公文寫作與處理常見錯誤
公文寫作與處理常見錯誤
為統(tǒng)一中國共產(chǎn)黨機關(guān)和國家行政機關(guān)公文處理工作，2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》。本文簡要列舉公文處理中的常見錯誤，僅供參考!
公文寫作與處理常見錯誤有哪些
一、人名、地名、引文欠準(zhǔn)確
1、人名不用全名。在執(zhí)行職務(wù)所定的任務(wù)或反映身份時，采用“單位+職務(wù)+姓名”的方式，但如果說“市委書記×××同志”就不規(guī)范，因為前面有了單位、職務(wù)，后面就再寫“同志”就顯多余;姓名前面如果沒有冠以單位與職務(wù)的，應(yīng)在姓名后面加“同志”二字。
2、地名不用全稱。為了便于查找，地名的前面應(yīng)冠以省、市(洲)、縣市區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、村名?？h名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市轄區(qū)，在省內(nèi)行文，區(qū)名前面可不冠市名，向全國行文，區(qū)名前面應(yīng)當(dāng)冠以省名和市名，但以方位取名的市轄區(qū)如東城區(qū)，無論何種情況，區(qū)名前面必須冠以市名。
3、引文不準(zhǔn)確。如引用湘工辦發(fā)〔2012〕16號文件時，常見的引用錯誤是先引發(fā)文字號再引公文標(biāo)題。正確的引用是先引公文標(biāo)題再引發(fā)文字號，因此引用湘工辦發(fā)〔2012〕16號文件應(yīng)這樣引用“《關(guān)于××××的通知》(湘工辦發(fā)〔2012〕16號)”。在公文中引用其他文件、書刊和領(lǐng)導(dǎo)講話中的文字，一定要查對原文，包括發(fā)文字號、刊號、每一個文字與標(biāo)點符號等，都要做到與原文完全一致、準(zhǔn)確無誤。
二、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號不合規(guī)范
1、“30%-40%”寫成“30-40%”，前一個數(shù)字省掉了百分比;“5萬元-10萬元”寫成“5-10萬元”，前面一個數(shù)字省掉了萬元;“七上八下”寫成“7上8下”。公文中的成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞數(shù)的數(shù)字不得使用阿拉伯?dāng)?shù)字，均應(yīng)使用漢字，其他數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字而不得用漢字。
2、質(zhì)量(重量)單位用斤、市斤、兩、錢，而不用千克(kg)、噸(t)、克(g)、毫克(mg);長度單位用里、尺、寸、公分，而不用千米或公里(kw)、米(m)、分米(dm)、毫米(mm);功率單位用馬力，而不用千瓦(kw)、瓦(w);體積(容積)單位用公升、立升，而不用升(l)、毫升(ml)、立方米、立方厘米;電量單位用度，而不用千瓦時(kwh);土地面積單位用畝、分、厘、平方尺、平方丈，而不用平方米(㎡)、公頃(hm)、平方公里(k㎡)。
3、依據(jù)公文法規(guī)的規(guī)定，公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點符號。但在有些特定情況下，公文標(biāo)題中仍需要使用諸如引號、頓號、括號、破折號等標(biāo)點符號，使表意更加清晰嚴(yán)密。實踐中，使用不夠規(guī)范、隨意性強主要表現(xiàn)在：聯(lián)合行文的標(biāo)題，在并列的發(fā)文機關(guān)名稱之間不加頓號;出現(xiàn)縮略語和具有特殊含義的詞語時不加引號;批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件不加書名號，而使用引號，或者不是法規(guī)性文件卻加書名號;對公文內(nèi)容成熟程度的限制性詞語置于書名號之外，等等。例如：《××批轉(zhuǎn)〈××關(guān)于××的計劃〉(討論稿)的通知》中，“討論稿”是對該項工作計劃內(nèi)容成熟程度的限制，與“計劃”標(biāo)題同為一個整體，不可分割，書寫時應(yīng)置于書名號之內(nèi)，即應(yīng)寫成《××批轉(zhuǎn)〈××關(guān)于××的計劃(討論稿)〉的通知》。
4、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱先不用全稱并注明簡稱。如：第一次使用“婁博會”時用簡稱，而不是使用“青春婁底·湘中之光經(jīng)貿(mào)博覽會”這一全稱;使用國際組織外文名稱或其縮寫形式在第一次出現(xiàn)時不注明準(zhǔn)確的中文譯名，像第一次使用“WTO”時，應(yīng)注明中文譯名“世貿(mào)組織”。
