如何建立內(nèi)部溝通機(jī)制有什么方法
建立多種制度化的正規(guī)渠道，保證每一名員工能夠直言不諱，保持高效良好的溝通。如何建立內(nèi)部溝通機(jī)制?建立內(nèi)部溝通機(jī)制的方法有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了建立內(nèi)部溝通機(jī)制的方法，供你閱讀參考。
建立內(nèi)部溝通機(jī)制的方法：新媒體助力內(nèi)部溝通形式多元化
越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到，只有通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部管理溝通體系、提高員工的滿意度，降低離職率，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。除了總裁郵箱、企業(yè)內(nèi)刊之外，很多企業(yè)都有內(nèi)部的即時(shí)溝通工具或企業(yè)內(nèi)部論壇。這成為企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制的重要組成部分。
楊慧說，在微軟內(nèi)部，企業(yè)溝通的及時(shí)性、開放性因?yàn)榧磿r(shí)通訊工具的使用。變得更加突出。員工使用微軟自主研發(fā)的Lync，實(shí)現(xiàn)在線溝通，員工可以看到全世界各地微軟員工的工作狀態(tài)，或 “忙碌”或 “離開”，也可以看到員工的級(jí)別; 可以使用outlook發(fā)送郵件，并且與員工本人的座機(jī)號(hào)碼綁定，保證溝通的及時(shí)性; 同時(shí)，微軟利用內(nèi)部廣泛使用yammer這一社交平臺(tái)，組成一個(gè)集投票、聊天、活動(dòng)、鏈接、主題、問答、想法等應(yīng)用程序?yàn)橐惑w的企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)。
“正是有這些硬件與軟件作保障，融入公司開放性的企業(yè)文化特點(diǎn)，微軟雖然沒有明確成文的內(nèi)部溝通機(jī)制，但是它時(shí)時(shí)彰顯出企業(yè)溝通的及時(shí)性與開放性。” 楊慧表示。
深圳市遠(yuǎn)行科技有限公司副總經(jīng)理何明璐則認(rèn)為，如果非異地，本來就是在一個(gè)開放性的環(huán)境，可以減少IM(即時(shí)通訊) 群這種溝通方式。如果是異地協(xié)作，IM群相當(dāng)有必要，特別是支持文件傳送的RTX工具和支持多方通話的內(nèi)部IM工具。
內(nèi)部網(wǎng)站是企業(yè)內(nèi)部溝通體系中的重要一環(huán)，是交流業(yè)務(wù)與生活的絕佳平臺(tái)。據(jù)李偉介紹，他所在的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站基本覆蓋了工作與生活的每一方面，包括技術(shù)交流、產(chǎn)品體驗(yàn)、學(xué)習(xí)分享等。其中有一個(gè)板塊叫 “總辦交流”，任何員工都可以提問題，相關(guān)公司高層也會(huì)適時(shí) “冒泡”，作出相應(yīng)回答。
建立內(nèi)部溝通機(jī)制的方法：注重自下而上增加橫向溝通
從內(nèi)部溝通機(jī)制的建立來講，國內(nèi)的企業(yè)與外企相比有著一定的差距，相比傳統(tǒng)企業(yè)，新興企業(yè)更注重建立企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制。一般來說，一個(gè)企業(yè)有什么樣的組織機(jī)構(gòu)和管理模式，就會(huì)形成有對應(yīng)特色的管理溝通網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)高度正規(guī)化集權(quán)化，從最高管理層到最低員工層間，層級(jí)制度嚴(yán)格。在管理溝通中，員工基本上只能與其直接上下級(jí)進(jìn)行單一的上行或下行溝通，管理溝通網(wǎng)絡(luò)簡單固定，既不利于信息的高效流通，也影響基層員工的主動(dòng)性、積極性。
中國人民大學(xué)公共管理學(xué)院組織與人力資源研究所講師胡威認(rèn)為，傳統(tǒng)觀念中，隨著組織層級(jí)的增多和部門的增加，會(huì)增加溝通的時(shí)間、降低溝通的效果。但隨著溝通方式的增加和靈活，最主要的問題不在于組織結(jié)構(gòu)的障礙，而是組織對溝通問題的重視，特別是自下而上和橫向溝通。
“自下而上在于對基層員工特別是一線員工的充分重視和尊重，從管制到管制服務(wù)并重。橫向溝通要樹立工作流程，打破各部門的局部利益，打破形式主義，使大家站在組織系統(tǒng)的高度思考和理解問題。”胡威表示。
企業(yè)內(nèi)部溝通的重要性和必要性
