行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)
行政辦公室的接待工作是一件細(xì)心的工作，那內(nèi)容和特點(diǎn)具體有哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)文章內(nèi)容。歡迎閱讀!
行政辦公室接待工作內(nèi)容
行政辦公室接待工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：第一，迎接來(lái)訪人員。迎接來(lái)訪人員是接待工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要提前與對(duì)方接洽，知曉來(lái)訪時(shí)間、人員，并根據(jù)來(lái)訪人員的目的、規(guī)模安排相關(guān)行政工作人員做好歡迎活動(dòng)的準(zhǔn)備。第二，安排好來(lái)訪人員的行程。在于對(duì)方充分溝通的前提下，為來(lái)訪人員制定訪問(wèn)期間的行程安排，并在征求對(duì)方同意后，制定相應(yīng)的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據(jù)來(lái)訪人員數(shù)量、級(jí)別，安排相應(yīng)的食宿接待項(xiàng)目，為來(lái)訪人員在訪問(wèn)期間提供舒適的居住和飲食服務(wù)。第四，協(xié)調(diào)辦理訪問(wèn)事項(xiàng)。就來(lái)訪人員的訪問(wèn)目的，做好訪問(wèn)期間的具體事務(wù)協(xié)調(diào)工作，按照事先的接待方案，做好交通服務(wù)、意見(jiàn)傳遞工作，確保來(lái)訪人員能夠準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)訪問(wèn)地或及時(shí)轉(zhuǎn)場(chǎng)，并及時(shí)解決來(lái)訪人員提出的要求和問(wèn)題。第五，做好歡送工作。結(jié)束來(lái)訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動(dòng)，讓來(lái)訪人員滿意而歸。
行政辦公室接待工作特點(diǎn)
行政辦公室接待工作具有以下特點(diǎn)：第一，時(shí)效性。來(lái)訪人員一般都有一定的訪問(wèn)期限，在不同訪問(wèn)事項(xiàng)間，也需要系統(tǒng)的時(shí)間安排，并做到事項(xiàng)間的緊密銜接。第二，突然性。有些來(lái)訪人員是突然抵達(dá)的，這時(shí)的接待工作就存在立即啟動(dòng)的問(wèn)題，這種突然性的接待對(duì)組織行政接待能力是一次巨大的考驗(yàn)。第三，接待方案的可變性。由于來(lái)訪人員有臨時(shí)的訪問(wèn)需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調(diào)整，接待工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)對(duì)接待方案的變動(dòng)和調(diào)整，這也就需要接待人員能夠根據(jù)方案的改變而做好相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。
細(xì)節(jié)管理
行政辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理決定了接待工作質(zhì)量的好壞。接待工作的細(xì)節(jié)管理主要體現(xiàn)在服務(wù)的細(xì)節(jié)上，如：準(zhǔn)時(shí)迎接來(lái)賓，為來(lái)賓安排舒適的客房，針對(duì)來(lái)賓的需求和個(gè)人習(xí)慣提供可口的飲食服務(wù)。如有會(huì)議或集體活動(dòng)安排，還需做好現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，例如文件資料的準(zhǔn)備和送達(dá)，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置，設(shè)備的調(diào)試，現(xiàn)場(chǎng)茶水服務(wù)等。
行政辦公室接待工作的主要問(wèn)題
(一)計(jì)劃安排不到位
由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會(huì)導(dǎo)致接待方的措手不及。這一問(wèn)題尤其表現(xiàn)在計(jì)劃工作不到位。接待方?jīng)]有及時(shí)制定出周密的接待計(jì)劃，對(duì)來(lái)賓的訪問(wèn)行程安排、時(shí)間控制、接待人員的安排等沒(méi)有細(xì)致考量，導(dǎo)致了接待過(guò)程中手忙腳亂、頻頻出錯(cuò)。
(二)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不完善
