商務會議接待禮儀培訓的流程
商務會議接待禮儀培訓的流程
會議接待服務是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會務時的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。商務會議接待、服務工作是辦公室一項重要工作。下面是學習啦小編給大家搜集整理的商務會議接待禮儀培訓的流程。
商務會議接待禮儀培訓的流程
第一步：商務會議服務的籌備
1)與會議承辦單位負責人溝通協(xié)商,詳細了解會議的性質(zhì)、會議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時間、人數(shù)、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。
2)會議服務負責人根據(jù)承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內(nèi)容。方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負責人及內(nèi)部有關部門和人員,然后填寫會議通知。
第二步：商務會議服務前的準備
會場布置
1)會場環(huán)境布置。會場應給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺,環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據(jù)會議內(nèi)容,還應通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2)會議臺型布置。根據(jù)參加會議的人數(shù)選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。
會議用品準備
1)茶杯。須經(jīng)過消毒,消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。
2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。
3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內(nèi)無沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。
4)小毛巾。無斑點和異味,須經(jīng)過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。
6)簽到臺。臺布無污跡,無破損。
7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。
8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。
9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。
10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。
設備設施準備
1)接通計算機與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。
2)調(diào)整投影設備,亮度、大小適當。
3)調(diào)試話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18 度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。
第三步：商務會議服務程序
(1)會議迎賓服務
1)會議開始前1小時,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。
2)簽到時,服務人員應主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當位置簽到,然后引領至會場或休息室。
3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。
4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務的順序是先主賓后主人,然后按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時,倒至七分滿,并注意客人的動態(tài),以免發(fā)生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝后45度,并說:"請用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。
(2)會場服務
1)會議開始后,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。
2)會議開始后,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區(qū)域賓客是否需要服務。
3)服務員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶。"每隔20分鐘加茶水。
5) 會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會議結束時,服務員應立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發(fā)現(xiàn)應立即交還來賓或交領班處理。
(3)會議結束
1)檢查會議室內(nèi)是否有電器設備損壞,發(fā)現(xiàn)損壞及時通知設備部進行修復。
2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進行清洗。
3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。
4)關閉所有的照明燈具,空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降,以備下次會議使用。
5)關閉會議室。
第四步：會場服務的注意事項
1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場墻壁或柱子。
2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。
3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發(fā)言者。
4)遵守會場規(guī)定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內(nèi)容。對于所聽到的會議內(nèi)容應保密。
商務會議接待紀律要求
1、準時到場
出席正式會議時，不論身為主角還是配角，公務員均應自覺的、模范的遵守時間方面的有關規(guī)定，準時到場，不得無故遲到、缺席。必要時，參加會議的具體
時間還必須留出一定的提前量。如果真由什么事情耽誤了時間，在進入會場時不需要敲門，直接從后門悄無聲息的進去就可以了，以免打擾到其他的與會人員。
2、服從指揮
進入會場后，要按照會議組織者的安排入座。隨意就做的也不要呼朋喚友，挑挑揀揀，會見不能隨意走動，在會議中，要服從主持人的指示，不要在未征得主持人同意的情況下隨意發(fā)言。
3、專心聽講
參加會議時，每一名公務員在會場上都要自覺的專心聽講，以便全面的、準確的理解與掌握會議的精神。必須要特別強調(diào)的是，當他人發(fā)言時，在場者專心致
志的聽講，是尊重對方的一種重要表現(xiàn)。反之，其他與會者倘若在別人發(fā)言時神不守舍，靈魂出竅，則是對對方不尊重、不友好的做法。
當他人發(fā)言期間，要盡量減少自己不必要的動作。不要搖頭晃腦，指指點點，讀書讀報，接打手機，反復看表等，此類動作不僅易于招惹誤會，而且往往也說明自己心神不定，用心不專。
4、善始善終
會議結束前，一般不能隨便離席。若有緊急事情需要離開，時間較短時應注意不影響其他與會者;如果時間較長或者需要提前離開，應向有關人員說明原委，并表示歉意。
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