文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)總結(jié)
文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。下面是小編給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)總結(jié)，希望能夠幫到你喲!
文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)總結(jié)
一、辦公室的基本知識(shí)
(一)辦公室理論的規(guī)定性概述
1、名詞概述。辦公室是指一個(gè)單位具體設(shè)置的綜合性的職能機(jī)構(gòu)，是協(xié)助單位首腦辦理專門事項(xiàng)、輔助和協(xié)調(diào)本單位整個(gè)日常工作事務(wù)的部門，是指揮、控制整個(gè)單位工作的中心部門和聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。
2、職責(zé)概述。
①處理本單位內(nèi)綜合性的日常事務(wù);
②制訂單位內(nèi)部的有關(guān)規(guī)章制度;
③對(duì)單位內(nèi)部各部門之間的關(guān)系和工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、督辦以及處理有關(guān)收、發(fā)業(yè)務(wù);
④為首腦搞好各項(xiàng)服務(wù)。
3、范圍概述。
①人員的配備與管理;
②行政執(zhí)行中的檢查、協(xié)調(diào)和監(jiān)督;
③文書、檔案保管;
④物資供應(yīng)、后勤管理;
⑤對(duì)內(nèi)外接待以及一些內(nèi)務(wù)日常方面的具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)的組織、管理和執(zhí)行。
4、條件概述。
①應(yīng)具備的硬件條件：辦公的專用空間;電話、電傳、打字機(jī)、攪碎機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、資料柜等辦公用具。
②應(yīng)具備的軟件條件。文職服務(wù)包括的所有系統(tǒng)：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)、政務(wù)資料信息系統(tǒng)、工作協(xié)調(diào)督辦及后勤管理系統(tǒng)及分類、收發(fā)、打印、經(jīng)管、統(tǒng)計(jì)等具體操作管理的基本條件。
(二)辦公室地位和職能的一般性概述
1、地位的概述：
一是處于中心地位：辦公室是指揮、控制整個(gè)機(jī)關(guān)工作的中心部門，代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性的問題，又是一個(gè)單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點(diǎn)和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應(yīng)。
二是處于窗口地位：辦公室是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，主要負(fù)責(zé)接受處理上級(jí)和兄弟單位的來問來函，接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察，處理各類公務(wù)往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室。
三是處于樞紐地位：辦公室在一個(gè)機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門同屬一個(gè)序列，但是，它與其他職能部門的區(qū)別在于其他職能部門是管理層、執(zhí)行層，辦公室則是中階層。辦公室直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。
2、職能的概述：
一是指導(dǎo)管理職能。
辦公室的指導(dǎo)職能，主要指對(duì)下屬機(jī)構(gòu)工作的指導(dǎo)主要體現(xiàn)在：
①傳達(dá)、制定有關(guān)方針、政策;
②制定具體的、個(gè)別的方針、政策;
③對(duì)上級(jí)有關(guān)部門的政策作出闡釋;
④提出具體貫徹執(zhí)行的意見和方案。
二是參考咨詢職能。
①收集信息職能：開展實(shí)際調(diào)查——進(jìn)行理論研究——組織信息加工。
②輔助決策職能：確定合理目標(biāo)——制定實(shí)施方案——協(xié)調(diào)組織實(shí)施——進(jìn)行情況反饋和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