接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項(xiàng)工作還需要與其他部門(mén)的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如，接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù)，需要預(yù)定會(huì)議活動(dòng)的場(chǎng)館，需要與來(lái)賓接洽了解來(lái)賓的具體需求，并及時(shí)將來(lái)賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進(jìn)行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過(guò)程中沒(méi)能做好溝通協(xié)調(diào)工作，使得來(lái)賓的意見(jiàn)得不到及時(shí)的傳達(dá)，需要辦理的接待事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)辦妥，影響了接待的質(zhì)量。
(三)接待人員的素質(zhì)有待提高
接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質(zhì)決定了接待工作的質(zhì)量和效率。目前有些組織的接待人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，表現(xiàn)為時(shí)間觀念不強(qiáng)、服務(wù)技能缺乏、組織協(xié)調(diào)能力差、工作責(zé)任心不強(qiáng)等。
辦公室接待工作六要素
記敘文寫(xiě)作有六要素，即：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果。類(lèi)似的，在接待工作中也相應(yīng)存在六要素:時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓、事前、事中、事后。分別與記敘文的六要素對(duì)應(yīng)，但卻有自己不同的內(nèi)涵和功用。在實(shí)際工作中，接待不僅僅是各項(xiàng)具體接待禮儀的熟練掌握，也是一種具有普遍意義認(rèn)識(shí)規(guī)律的總結(jié)。只有抓住這六要素，將之正確地運(yùn)用于日常接待，才能最大限度地避免失誤。
(一)時(shí)間是我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的重要尺度和依據(jù)。每遇到一項(xiàng)接待任務(wù)，第一反應(yīng)應(yīng)該是立即理清此項(xiàng)接待任務(wù)所包含的所有時(shí)間要素。如來(lái)賓出發(fā)、到達(dá)、參觀和交流座談時(shí)間等，并借此確定我方人員的準(zhǔn)備、迎接和陪同時(shí)間。需要注意的是，由于時(shí)間的單向流動(dòng)性，在涉及與時(shí)間有關(guān)的具體安排時(shí)，一定要留足充分的緩沖回旋余地，防止因?yàn)橥话l(fā)事件引起時(shí)間上的沖突和誤差。同時(shí)，在確定的時(shí)間范圍內(nèi)，要根據(jù)來(lái)賓行程的變動(dòng)和己方實(shí)際的接待條件，靈活調(diào)整不同活動(dòng)的時(shí)間順序，例如考慮乘坐不同的交通工具，選擇不同參觀路線對(duì)具體時(shí)間的影響，一成不變只會(huì)造成接待工作的被動(dòng)。
(二)地點(diǎn)與時(shí)間存在一種不可分割的辯證關(guān)系。在清楚接待任務(wù)中的相關(guān)時(shí)間信息后，下步應(yīng)將來(lái)賓當(dāng)前的位置、沿途經(jīng)過(guò)的地點(diǎn)、迎接的地點(diǎn)以及座談、參觀、宴請(qǐng)、住宿等有關(guān)地點(diǎn)的情況了然于胸。將各時(shí)間點(diǎn)與不同地點(diǎn)一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)合理的路線設(shè)計(jì)，將這些地點(diǎn)連接起來(lái)，形成一幅條理清晰、脈絡(luò)分明的接待路線圖。在具體接待中，時(shí)間和地點(diǎn)往往是相互影響的，地點(diǎn)選擇的恰當(dāng)，可以為工作爭(zhēng)取時(shí)間，時(shí)間控制得合適，也可以為地點(diǎn)的變化提供更多的選擇，因此，應(yīng)充分考慮各個(gè)地點(diǎn)的周邊環(huán)境以及地點(diǎn)變換中可能出現(xiàn)的情況，保證接待服務(wù)順暢有序。
