怎樣制作辦公表格
人們?cè)谕ㄓ嵔涣?、科學(xué)研究以及數(shù)據(jù)分析活動(dòng)當(dāng)中廣泛采用著形形色色的表格。作為一名文秘，制作表格是我們的必備技能。下面是小編給大家?guī)?lái)的怎樣制作辦公表格，希望能夠幫到你喲!
怎樣制作辦公表格
wps的功能和word、Excel表格是相同的，只不過(guò)在工具按鈕的位置上有一些區(qū)別，下面介紹一下新手wps制作表格的步驟，希望能幫到你。
新手wps制作表格的步驟
01
第一步：在電腦空白區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，新建一個(gè)wps表格，鼠標(biāo)左鍵雙擊打開(kāi)。
02
第二步：選中要形成表格的區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)。
03
第三步：彈出如下圖所示“單元格格式”設(shè)置對(duì)話框。
04
第四步：切換至“邊框”，選擇內(nèi)邊框和外邊框。
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第五步：切換至“字體”，對(duì)字體、字號(hào)和樣式進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕。
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第六步：表格邊框、字體和字號(hào)設(shè)置完成。
07
第七步：根據(jù)需要在表格中輸入數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式等進(jìn)行調(diào)整。
08
第八步：選中單元格的行，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“行高”，對(duì)表格的行高進(jìn)行設(shè)置。
09
第九步：按照同樣的方法，設(shè)置表格的的列寬。
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第十步：設(shè)置完成后，單擊“保存”按鈕，完成操作。
文秘工作職責(zé)
1、熟悉了解公司組織框架結(jié)構(gòu)及管理運(yùn)作程序，詳細(xì)掌握公司各文本文檔的建立結(jié)構(gòu)，熟知公司各項(xiàng)管理規(guī)定及營(yíng)運(yùn)流程。
2、負(fù)責(zé)辦公區(qū)的各項(xiàng)衛(wèi)生清潔工作。
3、負(fù)責(zé)公司印鑒、證照的使用和管理以及年檢等工作，證明管理，各種資料、文件、檔案的收集、 編撰、起草、收發(fā)、制做、打印、復(fù)印和存檔保管工作。
4、排版打印公司各個(gè)部門的各種文件(上行文、下行文等)。
5、負(fù)責(zé)下發(fā)、張貼公司各項(xiàng)管理規(guī)章、公告、通知等文件。
6、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)簽呈、狀況處理、獎(jiǎng)懲提報(bào)等呈報(bào)文案的各部門會(huì)簽。
7、熟悉公司的各項(xiàng)規(guī)章制度細(xì)則及行政歸檔程序，配合各部門負(fù)責(zé)人隨時(shí)調(diào)取各類存檔。
8、先期負(fù)責(zé)公司人事檔案管理及公司各單位考勤的稽核。
9、負(fù)責(zé)公司辦公物品采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)的審核工作;辦公設(shè)施設(shè)備及備品管理工作。
10、整理并保存公司所有電腦文檔并備份文件，用密碼保護(hù)不得外泄于任何單位或個(gè)人，員工合理化建議和提案的`接收、整理、轉(zhuǎn)交、存檔保管工作。
11、負(fù)責(zé)公司辦公室所有來(lái)電接聽(tīng)。
12、 接待董事長(zhǎng)、總經(jīng)理之來(lái)訪人員。
13、負(fù)責(zé)公司各種會(huì)議的資料準(zhǔn)備、會(huì)議召集、會(huì)議服務(wù)安排、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要整理分發(fā)工作。
14、外出復(fù)印、投遞公司業(yè)務(wù)單位之材料、信函等相關(guān)文件。
15、負(fù)責(zé)公司上級(jí)各檢查單位下發(fā)的通知等各項(xiàng)政府文件的管理、記錄、存檔。
16、 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)及緊急、重要事務(wù)。
文秘知識(shí)
基本素質(zhì)：
(一)有較高的政治覺(jué)悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念(文書(shū)工作人員政策水平的高低，決定文書(shū)工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書(shū)工作人員既要懂法，又要守法)
(二)熱愛(ài)本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
1、作為文書(shū)工作人員，只有熱愛(ài)本職工作和忠于職守，才能搞好文書(shū)工作。
2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書(shū)工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。
3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。
(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、操作知識(shí)和相關(guān)學(xué)科的基本知識(shí)
文書(shū)工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，主要是指與他們所從事的文書(shū)工作密切相關(guān)的基本原理性的知識(shí)。大體包括以下幾個(gè)方面：
一是基礎(chǔ)理論知識(shí)。包括文書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作、秘書(shū)學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等?；A(chǔ)理論知識(shí)帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書(shū)工作的實(shí)際操作知識(shí)、操作技能的理論指導(dǎo)。
二是實(shí)際操作知識(shí)。文書(shū)工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不但包括基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識(shí)。也就是說(shuō)，文書(shū)工作人員不能只了解和掌握文書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知識(shí)。主要是指與文書(shū)工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識(shí)。
(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力
文書(shū)工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：
