文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)大全
秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為您精心整理的文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)大全。
篇一
秘書的定義及分類
一、秘書的定義
(一)制定秘書定義的要點(diǎn)
1.秘書活動(dòng)的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者;
2.秘書活動(dòng)的根本職能是輔助管理;
3.秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)。
(二)教材給出的定義
秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。
(三)其他定義
1.秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員。
2.秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個(gè)人服務(wù)的，助理政務(wù)、管理事務(wù)的工作人員。
3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。
二、秘書的分類
(一)縱向分類(秘書的層次)
1.秘書所在單位的級(jí)別有高有低，相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。
2.同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
(1)初級(jí)秘書：主要從事一般日常工作;
(2)中級(jí)秘書：主要負(fù)責(zé)文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;
(3)高級(jí)秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個(gè)等級(jí)線：初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)秘書，在知識(shí)要求和技能要求上各有不同。
(二)橫向分類(秘書的類別)
1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會(huì)各行各業(yè)。
2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。
(1)“生活秘書”這一類型確實(shí)存在過(guò)，不能簡(jiǎn)單地予以否定;
(2)按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。
篇二
文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)介紹
一個(gè)稱職的秘書，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?？梢赃@么說(shuō)，文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說(shuō)來(lái)，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫作。
不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件‘最重要’的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫技能。
這里所說(shuō)的‘讀寫技能’，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力?！迸c此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。
其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。
寫作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著‘應(yīng)該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。
最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。
寫作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。
作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
篇三
秘書機(jī)構(gòu)
一、秘書機(jī)構(gòu)的定義
秘書機(jī)構(gòu)是各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦公機(jī)構(gòu)，也叫辦事機(jī)構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并在機(jī)關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。
二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)
(一)比較兩類機(jī)構(gòu)
1.職能性機(jī)構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強(qiáng)，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”)
2.綜合性機(jī)構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補(bǔ)缺。
(二)秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，既非決策性機(jī)構(gòu)，也非職能性機(jī)構(gòu)。
三、秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)
(一)附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān);
(二)綜合性：活動(dòng)內(nèi)容綜合性強(qiáng);
(三)輔助性：活動(dòng)形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。
四、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置
(一)總原則：必須適應(yīng)機(jī)關(guān)或單位管理工作的實(shí)際需要。
(二)具體要求：
1.凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu);
(獨(dú)立單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導(dǎo)干部和辦事人員，能獨(dú)立行使一定權(quán)力的實(shí)體單位。)
2.秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備，必須符合精簡(jiǎn)、合理、高效的要求;
3.秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。
五、秘書機(jī)構(gòu)的任務(wù)
(一)總括：
1.秘書機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù)。
2.辦文、辦會(huì)、辦事是中外秘書機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)的概括。
(二)分述：
1.政務(wù)性工作(參與政務(wù))
(1)調(diào)查研究(為領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定政策服務(wù)，為決策提供準(zhǔn)確可靠、全面具體的情況，提出富于建設(shè)性的意見(jiàn)和建議)
(2)信息工作(向決策者及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整、有用的信息)
(3)協(xié)調(diào)工作(側(cè)重于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標(biāo)、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關(guān)系)
(4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣)
2.業(yè)務(wù)性工作(秘書部門獨(dú)有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù))
(1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)
(2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后，對(duì)其中具有存查價(jià)值的那部分進(jìn)行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)
(3)會(huì)務(wù)工作(為了開好會(huì)議而開展的一系列準(zhǔn)備、組織工作)
(4)接待工作(可分為內(nèi)賓、外賓接待兩大類，注意“內(nèi)外有別”)
(5)保密(保守國(guó)家及本單位的各類秘密，一般設(shè)有保密室)
3.事務(wù)性工作(主要指處理機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備管理等)
六、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系
(一)秘書機(jī)構(gòu)只直接對(duì)所屬機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)
秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對(duì)下一級(jí)或上一級(jí)秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級(jí)秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對(duì)的封閉性。
這種領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營(yíng)”。
(二)秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系
1.縱向聯(lián)系
2.橫向聯(lián)系
七、各類秘書機(jī)構(gòu)(略)
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