三、公文標(biāo)題處理不規(guī)范或欠妥當(dāng)
1、濫行省略。表現(xiàn)為過于追求標(biāo)題的簡潔而濫用省略，致使公文標(biāo)題“缺肢少臂”。例如，在《關(guān)于增加職工福利待遇》這樣一個標(biāo)題中，該公文究竟由哪個單位制發(fā)，屬哪一類文種，均不清楚。正確的做法是，在介詞“關(guān)于”前冠以發(fā)文機關(guān)名稱，在“待遇”之后添加公文文種，改為《××市人社局關(guān)于增加職工福利待遇的通知》。
2、文種混用。主要表現(xiàn)為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告濫用以及把決議與紀(jì)要等同等等。“請示”適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，“報告”適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問;“決定”適用于對重要事項作出決策與部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項，“決議”適用于會議討論通過的重大決策事項，“紀(jì)要”適用于記載會議主要情況和議定事項;“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。如有一份公文《××縣總工會關(guān)于房產(chǎn)處置的緊急報告》，該標(biāo)題就混混淆了“請示”與“報告”兩個文種的界限，因為從行文要求上看，“請示”需要上級機關(guān)明確作出批復(fù)，而“報告”則未必。該公文所述內(nèi)容是需要上級總工會就其××縣委縣政府要求××縣總工會房產(chǎn)進行整體抵押一事作書面答復(fù)，用“報告”文種顯然是錯誤的，應(yīng)當(dāng)改為《××縣總工會關(guān)于房產(chǎn)處置的請示》。至于有的使用《××關(guān)于××的請示報告》，將“請示”與“報告”合二為一，就更是錯上加錯。
3、疊床架屋。主要有以下三種情形：一是公文標(biāo)題中的“發(fā)文機關(guān)”要素因省略不當(dāng)而造成重疊。例如《中共××局黨委關(guān)于××的通知》，“中共”是“中國共產(chǎn)黨”的簡稱，再在后面出現(xiàn)“黨”字，顯屬不當(dāng)，正確的寫法是“中共××局委”。二是公文標(biāo)題中的“文種”要素因轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過多而造成重疊。如《××市總工會關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省總工會關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈中華全國總工會關(guān)于加強××的通知〉的通知的通知》這一標(biāo)題中，介詞“關(guān)于”重復(fù)出現(xiàn)三次，“轉(zhuǎn)發(fā)”之前加介詞“關(guān)于不符合語法習(xí)慣，文種“通知”也重復(fù)表述。依轉(zhuǎn)發(fā)性通知擬制的慣例，只需保留公文發(fā)源處的一個文種即可。因此，該標(biāo)題應(yīng)改為《××市總工會轉(zhuǎn)發(fā)中華全國總工會關(guān)于加強××的通知》。三是公文標(biāo)題中的“事由”部分因強調(diào)表述而造成重疊。例如《××市總工會關(guān)于申請購買公車的請示》，“請示”文種即已明顯蘊含向上級“申請”之意，“事由”部分再用“申請”一詞純屬多余，應(yīng)刪除，即應(yīng)改為《××市總工會關(guān)于購買公車的請示》。再如《××市總工會關(guān)于報送2010年工作計劃的報告》，亦屬此類。
4、簡而不明。即因過分追求標(biāo)題表意的明確、具體而導(dǎo)致拖沓冗長。如有這樣一則標(biāo)題：《××市總工會關(guān)于印發(fā)×××同志〈在市總工會五屆六次全體委員會議上的講話〉和×××同志〈在市總工會五屆六次全體委員會議上的工作報告〉以及〈××市總工會2012年工作要點〉的通知》，長達(dá)70多字，極其雜亂，令人不得要領(lǐng)。如果加以提煉，即可看出其中心內(nèi)容是××市總工會關(guān)于對五屆六次全體委員會議所涉及的3份文件的印發(fā)，而實際上這3份文件的名稱完全沒有必要在印發(fā)通知的標(biāo)題中出現(xiàn)，而將其置于正文部分加以說明即可。因此應(yīng)該這樣表述：《××市總工會關(guān)于印發(fā)市總五屆六次全體委員會議三份文件的通知》。