1、文字綜合處理能力
2、書(shū)寫(xiě)能力
3、速記能力
4、印制能力
5、校對(duì)能力
6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力
秘書(shū)部分觀點(diǎn)
(一)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)
秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)就是秘書(shū)工作所需要的知識(shí)，就是秘書(shū)工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識(shí)及其構(gòu)成狀況。
秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)具有較寬廣的知識(shí)面;秘書(shū)工作的專業(yè)性，要求秘書(shū)具有較扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。
1、基礎(chǔ)知識(shí)層次
基礎(chǔ)知識(shí)層次是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的根底，是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識(shí)，是構(gòu)建秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的基本條件?；A(chǔ)知識(shí)不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。
(1)文化基礎(chǔ)知識(shí)
秘書(shū)具有的文化基礎(chǔ)知識(shí)，一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，另一方面是自然科學(xué)知識(shí)。高中文化程度，是國(guó)家對(duì)所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求，也是秘書(shū)人員應(yīng)有知識(shí)的最低層次。如漢語(yǔ)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、歷史知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等;
(2)理論基礎(chǔ)知識(shí)
掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)，是提高秘書(shū)素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、黨的基本政策;
(3)法律基礎(chǔ)知識(shí)
法律基礎(chǔ)知識(shí)是秘書(shū)從事秘書(shū)工作的重要依據(jù)。秘書(shū)工作要規(guī)范化，首先要求秘書(shū)人員掌握基本的法律知識(shí)。
2、輔助知識(shí)層次
輔助知識(shí)層次指的是雖非秘書(shū)專業(yè)知識(shí)但又與秘書(shū)專業(yè)知識(shí)相關(guān)的知識(shí)，是一種帶有輔助性的知識(shí)。
(1)傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識(shí)和心理學(xué)知識(shí)
(2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識(shí)、社會(huì)交際知識(shí)、軟科學(xué)知識(shí)及其他相關(guān)學(xué)科。
3、專業(yè)知識(shí)層次
專業(yè)知識(shí)層次是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書(shū)工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識(shí)，是一種帶有一定方向性的知識(shí)，是形成秘書(shū)職業(yè)特色、與秘書(shū)工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成：
(1)業(yè)務(wù)知識(shí)
主要指秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括：普通秘書(shū)學(xué);分支秘書(shū)學(xué)(如行政秘書(shū)學(xué)、企業(yè)秘書(shū)學(xué)、科技秘書(shū)學(xué)、涉外秘書(shū)學(xué)、基層秘書(shū)學(xué)、高級(jí)秘書(shū)學(xué));秘書(shū)寫(xiě)作學(xué);秘書(shū)心理學(xué);文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)等方面的知識(shí);調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化等方面的知識(shí)。
(2)行業(yè)知識(shí)
秘書(shū)必須掌握以下必要的行業(yè)知識(shí)：了解所屬行業(yè)知識(shí)的總體構(gòu)成和知識(shí)門類;了解所屬部門工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識(shí);懂得行業(yè)的管理知識(shí)
注意：A、當(dāng)今比較合理的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個(gè)特性：中心性;寬闊性;動(dòng)態(tài)性;層次性。
B、建立合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識(shí)的積累，要注意知識(shí)的更新，要注意知識(shí)的充實(shí)。
(二)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)
秘書(shū)能力是指秘書(shū)人員在實(shí)踐中完成秘書(shū)工作的本領(lǐng)，也就是說(shuō)秘書(shū)能力只能通過(guò)秘書(shū)的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。
1、基礎(chǔ)能力
指秘書(shū)從事秘書(shū)活動(dòng)所需要的能力，是從事秘書(shū)工作的基本條件。
(1)秘書(shū)的觀察力
一個(gè)人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過(guò)視覺(jué)而來(lái)的。秘書(shū)的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)兩個(gè)方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。
(2)秘書(shū)的記憶力
良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。
(3)秘書(shū)的思維力
思維力在秘書(shū)的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的'表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。
(4)秘書(shū)的想象力