③服務(wù)協(xié)調(diào)職能：
一是服務(wù)職能。首先是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。
做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，進(jìn)行調(diào)查研究，收集整理信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，以及完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)等都屬于服務(wù)的內(nèi)容。其次是為本機(jī)關(guān)、本單位同級(jí)兄弟部門服務(wù)。辦公室承擔(dān)著文印、打字、文件管理、檔案管理、印信管理等任務(wù)。有的綜合性辦公室還承擔(dān)著機(jī)關(guān)事務(wù)管理等后勤工作任務(wù)。再次是為下級(jí)單位和人民群眾服務(wù)。
二是協(xié)調(diào)職能：
①統(tǒng)一步調(diào);
②化解矛盾;
③合理安排。
④監(jiān)督職能：
a)辦公室對(duì)有關(guān)部門或人員所分擔(dān)的任務(wù)要心中有數(shù)，通過各種途徑隨時(shí)掌握他們完成任務(wù)的進(jìn)度，并且檢查其工作完成的質(zhì)量。
b)如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行部門在并無充分理由的情況下延宕工作，致使任務(wù)的完成產(chǎn)生困難，辦公室就應(yīng)當(dāng)采取果斷的處理辦法，催促其及時(shí)完成任務(wù)。
(三)關(guān)于辦公室基本任務(wù)的微觀性概述
1、會(huì)議管理工作——組織對(duì)會(huì)議的審批、安排、調(diào)度、通知、記錄、服務(wù)及善后工作的處理;
2、文書處理工作——組織對(duì)本單位公文的起草、制作、傳遞(送審)、印發(fā);
3、調(diào)查研究工作——組織進(jìn)行事關(guān)全局性的政策性、戰(zhàn)略性調(diào)查研究工作，實(shí)施執(zhí)行過程的調(diào)研工作及中心工作的專題調(diào)研工作;
4、文字綜合工作——組織對(duì)各種信息、資料、情況進(jìn)行收集、整理、加工、分析，綜合為專題材料，組織各種專題交流會(huì)議、口報(bào)會(huì)議、研討會(huì)議材料;
5、信息處理工作——組織對(duì)各種信息的收集、傳遞、處理、反饋，為領(lǐng)導(dǎo)決策作基礎(chǔ)性服務(wù);
6、協(xié)調(diào)調(diào)度工作——對(duì)全局性、綜合性(指涉及幾個(gè)部門或全機(jī)關(guān))工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)、指揮調(diào)度;
7、督察督辦工作——組織對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行督查、督辦，實(shí)施考核、通報(bào)，發(fā)揮監(jiān)督、推動(dòng)、控制、反饋?zhàn)饔?
8、檔案管理工作——組織對(duì)原始性、有價(jià)值的文件、資料進(jìn)行分類整理、立卷歸檔，并做好檔案的管理和使用;
9、信訪接待工作——組織搞好領(lǐng)導(dǎo)的和全局性的信訪接待，傾聽群眾呼聲，關(guān)心群眾疾苦，保護(hù)群眾利益，切實(shí)解決問題，妥善處理矛盾糾紛，做好安撫工作;
10、機(jī)要保密——嚴(yán)格按制度做好保密，收密多、知密早、曉密廣、泄密易，被人關(guān)注，機(jī)要保密十分重要;
11、公務(wù)接待工作——按程序、按規(guī)范做好政務(wù)接待、行政接待、交流參觀接待、外事接待、商務(wù)考察接待等;
12、信印管理工作——組織搞好文本管理、介紹信管理、聯(lián)系函管理及印章管理;
13、值班值勤工作——領(lǐng)導(dǎo)值班安排、民主值班安排，重大慶典、參觀活動(dòng)值勤安排、節(jié)假日和群眾聚眾、上訪、集會(huì)、鬧事維穩(wěn)值班值勤安排;
14、后勤服務(wù)工作——會(huì)議室管理、辦公設(shè)備管理、安全保衛(wèi)管理、公共服務(wù)管理、倉(cāng)庫(kù)管理;
15、物資和采購(gòu)工作——重大物資采購(gòu)申請(qǐng)事項(xiàng)、招標(biāo)選點(diǎn)、組織采購(gòu)，進(jìn)庫(kù)登記，報(bào)廢處理，包干經(jīng)費(fèi)結(jié)算;
16、車隊(duì)管理工作——車輛配備、購(gòu)置和更新，司機(jī)管理，公務(wù)車調(diào)度，價(jià)格審查，修理維護(hù)和車輛報(bào)廢處置;
