常見的禮賓活動(dòng)簡(jiǎn)介
常見的禮賓活動(dòng)簡(jiǎn)介
在國(guó)際交往中，無(wú)論在官方或者民間的，禮賓是一項(xiàng)很重要的工作。禮賓工作主要是根據(jù)本國(guó)的對(duì)外方針政策，組織安排對(duì)外禮儀活動(dòng)和交際活動(dòng)。盡管活動(dòng)形式各有差異，但歸根結(jié)底禮賓工作是為本國(guó)的對(duì)外政策服務(wù)的。因此，它具有高度的政治性，是體現(xiàn)本國(guó)外交政策的一個(gè)重要方面。我國(guó)是個(gè)文明古國(guó)，素稱“禮儀之邦”。新中國(guó)成立以來(lái)，禮賓工作在周恩來(lái)親自指導(dǎo)下，繼承并發(fā)揚(yáng)了我國(guó)的優(yōu)良傳統(tǒng)，并適當(dāng)汲取了國(guó)際上的一些好的做法和慣例，在長(zhǎng)期的實(shí)踐中不斷改革，形成特有的風(fēng)格。
許多外事(涉外)活動(dòng)，往往是通過(guò)各種交際禮賓活動(dòng)進(jìn)行的。禮賓接待工作大致可分為迎送、會(huì)見和會(huì)談、宴請(qǐng)(酒會(huì)、茶會(huì)、冷餐會(huì))、簽字儀式、文娛活動(dòng)、參觀游覽、開幕式、授勛、獻(xiàn)花圈、慶典、吊唁等內(nèi)容。下面將幾個(gè)主要禮賓活動(dòng)的具體要求、內(nèi)容和操作要領(lǐng)作一簡(jiǎn)單介紹。
(一)會(huì)見與會(huì)談
在國(guó)際交往中，會(huì)見與會(huì)談是一種十分重要的交往方式，因?yàn)?，它既有禮儀性，又有實(shí)質(zhì)性，有廣泛的適用范圍可以在不同的層次和各個(gè)不同的方面的人員中進(jìn)行。國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人之間的會(huì)見與會(huì)談，無(wú)疑具有最為重要的性質(zhì)。歷史上，一些國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人之間的會(huì)見與會(huì)談，曾經(jīng)對(duì)當(dāng)時(shí)各國(guó)人民命運(yùn)攸關(guān)的重大問(wèn)題，達(dá)成妥協(xié)和諒解，成為具有深遠(yuǎn)影響的歷史事件。如：1972年毛澤東與尼克松的會(huì)談，為打開中美關(guān)系指明了方向，為周與尼克松的會(huì)談奠定了基礎(chǔ)。
1.會(huì)見與會(huì)談的種類。
(1)禮節(jié)性拜會(huì)(courtesy call);(2)回拜(return call);(3)正式會(huì)談(offical meeting;official talk);(4)接見(receive);(5)召見(summon);(6)訪談(interview);(7)辭行拜會(huì)(farewell call)。
2.幾項(xiàng)具體準(zhǔn)備工作。
(1)商定出席會(huì)見或會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)和出席人員，將會(huì)見或會(huì)談的出席人員、時(shí)間、地點(diǎn)、具體安排、注意事項(xiàng)和通知中外雙方;中方主人及參加會(huì)見的中方人員應(yīng)提前抵達(dá)會(huì)見地點(diǎn);(2)布置會(huì)議室：準(zhǔn)備足夠的座位，視情況需要布置話筒(擴(kuò)音器)、鮮花盆景、標(biāo)語(yǔ)、座位卡、茶水、飲料、點(diǎn)心等;簽字儀式要準(zhǔn)備臺(tái)式國(guó)旗(掛旗)、文房四寶和簽字筆具等;會(huì)議室的布置和座位的安排(見圖);(3)會(huì)見和會(huì)談提綱和背景材料的準(zhǔn)備(供領(lǐng)導(dǎo)參考);(4)通知新聞?dòng)浾?(5)迎候和引座;禮賓介紹時(shí)，首先將中方主人一一介紹給外方;(6)合影留念。
