九段秘書學(xué)習(xí)心得
九段秘書這個(gè)詞是不是感覺(jué)很陌生,但是對(duì)于從事秘書工作的人來(lái)說(shuō),這是一個(gè)遠(yuǎn)大的目標(biāo)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的九段秘書學(xué)習(xí)心得,希望對(duì)你有用!
九段秘書的介紹
總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議。在這件事下,什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?
通知到所有參會(huì)的人員,然后秘書自己也參加會(huì)議來(lái)做服務(wù),這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法:發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知,然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品,并參加會(huì)議。
二段秘書的做法:抓落實(shí)——發(fā)通知之后,再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn),確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。
三段秘書的做法:重檢查——發(fā)通知,落實(shí)到人后,第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì),確定有沒(méi)有變動(dòng),對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人,立即匯報(bào)給總經(jīng)理,保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況,也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。
四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備——發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知后,去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會(huì)議室門上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議,會(huì)場(chǎng)安排到哪,桌椅數(shù)量夠用嗎?音響、空調(diào)是否正常?白板、筆、紙、本是否充分?我的準(zhǔn)備,在物品上,環(huán)境上,可以滿足開會(huì)的需求了嗎?
五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備——發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,也測(cè)試了設(shè)備,還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么?議題是什么?議程怎么安排,然后給與會(huì)者發(fā)與這個(gè)議題相關(guān)的資料,供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的,否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過(guò)去一些決定了的事,或者記不清的事爭(zhēng)吵)。提前的目的是讓參會(huì)者有備而來(lái),以便大家開會(huì)時(shí)提高效率。
六段秘書的做法:做記錄——發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,測(cè)試了設(shè)備,也提供了相關(guān)會(huì)議資料,還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄(在得到允許的情況下,做一個(gè)錄音備份)。
會(huì)議開完,就完了嗎?會(huì)議上大家討論的問(wèn)題,做出的承諾,領(lǐng)導(dǎo)的安排,部門之間的配合,都有許多會(huì)議的成果,需要有人記錄下來(lái)。
七段秘書的做法:發(fā)記錄——會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理,然后請(qǐng)示總經(jīng)理會(huì)議內(nèi)容沒(méi)有問(wèn)題后,是否發(fā)給參加會(huì)議的人員,或者其他人員。要求他們按照?qǐng)?zhí)行。
八段秘書的做法:定責(zé)任——將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù),一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人,然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書面?zhèn)渫?,交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份,以紀(jì)要為執(zhí)行文件,監(jiān)督,檢查執(zhí)行人的過(guò)程結(jié)果和最終結(jié)果,定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況,并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。