17、物業(yè)管理工作——公共環(huán)境、衛(wèi)生管理，綠化、安全、車輛停放管理，門衛(wèi)保安管理，汽源、電源、油源管理，會(huì)議室管理和茶水服務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)辦公室環(huán)衛(wèi)管理;
18、房產(chǎn)管理工作——所有公用房產(chǎn)管理，辦公用房分配、維修、水電和供冷暖設(shè)備、電梯管理及維護(hù)維修等。
二、辦公室的規(guī)定事務(wù)
(一)日常事務(wù)。(主要有七大項(xiàng))
1、日常管理：指辦公室天天面對(duì)的規(guī)定性、大量的、具體的、瑣碎的事務(wù)管理，具有“繁”、“雜”、“小”、“變”的特點(diǎn)，就像一個(gè)家，開門七件事：柴、米、油、鹽、醬、醋、茶一樣，每天如此。
2、印信管理：指對(duì)印章(機(jī)關(guān)、單位的印章是機(jī)關(guān)、單位權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志，具有一定的權(quán)威性和法定性，具有全權(quán)威、證明、標(biāo)志的作用)信證(指機(jī)關(guān)單位的介紹性和憑證，介紹信是單位對(duì)外聯(lián)系、商洽事務(wù)的憑證，嚴(yán)禁開空白介紹信)的管理。
3、會(huì)議管理：指對(duì)各種專項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行計(jì)劃、安排和協(xié)調(diào)處理。
4、信訪接待：
①指代表本單位全權(quán)辦理各類單位的來訪，程序是接待——閱信——登記——轉(zhuǎn)辦;
②原則是“熱情、講禮儀、細(xì)致周到、妥善處置”，要求“及時(shí)接待、詳細(xì)商談、認(rèn)真登記、迅速辦處”。
5、外事工作：是辦公室的一項(xiàng)對(duì)外的工作。
主要對(duì)象是境外的人和事。
基本原則：主權(quán)高于一切——高度統(tǒng)一——嚴(yán)守紀(jì)律——平等相待——內(nèi)外有別——接待相當(dāng)。
6、禮儀禮節(jié)：指辦公室公關(guān)活動(dòng)的行為規(guī)范。
①形象禮儀：由單位的對(duì)外公眾形象、環(huán)境、信譽(yù)、待人接物、言談舉止和員工服飾、接待交流語(yǔ)言等元素構(gòu)成的一種品質(zhì)和規(guī)范。
②書面禮儀：即禮儀文書。(請(qǐng)柬的用法，會(huì)務(wù)專用信件和賀卡等制作)
③握手禮節(jié)：交往禮節(jié)中最基本的一種方式。一般情況下注意六個(gè)方面：上下級(jí)之間，上級(jí)伸手后，下級(jí)才能伸手相握;長(zhǎng)輩晚輩之間，長(zhǎng)輩伸手后，晚輩才能伸手相握;男女之間，女人伸手后，男人才能伸手相握;握手時(shí)應(yīng)伸出右手握手;握手時(shí)，應(yīng)摘掉手套;握手時(shí)間力求適度。
④互相介紹禮節(jié)：是社交場(chǎng)合常用的一種方式。
a.自我介紹：注意高度謙虛;克服羞澀;講究繁簡(jiǎn)。
b. 介紹他人：先客氣地打招呼，先把年輕的介紹給長(zhǎng)者，把晚輩介紹給長(zhǎng)輩，把男子介紹給女子，把下級(jí)介紹給上級(jí)。
7、督查督辦：此工作是領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作的一項(xiàng)最常用最有效的工作方法和手段，是辦公室在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下進(jìn)行的一項(xiàng)工作。
①督查程序：a. 具體事項(xiàng)督查程序：交辦——轉(zhuǎn)辦——承辦——催辦——檢查——辦結(jié)——辦結(jié)回告——審核——立卷——?dú)w檔;
b. 特大或中心工作督查程序：分解——立項(xiàng)——送審——批辦——轉(zhuǎn)交辦——督辦——催辦——檢查——綜合分析——專題回告——審核——再批辦——再催、督辦——再辦結(jié)回告——再審核——立卷——?dú)w檔。 -
②督查公文：督查工作決定、工作計(jì)劃、工作匯報(bào)、督查工作查收分解、督查工作簡(jiǎn)報(bào)(指反映進(jìn)展情況、經(jīng)驗(yàn)介紹、督查效果)、督查工作專報(bào)(指對(duì)重大決策、會(huì)議文件督查落實(shí)情況的通告，指限發(fā)領(lǐng)導(dǎo)層人員和上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)材料)、督查工作通報(bào)。
(二)承辦事務(wù)(主要有兩項(xiàng))