干群關(guān)系是企業(yè)內(nèi)部的基本關(guān)系，只有干群關(guān)系融洽，才能共同致力于企業(yè)發(fā)展，和諧企業(yè)建設(shè)才有堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。隨著改革的深入推進(jìn)，社會(huì)利益關(guān)系更為復(fù)雜，新情況新問題層出不窮。一個(gè)良好的溝通機(jī)制將能有效地整合情感要素，充分尊重職工的感情需求，使職工能夠達(dá)成精神層面的充分交流，把心理話和內(nèi)心情感盡量表達(dá)出來，調(diào)整好自己的位置、行為的位置和心態(tài)的位置，從而在職工內(nèi)心深處激發(fā)起對企業(yè)的向心力、凝聚力和歸屬感，創(chuàng)造一種良好的和諧的積極向上的企業(yè)文化氛圍。要把溝通作為一種深層次的柔性管理理念，承認(rèn)企業(yè)文化建設(shè)也屬于柔性管理的一個(gè)宏觀范疇，因此這樣的溝通不是形式上的“做秀”，而是基于對大局的正確把握，對市場需求的理性認(rèn)識(shí)，對自己的準(zhǔn)確定位，這樣的溝通應(yīng)該是誠心誠意的，有理有效的——無論上下溝通、左右溝通、還是內(nèi)外溝通。
企業(yè)內(nèi)部溝通的現(xiàn)狀
在現(xiàn)代信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化日益復(fù)雜和加快。同時(shí)企業(yè)本身的規(guī)模越來越大，內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成越來越復(fù)雜，相關(guān)的企業(yè)、人群越來越多，對市場和企業(yè)自身的把握越來越困難，企業(yè)職工之間利益、文化越來越呈現(xiàn)出多元化特征，企業(yè)內(nèi)外部人員間的矛盾和沖突不斷在增加。直接導(dǎo)致企業(yè)對職工缺乏信賴，職工對企業(yè)的認(rèn)同感不強(qiáng)。
目前，企業(yè)溝通鏈條過長，通常就是層層上報(bào)，再層層下達(dá)。除了浪費(fèi)大量的時(shí)間以外，還要承擔(dān)信息流失的風(fēng)險(xiǎn)。由于溝通的不足和失誤，普遍存在管理溝通的問題，因而使企業(yè)有限的人力資源和其它資源無法實(shí)現(xiàn)最佳配置，不僅產(chǎn)生不了合力，反而互相牽制，嚴(yán)重影響企業(yè)日常正常運(yùn)行和發(fā)展前景。
從管理者的角度來講，有些管理者往往會(huì)容易產(chǎn)生這樣兩種心理：擔(dān)心下屬?zèng)]有按照自己的要求工作，所以自己過于頻繁去現(xiàn)場查看或查問下屬的工作進(jìn)展情形，導(dǎo)致不必要的憂慮和管理資源浪費(fèi)，這是管理溝通過于頻繁的情形;或者又過于相信下屬，因此對下屬的工作進(jìn)展很少過問，造成管理失控，給企業(yè)帶來損失，這又變成了管理溝通過于稀少的毛病。
從被管理者的角度來講，也容易存在著相應(yīng)的溝通毛?。阂皇菧贤l率過高。為了討取領(lǐng)導(dǎo)欣賞與信任，或讓領(lǐng)導(dǎo)更多地了解自己的工作業(yè)績，有事沒事，有空沒空，經(jīng)常往領(lǐng)導(dǎo)辦公室跑，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，這樣既影響了自己工作開展，又給領(lǐng)導(dǎo)的正常工作造成干擾和低效率。二是溝通頻率過低。很多職工以為自己干好自己的本職工作就行了，至于向不向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，則根本不重要。理由是：工作匯報(bào)不匯報(bào)，工作照樣可以圓滿完成，由此造成了按照要求應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)，卻沒匯報(bào)，使管理層對于具體工作的開展失去必要的信息反饋。所以溝通過多或過少，渠道設(shè)置太多或太少，均會(huì)影響管理溝通的效率、效益。太多時(shí)形成溝通成本太高，企業(yè)資源浪費(fèi)，太少時(shí)又使得必要的管理溝通缺乏渠道和機(jī)會(huì)，信息交流受到人為限制，管理的質(zhì)量和強(qiáng)度受到影響，嚴(yán)重時(shí)影響企業(yè)生存發(fā)展的大局。
企業(yè)內(nèi)部溝通的途徑和方法