想象力在秘書(shū)工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書(shū)要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識(shí)儲(chǔ)備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。
2、專業(yè)能力
(1)閱讀能力
秘書(shū)閱讀能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、要快速。秘書(shū)閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。
(2)寫(xiě)作能力
即書(shū)面表達(dá)能力，這是秘書(shū)的基本功，是文字秘書(shū)的“看家本領(lǐng)”。秘書(shū)寫(xiě)作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫(xiě)作能力。秘書(shū)寫(xiě)作能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。
(3)說(shuō)話能力
即口頭表達(dá)能力，秘書(shū)說(shuō)話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達(dá)簡(jiǎn)練，要語(yǔ)氣措辭得體。提高說(shuō)話能力的途徑：首先要多說(shuō)，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。
(4)辦事能力
秘書(shū)的基本職能就是辦事。秘書(shū)一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機(jī)行事，要善于接人待物。
3、特殊能力
指秘書(shū)從事一些專門秘書(shū)工作所需要的能力，它帶有個(gè)性特色，是造成秘書(shū)能力結(jié)構(gòu)個(gè)性差異的重要方面。
(1)協(xié)調(diào)能力
指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法，針對(duì)不同的情況和對(duì)象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。
(2)調(diào)研能力
一般要求是：要有計(jì)劃;有科學(xué)的方法;有較強(qiáng)的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對(duì)方的信任。
(3)操作能力
主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對(duì)、速記、駕駛等。
(三)秘書(shū)的心理素質(zhì)
秘書(shū)的心理素質(zhì)，指秘書(shū)在心理過(guò)程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來(lái)的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和，它影響著秘書(shū)的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。
1、秘書(shū)心理素質(zhì)的構(gòu)成
(1)秘書(shū)的興趣
即認(rèn)識(shí)傾向，常說(shuō)的愛(ài)好。秘書(shū)的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性
(2)秘書(shū)的情感與情緒
情感是人們對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書(shū)情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。
情緒是情感的基本形式，是人們對(duì)客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書(shū)的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時(shí)間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。
(3)秘書(shū)的意志
良好的意志是秘書(shū)工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動(dòng)力。
良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺(jué)性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨(dú)斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動(dòng)搖性;任性)
(4)秘書(shū)的氣質(zhì)
氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬(wàn)別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。
注意：
上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對(duì)不同氣質(zhì)類型的秘書(shū)安排工作可以有不同的考慮。
秘書(shū)進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識(shí)地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。
(1)秘書(shū)的性格
秘書(shū)性格是秘書(shū)心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。
秘書(shū)健全的性格主要包括：要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開(kāi)朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。
2、秘書(shū)的心理健康
(1)影響秘書(shū)心理健康的因素
負(fù)擔(dān)過(guò)重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。
(2)秘書(shū)心理健康的標(biāo)準(zhǔn)
一個(gè)心理健康的秘書(shū)應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專注;關(guān)系和諧。
(3)秘書(shū)常見(jiàn)的心理障礙及消除
嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過(guò)努力趕上或超過(guò)別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。
焦慮：要增強(qiáng)自信，對(duì)未來(lái)充滿信心，不為一時(shí)一事所困擾，不為一得一失而計(jì)較，努力去實(shí)現(xiàn)一個(gè)有意義的目標(biāo)，
急躁：遇事冷靜，處變不驚。
厭煩：樹(shù)立正確的理想信念和工作目標(biāo)，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無(wú)濟(jì)于事的。
自傲和自卑：樹(shù)立正確的自我表現(xiàn)意識(shí)，從而保持心理平衡。
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