1、收文事務(wù)。
①擬辦：指對(duì)來文的處理，作出初步意見呈領(lǐng)導(dǎo)批辦。
②請(qǐng)辦：包含請(qǐng)辦法和請(qǐng)批法兩種。請(qǐng)辦法是指辦公室根據(jù)收文通告直接注明送請(qǐng)主管部門辦理(或辦處或閱處);請(qǐng)批法是指辦公室將收文直接呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦。由領(lǐng)導(dǎo)直接批示具體意見。
③傳閱：指輪流傳看的引事復(fù)印、翻印的重要文件和資料。a. 按順序傳閱;b. 分送傳閱或集中傳閱。
④催辦：是指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促檢查。
⑤承辦：是指機(jī)關(guān)、單位有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。
⑥辦復(fù)：是指需辦理的.文件在辦畢后，對(duì)來文單位所作的答復(fù)。(函復(fù)、口頭答復(fù)、復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示、就地處理、統(tǒng)籌處理)
2、發(fā)文事務(wù)。
①發(fā)文程序：擬稿——審核——簽發(fā)——繕印、校對(duì)——用印、登記、封發(fā)。
②傳文：指根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳達(dá)范圍，利用會(huì)議進(jìn)行口頭傳達(dá)。根據(jù)時(shí)限要求，可一次性傳達(dá)，也可分幾次傳達(dá)。
(三)溝通協(xié)調(diào)事務(wù)(主要有五項(xiàng))
1、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)：指為了使機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部門之間能夠配合適當(dāng)所開展的銜接、交流、協(xié)商、調(diào)度所做的工作。
(1)作用表現(xiàn)為：
①凝聚作用，促使工作上分工合作;
②樞紐作用：統(tǒng)籌指揮調(diào)度，減少失誤，提高效率，起到樞紐作用;
③保證作用：促使大政方針、路線、政策的貫徹執(zhí)行;④調(diào)節(jié)功能作用：各方力量形成一個(gè)合力，使整個(gè)工作井然有序、同步運(yùn)轉(zhuǎn)。
(2)協(xié)調(diào)范圍為：公務(wù)協(xié)調(diào)——事務(wù)協(xié)調(diào)——政策協(xié)調(diào)——會(huì)議協(xié)調(diào)——關(guān)系協(xié)調(diào)——公文協(xié)調(diào)——受理請(qǐng)示協(xié)調(diào)——戰(zhàn)略協(xié)調(diào)
2、與上級(jí)溝通協(xié)調(diào)
①以大局為重，維護(hù)上級(jí)威信。認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)決策，說話注意場(chǎng)合分寸，凡事不要通過貶低上級(jí)來抬高自己。
②互換思考，為上級(jí)分憂。做積極的執(zhí)行者，當(dāng)?shù)昧Φ膮⒅\。
③擺正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表態(tài)不越位，決策不越位，應(yīng)酬不越位，答復(fù)問題不越位。
④疏密有度，一視同仁。對(duì)上級(jí)群體或班子所有成員做到“五個(gè)一樣”：組織上要一樣服從，工作上要一樣支持，態(tài)度上要一樣對(duì)待，請(qǐng)示匯報(bào)要一樣的程序，接待服務(wù)要一樣的安排。
3、與同級(jí)溝通協(xié)調(diào)：指同級(jí)部門之間
、同職個(gè)人之間關(guān)系的處理。同為同級(jí)、同職之間的，既有共同的目標(biāo)，又有各自的分工;既要互相支持、幫助，又蘊(yùn)涵著彼此的競(jìng)爭(zhēng)。
掌握的原則：見賢思齊，強(qiáng)者為師;互相尊重，彼此信任;互相補(bǔ)臺(tái)，積極配合;寬容別人，學(xué)會(huì)自制;與人為尊，以誠(chéng)相待;互相支持，排憂解難。
4、與下級(jí)溝通協(xié)調(diào)：與下級(jí)部門或下層員工之間關(guān)系的處理，與下一級(jí)建立起和諧融洽的關(guān)系。最好的方法是以朋友的身份與下級(jí)打交道，與下級(jí)平等相處。通過工作任務(wù)等的確定與實(shí)施來構(gòu)成與下級(jí)的關(guān)系。
掌握的原則：大膽信任和授權(quán);人格平等;平衡關(guān)系(調(diào)解下級(jí)之間的矛盾和沖突);信息溝通;人文關(guān)懷。
