公司會議室管理規(guī)定范文_企業(yè)會議紀律管理制度范文
為進一步加強會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，公司都會制定會議管理規(guī)定。下面是學習啦小編為大家整理的公司會議室規(guī)章制度，歡迎大家參閱。
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公司會議室管理規(guī)定范文1
為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng)，提高會議舉辦的效率及質(zhì)量，發(fā)揮會議室作用，給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現(xiàn)結合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規(guī)定。
第一章 管理部門及管理職責
第一條 公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項目行政部管理。
第二條 公司行政部職責：
(一) 負責公司例會的通知;
(二) 會議室的安排與協(xié)調(diào);
(三)負責公司例會會前物資的準備;
(四)負責公司例會的會議記錄;
(五)保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設施完好。
第三條 在例會結束后，及時起草會議紀要，并向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告，一并發(fā)至各部門經(jīng)理和高管的郵箱。
第二章 會議室使用規(guī)定
第四條 為了避免會議室使用時發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統(tǒng)一安排。
第五條 臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條 如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。
第七條 各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參加人數(shù)、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條 除公司會議特別要求提供糕點、水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予提供;部門會議中需要準備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準備，公司行政部在緊急情況下可協(xié)助準備，但費用由各部門自行協(xié)調(diào)。
第九條 會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設施等)，使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調(diào)，并通知行政部行政文員共同檢查交接，
如會議涉及使用視頻會議系統(tǒng)，行政部需增加設備管理員共同參與檢查交接。
第十條 使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員、設備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第三章 公司視頻會議系統(tǒng)設備管理
第十一條 視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統(tǒng)服務器、會議專用電腦、圖像顯示設備(投影儀、電視機、顯示器)、音箱設備等構成。
第十二條 視頻會議系統(tǒng)設備是會議專用設備，除開展視頻會議外，嚴禁挪作他用。
第十三條 現(xiàn)公司總部與各項目、項目與項目之間均可進行會議對接。但在項目與項目之間進行對接時需通知總部行政部，由總部行政部安排專人打開總部服務器終端方可使用。
第十四條 嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝無關軟件，系統(tǒng)管理員每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護工作。
第十五條 視頻會議系統(tǒng)各項參數(shù)已設定好，與會人員在使用時，不得隨意更改。
第十六條 視頻會議系統(tǒng)設備由公司指定專人管理與維護，非工作人員請不要隨意使用有關設備，與會人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設備問題，可即時與行政部主管經(jīng)理和系統(tǒng)管理員聯(lián)系，進行設備調(diào)整，對
于專業(yè)維修則由行政部反饋至供應商，做出故障排除及修復。
第十七條 公司各部門如要使用公司視頻會議系統(tǒng)，需提前1天通知公司行政部，會議當天與會部門負責人同系統(tǒng)管理員提前1小時到公司主會場做會議準備，隨時與分會場與會人員進行視頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會議的正常使用。
第十八條 會議結束后，需將視頻會議系統(tǒng)各設備切斷電源，以免造成不必要的浪費和損失。
第十九條 因視頻會議使用的特殊性，仍需在使用過程中根據(jù)使用情況進一步調(diào)試，因此各部門在使用過程中如有建議或意見，請及時告知總部行政部，總部行政部將及時向供應商反饋并調(diào)整。
第四章 附則
第二十條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第二十一條 未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室使用登記表
年 月 日 注：1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等，請自行準備。
2、非工作人員請不要隨意使用有關設備。
3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設施等)。
4、使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
公司會議室管理規(guī)定范文2
第一章 目 的
為進一步加強會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定。
第二章 定 義
會議室指的是1個大會議室和1個小會議室。
會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。
第三章 會議室使用規(guī)定
1. 2個會議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設備物品的管理;
2. 部門或個人需要使用會議室時，需提前一天向行政部提出申請并填寫《會議室預約使用登記表》，經(jīng)行政部準許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng)行政部負責人同意。
3. 使用原則：先申請，后使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。
4. 按申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負責協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。
5. 遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應先讓公司層級的重要會議。
6. 部門及個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權對會議室的使用權另作安排。
7. 部門及個人應按預約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政部，如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。
8. 任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用。
9. 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為;使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調(diào)。 10.如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。
公司會議室管理規(guī)定范文3
一、目的
為加強對集團會議室等場所的管理，充分發(fā)揮作用，提高利用率，增強公司各部門工作的計劃性和協(xié)調(diào)性，進一步節(jié)約公司資源，保障各類場所的正常使用狀態(tài)。
二、適用范圍
本制度適用于集團公司辦公區(qū)會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所的管理與使用。
三、權 責
(一)辦公室：全面負責會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所日常管理。
1、場所預定信息接收、審核及相關調(diào)配;
2、場所使用時相關物資的準備;
3、各類場所的日常清潔維護及整理。
(二) 申請單位：負責部門召開會議或進行外部接待時場所的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用各類場所。
1、提前申請，并做好前期的相關準備;
2、在場所使用過程中，場所內(nèi)所有物品(含音像及音響器材、數(shù)碼設備、茶藝設備、裝飾品等)的保管與維護;
3、場所使用完畢后，場所的清潔整理。
四、具體流程及優(yōu)先原則
(一)部門經(jīng)辦人申請(填寫會議申請表)——會議室管理員審核——申請部門負責人審批——會議室管理員登記并發(fā)布場所預約信息——經(jīng)辦人及會議室管理員共同準備場所需物品——場所使用——場所清潔整理
(二)相關安排：
1、重要會議(全員大會、董事長辦公會、總裁例會等)和辦公室牽頭承辦召開的各類公司性重要會議，由相關組織部門安排人員協(xié)助會議室管理人員做好會務工作;
2、部門會議及接待如與高管會議及接待發(fā)生場地使用沖突時，必須保證高管優(yōu)先使用。各部門使用會議室按登記時間先后依次使用，如發(fā)生沖突，則由辦公室安排協(xié)調(diào)使用其他會議室或調(diào)整使用時間;
3、使用茶藝室等專用性接待場所的，需提前向董事長進行申請，臨時使用的申請人需請示董事長獲批后方可使用。
(三)申請要求：因會議等級不同，需準備會議物資，請按照以下時限執(zhí)行：
五、注意事項：
(一)使用會議室等各類場所時，未經(jīng)會議室管理員辦同意，不得改變設備、家具的位置，不得將場所內(nèi)的物品攜出室外。音響、話筒等設備不得擅自動用，如需調(diào)整使用應事先征求辦公室的同意，由辦公室派專人進行調(diào)試;
(二)場所使用期間請使用部門自覺保持場所內(nèi)的清潔，會后及時清掃場所衛(wèi)生，關好門窗、空調(diào)、飲水機等設備，離開時應確認場所門口是否鎖好。否則若造成設備和物品損壞或丟失的，則由使用部門承擔相應責任。
六、附 則
(一)本辦法的修訂、解釋權由集團公司辦公室負責。
(二)本辦法自發(fā)布之日起施行。
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