九段秘書的做法:做流程——把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程,讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程,復(fù)制優(yōu)秀團(tuán)隊(duì),把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段,形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系!
企業(yè)九段秘書論
古人以“九”為終極之?dāng)?shù),以“九段”為棋藝最高之界。佛云:“九九歸一、終成正果。”雖是周而復(fù)始之意,實(shí)質(zhì)是一種升華、再造甚或涅槃重生。 九段秘書即為秘書的九層境界。做到第九段的秘書是優(yōu)秀秘書的標(biāo)桿。更有業(yè)內(nèi)人士戲言,做到“九段秘書”離“總”的位置已不遠(yuǎn)。
秘書是企業(yè)一個(gè)最基礎(chǔ)的職位,企業(yè)不是僅靠秘書支撐,依靠的是各個(gè)崗位的眾多員工。因此,“九段秘書”僅以秘書為例,其倡導(dǎo)的理念卻通用于企業(yè)的每個(gè)員工。當(dāng)秘書做到第九段時(shí),所做的這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程,就可以形成一個(gè)不依賴個(gè)人的體系。 任何任務(wù)都會(huì)得到結(jié)果,但結(jié)果與結(jié)果又大有不同。所以,執(zhí)行力是決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵。
員工的工作方式會(huì)決定企業(yè)的整體執(zhí)行力,當(dāng)員工做到“九段”時(shí),企業(yè)的執(zhí)行力就可以得到最大化體現(xiàn)。秘書或員工從一段做到九段,自己的職業(yè)生涯也會(huì)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。 如何使員工都能夠從“一段”飛躍至“九段”,企業(yè)的管理模式是解開問(wèn)題之鎖的金鑰匙。 以人為本 德魯克說(shuō)“管理的對(duì)象是人,管理的任務(wù)則是使人類能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短、共創(chuàng)業(yè)績(jī)。”
在美國(guó),某公司的理念是,要使公司成為世界上第一個(gè)無(wú)工傷工作場(chǎng)所。當(dāng)這個(gè)理念公布于眾時(shí),引來(lái)了業(yè)界的質(zhì)疑態(tài)度。但公司的領(lǐng)導(dǎo)者堅(jiān)持這一理念并鼓勵(lì)員工去追求這個(gè)目標(biāo)。之后,雖然這家企業(yè)的大多數(shù)員工還是在高危環(huán)境下工作,但工傷率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其它同行企業(yè)。 在以人為本的理念下,員工之于企業(yè),不再是簡(jiǎn)單的打工者,對(duì)企業(yè)的認(rèn)同度和責(zé)任感也會(huì)大大提高。
企業(yè)的主體是員工,不同的員工形成不同的組織,不同的組織決定不同的業(yè)績(jī)。借用《天下無(wú)賊》中黎叔的一句話:21世紀(jì)最缺的是什么?人才! 現(xiàn)代企業(yè)的主導(dǎo)力量是知識(shí)型員工。這些員工的知識(shí)、能力和相互之間的關(guān)系,給企業(yè)帶來(lái)莫大的影響。領(lǐng)導(dǎo)的知人善用,在企業(yè)中就變得至關(guān)重要。
某管理咨詢公司在做一項(xiàng)調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn),員工最重視的不是薪水和待遇,而是自己所從事工作能給自己帶來(lái)怎樣的發(fā)展。優(yōu)秀的組織和平臺(tái),可以使普通的員工達(dá)成不普通的業(yè)績(jī)。 共同使命 現(xiàn)在眾多企業(yè)還在為員工的大量流失而迷惑不解,孰不知,如果員工對(duì)企業(yè)的使命和遠(yuǎn)景不認(rèn)同的話,就只能是“身在曹營(yíng)心在漢”。志同才道合,只有擁有一個(gè)共同的目標(biāo),員工和企業(yè)才能激情滿懷的朝著一個(gè)方向進(jìn)發(fā)。
正如杜拉拉在進(jìn)入DB時(shí),對(duì)DB充滿著敬仰之情。她為能在這樣的公司上班而感到驕傲和自豪。這才是杜拉拉肯拼命工作的一大前提。 一支忠誠(chéng)的團(tuán)隊(duì)可以創(chuàng)造一次又一次的嶄新業(yè)績(jī),而凝聚團(tuán)隊(duì)的是共同的使命和價(jià)值觀。每當(dāng)一個(gè)使命完成時(shí),各個(gè)員工都能明白自己在其中起到的作用,自己對(duì)這個(gè)使命所發(fā)揮的影響。
