中的細節(jié)來推測并分感受接打電話者的素質(zhì)、修養(yǎng)等內(nèi)涵形象。那電話禮儀要注意的地方有哪些呢，下面小編分享一些關(guān)于電話禮儀方面的知識。

　　1. “鈴聲不過三”原則

　　一般應在電話鈴聲響兩遍后，立即拿起電話。如果在鈴響三聲、甚至超過以后再接聽，是缺乏效率的表現(xiàn)，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩和焦急。因為客觀原因一時無法接聽(如電話機不在身邊，或一時走不開)，應該在拿起話筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆龀鲞m當?shù)慕忉專?ldquo;很抱歉，讓你久等了”等。

　　2.重要的第一聲

　　當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說： “ 你好，這里是 XX 公司 ” 。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有 “ 我代表單位形象 ” 的意識。

　　3.要有喜悅的心情

　　打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著 “ 對方看著我 ” 的心態(tài)去應對。

　　4. 替他人接聽電話時的處理

　　(1)先告知他要找的人在或因故無法接聽電話;

　　(2)準備好紙筆進行記錄;

　　(3)詢問對方姓名、職務、方便回話的電話號碼等信息;

　　(4)需要并方便告知的緊急事件等;

　　(5)對上述內(nèi)容逐一記錄;

　　(6)及時告知應受話人此次電話的上述事項。

　　5.端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “ 聽 ” 得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　6.有效電話溝通

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌 粗率答復：「他不在」即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。 對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。

　　我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　7.掛斷對方來電的合適方式

　　(1)平級之間結(jié)束通話(沒有差異，沒有主客)可以有兩種選擇：

　　① 打來電話的一方先掛斷電話;當對方向你說“再見”時，別忘了回應一個“再見”，并等對方掛了以后再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。

　　② 接聽電話的一方先掛斷電話，但是得問清是否還有其他事項。然后說“再見”。

　　(2)身份、地位或年齡之間有差異的通話結(jié)束方式應該是等待對方掛斷電話后再掛斷電話。

　　(3)無論哪種結(jié)束通話的方式都應注意，掛斷電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱話筒的聲音。

　　(4)如果雙方都在等待對方掛斷電話是，可選擇在結(jié)束通話3秒以后掛斷電話。