(三)來(lái)賓是接待工作直接面對(duì)的對(duì)象。來(lái)賓滿意與否是接待水平最直接的體現(xiàn)和反映，決定了接待的成敗。因此，不能簡(jiǎn)單地停留在了解來(lái)賓的人數(shù)、姓名、年齡、性別、民族和職務(wù)等客觀信息，停留在關(guān)注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊(yùn)涵的內(nèi)在特性，根據(jù)不同的環(huán)境背景，隨時(shí)把握人物的心理需求和情緒動(dòng)態(tài)。知己知彼，再利用各種禮儀規(guī)范，以熱心、耐心和細(xì)心服務(wù)來(lái)賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業(yè)流程，雖然正確但是缺乏必要的感情和打動(dòng)人心的力量。簡(jiǎn)言之，賓至如歸是接待的服務(wù)理念，只有讓來(lái)賓體會(huì)到一種自然、溫馨和美好的感受，才能給來(lái)賓留下難以忘懷的印象，才能使接待工作在眾多的工作中脫穎而出，創(chuàng)造并打響自己的服務(wù)品牌。
(四)接待前的重點(diǎn)是做好各項(xiàng)工作的計(jì)劃安排。事前考慮周全，盡可能將所有可能出現(xiàn)的情況和應(yīng)對(duì)方式準(zhǔn)備充分。在此基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)周密的接待方案。按照來(lái)訪目的和己方領(lǐng)導(dǎo)的要求指示，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個(gè)方面。計(jì)劃的優(yōu)點(diǎn)，一是可以盡量避免接待中出現(xiàn)未知事項(xiàng)，使整個(gè)接待流程處在可控的范圍內(nèi)。二是即使接待中出現(xiàn)事先未預(yù)料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時(shí)間緊迫、頭緒諸多而出現(xiàn)手足無(wú)措或遺漏事項(xiàng)的情況。
(五)接待中的重點(diǎn)是充分把握接待工作的靈活性特點(diǎn)。因地制宜，因時(shí)制宜，以接待方案和計(jì)劃為依托，以具體的接待禮儀規(guī)范為框架，但又不拘泥于接待方案和具體禮儀，靈活機(jī)動(dòng)地處理接待中遇到的問(wèn)題。這就好比下象棋，開(kāi)局通常有一定的章法和套路，每個(gè)棋子也都有自己的移動(dòng)規(guī)則，但是棋入中盤(pán)，更多就是在遵守規(guī)則前提下的隨機(jī)應(yīng)變、出奇制勝。因此，要根據(jù)來(lái)賓的需求變化及時(shí)調(diào)整自己的接待行為，使自己的服務(wù)緊跟來(lái)賓的步伐，同時(shí)，不斷增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，某些情況下要實(shí)現(xiàn)超前服務(wù)，讓來(lái)賓能不時(shí)體驗(yàn)到一種驚喜和滿足，從而更好地提升自身接待工作的滿意度。
(六)接待后的重點(diǎn)是做好收尾工作和接待經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉。某些接待在來(lái)賓離去之后，仍會(huì)有一些后續(xù)工作，比如相關(guān)材料的整理發(fā)送和照片、紀(jì)念品的發(fā)放。這些工作一般較為瑣細(xì)且處理周期長(zhǎng)，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因?yàn)榉潘珊托傅《霈F(xiàn)拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續(xù)工作的檢查銷(xiāo)項(xiàng)，防止“行百里者半九十”的情形發(fā)生。做好接待經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉工作是接待工作不可或缺的環(huán)節(jié)，不能因?yàn)橐淮谓哟蝿?wù)的完成而心滿意足。但凡經(jīng)驗(yàn)都具有連續(xù)性和繼承性，要從每次接待中找出具有普遍性、規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)，將之上升為理論方法固化下來(lái)，并在今后的接待中不斷檢驗(yàn)補(bǔ)充完善。對(duì)于能體現(xiàn)接待特色的獨(dú)有做法，要將之歸納整理，形成不斷完善的接待案例，以備日后工作查漏補(bǔ)缺、借鑒使用，使接待工作既符合一般的禮儀程序，又具有自己獨(dú)特的風(fēng)格。
以上所說(shuō)的六要素，共同構(gòu)成接待工作的有機(jī)整體。不同要素之間的關(guān)系是相輔相成、不可分割的。在整體把握六要素的基礎(chǔ)上，抓住不同要素的特點(diǎn)，就能基本保證接待任務(wù)不出差錯(cuò)。當(dāng)然，不出差錯(cuò)不是我們接待的目的，也不等于工作出色，要成為一個(gè)接待有心人，還要注意在日常工作中保持積極負(fù)責(zé)的心態(tài)和旺盛的工作熱情，多留心，多學(xué)習(xí)，養(yǎng)成敏銳的洞察力，耐心細(xì)致的工作作風(fēng)，同時(shí)，不斷提升自身的道德素養(yǎng)，培養(yǎng)深厚的文化底蘊(yùn)，只有這樣，才能在在接待工作中由循規(guī)蹈矩走向收放自如。
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