常見的禮賓活動(dòng)
(二)迎送
迎來(lái)送往是常見的社交禮節(jié)。對(duì)外國(guó)來(lái)訪的客人，通常要視其身份、訪問(wèn)的性質(zhì)和目的、國(guó)際慣例以及兩國(guó)關(guān)系等因素，安排相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人前往機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭迎送。這是外賓進(jìn)入國(guó)門后的第一項(xiàng)正式活動(dòng)，是對(duì)外交往中的重要禮儀活動(dòng)，各國(guó)對(duì)此都十分重視。
各國(guó)對(duì)外國(guó)國(guó)家元首、政府首腦的正式訪問(wèn)，往往都舉行隆重的迎送儀式。對(duì)軍方首腦來(lái)訪也舉行一定的歡迎儀式，如安排檢閱三軍儀仗隊(duì)等?！?duì)其他人員的來(lái)訪一般不舉行歡迎儀式。然而，對(duì)應(yīng)邀來(lái)訪的任何代表團(tuán)，無(wú)論官方的或民間的，在他們抵離時(shí)，均安排相應(yīng)身份的官員(或有關(guān)人員)前往機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)迎送。對(duì)長(zhǎng)期在華工作的外國(guó)人士、外交使節(jié)、專家等，在他們到離任時(shí)，亦要安排相應(yīng)人員出面迎送。
組織安排領(lǐng)導(dǎo)參加迎送活動(dòng)要注意以下幾點(diǎn)：
1.要確定迎送的規(guī)格。
對(duì)來(lái)賓的迎送規(guī)格各國(guó)做法不盡一致。確定迎送的規(guī)格的因素很多，一般主要依據(jù)來(lái)訪者的身份和來(lái)訪的性質(zhì)(目的)，適當(dāng)考慮兩國(guó)關(guān)系，同時(shí)要注意國(guó)際慣例，進(jìn)行綜合平衡。通常外賓抵達(dá)時(shí)，由職務(wù)相當(dāng)或略低于對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)人士出面迎接(安排我方相同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人主持會(huì)見和宴請(qǐng))。總之以主人身份要與客人相差不大，同客人對(duì)口、對(duì)等為原則。相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人不能出面時(shí)，應(yīng)從禮貌出發(fā)向客人作出解釋?！∮腿藛T不宜太多。有時(shí)還可根據(jù)兩國(guó)關(guān)系和政治需要，給予破格接待，安排較大的迎送場(chǎng)面，由身份較高的領(lǐng)導(dǎo)親自去機(jī)場(chǎng)迎接等。為避免造成厚此薄彼的印象，除非特殊需要，一般都按常規(guī)辦理。
2.準(zhǔn)確掌握外賓的抵達(dá)時(shí)間、從何處來(lái)，到何處去等信息。
接待人員必須準(zhǔn)確掌握來(lái)賓的抵達(dá)時(shí)間，及早通知全體迎接人員和有關(guān)單位。迎接領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要提前到達(dá)機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)。要事先掌握飛機(jī)停機(jī)位置(出口的門號(hào))、列車?？康脑屡_(tái)、車廂號(hào)碼，以免臨時(shí)來(lái)回奔跑或接空。
3.獻(xiàn)花。