(四)參謀事務(wù)
主要發(fā)揮出主意、想辦法、提建議方面的參謀助手作用。
原則：
①圍繞中心，突出重點(diǎn)，著眼事關(guān)全局的大事，著眼“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的工作;
②掌握分寸，適度適宜;
③將意見變成問題提出來;
④多提幾個(gè)方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇;
⑤先提問題，再提出建議，一并提出;
⑥注意事項(xiàng)：
a. 針對(duì)不好的消息提的建議意見婉轉(zhuǎn)表達(dá);
b. 領(lǐng)導(dǎo)未采用自己的意見不要忌恨、猜疑;
c. 能力不強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)面前，施展參謀才干更要謙虛謹(jǐn)慎，但機(jī)會(huì)來了，抓住不放，充分展示。
(五)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)事務(wù)(主要有六項(xiàng))
1、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排：多指將主要領(lǐng)導(dǎo)每周或每月重大工作(活動(dòng))的內(nèi)容及行程進(jìn)行安排，制作一個(gè)表并注明相關(guān)事項(xiàng)和要求。
2、領(lǐng)導(dǎo)的接待事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)示意的小范圍內(nèi)的聚會(huì)、聯(lián)誼、應(yīng)酬等活動(dòng)的安排、接待。
3、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)示意的一定范圍內(nèi)重要事宜的聯(lián)系、銜接、協(xié)調(diào)、催辦和落實(shí)。
4、領(lǐng)導(dǎo)生活服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人和家庭及親朋戚友在生活上的相關(guān)服務(wù)事務(wù)。
5、領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)服務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)親自參加的參觀、考察、學(xué)習(xí)、開會(huì)的聯(lián)系安排的相關(guān)服務(wù)事宜。
6、領(lǐng)導(dǎo)的健康服務(wù)：專指領(lǐng)導(dǎo)的健康咨詢、檢查治療和療養(yǎng)及平時(shí)的養(yǎng)護(hù)及參加喜好的體育鍛煉活動(dòng)等事項(xiàng)的服務(wù)。
文秘工作內(nèi)容
文秘分為行政文員、辦公室文員、秘書等，不同的職業(yè)也不同的工作內(nèi)容，本文主要為您介紹有關(guān)文秘的相關(guān)內(nèi)容。
一、 商務(wù)溝通
(一)接待工作
1. 全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準(zhǔn)備。
2. 熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接來賓的準(zhǔn)備和接站、接機(jī)等迎賓工作。
4. 了解來賓宴請(qǐng)工資的安排程序，做好宴請(qǐng)準(zhǔn)備，熱情周到的款待來賓。
5. 送別來賓的時(shí)候，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協(xié)作工作
1. 運(yùn)用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)有效溝通，提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。
3. 及時(shí)解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。
(三)商務(wù)談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。
2. 布置商務(wù)談判現(xiàn)場(chǎng)，營(yíng)造融洽的商務(wù)談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。
二 會(huì)務(wù)管理
(一) 會(huì)議籌備
1. 科學(xué)準(zhǔn)確地?cái)M定會(huì)議的議題、名稱、規(guī)格、和標(biāo)準(zhǔn)