曾經(jīng)的IBM中國(guó)經(jīng)銷渠道總經(jīng)理吳士宏在調(diào)任IBM華南區(qū)銷售經(jīng)理時(shí),給團(tuán)隊(duì)制定的目標(biāo)是,要超過(guò)華東區(qū),在眾人對(duì)她“癡人說(shuō)夢(mèng)”的論斷中,吳士宏帶領(lǐng)華南團(tuán)隊(duì)在之后的兩年內(nèi),業(yè)務(wù)接連翻翻,終于超過(guò)華東分公司,她也自此被冠以“南天王”的大號(hào)。 擁有9000多個(gè)辦事處,世界上最大的零售經(jīng)紀(jì)網(wǎng)絡(luò)瓊斯公司,成功的關(guān)鍵就是為組織找到了眾多合適的員工,并向他們慢慢灌輸強(qiáng)烈明確的共同使命。
企業(yè)的人力資源部門在為企業(yè)招聘時(shí),要做到慧眼識(shí)珠,為企業(yè)尋找志同道合,適合崗位的忠誠(chéng)員工。 給員工自主和支持 員工最需要的是指導(dǎo)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),要清楚他們的工作方向以及需要他們承擔(dān)的責(zé)任。所以,企業(yè)要給員工明確任務(wù)和目標(biāo)方向,同時(shí)要授予他們自主權(quán)。當(dāng)然,授予自主權(quán)并不是放任不管,管理者應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督和支持,在必要時(shí)要給予合適的激勵(lì)。 授權(quán)的重要前提是,領(lǐng)導(dǎo)者能夠了解每個(gè)手下員工的專長(zhǎng),并使其充分發(fā)揮。使員工真正能夠做到揚(yáng)長(zhǎng)避短的是優(yōu)秀的組織,因?yàn)樵谶@樣的組織中,各個(gè)成員可以做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。
瓊斯公司會(huì)授予投資代表經(jīng)營(yíng)自主權(quán),前提是員工必須貫徹執(zhí)行公司的戰(zhàn)略和原則。在瓊斯公司的企業(yè)文化中,強(qiáng)調(diào)整體盈利水平的提高,而不是個(gè)人所得的份額。瓊斯公司的員工可以自由地追求企業(yè)使命,公司高度分權(quán)的組織結(jié)構(gòu)賦予了員工高度的自主權(quán)。制度原則的保證是實(shí)現(xiàn)這一切的重要前提。 我國(guó)在上世紀(jì)70年代,在工廠企業(yè)中實(shí)行分級(jí)工資制度。在這個(gè)制度下,工人的工作結(jié)果被明確的劃分等級(jí),進(jìn)而對(duì)個(gè)人進(jìn)行級(jí)別評(píng)定,并與薪水掛鉤。這個(gè)制度有激勵(lì)的效果,但也有嚴(yán)重弊端。這個(gè)制度的晉級(jí)名額非常有限,而進(jìn)行評(píng)定的是某幾位領(lǐng)導(dǎo),也沒(méi)有公平公正性可言。由此,在企業(yè)中引發(fā)諸多矛盾,反而大大挫敗了員工工作的積極性。這是“人治”的典型表現(xiàn)。所以,激勵(lì)行為要有科學(xué)制度的保證,才能達(dá)到真正的效果。
谷歌公司建立了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓緝?nèi)部信息管理系統(tǒng),用以分析業(yè)績(jī)狀況,確定發(fā)展趨勢(shì),使企業(yè)保持前瞻性。公司設(shè)立“信息儀表盤”,可以提供每個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的即時(shí)信息。在谷歌公司里,每個(gè)決定都是基于定量分析,根據(jù)數(shù)據(jù)來(lái)做決策。
吳士宏對(duì)IBM制度的描述是,在IBM從來(lái)用不著患得患失老板是誰(shuí),也用不著太過(guò)依靠老板的提攜,有一整套規(guī)矩?cái)[在那兒,是所有人統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。 這是企業(yè)“法治”的精髓。 員工不用費(fèi)盡心思地揣摩上司的心理,不用為了和領(lǐng)導(dǎo)打好關(guān)系而坐立不安。只要你專心于自己的分內(nèi)工作,做出業(yè)績(jī),公司的制度自然會(huì)把你提升到你應(yīng)得的位置。所有的回報(bào)只需要你專注于你的工作。 制度的保證可以讓員工一進(jìn)入企業(yè)就明確自己的短期和長(zhǎng)期目標(biāo),不會(huì)感到茫然無(wú)措。目標(biāo)的明確又可以帶給員工強(qiáng)大的工作動(dòng)力,因?yàn)橹贫雀嬖V所有的員工,付出就會(huì)有回報(bào)。
員工是公司最重要資產(chǎn)之一,是決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵。而擁有完善制度的企業(yè),是員工迅速成長(zhǎng)的助推器,會(huì)帶給員工快速的發(fā)展和成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)。企業(yè)的發(fā)展與員工的成長(zhǎng)相依相存,不可分割。你強(qiáng)大,所以我強(qiáng)大。
九段秘書心得體會(huì)
看完《九段秘書》這篇文章,我有很多感觸,也有很多收獲。其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)之前也一再給我們講做重復(fù)的事情該面對(duì)的心態(tài),很多時(shí)候其實(shí)不在于我們做了什么,而在于我們?cè)趺慈プ?,得到的結(jié)果是什么。這些道理我想不僅僅適用于工作,也同樣適用于生活。下面便談?wù)勎业南敕ā?/p>