如安排獻(xiàn)花活動(dòng)時(shí)，需注意：(1)須用鮮花，并保持花朵整潔、鮮艷。要根據(jù)來(lái)訪國(guó)的習(xí)慣選購(gòu)鮮花，一般忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃顏色的花。(2)通常由女青年或少年兒童在主人和客人握手后，將花獻(xiàn)上(性別交叉)，要認(rèn)真挑選落實(shí)獻(xiàn)花人員(品貌、衣著、思想品行等)。(3)要注意花的安全和禁忌愛好(必要時(shí)可請(qǐng)公安部門檢查有否爆炸物)購(gòu)花后做到花不離人。(4)指定專人負(fù)責(zé)執(zhí)行此項(xiàng)活動(dòng)，必要時(shí)，要事先讓獻(xiàn)花青年進(jìn)行排練。
4.禮賓介紹。
禮賓介紹時(shí)，通常先將前來(lái)歡迎的中方主人介紹給來(lái)賓?？腿顺醮蔚皆L，一般較為拘謹(jǐn)，主人宜主動(dòng)與客人寒喧。所以，當(dāng)客人下機(jī)(車、船)后，迎接人員要主動(dòng)迎上前去表示歡迎，由禮賓官或迎接人員首先將中方前來(lái)歡迎的主要領(lǐng)導(dǎo)(職務(wù)及全稱)介紹給來(lái)賓，其他領(lǐng)導(dǎo)可簡(jiǎn)明扼要地介紹。主要翻譯必須時(shí)刻緊隨中方主要領(lǐng)導(dǎo)和主賓(翻譯、警衛(wèi)、工作人員要注意站位，不要搶鏡頭或遮擋鏡頭)。禮賓官或迎接人員在介紹其他中方領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要始終照顧好主賓，不要因忙于介紹別人而冷落了主賓(有時(shí)可配備兩名以上翻譯人員)。
5.其他注意事項(xiàng)。
(1)迎送人員如職位較高時(shí)，應(yīng)在機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)安排休息室(備飲料);(2)如客人首次來(lái)訪，雙方又不認(rèn)識(shí)，則事先聯(lián)系好或做一特定標(biāo)識(shí)牌，方便對(duì)方辨認(rèn);行李票的交接、行李的運(yùn)輸要有專人負(fù)責(zé);團(tuán)長(zhǎng)和要客的行李要先取，及時(shí)派人專送，以便客人更衣;(3)提前聯(lián)系辦理出入境手續(xù)、辦理邊防海關(guān)等部門的免檢免驗(yàn)禮遇;(4)客人抵達(dá)后，應(yīng)留點(diǎn)時(shí)間讓客人稍稍休息、更衣，然后再安排活動(dòng);(5)不能將外賓安排到非涉外賓館下榻;(6)對(duì)參觀、游覽、會(huì)見等活動(dòng)場(chǎng)所要事先了解，做到心中有數(shù);(7)準(zhǔn)備中外文日程，如有變動(dòng)，要及時(shí)通知有關(guān)人員。
6.乘車安排和注意事項(xiàng)。
(1)介紹結(jié)束后，速引導(dǎo)客人上車。如安排主人陪車，則請(qǐng)客人從車的右側(cè)門上車，中方主人從車的左側(cè)門上車。有時(shí)客人上車后先坐到了當(dāng)?shù)刂魅说淖簧?，一般不必?qǐng)客人挪動(dòng)座位(由禮賓官事后告訴客人);(2)國(guó)賓車隊(duì)和大型代表團(tuán)，事先車隊(duì)要編號(hào);國(guó)賓車隊(duì)的主車要掛兩國(guó)國(guó)旗，車隊(duì)的編號(hào)：00、0、1、01、壹、2、貳、02、3、4、5、6、7、8、9等。(3)多國(guó)使節(jié)代表團(tuán)同團(tuán)時(shí)，可以輪流乘坐一號(hào)車(輪流當(dāng)團(tuán)長(zhǎng));或者一個(gè)代表團(tuán)中有兩個(gè)地區(qū)的外方領(lǐng)導(dǎo)在訪問(wèn)不同地區(qū)時(shí)，可輪流乘坐一專車，輪流當(dāng)團(tuán)長(zhǎng)。機(jī)場(chǎng)迎接圖解