溝通要多樣化。大多數(shù)企業(yè)最常見的溝通方式是書面報(bào)告和口頭表達(dá)，但書面報(bào)告最容易掉進(jìn)文山會(huì)海當(dāng)中，失去了溝通的效率，而口頭表達(dá)則容易被個(gè)人主觀意識(shí)所左右，無法客觀地傳達(dá)溝通內(nèi)容。因此，企業(yè)內(nèi)部的溝通方式要多樣化。一是需領(lǐng)導(dǎo)與職工直接溝通。領(lǐng)導(dǎo)可以通過定期或不定期地到基層調(diào)查研究和檢查工作時(shí)，與基層職工進(jìn)行面對面的溝通交流，了解職工的思想狀況;通過與職工代表座談的形式，聽取職工對單位各項(xiàng)改革的意見和建議，聽取職工的呼聲和意愿。二是需領(lǐng)導(dǎo)與處室負(fù)責(zé)人直接溝通。通過一些會(huì)議和非正式會(huì)議及拓展活動(dòng)來進(jìn)行溝通，如每周召開生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)，每月召開生產(chǎn)經(jīng)營分析會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)等，通過這種形式對一些重大改革和經(jīng)營情況進(jìn)行上傳下達(dá)。三是需處室與處室之間的相互溝通。通過各處室召開一些座談會(huì)互相通報(bào)情況或者通過一些活動(dòng)來達(dá)到溝通，增進(jìn)相互之間的了解、理解和支持，形成共同的努力方向和目標(biāo)。四是處室與職工之間的溝通?？梢酝ㄟ^部門的例會(huì)、交談、布置工作等方法來達(dá)到溝通。
溝通要機(jī)制化。一是需積極開展形式多樣的文體活動(dòng)，豐富職工的業(yè)余文化活動(dòng)。通過舉辦體現(xiàn)整個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神的如“企業(yè)是我家”文藝晚會(huì)、體育運(yùn)動(dòng)會(huì)、知識(shí)競賽、職工代表座談會(huì)等等，為領(lǐng)導(dǎo)和職工構(gòu)筑輕輕松松交流溝通的渠道。二是需根據(jù)企業(yè)的實(shí)際，開展類似“溝通面對面”企業(yè)文化論壇活動(dòng)，也可以利用電視媒體就某一項(xiàng)改革措施或職工關(guān)心的問題，開展領(lǐng)導(dǎo)訪談節(jié)目，使職工與領(lǐng)導(dǎo)不定期進(jìn)行“思想大碰撞”。在這些活動(dòng)中，職工可以針對企業(yè)面臨的現(xiàn)狀及未來發(fā)展前景提出疑問或切實(shí)可行的建議，領(lǐng)導(dǎo)也可以針對政策規(guī)定結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況給予解答和消除誤解。這種溝通方式不僅能在輕松的氣氛中寓教于樂、凝聚人心、鼓舞士氣，而且能不斷激發(fā)職工參與企業(yè)決策的積極性，增強(qiáng)他們的主人翁責(zé)任感，從而主動(dòng)為企業(yè)的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，同時(shí)還可以消除誤解，提高企業(yè)的凝聚力。三是需積極辦好企業(yè)內(nèi)部的刊物。通過自辦的刊物及時(shí)刊登基層的業(yè)務(wù)發(fā)展情況或者職工的思想動(dòng)態(tài)，而且還可以及時(shí)將企業(yè)內(nèi)部的重大決策或者重要活動(dòng)等情況傳遞給職工，使職工在思想上與上級(jí)保持高度一致，行動(dòng)上與企業(yè)目標(biāo)同向。
溝通要信息化?，F(xiàn)代企業(yè)已逐漸向信息化的企業(yè)邁進(jìn)，企業(yè)的信息化要求企業(yè)內(nèi)部的溝通也要實(shí)現(xiàn)信息化，因?yàn)槠髽I(yè)信息化能加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的溝通與交流，提高辦事效率，有利于營造富有活力的企業(yè)文化。企業(yè)在注重建設(shè)信息化的同時(shí)，要充分利用企業(yè)自身的網(wǎng)絡(luò)資源，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)論壇討論問題，也可以通過網(wǎng)站上的郵箱越級(jí)向領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送電子郵件提建議。通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部職工之間、處室與處室之間、決策管理者與基層職工之間的溝通，提高工作效率，同時(shí)也為職工積極參與公司管理開辟了暢通的渠道，還能節(jié)約辦公成本，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，使企業(yè)內(nèi)部整體運(yùn)營效率提高。這種虛擬溝通平臺(tái)的延伸，使互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的組織文化更具備了真實(shí)性和有效性，更體現(xiàn)了企業(yè)文化的價(jià)值所在。