人生確實(shí)有幾次重要的十字路口,一旦選定方向就很難再有改變的可能;我不否認(rèn)十字路口選擇的重要性,但是我更肯定方向選定后的人生行為。因?yàn)槿松钪匾牟辉谟谀阍谧鍪裁矗谟谀闶窃趺醋觥?ldquo;怎么做”才是人生真正重要的事情。整天沉浸在過(guò)去的錯(cuò)誤選擇中怨天怨地,不能自拔,這會(huì)真正毀了你的一生。只要我們足夠認(rèn)真努力的去做,我想任何事情都可以做好。關(guān)于“怎么做”的問(wèn)題,灌輸于人們生活的各個(gè)角落,例如《九段秘書》這個(gè)案例里所描述的,其實(shí)她們每一個(gè)人做的都沒(méi)有錯(cuò),只是考慮問(wèn)題是否周全的問(wèn)題。
人無(wú)完人,金無(wú)足赤,要想把事情做得滴水不漏人人交口稱贊是很困難的,眾口難調(diào),要滿足所有人的意見(jiàn)是不可能的。但是我們做一個(gè)決定的時(shí)候必須多方面分析、綜合考慮,也可以請(qǐng)教一些有經(jīng)驗(yàn)的朋友長(zhǎng)輩,聽聽其他人的看法,列出利弊,再結(jié)合自身情況做決定,做決定一定要慎重。做一件事情的時(shí)候,一要用心(不分神),二要認(rèn)真(冷靜),三要多做。我們常常在做決定是時(shí)候,害怕自己做錯(cuò),但是誰(shuí)又不會(huì)犯錯(cuò)呢,只要不一味沉浸在錯(cuò)誤當(dāng)中,而是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) ,并且努力做到不讓自己下次再發(fā)現(xiàn)類似的錯(cuò)誤。
時(shí)間長(zhǎng)了,在我們的經(jīng)驗(yàn)受到鍛練之后考慮事情自然就會(huì)開始周全。一件事情,其實(shí)不在于我們?cè)谧鍪裁?,而在于我們?cè)趺醋觯藨?yīng)該時(shí)刻提醒自己這一點(diǎn)。因?yàn)橹挥羞@樣,我們才能夠有意識(shí)地尋找最為恰當(dāng)?shù)姆椒☉?yīng)對(duì)前進(jìn)道路上的種種困難,在我們所從事的事業(yè)上取得輝煌的成績(jī)。
關(guān)于“結(jié)果”在現(xiàn)實(shí)生活中很多人都有太多的抱怨,得過(guò)且過(guò),不付出心力,認(rèn)為別人不夠重視,卻不知道造成這樣問(wèn)題的原因。試想一個(gè)人對(duì)工作沒(méi)有責(zé)任心,沒(méi)有熱情,從不投入精力去學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),不去了解行業(yè)動(dòng)態(tài),也從不努力去追求好的工作績(jī)效,這樣的人,怎么會(huì)被別人重視呢?
有時(shí)候,我們有沒(méi)有沒(méi)想過(guò),當(dāng)我們自己沒(méi)有任何成績(jī),沒(méi)有任何成果展示給別人時(shí),又如何要求大家信任你,肯定你,給你好的發(fā)展機(jī)會(huì)呢?所以,你如果想獲得企業(yè)的肯定,就必須擁有優(yōu)異的結(jié)果,就必須改變自己的工作態(tài)度,讓自己變得積極起來(lái),每一件事都努力追求結(jié)果,只有這樣你才能獲得更好的成績(jī),才會(huì)得到企業(yè)的更多承認(rèn)??梢?jiàn),我們要想在職場(chǎng)上獲得成功,就必須得改變工作狀態(tài),熱情地對(duì)待自己的工作,做到每一件事都要追求結(jié)果,不讓任何精力白白浪費(fèi)。而要做一個(gè)追求結(jié)果的人,就要做到以下幾點(diǎn):
首先,必須要樹立主動(dòng)追求結(jié)果的心態(tài)。讓自己的精力得到最恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用,主動(dòng)工作,立即行動(dòng),努力尋求各種解決問(wèn)題的方法,面對(duì)任何困難都不會(huì)輕易放棄,不達(dá)目的決不罷休。當(dāng)追求結(jié)果的心態(tài)確立后,我們就會(huì)成為一個(gè)自覺(jué)的追求結(jié)果的人。其次,還要學(xué)會(huì)把目標(biāo)描繪得清晰明白,把任務(wù)變成結(jié)果,制定出切實(shí)可行的計(jì)劃,然后按照計(jì)劃一步步地去執(zhí)行。
再次,還需要有良好的執(zhí)行力,做一個(gè)主動(dòng)的行動(dòng)者!不要翻來(lái)覆去,猶豫不決,而要快速理清頭緒,開始行動(dòng)。行動(dòng)一定要追求有結(jié)果,要知道,沒(méi)有結(jié)果的行動(dòng)只是毫無(wú)意義的精神和物質(zhì)上的浪費(fèi)。
最后,還需要具備執(zhí)著的精神,不要害怕困難,不要害怕失敗,面對(duì)困難和失敗一定要堅(jiān)持到底。只要吸取教訓(xùn),繼續(xù)努力,就能夠渡過(guò)難關(guān),獲得成功。當(dāng)然,除了這些我們還需要學(xué)會(huì)使用正確的方法。它不僅節(jié)約了時(shí)間和精力,而且可以讓我們?cè)谌粘5墓ぷ髦酗@得卓越而有成效。
我想,當(dāng)我們做到這些的時(shí)候,就會(huì)發(fā)現(xiàn),我們已經(jīng)開始成為了一個(gè)追求結(jié)果的人,已經(jīng)開始一步步走向優(yōu)秀,開始成為了企業(yè)中不可或缺的角色,我們的職場(chǎng)生涯會(huì)從此改變,未來(lái)我們一定會(huì)獲得成功。相信我們的前途是光明的,道路也一定是寬廣的!