2. 合理地?cái)M定會(huì)議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費(fèi)。
3. 掌握選擇會(huì)議場(chǎng)所的程序，選擇并預(yù)定合適的會(huì)議場(chǎng)所。
4. 掌握會(huì)場(chǎng)座位的排列方法和會(huì)場(chǎng)布置方式，精心布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。
5. 及時(shí)通知與會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議文件和制作會(huì)議證件。
6. 安排電話會(huì)議和視頻會(huì)議，減少會(huì)議開支。
(二) 會(huì)議溝通與協(xié)調(diào)
1. 掌握多種會(huì)議簽到的方法，做好會(huì)議簽到和會(huì)議服務(wù)工作
2. 運(yùn)用高效的會(huì)議決策方式和達(dá)成會(huì)議決議的方法，促成會(huì)議決議的盡快形成。
3. 做好會(huì)議保衛(wèi)工作。
4. 組織會(huì)議新聞報(bào)道，使會(huì)議達(dá)到理想的傳播效果。
5. 及時(shí)處理會(huì)議突發(fā)性事件，確保會(huì)議的順利進(jìn)行
(三)會(huì)議善后
1. 做好與會(huì)人員的返程安排
2. 檢查清理會(huì)場(chǎng)和整理會(huì)議文件。
3. 傳達(dá)會(huì)議決議，撰寫會(huì)議總結(jié)和結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)。
4. 評(píng)估會(huì)議效果
三 商務(wù)活動(dòng)管理
(一) 商務(wù)活動(dòng)
1. 安排會(huì)見、會(huì)談
2. 組織和協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動(dòng)以及安排與會(huì)人員參加文娛活動(dòng)
2. 掌握組織信息發(fā)布會(huì)的程序，成功舉辦信息發(fā)布會(huì)。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
(二)商務(wù)旅行
1. 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂周密的出行計(jì)劃，為其準(zhǔn)備旅行時(shí)攜帶的物品
2. 做好票務(wù)預(yù)定、旅行住宿的安排和辦理出國(guó)商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)。
3.為大型團(tuán)隊(duì)商務(wù)旅行擬定旅行計(jì)劃。
四 辦公室的管理
(一)辦公環(huán)境管理
1. 合理設(shè)置辦公室的布局
2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。
3. 維護(hù)責(zé)任區(qū)整潔的工作環(huán)境
4. 應(yīng)對(duì)辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理
(二)辦公資源管理
1. 采購(gòu)、調(diào)配和利用各類辦公資源
2 做好辦公資源庫(kù)存的監(jiān)督管理工作
3 參與政府采購(gòu)管理和招標(biāo)工作
(三)辦公效率管理
1. 制訂科學(xué)的辦公室工作計(jì)劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)。
2. 科學(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)和自己編寫工作日志，提高工作效率，進(jìn)而推進(jìn)各項(xiàng)目標(biāo)的順利完成。
五、 信息與檔案管理
(一)信息管理
1. 運(yùn)用各種信息搜集的渠道和方法，及時(shí)充分的手機(jī)領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對(duì)所搜集到的原始信息進(jìn)行處理。
3. 運(yùn)用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲(chǔ)存程序，做好已用信息的保存工作
5. 熟悉 執(zhí)行反饋信息的5個(gè)步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實(shí)現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。
6. 掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
