在辦公室打電話禮儀
在辦公室打電話禮儀
打電話是職場生涯中不可缺少的一部分，看似簡單的一件事，里面包含了很多學(xué)問，其中禮貌問題就是非常重要的部分。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的在辦公室打電話禮儀，希望可以幫助大家!
在辦公室打電話禮儀
向電話微笑
我們忘記了打電話的時(shí)候向電話微笑。難道我們瘋了嗎?為什么要向電話微笑呢?對(duì)方是不可能從他的電話中看見我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，可是對(duì)方從電話中聽到我們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。
所以，我們打電話時(shí)第一件事，就是用聲調(diào)，表達(dá)出你友誼的微笑來。正是因?yàn)閷?duì)方不能從電話中看見你的笑容，所以你的聲調(diào)就要負(fù)起全部的責(zé)任來。你的聲調(diào)要充滿笑意。比
平時(shí)高興的時(shí)候更多的笑意。
你的聲調(diào)有笑意嗎?有溫暖嗎?你自己對(duì)照一下吧。若沒有，就得加以訓(xùn)練，使你能把你的友好與真誠灌進(jìn)你的聲調(diào)中去。
許多人忽略了聲音通過電話后音調(diào)變了?，F(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對(duì)方。因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平時(shí)說話的習(xí)慣。你要有一種特殊的適合于打電話的節(jié)奏與速度，你的音量也要加以調(diào)整，太輕太重都使對(duì)方聽起來不清晰。
一般來說，你的嘴要正對(duì)著話筒，咬字要清楚，一個(gè)字、一個(gè)字地說。數(shù)目、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等等，要特別注意，最好能重復(fù)一遍，并且確知對(duì)方已經(jīng)完全聽清楚了。
此外，你在電話中談話要盡可能地簡短，因?yàn)殡娫捦瑫r(shí)只能容兩個(gè)人談話，在你跟這個(gè)朋友談得太久的時(shí)候，可能另一個(gè)朋友打電話找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。所以，只有在必要的時(shí)候才打電話，在打電話的時(shí)候，只講重要的事情，這也是我們應(yīng)該注意的要點(diǎn)。
不要以為接電話沒有什么，其實(shí)里面還是有很深的學(xué)問。一定要等電話響兩聲之后再接。為什么?你要利用這段時(shí)間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內(nèi)容是什么之前，不要將你的情緒帶給將要和你對(duì)話的那個(gè)人，哪怕你此刻是歡快的，你怎么知道對(duì)方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音?當(dāng)然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對(duì)方就更不應(yīng)該了。電話總是由各種各樣的人打來，他們總會(huì)帶來一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息，將你的情緒信號(hào)毫無保留地傳遞給對(duì)方，不免偶爾也會(huì)表錯(cuò)情。
接電話，有時(shí)就像看待人生，要有寧靜、平和的心態(tài)。電話響兩聲，對(duì)打電話的人來說，是完全可以接受的等待時(shí)間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)。對(duì)接電話的人來說，在短短的一聲電話鈴聲里，你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對(duì)任何事，寵辱不驚地面對(duì)任何人。世上很多事情，需要一個(gè)小小的停頓和轉(zhuǎn)折，別那么急著拿起電話。記住，鈴聲響兩下后，再接。
(一)第一聲很重要 當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對(duì)方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“我代表企業(yè)形象”的意識(shí)。
(二)帶著喜悅的心情
打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是也會(huì)被你歡快的語調(diào)所感染，對(duì)你留下極佳的印象。面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使是在電話中，也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)端正自己的坐姿
打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對(duì)方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準(zhǔn)確地接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時(shí)間無人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，對(duì)你的單位留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，而附近也沒有其他人時(shí)，聽到電話鈴聲后，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下不好的印象。
(五)認(rèn)真清楚地記錄
隨時(shí)牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指：When(何時(shí))、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(為什么)和HOW(如何進(jìn)行)。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1H技巧。
(六)了解來電的目的
上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，也切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能地問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的，即便自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對(duì)方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
這樣接打電話能使工作更順利
(一)遲到、請(qǐng)假由自己打電話;
(二)外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)方聯(lián)絡(luò);
(五)用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應(yīng)注意。借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對(duì)方的同意和諒解。
另外，還要記一點(diǎn)，那就是，如果你的辦公室里有客戶，不要接電話。這種情況很常見。但卻很少人意識(shí)到，這時(shí)接電話是一種不禮貌的行為。這樣做其實(shí)是告訴你的客戶，電話那端的人比他更重要。除非你是在等一個(gè)非常重要的電話，否則就讓語音信箱留信息。如果你要接電話，應(yīng)該讓客戶知道你為什么接這個(gè)電話，比如說“我正在等老板的電話”。
記住幾點(diǎn):
必須在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有的來電。
如果你的經(jīng)營哲學(xué)是“能拖到明天，就不必急著今天做”，那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把24小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有來電養(yǎng)成一種習(xí)慣，就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)上的資訊暢通程度。對(duì)某些職業(yè)而言，如果你不立即回復(fù)電話，就可能失去一次交易的機(jī)會(huì)。
對(duì)掛斷電話不要猶豫。
比如當(dāng)一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時(shí)，打斷他是一種仁慈的行為。“對(duì)不起，我不想浪費(fèi)你的時(shí)間。”然后立即掛上電活，并帶著微笑。
適當(dāng)打斷對(duì)方。
要打斷對(duì)方時(shí)，你可以采用和面談一樣的準(zhǔn)則，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結(jié)。
注意不良習(xí)慣。
如果你發(fā)現(xiàn)你在電話中有某項(xiàng)不良習(xí)慣，就把紙條貼在電話機(jī)上來矯正。如果你有愛清嗓子，說口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習(xí)慣，這張?zhí)嵝涯愕募垥?huì)幫助你擺脫它們的危害。讓電話中的交談表現(xiàn)出你最好的一面吧!
清晰
用電話向總公司報(bào)告業(yè)務(wù)的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報(bào)告才不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。說到名字時(shí)，他要說出名字的拼法，同時(shí)要求對(duì)方復(fù)述，以核對(duì)是否準(zhǔn)確，當(dāng)你用電話遞送消息時(shí)，即使是一般的社交消息，你也必須弄清楚對(duì)方是否真正明白了你的意思。