(三)宴請(qǐng)
1.宴請(qǐng)的種類。
宴請(qǐng)是一種常見的禮儀社交活動(dòng)。就其性質(zhì)來(lái)分，約有三種：(1)禮儀性的宴請(qǐng)。如為歡迎國(guó)賓來(lái)訪，慶祝國(guó)慶等重要節(jié)日而舉行的宴請(qǐng)，都屬于禮儀上的需要，是一項(xiàng)有禮賓規(guī)格和必要的禮賓程序的禮儀活動(dòng)。(2)交誼性的宴請(qǐng)。為表示友好、發(fā)展友誼而舉行，如接風(fēng)、送行、告別。這種宴會(huì)規(guī)格講究不特別嚴(yán)，要親切、友好，氣氛熱烈，能達(dá)到發(fā)展友誼的目的。(3)工作性的宴請(qǐng)。參加宴會(huì)的各方，為解決特定的工作問(wèn)題而舉行的宴請(qǐng)，以便席間商談。就其宴請(qǐng)的形式來(lái)分，常見的有宴會(huì)、冷餐(自助餐)和酒會(huì)。宴會(huì)又有國(guó)宴(state banquet)、晚宴(banquet，dinner)、午宴(luncheon)、早餐(breakfast)、工作餐(working breakfast，working lunch，working dinner)之分。冷餐招待會(huì)、自助餐(buffet，buffet-dinnkr)和酒會(huì)(cocktail或drinks)有時(shí)統(tǒng)稱招待會(huì)(reception)。
除此之外，還可以舉行茶會(huì)招待客人。茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在客廳而不在餐廳舉行。以上各種宴請(qǐng)活動(dòng)的方式，可根據(jù)舉行活動(dòng)目的、性質(zhì)、規(guī)模、參加人數(shù)以及其他有關(guān)條件，并參照當(dāng)?shù)亓?xí)慣，選擇運(yùn)用，妥善安排，以期達(dá)到較好的效果。
2.有關(guān)宴請(qǐng)活動(dòng)的幾項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
(1)確定宴請(qǐng)的目的、名義、對(duì)象、范圍和形式、時(shí)間和地點(diǎn)、出席人員等;(2)制作請(qǐng)柬(沒有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，書面語(yǔ))并發(fā)出邀請(qǐng)(請(qǐng)柬);(3)預(yù)訂餐務(wù)、準(zhǔn)備中外文菜單(注意忌違的食物及特點(diǎn)，餐食數(shù)量不要太多);(4)宴會(huì)廳布置與檢查(菜單、餐具、座卡、話筒、花草、盆景)和席位安排(注意桌次高低、禮賓次序、專業(yè)對(duì)口);(5)禮品的準(zhǔn)備與包扎(視需要放主人的名片和禮品的中外文介紹說(shuō)明)，禮品要有地方特色(非商品化)，具有紀(jì)念意義;(6)宴請(qǐng)的程序安排及現(xiàn)場(chǎng)工作;(7)服務(wù)員的規(guī)范服務(wù)和著裝(從主賓左側(cè)依次上菜，從右側(cè)上酒;用畢的餐具也從右側(cè)撤走，但要征得用餐人同意)。
3.參加宴會(huì)和就餐時(shí)的禮節(jié)。