5、生造文種。即使用《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種。例如《××市總工會關(guān)于“金秋助學(xué)”活動開展情況的匯報》中將“匯報”作為公文文中使用，顯失規(guī)范，應(yīng)改為“報告”。
6、隨意排列。主要表現(xiàn)為：一是上下行字?jǐn)?shù)相差過大。二是為追求字?jǐn)?shù)的勻稱相等而無視詞組或詞組的完整性，隨意將其割裂開來。如“家具”是一個具有完整意義的詞語，卻被分置兩行之中;再如將“先進性教育”割裂成“先進”和“性教育”兩個詞，分置兩行之中。
四、行文關(guān)系處理不當(dāng)
主要有以下六種情形。
1、黨政機關(guān)上下級之間相互行指令性、報告性、請示性文種。如某局黨委直接向局屬各單位的行政機構(gòu)發(fā)指示，某市委向市直各行政部門發(fā)指示性通知，某局以局行政機構(gòu)的名義向市委報送工作總結(jié)，某局以行政機構(gòu)名義向各分局黨政組織發(fā)緊急通知等等。前兩種情況應(yīng)以向局屬和市直各單位的黨組、黨委行文為宜，第三種情況應(yīng)以局黨委或黨組的名義向市委報送，第四種情況應(yīng)以局黨政聯(lián)合行文。
2、上下級機關(guān)聯(lián)合行文。如某縣人民政府與該縣安全生產(chǎn)監(jiān)督局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強煤礦安全生產(chǎn)管理工作的通知》，這一行文的錯誤在于縣政府與縣安全生產(chǎn)監(jiān)督局不是平行單位。
3、平行單位之間使用上行文、下行文文種。這種犯錯頻率最高。如某市總工會向市財政局發(fā)送《關(guān)于解決××經(jīng)費的請示》，按照行文規(guī)則，平行單位之間不能行“請示”或“報告”文種，也不能使用“批復(fù)”文種，只能使用“函”(即“申請函”)文種。
4、上級部門向沒有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的下級部門行指揮性公文。如某市總工會給各縣市區(qū)衛(wèi)生局行文。
5、上級部門向下級機關(guān)行指令性公文。如某縣教育局給各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府發(fā)通知。按照行文規(guī)則，上級黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文外，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求，只能根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)或已有規(guī)定，答復(fù)一級機關(guān)向本部門聯(lián)系、商洽或申請批準(zhǔn)的問題，無權(quán)作指示、下命令。
6、部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)對外正式行文。如某市總工會某部室以該部門的名義給各縣市區(qū)總工會行文?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
五、特定提法表述不規(guī)范
1、稱“國家公務(wù)員”而不稱“公務(wù)員”?！豆珓?wù)員法》將“國家公務(wù)員”統(tǒng)一改稱“公務(wù)員”，以后制定有關(guān)法規(guī)、政策性文件以及在正式場合，均使用“公務(wù)員”這一新的法律概念。我國公務(wù)員沒有“國家公務(wù)員”和“地方公務(wù)員”之分，“國家公務(wù)員”這一概念容易引起誤解。
2、稱“十二五計劃”而不稱“十二五規(guī)劃”。“規(guī)劃”的內(nèi)容屬于全局性的部署，“計劃”是實施“規(guī)劃”的具體方案;“規(guī)劃”是較長一個時期的科學(xué)展望，“計劃”一般是全年或半年的;“規(guī)劃”是定方案、定規(guī)模，富于理想、展望遠(yuǎn)景，“計劃”是定指標(biāo)、定時限、定任務(wù)、定措施，富于現(xiàn)實性;“計劃”既服從于“規(guī)劃”，又對“規(guī)劃”起修改、補充、完善作用。
3、稱“國家一級演員”、“國家一級教授”而不稱“一級演員”、“一級教授”。在我國的專業(yè)技術(shù)職務(wù)序列中，表演藝術(shù)專業(yè)的最高技術(shù)職務(wù)稱為“一級演員”，對應(yīng)新聞專業(yè)的“高級記者”、“高級編輯”，文學(xué)專業(yè)的“一級作家”。在“一級演員”、“一級教授”前冠以“國家”二字，給人造成誤解，以為“一級演員”、“一級教授”還有國家級、省級之分。
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1.公文標(biāo)題示例 常見的公文標(biāo)題錯誤