如何確保上級和下級溝通的通暢

如何確保上級和下級溝通的通暢

　　一項調(diào)查表明，管理者70%的時間都是用在溝通上，例如開會、談判、做報告、討論問題、交代工作等，而70%的問題又都是由于溝通不暢引起的。上司與下屬之間只有達(dá)成共識，才能相向而行，下屬做出來的正是上司希望得到的。

　　這里提供7個方法，或者能夠幫助管理者解決信息失真，提高溝通效率，促進(jìn)團(tuán)隊有效執(zhí)行。

　　1.明確時間和進(jìn)度

　　沒有最后期限的工作就等于永遠(yuǎn)不可能完成的工作。在你布置工作的同時，要明確告訴下屬什么時候必須完成，關(guān)鍵的時間節(jié)點在哪里、在不同的時間節(jié)點都要完成哪些階段成果。

　　執(zhí)行過程中還要委派他人或親自檢查進(jìn)展情況，時刻提醒下屬要按時、按質(zhì)、按量完成工作，只有保證過程的完美，才能得到滿意的結(jié)果。一般來講，按照5W2H的方法，就可以讓工作布置變得明確具體。

　　2.確保說清楚了

　　給下屬布置任務(wù)時，作為上司，必須清楚地了解工作任務(wù)：需要完成什么任務(wù)?任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么?哪些是完成工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?下屬工作完成過程會遇到哪些困難?自己能提供怎樣的支持?布置工作時員工會有什么反應(yīng)?等。

　　而現(xiàn)實中，很多管理者用簡單的、籠統(tǒng)的幾句話來布置任務(wù)，似乎有意要考驗下屬的領(lǐng)悟能力，結(jié)果是下屬沒聽清沒聽懂，卻又不好意思反問，只好靠自己的臆想來猜測，致使任務(wù)難以有效完成。建議將任務(wù)以書面化的形式確認(rèn)，如用電子版文件、手寫、郵箱或即時通訊等方式，讓你的下屬對任務(wù)一目了然。

　　3.確保下屬聽明白了

　　為了確保工作任務(wù)的有效完成，上司必須讓下屬有機會將工作任務(wù)疑惑、疑問或不明白表達(dá)出來，并得到你的具體回復(fù)和解決，使工作任務(wù)更加細(xì)致、清晰，使得下屬接受工作任務(wù)時明明白白：知道要做什么?怎么做?做成怎樣?當(dāng)工作部署完了之后，管理者可以用復(fù)述和詢問來了解下屬是否真的明白了工作要求：

　　——“好的，我要說的就這些，為了防止偏差，請你復(fù)述一下我剛才的要點好嗎?”

　　——“好的，我要說的就這些，對這項任務(wù)，你有什么意見或建議嗎?”

　　——“好的，我要說的就這些，你有什么不清楚的地方嗎?”

　　2.清晰地闡明你對下屬的期望

　　下屬不清楚上司對自己的期望標(biāo)準(zhǔn)，這是上司的失職。如果是這樣，你首先要補上這一課，找你的下屬做一次深刻的溝通，清晰地表明你對他的期望和要求，把話說白了，說通了，大家都痛快。

　　5.做好事前、事中的跟進(jìn)溝通

　　(1)傾聽下屬的想法。

　　華為總裁任正非說：“要讓聽得見炮聲的人做決策。”員工工作在第一線，他們也許更了解實際情況，更知道用什么樣的方法是最好的。

　　(2)引導(dǎo)下屬的想法。

　　有時候下屬從自己的角度出發(fā)，看問題找方法可能是片面的，可能會與團(tuán)隊的整體工作或者長遠(yuǎn)利益有沖突，這時候，上司應(yīng)該積極鼓勵，耐心引導(dǎo)，分析他們意見的利弊，讓下屬認(rèn)識到自己的局限性。

　　(3)告訴原因。

　　不僅要告訴下屬做事的方法，還要告訴下屬為什么這樣的方法是對的，是好的。如果不按照這樣的方法做會產(chǎn)生什么樣的不利后果。

　　(4)適時檢查反饋。

　　把工作任務(wù)分解為幾個小的階段，與下屬一起明確工作過程中的關(guān)鍵節(jié)點，以及在這些關(guān)鍵節(jié)點時的溝通要求，通過了解進(jìn)展情況，及時輔導(dǎo)，使之朝期望的方向前進(jìn)。

　　(5)確定優(yōu)先順序。

　　如果下屬手頭的工作比較多、比較雜，要與下屬一起確定他工作的優(yōu)先順序，確保上下之間的對工作優(yōu)先順序的一致認(rèn)可。

　　6.先征求意見，再下命令

　　世界上可能沒有人真正喜歡聽從別人發(fā)號施令，相反地，大多數(shù)人更愿意別人征求自己的意見和建議。聰明的管理者要知道，每個人都想做主角，特別是那些有能力的員工，如果給予他們尊重與信任，那么，他們一定愿意為你全力以赴。

　　7.善用即時溝通工具

　　微博、微信、QQ群、各種網(wǎng)絡(luò)圈子等網(wǎng)絡(luò)媒體，是日常管理溝通工作的有效補充，是另外一個平臺，能讓管理者看問題更全面，并實現(xiàn)超越時空的互聯(lián)互通。就團(tuán)隊溝通來說，沒有一個渠道或辦法可以完全解決溝通的所有問題。所以，管理者應(yīng)該充分利用多種渠道和方式去交流，以達(dá)成有效管理。

　　同時，管理者應(yīng)該用平常心看待微博、微信這樣的溝通平臺，有的員工在這上面發(fā)泄情緒和抱怨，而這恰恰給了員工一個情緒疏通、發(fā)泄的通道，而且借助這樣的平臺也可以多多了解基層員工的想法、狀態(tài)、意見、牢騷，并采取及時管理措施。