(1)按時(shí)應(yīng)邀和答復(fù);正確掌握出席時(shí)間，不早到、不遲到; (2)去朋友家赴宴時(shí)，給女主人贈(zèng)一束花或送一瓶酒;(3)幫助或讓女士和長(zhǎng)輩先入席;與大多數(shù)人交流，不要只跟熟人講話;(4)主人祝酒時(shí)停止用餐、祝酒注意先后次序(按官銜高低);(5)當(dāng)好宴會(huì)的主人和客人。宴會(huì)的成功有賴于主人的熱誠(chéng)好客、慷慨招待和細(xì)致周到的組織安排。從禮節(jié)上，主人的責(zé)職是使每一位來(lái)賓都感受到主人對(duì)自己的歡迎之意?？腿说絹?lái)時(shí)，與每一位來(lái)賓握手致意。主人還要努力使客人之間有機(jī)會(huì)相互認(rèn)識(shí)和交談。努力使談話活潑有趣、氣氛融洽，相機(jī)轉(zhuǎn)換不恰當(dāng)?shù)脑掝}。掌握上菜速度、不要頻頻看表，顯示出希望客人早走之意。客人告辭時(shí)，則應(yīng)熱情送別，感謝客人光臨等;(6)只敬酒，不勸酒或灌酒，喝酒不過(guò)量、不酗酒;無(wú)關(guān)人員不宜未經(jīng)介紹擅自闖入宴會(huì)廳敬酒;(7)少量取食喝湯不出聲、面包瓣成小塊吃、學(xué)會(huì)請(qǐng)同桌的人傳遞食品、正確使用牙簽和洗手盤;(8)學(xué)會(huì)正確使用小毛巾和餐具，不會(huì)時(shí)可跟著或參照別人的方法;(9)經(jīng)主人同意后方可寬衣;(10)除冷餐會(huì)外，宴會(huì)結(jié)束離開時(shí)，別忘了向主人致謝告別。
4.桌型和席次的安排(見插圖)
1.圓桌 2.長(zhǎng)桌 3.“U”形桌 4.桌次與桌形 5.請(qǐng)柬式樣
(四)儀式準(zhǔn)備活動(dòng)
1.秘書準(zhǔn)備工作。
(1)準(zhǔn)備好經(jīng)雙方商定的中外文文本;
(2)商定簽字時(shí)間、地點(diǎn)、雙方主簽人等;
(3)通知出席簽字儀式的中外雙方代表及新聞?dòng)浾?
(4)委托賓館準(zhǔn)備簽字用的大廳并準(zhǔn)備有關(guān)布置;
(5)檢查簽字大廳的布置，如中外文文本、簽字筆等文具、橫幅內(nèi)容、鮮花盆景、話筒和擴(kuò)音設(shè)備、合影用臺(tái)階等。
2.簽字儀式的參考程序(參見附圖)。
第一，司儀宣布：簽字儀式正式開始
第二，請(qǐng)中外雙方有關(guān)方面負(fù)責(zé)人到主席臺(tái)上分兩邊站立;
第三，由中方代表致詞并簡(jiǎn)要介紹簽約背景;
第四，請(qǐng)XXX先生宣讀中文協(xié)議書文本，請(qǐng)XXX先生代表外方宣讀外文協(xié)議書文本;
第五，請(qǐng)雙方主簽人就坐，請(qǐng)雙方代表在協(xié)議書上簽字;
第六，交換文本;
第七，請(qǐng)服務(wù)員上香檳酒，請(qǐng)大家共同舉杯慶賀;
第八，中外雙方合影留念;
第九，司儀宣布簽字儀式結(jié)束。
(五)文娛活動(dòng)的安排
1.文娛活動(dòng)的安排。
·審查和挑選節(jié)目，避免那些容易引起誤會(huì)和矛盾的節(jié)目;
·發(fā)出邀請(qǐng)，安排座位;
·準(zhǔn)備演出節(jié)目的中外文說(shuō)明書;
·專場(chǎng)演出的入席與退場(chǎng)。一般觀眾先入席，貴賓們?cè)谘莩銮皫追昼姴湃胂?，等貴賓們先退場(chǎng)后，其他觀眾方可退場(chǎng)，以示禮貌;
·獻(xiàn)花。事先準(zhǔn)備花藍(lán)，由禮儀小姐抬上舞臺(tái);
·合影留念。應(yīng)事先安排好上臺(tái)與演員們合影留念有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與外賓。
2.出席文藝晚會(huì)(演出)的禮節(jié)。
·穿深色和合適的晚禮服;
·入座后要脫帽;
·遵守進(jìn)場(chǎng)和退場(chǎng)的次序;
·演出結(jié)束后要鼓掌，視需要，安排送花籃和上臺(tái)合影留念。
(六)參觀訪問(wèn)
·根據(jù)訪問(wèn)目的、性質(zhì)，客人的意愿與興趣、特點(diǎn)來(lái)確定游覽點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際與可能，選擇某些參觀項(xiàng)目;
·事先安排好參觀線路、布置;
·安排好領(lǐng)導(dǎo)的陪同工作，介紹情況