(二)檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料
2. 熟悉檔案整理的程序，對(duì)需要進(jìn)一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。
3. 了解影響檔案價(jià)值的因素，掌握各種檔案保持價(jià)值的鑒定方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定。
4. 掌握各種檔案的`保管措施，維護(hù)檔案的完整與安全
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具
6. 運(yùn)用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務(wù)。
六.日常辦公事務(wù)處理
(一)文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作
2. 科學(xué)做好文書的清退和傳遞工作
3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作
5. 掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對(duì)已無保存價(jià)值的文書進(jìn)行焚毀。
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書
(二)其他事務(wù)
1. 運(yùn)用印章的使用和報(bào)告方法，加強(qiáng)對(duì)印章的管理。
2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務(wù)。
3. 掌握零用的管理方法和報(bào)銷手續(xù)
4 了解值班工作的內(nèi)容，加強(qiáng)值班工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
七.常用事務(wù)文書寫作
(一)行政事務(wù)文書寫作
掌握公告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、命令、指示、計(jì)劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡(jiǎn)報(bào)類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。
(二)公關(guān)禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請(qǐng)柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
(三)涉外經(jīng)濟(jì)類文書寫作
掌握經(jīng)濟(jì)于此報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同和招投標(biāo)書的書寫格式與寫作要求
八 商務(wù)禮儀
(一)個(gè)人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個(gè)人禮儀要求
(二)日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
(三)涉外商務(wù)禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請(qǐng)禮儀、饋贈(zèng)禮儀、公共場(chǎng)所禮儀、中國(guó)習(xí)俗禮儀和外國(guó)習(xí)俗禮儀等涉外商務(wù)禮儀要求。
秘書人事工作內(nèi)容說明
1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃;
2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度;
3. 招聘：制定招聘計(jì)劃、策劃招聘程序、組織招聘工作;安排面試、復(fù)試、綜合素質(zhì)測(cè)試;
4. 績(jī)效考評(píng)：制定考評(píng)政策、統(tǒng)計(jì)考評(píng)結(jié)果、管理考評(píng)文件、做好考評(píng)后的溝通工作、不合格員工的辭退;
5. 激勵(lì)與報(bào)酬：制定薪酬政策、晉升政策;組織提薪評(píng)審、晉升評(píng)審;
6. 公司福利：制定公司福利政策、辦理社會(huì)保障福利;
7. 人事關(guān)系：辦理員工各種人事關(guān)系的轉(zhuǎn)移;
8. 教育培訓(xùn)：組織員工崗前培訓(xùn)、協(xié)助辦理培訓(xùn)進(jìn)修手續(xù);
9. 與員工進(jìn)行積極溝通，了解員工工作、生活情況。