溝通要情感化。溝通不分層次和等級(jí)的懸殊，沒有地位和貧富的差異。將情感融入管理溝通的全過程，用情感溝通，使職工意識(shí)到他們存在的價(jià)值，從而激發(fā)出一種強(qiáng)烈的主人公意識(shí)，產(chǎn)生持久的工作熱情。情感溝通的第一層次是充分的相信和依靠職工，堅(jiān)定不移地支持職工的工作。特別是在職工面臨著矛盾、問題和困難時(shí)，管理者能始終如一地相信職工、依靠職工、支持職工的工作，這樣會(huì)使職工產(chǎn)生一種士為知己者死的決心和信念，它是促使職工努力克服困難，順利完成工作任務(wù)的有力的保證。情感溝通的第二層次是重視用情感去喚醒職工沉睡的工作激情和創(chuàng)造熱情，形成一種工作和創(chuàng)新的氛圍，并設(shè)法保持這種熱情。溝通的情感基礎(chǔ)須建立在真誠的前提下，要做到具有換位思考的能力，真正從對方角度考慮問題，替對方著想。有時(shí)職工會(huì)鬧事，有很大一部份原因就是心理問題，那就是平時(shí)領(lǐng)導(dǎo)疏忽了和職工交流，對職工心中的想法不甚了解，這種心態(tài)積累到一定程度，一旦有了導(dǎo)火線，就會(huì)暴露出來，找領(lǐng)導(dǎo)鬧事。這時(shí)候作為處理問題的領(lǐng)導(dǎo)者，靜下心來認(rèn)真傾聽職工的心聲是非常重要的。向正在火頭上的職工傳遞企業(yè)是重視他所提問題的，他的要求企業(yè)同樣也是重視的，這樣為解決問題創(chuàng)造一個(gè)良好的開端，為雙方溝通創(chuàng)造了條件。
溝通要具體化。對待不同的職工應(yīng)采取不同的溝通方式。如對待年輕職工，管理者應(yīng)給予更多的關(guān)心和愛護(hù)，經(jīng)常與他們交流，把組織對他們的期望和要求直接傳達(dá)給他們，并多給他們鼓勵(lì)和提醒，必要時(shí)給予指導(dǎo)和幫助。在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，給他們自主行動(dòng)的自由，讓他們獨(dú)自承擔(dān)和完成較重要的工作，保持經(jīng)常的接觸，并及時(shí)給予他們鼓勵(lì)，肯定成績和進(jìn)步。對待老同志，首先要把他們看作是財(cái)富而不是負(fù)擔(dān)，因?yàn)樗麄兊?a href='http://zh056.com/fwn/jingyan/' target='_blank'>經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心是年輕職工所缺乏的，要把他們安排在適合的崗位，經(jīng)常與他們交流，適時(shí)給予培訓(xùn)和提高，調(diào)動(dòng)他們的工作熱情。這樣，這些經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志同樣能夠在自己的崗位上做出優(yōu)異的成績。
通過以上企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制上的五種途徑，就能使企業(yè)文化建設(shè)更上一層樓。無論企業(yè)大小，只要通過充分的溝通與交流，不僅可以降低企業(yè)文化建設(shè)過程中的阻力，而且可以進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)管理的變革。企業(yè)應(yīng)為企業(yè)文化建設(shè)搭建多渠道的、雙向溝通機(jī)制，通過多種渠道和各式活動(dòng)持續(xù)向職工傳達(dá)企業(yè)倡導(dǎo)的企業(yè)文化內(nèi)容，從而提升企業(yè)凝聚力，共同塑造新的文化和價(jià)值觀。
不僅是企業(yè)的最高管理者需要獲得信息，包括一線管理者以及一線職工在內(nèi)的其他層次也有相應(yīng)的信息需求。盡管較低層次職工的信息需求并不是源于做決策的需要，他們也需要信息以高效地完成工作。因?yàn)樵谒衅髽I(yè)中，都存在大量的混亂的信息，這些信息有的來自管理者，有的來自小道消息，有的則來自電視和新聞媒介等。在這種情況下，對領(lǐng)導(dǎo)者的信任及溝通系統(tǒng)的有效性就成了至關(guān)重要的問題，如果溝通不暢，謠言不被及時(shí)發(fā)覺并立即采取相應(yīng)的行動(dòng)，則可能導(dǎo)致職工的離經(jīng)叛道，最終影響到企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。反之，職工能對企業(yè)的愿景和管理的思路理解得越深，對企業(yè)也就越關(guān)心，就一定會(huì)帶著熱情，盡自己最大的能力做好本職工作，真正做到以企業(yè)的利益為重。這也是溝通的精髓所在。從而最大限度提升企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，發(fā)揮整體效應(yīng)。
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