文秘優(yōu)秀簡(jiǎn)歷
個(gè)人信息
__
目前所在： 南海區(qū) 年 齡： __
戶口所在： 佛山 國(guó) 籍： 中國(guó)
婚姻狀況： 未婚 民 族：
誠(chéng)信徽章： 未申請(qǐng) 身 高： __ cm
人才測(cè)評(píng)： 未測(cè)評(píng) 體 重：
人才類型： 在校學(xué)生
應(yīng)聘職位： 人事專員/助理， 行政專員/助理， 文秘/文員
工作年限： x 職 稱： 無職稱
求職類型： 實(shí)習(xí) 可到職日期： 一個(gè)月
月薪要求： __--__ 希望工作地區(qū)： 南海區(qū),禪城區(qū),廣州
工作經(jīng)歷
中國(guó)電信桂城客服中心 起止年月：__-__ ～ __-__
公司性質(zhì)： 國(guó)有企業(yè) 所屬行業(yè)：通信/電信運(yùn)營(yíng)、增值服務(wù)
擔(dān)任職位： 政企客戶班實(shí)習(xí)生
工作描述： 復(fù)印、打印等文員工作，系統(tǒng)信息錄入，套餐推廣
離職原因： 開學(xué)時(shí)間到
南海義工聯(lián) 起止年月：__-__ ～ __-__
擔(dān)任職位： 義工
工作描述： 春運(yùn)期間在南海汽車站為返家旅客送溫暖
教育背景
畢業(yè)院校： 華南師范大學(xué)
最高學(xué)歷： 本科 獲得學(xué)位: 學(xué)士 畢業(yè)日期： __-__
專 業(yè) 一： 行政管理 專 業(yè) 二：
起始年月 終止年月 學(xué)校(機(jī)構(gòu)) 所學(xué)專業(yè) 獲得證書 證書編號(hào)
語(yǔ)言能力
外語(yǔ)： 英語(yǔ) 良好 粵語(yǔ)水平： 精通
其它外語(yǔ)能力：
國(guó)語(yǔ)水平： 精通
工作能力及其他專長(zhǎng)
1.行政管理專業(yè)學(xué)生，具有一定的寫作能力和溝通表達(dá)能力，學(xué)習(xí)了管理學(xué)和行政、公關(guān)等專業(yè)知識(shí);
2.任學(xué)生會(huì)網(wǎng)路部副部長(zhǎng)和青年志愿者協(xié)會(huì)干事，通過學(xué)生工作，培養(yǎng)了團(tuán)隊(duì)合作精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、善于創(chuàng)新、敢于迎接挑戰(zhàn)、敢于承擔(dān)責(zé)任、有較強(qiáng)的精力投入工作，熱于虛心請(qǐng)教他人;
3.暫時(shí)考取了全國(guó)計(jì)算機(jī)一級(jí)證書和全國(guó)英語(yǔ)四級(jí)證書，接下來的日子將不斷進(jìn)步，考取自己有興趣的證書;
4.獲得?！吧鐣?huì)實(shí)踐積極分子”稱號(hào)(三等獎(jiǎng)學(xué)金)和院“優(yōu)秀學(xué)生干部”稱號(hào)，參加案例分析和科研立項(xiàng)大賽;
5. 現(xiàn)為入黨積極分子，對(duì)最近的.國(guó)家大事有所了解，愛看時(shí)事評(píng)論;利用課余生活，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)更多知識(shí);
個(gè)人自傳
1.行政管理專業(yè)學(xué)生，具有一定的寫作能力和溝通表達(dá)能力，學(xué)習(xí)了管理學(xué)和行政、公關(guān)等專業(yè)知識(shí);
2.任學(xué)生會(huì)網(wǎng)路部副部長(zhǎng)和青年志愿者協(xié)會(huì)干事，通過學(xué)生工作，培養(yǎng)了團(tuán)隊(duì)合作精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、善于創(chuàng)新、敢于迎接挑戰(zhàn)、敢于承擔(dān)責(zé)任、有較強(qiáng)的精力投入工作，熱于虛心請(qǐng)教他人;
3.暫時(shí)考取了全國(guó)計(jì)算機(jī)一級(jí)證書和全國(guó)英語(yǔ)四級(jí)證書，接下來的日子將不斷進(jìn)步，考取自己有興趣的證書;
4.獲得?！吧鐣?huì)實(shí)踐積極分子”稱號(hào)(三等獎(jiǎng)學(xué)金)和院“優(yōu)秀學(xué)生干部”稱號(hào)，參加案例分析和科研立項(xiàng)大賽;
5. 現(xiàn)為入黨積極分子，對(duì)最近的國(guó)家大事有所了解，愛看時(shí)事評(píng)論;利用課余生活，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)更多知識(shí);
6. 有時(shí)間喜歡出游、看書并參加義工、志愿者工作;
7. 個(gè)性積極陽(yáng)光，活潑開朗，愛笑，凡事往樂觀角度去分析。